i
Sanksi Pelanggaran Pasal 72 Undang-undang Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta 1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 Ayat (1) atau Pasal 49 Ayat (1) dan Ayat (2) dipidana dengan pidana penjara masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp 1.000.000 (satu juta rupiah) atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp. 5.000.000.000 (lima milyard rupiah). 2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp 500.000.000 (lima ratus juta rupiah). ii
Aplikasi Akuntansi Excel Program Siap Pakai Syarifuddin 2007, XCL Media, Solo Hak Cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan oleh XCL Media, Solo 2007 ISBN : 978-979-16094-0-1 Dilarang keras meng-copy atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi e-book ini tanpa izin tertulis dari XCL Media. iii
KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah Subhanahu wataala, akhirnya kami dapat menyelesaikan e-book Aplikasi Akuntansi Excel Program Siap Pakai, sebuah e-book yang menjelaskan tentang program aplikasi akuntansi Excel. E-book ini kami duplikasikan dari versi buku tulisan kami yang telah beredar sebelumnya. Karena e-book ini menjelaskan tentang program, maka e-book ini dilengkapi pula dengan CD program tersebut. Aplikasi akuntansi Excel adalah sebuah program olah data akuntansi yang telah kami kembangkan melalui Excel. Sedangkan e-book ini merupakan panduan yang akan membimbing pemakai untuk menyusun laporan keuangan menggunakan aplikasi tersebut. Pemakai tidak perlu merancang lagi, tapi dapat menggunakan langsung aplikasi tersebut untuk membuat laporan keuangan. Melalui e-book ini pemakai akan dibimbing tahap demi tahap untuk menggunakan aplikasi. Agar lebih bersifat aplikatif dan mudah difahami, maka pemakai diajak untuk menyelesaikan contoh kasus laporan keuangan perusahaan. E-book ini kami susun berdasarkan pengalaman kami menerapkan aplikasi akuntansi Excel ke dalam praktek akuntansi perusahaan. Alhasil aplikasi ini cukup mampu menyelesaikan tugas laporan keuangan perusahaan. Kemampuannya dapat digunakan untuk menyelesaikan laporan keuangan perusahaan berskala menengah kebawah. Aplikasi ini dapat pula digunakan untuk praktek laboratorium komputer akuntansi. Pelajar atau mahasiswa umumnya terbiasa menggunakan Excel. Dengan adanya aplikasi ini akan lebih mudah untuk diserap dan dipraktekkan ke dalam praktek laboratorium komputer akuntansi. Disamping itu aplikasi ini iv
dapat menjadi bekal untuk digunakan ketika bekerja dan ditugaskan membuat laporan keuangan perusahaan. Akhirnya kami menyadari, aplikasi yang kami buat ini tentunya masih ada kekurangan. Saran dan kritik dari pembaca sangat kami harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan aplikasi tersebut. Mudah-mudahan aplikasi tersebut dapat bermanfaat dan dapat digunakan untuk kepentingan dunia usaha, pendidikan dan akuntansi khususnya. Amin. Solo, Mei 2007 Penulis v
