BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1. ORGANISASI PELAKSANA KEGIATAN Untuk melaksanakan dan mengelola baik secara kuantitatif maupun kualitatif dibentuk tim pelaksana sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan PSPD FKIK sebagai bagian dari Universitas Tanjungpura melalui penetapan surat keputusan Rektor. Sebagai bagian dari lembaga pendidikan Universitas Tanjungpura yang berkontribusi dalam peningkatan kualitas secara keseluruhan, maka tim mempunyai fungsi yang saling terkait sehingga diharapkan dapat saling kontrol. Project Implementation Unit (PIU) adalah unit yang ditunjuk melalui surat keputusan rektor yang terdiri dari tiga tim yang saling berhubungan dibawah satu kepemimpinan Direktur Ekesekutif dan Wakil Direktur yang bertanggungjawab baik kepada Rektor cq Pembatu Rektor I, Dekan dan Ketua Program Studi. Tim tersebut terdiri atas : 1. Tim pengelola project yang terdiri dari Direktur, wakil direktur dan koordinator pengadaan dan keuangan serta dibantu sekretariat universitas dan ditetapkan melalui SK Rektor Nomor tentang Pengangkatan Personalia Unit Pelaksana Kegiatan (PIU) Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK- PKPD)/HPEQ Projecr Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Tanjungpura. Tim ini bertanggungjawab terhadap keterlaksanaan proyek baik secara fisik maupun administrasi dan bertanggungjawab langsung ke Rektor 2. Tim Task Force yang terdiri dari Direktur, wakil direktur dan PIC dan ditetapkan melalui SK Rektor Nomor tentang Pengangkatan Personalia Pelaksana Kegiatan (Task Force) Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK- PKPD)/HPEQ Project Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Tanjungpura. Tim ini bertanggungjawab terhadap pencapaian kualitas program dan 11
indikator sehingga selain bertanggungjawab langsung ke Rektor juga ke Dekan dan Program Studi. Selain itu, untuk memperlancar kegiatan administrasi proyek, maka pihak fakultas memfasilitasi dengan dibentuknya tim sekretariat yang berasal dari tenaga administasi tidak tetap (honor). Tim sekretariat ini memiliki tanggung jawab yang membantu secara penuh administrasi proyek seperti ketersediaan adminsitrasi, dokumentasi dan pengelolaan maintenance proyek. dan ditetapkan melalui SK Dekan. Tim ini bertanggungjawab secara teknis terhadap Direktur Eksekutif. Secara hirarki seperti ditampilkan dalam tabel dibawah ini. 12
Susunan organisasi tim pelaksana PHK-PKPD tahun 2013 adalah seperti berikut : Penanggungjawab Rektor Untan MONEVIN PR 1 Bid. Akademik PR 2 Bid. Keuangan Bag Pengadaan Untan Bag Keuangan Untan Direktur Dekan FKIK Direktur Eksekutif Sekretaris Koor. Program Koor. Pengadaan Koor. Adm dan Keuangan PIC 1 Staf Staf PIC 2 Staf 2.2. MEKANISME KERJA ANTAR PELAKSANA KEGIATAN Struktur organisasi taskforce PHK-PKPD PSPD Untan terbagi ke dalam dua tingkatan, yaitu tingkat organisasi di program studi serta organisasi pada tingkat universitas. Tugas dan tanggung jawab unsur-unsur yang terdapat pada masing-masing tingkatan dijelaskan sebagai berikut : A. Tingkat Universitas 1. Penanggung Jawab Program Adalah Rektor Universitas Tanjungpura, tanggungjawabnya adalah : a. menjamin keberhasilan pelaksanaan proyek, b. mengarahkan dan mengesahkan tujuan dan target proyek berdasarkan acuan proposal 13
