FORMAT PEPERIKSAAN PROFIL JAWATAN SKIM PERKHIDMATAN: PEMBANTU AM RENDAH GRED N1 PAR * TEMPOH (tahun berkhidmat) FUNGSI 1-5 Membantu menyediakan keperluankeperluan kepada semua kakitangan dalam menjalankan tugas mereka seperti peralatan dan lain-lain PERANAN/TANGGUNGJAWAB (diskripsi tugas) Bertanggung jawab membantu kakitangan mendapatkan barangbarang keperluan pejabat dan memberi perkhidmatan semasa menjalankan tugas mereka. N4 PAR KANAN 6-20 Menyelia tugas-tugas yang dijalankan oleh PAR Menyusun jadual tugas dan memastikan semua PAR dibawah penyeliaannya menjalankan tugas seperti yang ditetapkan. Membantu ketua menjalankan tugas mereka seperti yang diarahkan. Membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh semua PAR dibawah seliaannya dalam menjalankan tugas mereka. Bertindak sebagai perantaraan antara PAR dan pegawai atasan. Catatan: * Tempoh perkhidmatan adalah sebagai panduan dalam penyediaan sukatan peperiksaan PTK. Ia bukanlah satu tempoh yang mandatori bagi urusan kenaikan pangkat. 1
Jawatan : PEMBANTU AM RENDAH Gred Jawatan : N1 Tahap Kecekapan : TK1 FORMAT ANALISIS PEKERJAAN Tugas (Job Description) 1. Membantu kakitangan mendapatkan barangbarang keperluan pejabat 2. Memberi perkhidmatan. Aktiviti-aktiviti Mengambil alat tulis dan barang (kertas, pensil dan lain-lain) dan barang-barang keperluan lain daripada Setor Pusat. Membantu penyelia dalam memastikan setor sentiasa kemas, bersih dan selamat. Enabling Requirements [ ( Job Specification : Attitude, Skill and Knowledge) ] Pengetahuan Kemahiran Sikap Asas Kemahiran Menepati masa pengurusan berkomunikasi. setor. Integriti Stuktur organisasi universiti dan lokasi jabatan/fakulti Asas pengendalian mesin dan peralatan pejabat. Nilai dan etika kerja. 5S Berkebolehan mengendalikan Mesin dan peralatan pejabat. Berdisiplin Bekerja secara berpasukan. Proaktif Bertanggung jawab. Sabar Semangat kekitaan Petunjuk Prestasi (Job Standard) Melaksanakan tugas menepati masa yang dikehendaki. Keselamatan dokumen terpelihara. Kekemasan, keselamatan dan kebersihan ruang pejabat terjamin. Memenuhi standard dan prosedur yang ditetapkan. Peralatan / Kemudahan / Rujukan i. Arahan Perkhidmatan ii. Arahan Keselamatan iii. Tonggak 12 iv. Buku Nilai dan Etika INTAN Citra Karya v. Panduan Perkhidmatan Cemerlang Etika Perkhidmatan Awam vi. PKPA kaunter vii. PKPA telefon viii. Arahan Perbendaharaan stor 2
Memeriksa keselamatan, kebersihan dan penyelengaraan ruang pejabat (termasuk bilik-bilik mesyuarat, tandas, pendingin udara) dan melaporkan kepada penyelia. Arahan Keselamatan (kerahsiaan dokumen dan lain-lain). Asas pengurusan kaunter Semua mesin dan peralatan berfungsi dengan baik. Tiada aduan pelanggan. Teknik Berkomunikasi dan Berinteraksi Yang Efektif (Aziz Salleh) Menghantar surat, dokumen dan barang kepada penerima, pos dalam kampus atau pejabat pos Mengambil surat dari pejabat pos, kotak-kotak surat dan tempat-tempat lain yang ditentukan. 3
Mengambil surat daripada bilik pegawai dan menghantar kepada kakitangan berkenaan untuk diambil tindakan. Menyisihkan surat mengikut penerima atau alamat. Menjaga kaunter mengikut masa yang ditetapkan. Membuat salinan atau mencetak menggunakan mesin atau alat pejabat yang ditentukan. Memeriksa semua mesin dan peralatan pejabat dan melaporkan kepada penyelia. 4
Memaklumkan sebarang kerosakan mesin dan alat pejabat kepada kerani/penyelia untuk tindakan selanjutnya. 5
SUKATAN PEPERIKSAAN TAHAP KECEKAPAN 1 (TK1) BAGI JATAN PEMBANTU AM RENDAH 1. Matlamat Sukatan Peperiksaan Tahap Kecekapan 1 (TK1): i. Berkebolehan dan berpengetahuan dalam pengendalian peralatan pejabat, asas-asas perkhidmatan, asas keselamatan, penyelenggaraan, dan direktori / maklumat tepat mengenai jabatan. ii. Berupaya memahami dan melaksanakan bidang tugas jawatannya selaras dengan peraturan dan prinsip yang telah ditetapkan. 2. Tujuan Peperiksaan Untuk menguji kebolehan dan kecekapan pegawai sebagai salah satu syarat Anjakan Gaji dan elaun bagi dipertimbangkan ke gred yang lebih tinggi. 3. Pegawai Yang Layak Menduduki Peperiksaan Ini Pembantu Am Rendah Gred N1 yang telah disahkan dalam perkhidmatan. 4. Sukatan Peperiksaan Bidang sukatan peperiksaan adalah merangkumi Kompetensi Umum dan Kompetensi Khusus. BAHAGIAN I 4.1. KOMPETENSI UMUM 4.1.1. Keutuhan Nilai-Nilai Peribadi 4.1.2. Keutuhan Peribadi Nilai-nilai murni yang perlu diamalkan oleh kakitangan ke arah meningkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan awam seperti berikut; Tonggak 12 Nilai dan Etika Perkhidmatan Awam Perkhidmatan Cemerlang 7
