Inisiasi, Perencanan dan Esekusi dalam Proyek
Project Phases 1. Initiation Tahap pertama adalah tahap inisiasi, di mana proyek dipilih dan ditetapkan. 2. Planning Pada tahap perencanaan, keputusan dibuat tentang apa yang harus dilakukan ketika harus berbagai kegiatan dilakukan. 3. Execution 4. Controlling Pelaksanaan dan pengendalian umumnya terjadi bersama-sama. Pada tahap pelaksanaan, tim proyek mencoba untuk melakukan apa yang direncanakan. Pada tahap pengendalian, prestasi dan langkah-langkah manajer proyek proyek membandingkannya dengan harapan 4. Closing Tahap terakhir adalah tahap penutupan. Pada fase ini, deliverable diterima dan keberhasilan dirayakan. proyek
Project Initiation Select right project Clear business case Data on extent of problem Let customer s voice speak Project risks assessed Similar projects reviewed Environmental threats scanned Stakeholders identified Project scope defined
Planning Phase Communication plan Scope management plan Approval of plans Gap analysis Request for Proposal (RFP) Vendor selection Work breakdown & Schedule Budget and Resource assessment Identify critical path End of plan
Communication plan Daftar komunikasi yang akan diberitahu tentang kemajuan proyek dan berapa frekuensi. Rencana komunikasi harus mencakup setidaknya dua kelompok orang, berbagai sponsor proyek dan orang-orang garis depan terkena proyek.
Scope management plan Perencanaan juga melibatkan memutuskan untuk kontinjensi bagaimana ruang lingkup proyek akan berubah. Sebuah proses harus dirancang untuk mengkomunikasikan perlunya perubahan, ruang lingkup perubahan, implikasi dari perubahan untuk anggaran dan finish waktu, dan proses pengambilan keputusan untuk membicarakan apakah akan melanjutkan proyek terus dengan perubahan.
Approval of plans Sebuah persetujuan resmi dari rencana diperlukan sebelum pelaksanaan proyek dimulai.
Gap analysis Suatu metode atau alat yang digunakan untuk mengetahui tingkat kinerja suatu perusahaan atau institusi. Dengan kata lain, gap analysis merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengetahui kinerja dari sistem yang sedang berjalan dengan sistem standar. Dalam kondisi umum, kinerja suatu perusahaan atau institusi dapat tercemin dalam sistem operasional maupun strategi yang digunakan oleh institusi tersebut.
Request for Proposal (RFP) RFP dokumentasi yang menjelaskan detil kebutuhan sistem (system requirements) yang dikirim kepada vendor Undangan untuk ikut tender proyek Biasanya dalam bentuk iklan koran atau Web site
Work breakdown & Schedule Work breakdown structure (WBS) untuk menentukan pekerjaan pekerjaan yang ada dalam proyek. Matriks tanggungjawab untuk menentukan organisasi proyek, orang orang kunci dan tanggungjawabnya. Gantt charts digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail. Jaringan kerja (network) untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan dimuiai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.
Budget and Resource assessment manajemen biaya proyek adalah pada biaya sumberdaya yang digunakan utk menyelesaikan kegiatan dalam jadwal proyek
Identify critical path menentukan perkiraan waktu penyelesaian akan dikenal istilah jalur kritis, jalur yang memiliki rangkaian-rangkaian kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan waktu penyelesaian proyek yang tercepat. Sehingga dapat dikatakan bahwa jalur kritis berisikan kegiatan-kegiatan kritis dari awal sampai akhir jalur. Seorang manajer proyek harus mampu mengidentifikasi jalur kritis dengan baik, sebab pda jalur ini terdapat kegiatan yang jika pelaksanaannya terlambat makketerlambatan seluruh proyek. Dalam sebuah jaringan kerja dapat saja terdiri dari beberapa jalur.
End of plan Ada akhirnya formal untuk perencanaan
Elements of a Detailed Plan 1. Project team 2. Work plan 3. Time and cost of activities 4. Project risks 5. Communication plan 6. Other management plans
Project team Selection Description
Work plan High level tasks listed Ask for lower level tasks
Time and cost of activities Project schedule Project budget
Project risks Plans to reduce risk Plans for disasters
Communication plan Recipient, mode, frequency, responsibility
Other management plans Scope managementscope management Resource management Quality management
Project Execution Dalam proyek tahap pelaksanaan, manajer melakukan enam tugas yang berbeda termasuk menyelesaikan rencana, mengelola sumber daya proyek, mendorong kerja sama tim, berkomunikasi kemajuan proyek, mengelola isu-isu proyek dan melakukan kontrol kualitas.
Components of Project Execution 1. Completing plans 2. Managing project resources 3. Encouraging teamwork 4. Communication 5. Issue management 6. Quality control
1. Completing plans Participation matters Self interest motivates Stay on the message Explain the logic Provide social support Use media
2. Managing project resources Poor track record Life cycle costing Total costs Not component costs Indirect costs Earned value management
3. Encourage Teamwork Forming Storming- Norming Performing phase Brainstorming Nominal group technique Delphi group process Integrative group process
4 Communication
Status reports 1. Tasks completed on time? 2. If not, what is needed? 3. What is next? 4. Issues interfering with tasks Status reports Send to all Frequency
5. Issue Management Issue ticket Assignment to team member Resolution should be verified Software
6. Quality Control Customer satisfaction Health outcomes Cost Market share