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... iv vi PENDAHULUAN... BAB 1 SISTEM APLIKASI AKUNTANSI... 1 1. Input Daftar Akun... 3 2. Input Transaksi ke dalam Jurnal... 4 3. Rekonsiliasi antara Jurnal Kas dan Jurnal Bank... 4 4. Pengolahan Data Jurnal menjadi Buku Besar dan Buku Pembantu... 5 5. Pengolahan Data Buku Besar menjadi Neraca Lajur dan Laporan Arus Kas... 5 6. Pengolahan Data Neraca Lajur menjadi Neraca, Laba Rugi dan Laba Ditahan... 6 BAB 2 MENGELOLA FILE APLIKASI... 7 BAB 3 PENGATURAN APLIKASI... 15 1. MENGISI NAMA PERUSAHAAN DAN TANGGAL LAPORAN... 16 xii 2. MENYUSUN DAN MENGISI DAFTAR AKUN... 17 2.1 Menambah Baris Daftar Akun... 20 2.2 Menghapus Baris Daftar Akun... 21 3. MENGISI NAMA DAN NOMOR AKUN KAS... 22 3.1 Menambah Baris Jurnal Kas... 22 3.2 Menghapus Baris Jurnal Kas... 23 vi
4. MENGISI NAMA DAN NOMOR AKUN BANK... 24 5. MENGISI NOMOR AKUN BUKU BESAR... 27 5.1 Menambah Buku Besar... 29 5.2 Menghapus Buku Besar... 30 6. MENGISI NOMOR AKUN NERACA LAJUR... 31 6.1 Menambah Baris Akun Neraca Lajur... 32 6.2 Menghapus Baris Akun Neraca Lajur... 33 7. MENGISI NOMOR AKUN LABA RUGI... 34 7.1 Menambah Baris Akun Laba Rugi... 34 7.2 Menghapus Baris Akun Laba Rugi... 36 8. MENGISI NOMOR AKUN LABA DITAHAN... 36 9. MENGISI NOMOR AKUN NERACA... 38 9.1 Menambah Baris Akun Neraca... 39 9.2 Menghapus Baris Akun Neraca... 40 10. MENGISI NOMOR AKUN ARUS KAS LANGSUNG... 42 11. MENGISI NOMOR AKUN ARUS KAS TAK LANGSUNG. 44 12. MENAMBAH DAFTAR AKUN BARU... 46 BAB 4 INPUT SALDO AWAL... 51 1. INPUT SALDO AWAL NERACA... 55 2. INPUT SALDO AWAL BUKU PIUTANG... 59 2.1 Menambah Baris Buku Piutang... 59 2.2 Menghapus Baris Buku Piutang... 60 2.3 Menambah Jenis Buku Piutang... 61 3. INPUT SALDO AWAL BUKU HUTANG... 62 4. INPUT DAFTAR AKTIVA TETAP... 63 4.1 Menambah Baris Daftar Aktiva Tetap... 64 4.2 Menghapus Baris Daftar Aktiva Tetap... 64 4.3 Menambah Jenis Kelompok Aktiva Tetap... 65 vii
BAB 5 INPUT TRANSAKSI... 69 Transaksi 1... 73 - Mengisi Saldo Awal... 74 - Mengisi Transaksi Penerimaan Piutang... 74 - Validasi Kode Pembantu dan Validasi Akun... 75 - Mengisi Transaksi Pembayaran Hutang... 76 Transaksi 2... 77 - Mengisi Transaksi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang... 77 Transaksi 3... 78 - Mengisi Transaksi Pembelian Kredit dan Hutang Dagang... 79 Transaksi 4... 80 - Mengisi Transaksi Biaya Melalui Kas Kecil... 81 Transaksi 5... 81 - Mengisi Transaksi Penerimaan Pinjaman Jangka Pendek... 82 Transaksi 6... 83 - Mengisi transaksi Biaya Melalui Kas Kecil... 83 - Mengisi Transaksi Retur Penjualan Kredit... 84 Transaksi 7... 87 - Mengisi Transaksi Retur Pembelian Kredit... 87 - Mengisi Transaksi antara Kas dan Bank... 90 - Rekonsiliasi antara Kas dan Bank... 92 Transaksi 8... 93 - Mengisi Transaksi Pembelian Aktiva Melalui Kas Kecil 94 Transaksi 9... 96 - Mengisi Transaksi Retur Penjualan Kredit... 97 - Mengisi Transaksi penerimaan Pinjaman Jangka Panjang... 98 viii
