6 Pengolahan Data Nilai Siswa Menggunakan Aplikasi Visual Basic Ruslan
PENGOLAHAN DATA NILAI SISWA MENGGUNAKAN APLIKASI VISUAL BASIC Ruslan Dosen Tetap AMIK SIGMA Palembang ruslankaswari@gmail.com ABSTRAK Proses pengolahan data masih dilakukan dengan cara sederhana, dimana para guru harus melakukan Pengolahan Data Nilai Siswa, mulai dari proses belajar mengajar hingga proses yang lainnya yang berhubungan dengan penilaian sering terlambat dikarenakan proses pengolahan datanya masih menggunakan pencatatan melalui buku - buku seperti arsip, dokumen, file-file berupa lembaran kertas yang sering menjadi masalah dalam pencarian data sehingga hasil kerja tidak sesuai yang diinginkan. Pada proses pengumpulan data penulis menggunakan metode pengumpulan data secara deskriptif yaitu dengan wawancara dan studi pustaka. Untuk menyelesaikan permasalahan diatas, maka dibangunlah sebuah aplikasi perangkat lunak yaitu aplikasi pengolahan data nilai siswa dengan menggunakan aplikasi Visual Basic 6.0. Dari hasil pengujian yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa aplikasi pengolahan data nilai siswa dapat membantu pihak sekolah dalam menyediakan data nilai siswa pada saat diperlukan. Kata Kunci : Aplikasi, Data Nilai, Visual Basic 6.0 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar belakang Masalah Dalam era globalisasi dengan perkembangan teknologi komputer yang pesat sangat membantu dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh setiap perusahaan maupun institusi dalam pengolahan data yang berhubungan dengan kegiatan operasionalnya. Oleh karena itu setiap perusahaan maupun institusi menggunakan komputer sebagai sarana dalam pembuatan dan pengolahan data yang sangat berpengaruh pada perkembangan dan kemajuan perusahaan atau institusi tersebut. Dalam hal ini bukan berarti manusia tidak dapat memecahkan masalah tersebut, namun kemampuan manusia itu terbatas dan keterbatasan inilah yang membuat manusia membutuhkan suatu alat bantu. Komputer sebagai alat yang mempunyai kemampuan didalam pengolahan data dan informasi serta dapat membantu untuk menyelesaikan laporan pengolahan data yang dapat diselesaikan dalam waktu yang sangat singkat, cepat dan akurat.semua itu dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas yang disediakan oleh program aplikasi yang akan mempermudah dan memperlancar proses pengolahan data dalam jumlah besar yang setelah diolah akan menghasilkan beberapa informasi. Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi memungkinkan pelayanan informasi dapat terpenuhi. Penanganan informasi dapat dilakukan oleh manusia, namun sebatas kemampuannya saja, karena manusia mempunyai keterbatasan 54 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA
kemampuan dalam menyelesaikan tugasnya tersebut. Oleh karena itulah dengan data yang semakin banyak untuk dikumpulkan, diolah dan disalurkan kepada pemakai data, maka dibutuhkan suatu alat bantu yang dapat menunjang kelancaran serta keberhasilan dalam proses pengolahan data yang dibutuhkan. Dalam penulisan ini yang menjadi objek penelitian adalah SMA Negeri 1 Indralaya. SMA ini mempunyai visi yang sangat mulia yaitu Mencerdaskan Anak Bangsa. Di samping itu Sekolah juga mempunyai beberapa kegiatan kesiswaan antara lain kegiatan Ekstra Kulikuler kesiswaan, buku-buku yang berhubungan dengan mata pelajaran siswa. Sekolah dalam menjalankan aktivitasnya, memerlukan kecermatan dan ketelitian dalam melakukan aktivitas pengolahan data, seperti halnya pengolahan data dan penilaian siswa yang belum terkomputerisasi. Pengolahan data dan penilaian siswa masih menggunakan pencatatan secara manual, sehingga waktu melakukan pencarian data dan penilaian siswa masih sangat lambat. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka penulis mencoba melakukan penelitian dengan judul Pengolahan Data Nilai SiswaMenggunakan Aplikasi Visual Basic. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merumuskan permasalahannya yaitu : bagaimana membangun Aplikasi pengelolahan data nilai siswa dengan menggunakan visual basic 6.0 2. LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Aplikasi Aplikasi adalah Alat terapan yang difungsikan secara khusus dan terpadu sesuai kemampuan yang dimilikinya (Sutabri, 2012) Perangkat lunak aplikasi adalah suatu program yang menentukan aktivitas pemrosesan informasi yang dibutuhkan untuk penyelesaian tugas-tugas khusus pemakaian komputer. Contohnya spreadsheet elektronic dan program word processing (Indrajani, 2011). Dari pengertian-pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi adalah kumpulan perintah program yang dibuat untuk melakukan pekerjaanpekerjaan tertentu, misalnya MicrosoftWord,dan Microsoft Excel. 2.2. Pengertian Data Data adalah deskripsi dasar dari benda, peristiwa, aktivitas dan transaksi yang direkam, dikelompokkan, dan disimpan tetapi belum terorganisir untuk menyampaikan arti tertentu (Turban, 2010). Indrajani (2011) menyatakan bahwa Data merupakan fakta mentah tentang orang, tempat, kejadian, dan apapun yang penting bagi perusahaan, dimana data itu sendiri tidak memiliki arti. Data adalah sumber yang harus dikontrol dan dikelola dan data juga adalah fakta-fakta atau observasi yang mentah, biasanya mengenai kejadian atau transaksi bisnis. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian serta merupakan suatu kesatuan nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, guru), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang berupa simbol-simbol, angka-angka, maupun huruf-huruf yang belum mempunyai arti dan merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. 2.3. Pengertian Pengolahan Data Sutabri (2011), menyatakan bahwa Pengolahan Data adalah suatu proses menerima data sebagai masukan (input), memproses (processing) menggunakan JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA 55
program tertentu dan mengeluarkan hasil proses data tersebut dalam bentuk informasi (output). Data diolah melalui suatu model informasi, kemudian penerima akan menerima informasi tersebut untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang akan mengakibatkan munculnya sejumlah data lagi. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model, dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus. Siklus inilah yang disebut sebagai Siklus Informasi (Information Cycle)(Sutabri, 2012). 2.4. PengertianProgram Visual Basic 6.0 Menurut Saputra (2012) Visual basic merupakan pemograman dekstop yang cukup populer dan sangat mudah untuk dipelajari. Visual basic sering disebut juga sebagai sarana untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasis windows. Microsoft visual basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan anda menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek grafis dalam sebuah form. Visual basic bisa dibilang terlahir dari bahasa pemograman BASIC yang memiliki kepanjangan Beginners Allpurpose Symbolic Instruction Code. Karena Basic merupakan bahasa yang cukup mudah untuk dipelajari dan cukup populer, hampir setiap programmer dekstop menguasai pemrograman yang satu ini. mendukung tampilan dan proses yang dilakukan. 2.4.2. Keuntungan Program Visual Basic 6.0 1. Bahasa yang sederhana. Banyak hal yang mungkin sulit dilakukan jika kita menggunakan bahasa pemrograman lainnya, akan dapat dilakukan dengan mudah dengan menggunakan visual basic. 2. Karena visual basic sangat populer, maka sangat banyak sumber-sumber yang dapat kita gunakan untuk belajar dan mengembangkan kemampuan kau baik berupa buku, web site dll. 3. Kita bisa memperoleh banyak tools baik gratis maupun tidak di Internet yang akan sangat membantu menghemat waktu kita dalam pemrograman 2.4.3.Data Flow Diagram ( DFD ) Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang disimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. (Kristanto, 2010). Simbol simbol yang digunakan pada DFD, adapun data pada rata - rata tersebut dapat dilihat Tabel 2.1 Simbol Data Flow Diagram (DFD)menurut teori Gane dan Yordon adalah sebagai berikut : 2.4.1. Desain dan Interface Dalam lingkungan Windows Userinterface sangat memegang peranan penting, karena dalam pemakaian aplikasi yang kita buat, pemakai senantiasa berinteraksi dengan User interface tanpa menyadari bahwa dibelakangnya berjalan instruksi-instruksi program yang 56 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA
Tabel 2.1 SimbolData Flow Diagram (DFD) NO. Simbol Keterangan 1. 2. 3. 4. Sumber : Kristanto,( 2010:61) Entitas eksternal, dapat berupa orang/unit terkait yang berinteraksi dengan sistem tetapi diluar sistem. Proses,Orang/unit yang mempergunakan atau melakukan transformasi data. Komponen fisik tidak diindentifikasi. Data Flow, Aliran data dengan arah khusus dari sumber ke tujuan. Data Store, Penyimpanan data atau tempat data direfer oleh proses. 2.4.4. Flowchart Kristanto (2010) menyatakan bahwa Flowchart adalah penyajian yang sistematis tentang proses dan logika dari kegiatan penanganan informasi atau penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan membantu dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. 2. 5. Analisa Sistem yang sedang berjalan Dari pengamatan yang telah dilakukan penulis mengenai permasalahan yang ada, maka dapat dikemukakan penyebab permasalahan yang ada terhadap sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Dari kegiatan awal proses belajar mengajar hingga kegiatan ujian atau pengambilan nilai diarsipkan ke dalam buku yang disimpan di dalam lemari yang berisikan banyak data. Dan semua kegiatan ini masih dilakukan dengan cara yang sangat sederhana sehingga sering terjadi keterlambatan dalam mencari data siswasaat diperlukan, dan hilangnya data karena adanya penyimpangan-penyimpangan terhadap data tersebut. 2. Terdapat banyaknya kesalahan dalam melakukan pencatatan data nilai siswa tersebut. Dan semua kegiatan ini masih dilakukan dengan cara manual seperti pencatatan dan penulisan data yang disimpan ke dalam dokumen kertas dan diarsipkan ke dalam lemari yang berisi banyak dokumen dengan menggunakan teknik pencarian nama file/dokumen, lembaran- lembaran kertas sehingga dapat berdampak pada lambatnya kegiatan pengolahan data nilai siswa dan pembuatan laporannya. 3. 2.6. Masalah yang dihadapi Berdasarkan pengamatan penulis mengenai permasalahan yang sering timbul dalam pembahasan ini, yaitu : 1. Pengolahan Data Nilai Siswa di mulai dari proses belajar mengajar hingga proses yang lainnya yang berhubungan dengan penilaian sering terlambat dikarenakan proses pengolahan datanya masih menggunakan pencatatan melalui buku-buku seperti arsip, dokumen, filefile berupa lembaran kertas yang JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA 57
sering menjadi masalah pencarian data sehingga hasil kerja tidak sesuai yang diinginkan. 2. Pencarian data pada saat data tersebut dibutuhkan kembali, membutuhkan waktu yang cukup lama dikarenakan proses penyimpanan dan pencariannya yang masih sederhana seperti pecatatan buku-buku dokumen yang disimpan dan diarsipkan berupa file kertas sehingga rawan data-data tersebut hilang/ rusak. 2.7. Usulan Pemecahan Masalah Pengolahan Data Siswa masih menggunakan pencatatan melalui buku-buku, sehingga menimbulkan berbagai masalah baik datangnya dari siswa maupun dari pihak sekolah yang mengelola data tersebut.hal ini sudah dikemukakan di bagian latar belakang, kemudian selain dari pada itu dapat juga berdampak kepada sulitnya dalam pencarian data, pencatatan, dan pembuatan laporan. Dengan demikian Pengolahan Data Nilai Siswa tidak sepenuhnya efektif, masalah yang dihadapi guru yang mengajar mata pelajaran yang mengalami kesulitan dalam pencarian data, kurang terjamin keamanan data, sering terjadi kekeliruan Nilai Siswayang menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan akurat. Adapun faktor-faktor yang harus diperhatikan, yaitu: 1. Faktor Operasional Sistem yang baru ini akan mengubah sebagian cara kerja yang telah berjalan di sekolah, oleh karena itu perlu pelatihan bagi tenaga administrasi yang akan terlibat langsungdengan mempekerjakan tenaga administrasi baru yang dapat mengoperasikan aplikasi tersebut. Pengolahan Data Nilai Siswa, yaitu dengan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic6.0. 