BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Fungsi komputer sebagai alat bantu manusia, khususnya sebagai media pengolahan data, baik berskala besar maupun berskala kecil, sekarang ini mengalami pengembangan positif yang sangat pesat. Hal ini didukung oleh faktor pendorong dan faktor keunggulan dari komputer itu sendiri. Faktor pendorong dan keunggulan tersebut dapat berupa kemajuan teknologi dibidang informasi, serta kebutuhan dan tuntutan manusia yang menginginkan semua pekerjaan dan kebutuhannya dapat dilaksanakan dengan aman, cepat dan akurat. Komputerisasi adalah pemanfaatan komputer secara benar dan semaksimal mungkin, bukan sekedar pengganti mesin ketik. Hal ini harus ditunjang oleh Hardware, Software dan Brainware. Untuk masa sekarang ini, ketiga faktor tersebut saling berkaitan dan harus terpenuhi semua agar komputer dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal. Berkembangnya kebutuhan informasi telah mendorong perkembangan akuntansi sebagai suatu sistem informasi. Hal ini mendorong pemrosesan data-data akuntansi maupun informasi kondisi keuangan yang sebelumnya dilakukan secara manual, menjadi pemrosesan data secara secara terkomputerisasi. Melalui pemrosesan data-data akuntansi secara terkomputerisasi, dapat dihasilkan informasi real time yang akhirnya membantu dalam proses pengambilan keputusan di dalam perusahaan. 1
2 Sebagai suatu sistem, akuntansi memiliki komponen atau sub sistem di dalamnya. Salah satunya adalah sistem akuntansi penerimaan kas. Dengan adanya sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi, maka perusahaan dapat melihat informasi mengenai penerimaan kas lebih cepat, serta efektif dan efisien. Sistem penerimaan kas ini bertujuan mencatat semua kas yang diterima perusahaan yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. Di dalam perusahaan besar untuk mendapatkan laporan keuangan terutama laporan Penerimaan Kas sangat mudah, karena mereka memanfaatkan sistem teknologi informasi yang ditunjang dengan Sumber Daya yang sangat baik. Tetapi untuk perusahaan dengan skala Usaha Kecil Menengah (UKM) untuk mendapatkan informasi tentang penerimaan kas sangat sulit, karena mereka tidak memanfaatkan sistem teknologi informasi yang ada, mereka mencatat transaksi penjualan hanya pada kertas biasa atau bahkan tidak dicatat sama sekali. Untuk mendapatkan informasi penerimaan kas dari hasil penjualan, mereka hanya menghitung uang atau kas yang ada. Hal inilah yang terjadi pada Putra Surya Rent Car, mereka kesulitan untuk mendapat informasi tentang penerimaan kas yang akurat dan tepat waktu. Hal tersebut dikarenakan mereka tidak memanfaatkan sistem teknologi informasi yang ada, mereka mencatat semua aktivitas transaksi dan pencatatan keseharian dengan cara manual.
3 Putra Surya Rent Car merupakan sebuah perusahaan jasa yang kegiatan utamanya memberikan jasa persewaan mobil kepada pelanggan. Dari kegiatan jasa persewaan tersebut tentu saja akan menghasilkan penerimaan kas bagi perusahaan. Dalam pencatatan penerimaan kas tersebut harus memiliki sistem penerimaan kas yang terkomputerisasi yang telah memanfaatkan sistem teknologi informasi, sehingga keuntungan yang didapat oleh perusahaan akan maksimal. Dengan memiliki 18 mobil yang siap disewakan, dalam satu hari transaksi yang terjadi bisa mencapai 5 transaksi, namun dalam periode tertentu seperti hari libur, libur hari raya dan libur akhir tahun biasa terjadi lonjakan mencapai 7 transaksi. Pelanggan dapat meminjam mobil dengan atau tanpa sopir, apabila meminjam menggunakan jasa sopir maka harga sewa akan ditambahkan sesuai ketentuan. Harga sewa mobil belum termasuk Bahan Bakar Minyak (BBM), dengan kata lain mobil dalam keadaan tangki kosong. Pelanggan yang menggunakan jasa sewa mobil Putra Surya Rent Car ini kebanyakan adalah Mahasiswa Universitas Islam Indonesia, karena lokasi Putra Surya Rent Car ini sendiri yang berada di depan kampus Universitas Islam Indonesia Pusat yang berada di Jalan Kaliurang km. 12. Mereka ratarata meminjam dalam waktu yang singkat, yaitu hanya 1 3 hari. Tetapi juga ada yang meminjam dalam waktu yang lama, yaitu antara 14 40 hari, mereka biasanya dari kalangan pebisnis.