Transaksi 10... 99 - Mengisi Transaksi Biaya Pembangunan... 100 Transaksi 11... 100 Transaksi 12... 102 Transaksi 13... 103 Transaksi 14... 104 Transaksi 15... 105 - Mengisi Transaksi Pembayaran Uang Muka... 106 - Mengisi Transaksi Antar Bank Perusahaan... 106 Transaksi 16... 108 - Mengisi Transaksi Piutang Karyawan... 109 Transaksi 17... 110 Transaksi 18... 111 - Mengisi Jurnal Kerugian Piutang... 112 - Mengisi Jurnal Persediaan dan Harga Pokok Penjualan... 112 - Mengisi Jurnal Penyesuaian Sewa Dimuka... 113 - Mengisi Jurnal Biaya Penyusutan Aktiva Tetap... 114 BAB 6 LAPORAN KEUANGAN... 117 1. LAPORAN LABA RUGI... 119 2. LAPORAN LABA DITAHAN... 120 3. NERACA... 121 4. BUKU PEMBANTU PIUTANG... 122 5 BUKU PEMBANTU HUTANG... 123 6. DAFTAR AKTIVA TETAP... 124 7. LAPORAN ARUS KAS (METODE LANGSUNG)... 126 8. LAPORAN ARUS KAS (METODE TAK LANGSUNG)... 128 9. BUKU BESAR... 129 9.1 Membuat Filter untuk Menelusuri Rincian Buku Besar pada Jurnal... 131 ix
10. NERACA LAJUR... 133 11. MENGECEK SUMBER KETIFDAKSEIMBANGAN NERACA... 134 11.1 Mengecek Keseimbangan Neraca Lajur... 134 11.2 MengecekKeseimbangan Saldo Awal Akun... 136 11.3 Mengecek Validitas Nomor Akun Jurnal... 137 11.4 Mengecek Rekonsiliasi antara Kas dan Bank... 138 12. MENGECEK PERBEDAAN NILAI ANTARA BUKU PEMBANTU DAN AKUN NERACA... 140 BAB 7 APLIKASI AKUNTANSI MANUFAKTUR... 143 SOAL KASUS... 144 PENYELESAIAN SOAL... 152 1. PENGATURAN APLIKASI... 152 1.1 Mengisi Nama Perusahaan dan Tanggal Laporan... 152 1.2 Menyusun dan Mengisi Daftar Akun... 153 1.3 Mengisi Nama dan Nomor Akun Kas... 155 1.4 Mengisi Nama dan Nomor Akun Bank... 156 1.5 Mengisi Nomor Akun Buku Besar... 157 1.6 Mengisi Nomor Akun Neraca Lajur... 158 1.7 Mengisi Nomor Akun Laporan Harga Pokok Produksi.... 158 1.8 Mengisi Nomor Akun Laba Rugi... 160 1.9 Mengisi Nomor Akun Laba Ditahan... 161 1.10Mengisi Nomor Akun Neraca... 161 1.11 Mengisi Nomor Akun Arus Kas Langsung... 163 1.12Mengisi Nomor Akun Arus Kas Tak Langsung... 164 2. INPUT SALDO AWAL... 165 2.1 Input Saldo Awal Neraca... 165 2.2 Input Saldo Awal Buku Piutang... 166 2.3 Input Saldo Awal Buku Hutang... 167 x
2.4 Input Daftar Aktiva Tetap... 167 3. INPUT TRANSAKSI... 169 3.1 Input Jurnal Kas Kecil... 169 3.2 Input Jurnal Bank BCA... 171 3.3 Input Jurnal Bank BNI... 173 3.4 Input Jurnal Pembelian... 175 3.5 Input Jurnal Retur Pembelian... 176 3.6 Input Jurnal Penjualan... 177 3.7 Input Jurnal Retur Penjualan... 178 3.8 Input Jurnal Memorial... 179 4. LAPORAN KEUANGAN... 181 4.1 Laporan Harga Pokok Produksi... 181 4.2 Laporan Laba Rugi... 181 4.3 Laporan Laba Ditahan... 182 4.4 Neraca... 183 4.5 Buku Pembantu Piutang... 184 4.6 Buku Pembantu Hutang... 185 4.7 Daftar Aktiva Tetap... 186 4.8 Laporan Arus Kas (Metode Langsung)... 187 4.9 Laporan Arus Kas (Metode Tak Langsung)... 188 BAB 8 PENUTUP... 189 xi