3. Faktor Ekonomis Sistem baru ini tentunya memerlukan biaya yang lebih mahal, tetapi keuntungan yang diberikan yaitu Pengolahan Data Nilai Siswadapat lebih cepat, tepat, dan akurat serta pembuatan laporan dapat secara otomatis. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1.Rencana Implementasi Rencana Implementasi merupakan tahap awal dari persiapan sistem dan tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru ini dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. 3.2.Tahap-tahap Implementasi 3.2.1. Instalasi perangkat keras dan lunak Cara memulai atau menjalankan program dari aplikasi pengolahan data nilai siswa adalah sebagai berikut: 1. Hidupkan komputer, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja. 2. Pilih menu program, kemudian klik program microsoft visual basic 6.0. 3. Buka file pengolahan data nilai siswa 4. Klik dokumen pada project manager kemudian pilih form menu utama dan untuk menjalankan lihat gambar berikut: 2. Faktor Teknis Gambar 3.1 Gambar tampilan login 58 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA
3.2.2. Form Utama Form utama ini terdiri dari tampilantampilan yang berfungsi untuk melakukan pengorganisasian atau menjalankan aplikasi pengolahan data nilai siswa, dalam program ini terdapat tabel utama yang terdiri dari biodata guru, biodata siswa dan mata pelajaran 3.3. Proses Form menu proses ini terdiri dari tampilan yang berfungsi untuk melakukan atau menjalankan aplikasi pengolahan data nilai siswa.dalam program menu proses ini terdapat sub menu yakni : Data guru yang mengajar dan nilai siswa. 3..3.1. Tampilan Form Data guru yang Mengajar Gambar 3.2 Gambar Form Utama 3.2.2.1.Tampilan Form Biodata Guru Gambar 3.5 Tampilan form data guru yang mengajar 3.3.2.Tampilan form data nilai siswa Gambar 3.3 Tampilan form data guru 3.2.2.2.Tampilan form biodata siswa Gambar 3.6 Tampilan form data nilai siswa 3.3.3.Tampilan laporan Tampilan laporan diambil dari beberapa laporan yang dapat digunakan sebagai dasar user dalam pengambilan keputusan dalam aplikasi pengolahan data laporan guru, laporan siswa, laporan nilai. Gambar 3.4 Tampilan form biodata siswa JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA 59
3.3.3.1.Tampilan report laporan guru Gambar 3.7 Tampilan report laporan guru 3.3.3.2.Tampilan report laporan siswa Gambar 3.8 Tampilan report laporan siswa terkait dengan implementasi hasil pembahasan yang dikemukakan sebagai berikut : 1. Dengan aplikasi pengolahan data nilai siswa dapat membantu proses pendataan nilai siswa, pendataan guru, biodata siswa, laporan-laporan guru dan siswa. 2. Sistem pendataan nilai siswa yang sedang berjalan selama ini kurang efiktif. sehingga pendataan nilai siswa sering terlambat dan kurang efisien, maka dengan perancangan sistem yang baru ini diharapkan mempercepat proses pendataan nilai siswa untuk mendukung kecepatan dalam pendataan nilai siswa dan menerapkan sistem paperless untuk efisiensi penggunaan kertas. 3. Dengan sistem baru ini diharapkan akan lebih baik untuk menunjang pekerjaan-pekerjaan lain seperti pendataan biodata siswa, nilai siswa, raport, mata pelajaran, data guru, dan berbagai laporan lainnya yang dapat diselesaikan tepat waktu. 3.3.3.3.Tampilan report laporan nilai Siswa DAFTAR PUSTAKA Indrajani, 2011, Perancangan Basis Data, Elex Media Komputindo, Jakarta. Kristanto, 2010, Analisis Sistem Informasi, Elcom, Bandung. Saputra, Agus, 2012, Aplikasi Penjualan dan pembelian, PT. Gramedia, Jakarta. Gambar 3.9 Tampilan report laporan nilai siswa 4. PENUTUP Pada bagian ini penulis akan memberikan beberapa kesimpulan yang Sutabri, Tata, 2011, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta : Andi Offset. Sutabri, Tata, 2012, Analisis Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi Offset. Turban, 2010, Sistem Perancangan Basis Data, Elex media Komputindo, Jakarta. 60 JURNAL SIGMATA LPPM AMIK SIGMA