4 Prosedur yang dijalankan di Putra Surya Rent Car dalam melakukan persewaan sebenarnya sudah cukup ketat. Prosedur persewaan dibedakan pada tingkat lama persewaan. Jika pelanggan melakukan persewaan diatas satu minggu, maka karyawan lapangan pada Putra Surya Rent Car ini sebelum memberikan jasa persewaan akan melakukan survei ke rumah pelanggan, untuk memastikan kebenaran alamat pelanggan. Untuk pelanggan yang melakukan persewaan dalam waktu singkat, yaitu 1-6 hari, maka pelanggan harus memberikan jaminan, jaminan tersebut berupa sepeda motor. Semua prosedur tersebut dilakukan untuk meminimalisasi terjadi kasus kehilangan mobil karena dibawa lari pelanggan. Jika hal tersebut terjadi pasti akan mengakibatkan kerugian yang sangat besar, misalnya jika terjadi kasus kehilangan sebuah mobil Xenia tahun 2011. Hal tersebut tentu akan mengakibatkan kerugian sebesar Rp. 130.000.000,00. Kerugian tersebut merupakan harga baru OTR (On The Road) mobil Xenia tahun 2011. Hal tersebut pasti akan sangat berdampak bagi perusahaan, karena kerugian tersebut sangat besar. Ditambahkan lagi dengan berkuranganya armada yang akan disewakan, tentu saja akan mengurangi penerimaan kas bulanan. Pada awal didirikannya persewaan mobil Putra Surya Rent Car ini hanya memiliki 1 mobil. Tetapi dengan semakin berkembangnya perusahaan membuat semakin banyak pelanggan yang melakukan persewaan mobil. Untuk mencukupi kebutuhan tersebut, perusahaan menambah mobil baru hingga sampai saat ini telah menjadi 18 mobil.
5 Dalam melakukan persewaan tersebut banyak pelanggan yang terlambat melakukan pengembalian mobil. Hal tersebut dihitung sebagai denda, setiap satu jam dikenakan denda Rp.20.000,00. Setelah mobil dikembalikan akan dilakukan pengecekan terhadap mobil, jika terjadi kerusakan pada mobil akan dikenakan denda. Denda tersebut dihitung berdasarkan tingkat kerusakan mobil. Dalam beberapa kasus banyak pelanggan yang tidak mau membayar denda dengan berbagai alasan, mulai dari tidak memiliki uang,dll. Dalam penyelesaian masalah tersebut, mereka memberikan jaminan berupa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Kartu Tanda Penduduk (KTP). Tetapi, hingga beberapa waktu pelanggan tersebut tidak melakukan pembayaran denda. Hal tersebut sangat berdampak pada berkurangnya penerimaan kas perusahaan. Dalam prosedur teknis persewaan pada Putra Surya Rent Car ini sudah baik, tetapi untuk prosedur penerimaan kas masih manual. Dalam pencatatan penerimaan kas tersebut harus memiliki sistem penerimaan kas yang terkomputerisasi yang telah memanfaatkan sistem teknologi informasi, sehingga masalah-masalah seperti kesulitan untuk mendapat informasi yang akurat dan tepat waktu tentang penerimaan kas dapat teratasi. Karena hal tersebut akan mengakibatkan tidak maksimalnya keuntungan yang didapat oleh perusahaan. Perputaran kas akibat kekurangan informasi mengenai penerimaan kas menjadi sulit untuk berputar untuk menghasilkan penerimaan kas baru bagi perusahaan.
6 Dengan memiliki pencatatan penerimaan kas secara terkomputerisasi, pemilik akan dapat mengetahui jumlah kas yang dimilikinya setiap saat. Data penerimaan kas yang dimiliki akan selalu terupdate dengan transaksi yang dilakukan setiap saat. Sistem penerimaan kas yang terkomputerisasi juga mendukung pemilik dalam rangka pengambilan keputusan. Pemilik rental dapat dengan cepat mengidentifikasi kapan akan dilakukannya perbaikan terhadap kerusakan - kerusakan mobil yang terjadi akibat dirusakkan oleh pelanggan, karena untuk melakukan perbaikan diperlukan dana yang cukup banyak, tergantung setiap kerusakan. Agar mobil tersebut dapat segera disewakan lagi untuk menambah penerimaan kas bagi perusahaan. Selain itu, sistem penerimaan kas yang terkomputerisasi dapat mengurangi terjadinya pencurian uang kas dan kesalahan dari petugas atau karyawan yang sering muncul dalam sistem penerimaan kas manual, misalnya harga sewa sebuah mobil Xenia Rp. 200.000,00 per hari tetapi dalam pencatatan laporan ditulis Rp. 250.000,00 per hari. Hal tersebut dapat diminimalisasi dengan menggunakan sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi, dengan cara menyimpan harga sewa mobil dalam database sistem pada tabel Mobil. Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem terkomputerisasi antara lain pemrosesan data menjadi lebih cepat dan tidak perlu lagi ada bertumpuk-tumpuk data yang harus dicatat dan disimpan, sehingga dapat lebih menghemat waktu, data dapat
7 diintegrasi dengan baik, pencatatan transaksi dan aktivitas perusahaan menjadi lebih akurat. Penerimaan kas bagi Putra Surya Rent Car sangat penting. Sehingga perlu dikembangkan dan diciptakan suatu sistem baru yang terkomputerisasi dalam sistem pencatatan, penggolongan, maupun pengolahan data keuangan agar tidak terjadi hal hal yang tidak diinginkan yang menimbulkan tidak maksimalnya keuntungan bagi perusahaan, terutama di dalam pencatatan penerimaan kas. Jika terjadi kesalahan di dalam pencatatan penerimaan kas maka perusahaan akan dirugikan. Dari uraian diatas, diperlukannya suatu sistem penerimaan kas yang terkomputerisasi agar proses pencatatan dapat berjalan dengan efisien dan efektif serta kebutuhan informasi penerimaan kas dapat terpenuhi dengan cepat. Dengan memanfaatkan sistem teknologi informasi, maka penulis tertarik untuk memecahkan masalah pencatatan secara manual penerimaan kas untuk kemudian dituangkan kedalam sistem yang sudah terkomputerisasi, sehingga judul penelitian yang diambil adalah Perancangan Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Terkomputerisasi pada Putra Surya Rent Car Sleman.