PENDAHULUAN Laporan keuangan merupakan hasil dari proses pengolahan data akuntansi. Proses pengolahan data akuntansi dapat dilakukan baik secara manual maupun dengan sistem komputer. Namun, melihat kondisi sekarang yang ditandai dengan persaingan bisnis yang semakin ketat, teknologi dan informasi yang semakin cepat, maka sistem komputer akuntansi sebagai media pengolah data akuntansi untuk menghasilkan informasi akuntansi yang cepat dan akurat sudah selayaknya digunakan. Sistem komputer akuntansi yang akan dibahas di sini adalah program aplikasi akuntansi Excel, sebuah program olah data akuntansi yang dikembangkan melalui Excel. Program ini merupakan hasil pengembangan lebih lanjut dari program sebelumnya yang pernah kami tulis dalam sebuah buku Program Aplikasi Akuntansi dengan Microsoft Excel. Penekanan buku tersebut cenderung kepada perancangan program, sedangkan e-book yang disajikan sekarang penekanannya cenderung kepada pemakaian program. Program ini cukup sederhana, namun laporan keuangan yang dihasilkan cukup lengkap meliputi, Laba-Rugi, Laba Ditahan, Neraca, Arus Kas dan beberapa kelengkapan laporan lainnya. Kemampuan program aplikasi akuntansi ini dapat diandalkan. Sebagaimana lazimnya sebuah program, pembuatan laporan keuangan melalui program aplikasi akuntansi ini dijalankan dan diproses secara otomatis oleh komputer. Pemakai cukup melakukan beberapa pengaturan, maka sudah dapat menggunakan aplikasi secara penuh. Proses akuntansi yang dilakukan untuk menjalankan aplikasi adalah menginput saldo awal neraca dan buku pembantu, kemudian mengisi transaksi ke dalam jurnal. Proses selanjutnya hingga menjadi laporan keuangan dilakukan secara otomatis oleh komputer. xii
E-book ini berfungsi sebagai panduan yang akan membimbing pemakai untuk menyusun laporan keuangan menggunakan aplikasi akuntansi Excel. E-book ini akan menjelaskan secara detail tahap demi tahap tentang proses menjalankan aplikasi. Secara garis besar pembahasan dalam buku ini dibagi menjadi tiga pokok bahasan, yaitu sebagai berikut. 1) Pengantar Pembahasan Pembahasan ini sebagai pengantar sebelum masuk kepada pembahasan tentang proses menjalankan aplikasi. Masuk dalam kategori pembahasan ini adalah beberapa bab berikut. Bab 1 : Sistem Aplikasi Akuntansi Penjelasan tentang sistem aplikasi akuntansi ini untuk memberikan gambaran dasar tentang proses kerja aplikasi dan sekaligus sebagai pengantar sebelum melangkah kepada penjelasan berikutnya tentang proses menjalankan aplikasi. Dalam bab ini proses kerja aplikasi akuntansi digambarkan ke dalam bentuk bagan sistem akuntansi. Bab 2 : Mengelola File Aplikasi Penjelasan dalam bab ini juga bersifat sebagai pengantar. Bab ini akan menjelaskan persiapan yang perlu dilakukan sebelum menjalankan aplikasi. Persiapan tersebut menyangkut pengelolaan file aplikasi. Penjelasan ini sebenarnya tidak terkait langsung dengan proses aplikasi, namun pengelolaan file aplikasi perlu dilakukan karena terkait dengan sejumlah file aplikasi. File aplikasi akan diperbanyak untuk setiap bulan laporan sehingga dalam satu tahun akan terkumpul menjadi dua belas file aplikasi untuk dua belas bulan laporan. 2) Pembahasan tentang Aplikasi Akuntansi Dagang Pembahasan ini akan menjelaskan secara langsung berkaitan dengan proses menjalankan aplikasi akuntansi dagang. Urutan pembahasan bab menunjukkan urutan pembahasan proses menjalankan aplikasi. Masuk dalam xiii