4.1.3. Teknologi Maklumat: Asas-asas Teknologi Maklumat 4.1.4. Tatacara Diri dan Etika Sosial Penampilan diri Komunikasi / hubungan interpersonal Etika sosial 4.1.5. Perkara-perkara Perkhidmatan Jabatan dan Orang ramai Surat Menyurat Fail Menfail Memelihara dan Menyimpan Rekod-rekod Kerajaan Pengetahuan dalam pengurusan persekitaran tempat kerja (5S). Perkhidmatan kaunter. 4.1.7. Aspek-aspek berkaitan Organisasi terutamanya menyentuh mengenai; Struktur dan organisasi Lokasi fakulti/pusat/institut/bahagian 4.1.8 Perkhidmatan Elaun-Elaun Cuti Perubatan Tatatertib BAHAGIAN II 4.2. KOMPETENSI KHUSUS Kemahiran mengenai asas pengurusan setor Kemahiran mengenai asas pengendalian mesin dan alat pejabat. Surat Menyurat Fail dan Rekod Aspek-aspek Keselamatan Keselamatan Pejabat Keselamatan Dokumen 8
5. Kaedah Penilaian: BIL KAEDAH PEMARKAHAN BIL. MASA (%) SOALAN 1 Ujian Bertulis 20 20 30 MINIT 2 Ujian Lisan / Temuduga 40-15 MINIT 3 Pemerhatian / Maklum balas Penyelia 40 - - 6. Tahap Kesukaran Soalan: Pengetahuan dan Kefahaman 7. Rujukan: Calon tidak dibenarkan merujuk bahan bacaan semasa ujian dijalankan. 8. Pengecualian: Calon yang telah lulus mana-mana bahagian adalah dikecualikan daripada mengambil peperiksaan bahagian berkenaan. 9. Keputusan: Lulus/Kandas 10. Pemeriksa Dilantik Oleh: Panel Peperiksaan 11. Bahasa (soalan dan jawapan): Bahasa Malaysia 12. Permohonan Dikemukakan Kepada: Bahagian Sumber Manusia 13. Pusat Peperiksaan Akan Ditetapkan Oleh: Bahagian Sumber Manusia 14. Kekerapan Peperiksaan: Sekali setahun 15. Tarikh Akhir Mengemukakan Permohonan: 1 bulan sebelum tarikh peperiksaan Bahan Rujukan: i. Arahan Perkhidmatan ii. Arahan Keselamatan iii. Akta 605 iv. Arahan Perbendaharaan v. Buku Nilai dan Etika INTAN Citra Karya vi. Perintah Am vii. Panduan Perkhidmatan Cemerlang Etika Perkhidmatan Awam viii. PKPA kaunter ix. Teknik Berkomunikasi dan Berinteraksi Yang Efektif (Aziz Salleh) x. Tonggak 12 9
JADUAL PENENTUAN UJIAN (JPU) Jawatan : PEMBANTU AM RENDAH Gred Jawatan : N 1 Tahap Kecekapan : TK1 SOALAN BERTULIS Isi Kandungan Kemahiran Pengetahuan Kefahaman Aplikasi Jumlah Teknologi Maklumat 1 1 2 Perkara-perkara Perkhidmatan 2 1 3 Aspek berkaitan Organisasi 2 1 3 Perkhidmatan 3 1 4 Asas Pengurusan Stor 2 2 4 Fail dan Rekod 2 2 4 SOALAN LISAN Isi Kandungan Kemahiran Pengetahuan Kefahaman Aplikasi 20 Jumlah Asas Pengurusan Stor 3 2 5 Fail dan Rekod 3 3 6 Perkara-perkara Perkhidmatan 3 2 5 Aspek berkaitan Organisasi 4 2 6 Perkhidmatan 4 3 7 Surat Menyurat 3 3 6 Keselamatan Pejabat dan Dokumen 3 2 5 40 10
PEMERHATIAN/ MAKLUMBALAS KETUA JABATAN/PENYELIA Kemahiran Isi Kandungan Pengetahuan Kefahaman Aplikasi Jumlah Keutuhan Peribadi 8 Tatacara Diri dan Etika Sosial Asas Pengendalian Mesin dan Alat Pejabat 8 8 Surat Menyurat 8 Keselamatan Pejabat dan Dokumen 8 40 11
Contoh1: Soalan TK1 Pembantu Am Rendah N1 - Soalan Bertulis Diantara berikut apakah yang patut dilakukan oleh kakitangan ketika memberi layanan kepada pelanggan/orang ramai; A. Menunjukkan pilih kasih mereka dalam melayani orang ramai B. Mengherdik atau mencaci orang yang kurang pengetahuan C. Berkata sesuatu yang boleh dianggap bersifat angkuh terhadap orang ramai D. Memberi keutamaan layanan kepada orang tua yang kurang pengetahuan, kurang upaya dan perempuan hamil Jawapan: D Contoh2: Soalan TK1 Pembantu Am Rendah N1 - Soalan Bertulis Apakah yang perlu dilakukan oleh pihak jabatan apabila menerima barangan yang dipesan daripada pembekal: I II III IV Mengaku terima dengan mengisi ruangan tarikh diterima dan tandatangan penerima pada nota serahan Memulangkan nota serahan kepada pembekal Barang-barang diterima dan terus disimpan dalam setor Semua penyataan di atas adalah benar Jawapan: B A. I sahaja B. I dan II sahaja C. II dan III D. IV sahaja Asum/fs. Tk 1 par marriot Folder: iso p am 12