8 B. Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka permasalahan yang terjadi dapat di identifikasi sebagai berikut : 1. Sistem pencatatan penerimaan kas pada Putra Surya Rent Car masih tergolong manual, jadi untuk mencari informasi tentang penerimaan kas membutuhkan waktu lama, sehingga tidak efektif dan efisien. 2. Pemilik rental dirugikan jika ada kerusakan pada mobil sewaan karena dalam beberapa kasus ada pelanggan yang tidak mau memberikan ganti rugi, sehingga mengakibatkan berkurangnya penerimaan kas untuk perusahaan. 3. Pemilik rental kesulitan untuk mengambil keputusan kapan akan dilakukannya perbaikan terhadap kerusakan - kerusakan mobil yang terjadi akibat dirusakkan oleh pelanggan tersebut karena kurangnya informasi mengenai jumlah kas yang ada. 4. Adanya kemungkinan data-data yang hilang karena tidak terorganisasi dengan baik dan tidak tersimpan secara terkomputerisasi. 5. Dalam prosedur teknis persewaan pada Putra Surya Rent Car ini sudah baik, tetapi untuk prosedur penerimaan kas belum terorganisasi dengan baik, jadi pemilik perusahaan merasa kesulitan untuk mendapat informasi mengenai jumlah kas yang ada secara akurat dan tepat waktu. 6. Belum tersedianya sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi yang dapat mengorganisasi formulir, catatan, dokumen dan laporan yang berhubungan dengan penerimaan kas perusahaan.
9 C. Batasan Masalah Apabila kita mengkaji lebih dalam maka kita dapat melihat luasnya permasalahan yang ada dalam penelitian ini, maka pembatasan masalah sangat diperlukan agar penelitian ini dapat menyajikan hasil yang akurat. Oleh karena itu penelitian ini dibatasi pada perancangan sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi yang terfokus pada proses bisnis penerimaan kas bagi perusahaan, tidak terfokus pada perancangan proses persewaan secara keseluruhan. D. Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah yang penulis buat adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem akuntansi penerimaan kas yang sudah berjalan pada Putra Surya Rent Car? 2. Bagaimana perancangan sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi yang sesuai pada Putra Surya Rent Car? E. Tujuan Penelitian Sebagai bahan kajian yang mungkin bermanfaat khususnya bagi penulis, maka dalam hal ini penelitian dilakukan oleh penulis bertujuan sebagai berikut : 1. Mengetahui sistem akuntansi penerimaan kas yang sudah berjalan pada Putra Surya Rent Car. 2. Merancang sistem akuntansi penerimaan kas terkomputerisasi yang sesuai pada Putra Surya Rent Car.
10 F. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Teoritis Manfaat teoritis dari penelitian ini: a. Memperkaya khasanah ilmu pengetahuan berupa hasil penelitian dalam bidang teknologi dan informasi terutama dari sudut pandang sistem akuntansi. b. Bagi peneliti selanjutnya, sebagai bahan referensi untuk penelitian lebih lanjut dalam perancangan sistem akuntansi penerimaan kas ataupun faktor lain yang dapat dikaitkan dengan penelitian ini. 2. Manfaat Praktis Manfaat praktis dari penelitian ini: a. Bagi Putra Surya Rent Car, hasil penelitian ini diharapkan menjadi bahan pertimbangan dan dapat diterapkan pada Putra Surya Rent Car guna meningkatkan efektifitas dan efisisensi sistem akuntansi penerimaan kas. b. Bagi penulis, hasil penelitian ini bisa digunakan sebagai gambaran di kehidupan nyata tentang keadaan yang sebenarnya dalam dunia kerja, sehingga dapat digunakan sebagai bekal dalam dunia kerja kelak.