kategori pembahasan ini adalah beberapa bab berikut. Bab 3 : Pengaturan Aplikasi Pengaturan aplikasi merupakan suatu hal yang sering dilakukan sebelum menjalankan aplikasi. Hampir semua program atau aplikasi selalu mengharuskan adanya pengaturan. Pengaturan yang akan dilakukan dalam aplikasi ini terdiri dari beberapa tahap. Tahapan tersebut perlu dilakukan untuk menyiapkan aplikasi agar dapat dijalankan dengan baik. Bab 4 : Input Saldo Awal Dalam sistem akuntansi manual maupun berbasis komputer, input saldo awal merupakan proses akuntansi yang selalu dilakukan. Dalam teori akuntansi dijelaskan bahwa laporan keuangan dibuat secara periodik. Laporan dari setiap periode ke periode berikutnya selalu terkait secara berkesinambungan. Berdasarkan teori tersebut, maka saldo akhir periode sebelumnya dipindahkan menjadi saldo awal periode berikutnya. Adapun dalam aplikasi ini, input saldo awal yang akan dilakukan meliputi input saldo awal akun dan rincian saldo awal akun atau buku pembantu. Input saldo awal tersebut diambilkan dari saldo akhir laporan periode sebelumnya. Bab 5 : Input Transaksi Input transaksi merupakan tahap berikutnya yang dilakukan dalam menjalankan aplikasi. Pada bab ini akan diberikan contoh bagaimana mengisi berbagai macam transaksi ke dalam jurnal kas, bank, penjualan, pembelian dan memorial. Bab 6 : Laporan Keuangan Laporan keuangan merupakan hasil atau proses akhir yang dilaksanakan aplikasi. Laporan keuangan yang tersedia dalam aplikasi akuntansi Excel terdiri dari laporan laba-rugi, laba ditahan, neraca, arus kas dan beberapa kelengkapan laporan lainnya. xiv
3) Pembahasan tentang Aplikasi Akuntansi Manufaktur dan Penutup Pembahasan ini pada prinsipnya sama dengan pembahasan kedua karena proses yang digunakan untuk menjalankan aplikasi juga sama. Masuk dalam kategori pembahasan ini adalah bab berikut. Bab 7 : Aplikasi Akuntansi Manufaktur Dalam bab ini penjelasan tentang proses menjalankan aplikasi sama seperti penjelasan pada beberapa bab sebelumnya. Namun, contoh kasus laporan keuangan yang digunakan adalah perusahaan manufaktur. Dalam bab ini penjelasan tentang proses menjalankan aplikasi diringkas menjadi satu bab. Hal-hal yang sudah dijelaskan pada bab sebelumnya tidak dijelaskan lagi dalam bab ini. Sebagai kelengkapan, e-book ini disertai sebuah CD yang berisi file program aplikasi akuntansi Excel. File program yang terdapat dalam CD terdiri dari beberapa file berikut. 1. File Master, yaitu file aplikasi yang dapat dijadikan sebagai master dan dapat diisi dengan transaksi. - File Master Aplikasi Akuntansi Dagang - FIle Master Aplikasi Akuntansi Manufaktur 2. File Kasus, yaitu file aplikasi yang berisi transaksi contoh kasus laporan keuangan sebagaimana contoh kasus dalam buku. - File Kasus Aplikasi Akuntansi Dagang - File Kasus Aplikasi Akuntansi Manufaktur xv