c. berwenang untuk mengevaluasi tujuan dan memberikan arahan dan koordinasi pelaksanaan yang melibatkan Dikti. 2. Direktur Eksekutif a. Menjalin hubungan dengan Direktur Proyek HPEQ dan pejabat pemerintah lainnya yang berhubungan dengan implementasi dari program PHK-PKPD PSPD Untan. b. Memastikan implementasi dari program berdasarkan dari perencanaan waktu dan anggaran serta sejalan dengan prosedur serta panduan dari Proyek PHK-PKPD. c. Memastikan waktu pembayaran dari anggaran proyek. d. Memastikan laporan proyek (aktivitas dan keuangan) telah diajukan tepat waktu kepada Direktur Proyek HPEQ PHK-PKPD. e. Menyiapkan perencanaan aktivitas tahunan sebelum tahun keuangan selanjutnya dimulai. a. Bertanggungjawab terhadap implementasi setiap kegiatan dari program PHK- PKPD secara keseluruhan. b. Memastikan tujuan program tercapai sesuai rencana. c. Bertanggungjawab terhadap pencapaian dari dari tujuan umum dan khusus dari PHK-PKPD PSPD Untan. 3. Sekretaris Eksekutif a. Membantu Direktur Eksekutif dalam memastikan semua aktivitas terlaksana sesuai jadwal, baik waktu maupun anggaran, dan sejalan dengan prosedur dan panduan dalam Proyek HPEQ PHK-PKPD. b. Membantu Direktur Eksekutif dalam memastikan semua laporan aktivitas dan keuangan proyek diajukan tepat waktu kepada Direkur Proyek HPEQ PHK- PKPD. c. Membantu Direktur eksekutif menyiapkan laporan-laporan yang diperlukan. a. Bertanggungjawab terhadap aktivitas yang diimplementasikan sesuai jadwal dan berdasarkan anggaran yang diusulkan. 4. Bidang administrasi dan keuangan, a. Membantu Direktur Eksekutif dalam memastikan sandaran keuangan dari proyek PHK-PKPD sejalan dengan yang telah dianggarkan. b. Membantu Direktur Eksekutif dalam memastikan pengeluaran dari anggaran proyek sesuai jadwal. 14
c. Menyediakan laporan keuangan proyek PHK-PKPD. d. Menyiapkan anggaran tahunan sebelum tahun anggaran berikutnya dimulai. Tanggung jawab : a. Bertanggungjawab terhadap implementasi anggaran. b. Bertanggungjawab menyiapkan laporan keuangan proyek. c. Bertanggungjawab dalam pengontrolan pengeluaran anggaran. 5. Bidang Pengadaan, a. Mengidentifikasi supplier yang memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh tim taskforce. b. Memproses pengeluaran dana untuk pengadaan. c. Menyediakan mebel/perabot rumah tangga untuk kelas dan laboratorium. d. Memimpin aktivitas renovasi untuk ruang kelas, laboratorium dan perpustakaan. e. Memimpin dan memutuskan pengadaan untuk buku-buku yang dipilih dan komputer. Tanggung jawab : a. Bertanggungjawab terhadap pengadaan peralatan, mebel, buku teks dan fasilitas lain yang direncanakan. b. Bertanggungjawab terhadap penyelesaian renovasi. B. Tingkat Program Studi 1. Koordinator Program a. Monitoring kemajuan dari program yang direncakan secara reguler untuk melihat pencapaian dari tujuan, rencana, dan program masing-masing PIC. b. Mengembangkan indikator pelaksanaan, alat ukur serta prosedur dari Program PHK-PKPD. a. Bertanggungjawab terhadap pencapaian semua aktivitas program di tingkat program studi. b. Bertanggungjawab menyiapkan laporan pencapaian dari masing-masing PIC. 2. Penanggungjawab aktivitas (PIC) a. Memastikan aktivitas yang telah direncanakan berjalan sesuai jadwal. b. Memastikan kelancaran dari aktivitas yang telah direncanakan. a. Bertanggungjawab terhadap pencapaian dari aktivitas yang telah direncanakan. 15
b. Bertanggungjawab membuat laporan terhadap pelaksanaan aktvitias Untuk kelancaran kegiatan HPEQ Project, diperlukan suatu bagian yang dapat memberikan penilaian secara independen. Tugas ini merupakan tanggung jawab dari bagian Monitoring dan Evaluasi Internal (monevin) Untan. a. Merencanakan sistem pengawasan dan evaluasi. b. Mengawasi program secara reguler untuk melihat kemajuannya. c. Mengembangkan alat evaluasi dan memimpin evaluasi terhadap penggunaan fasilitas yang dibeli melalui proyek HPEQ. d. Membantu Direktur Eksekutif menyiapkan evaluasi dari proyek. e. Memfasilitasi monev eksternal Dikti. a. Bertanggungjawab terhadap pengembangan sistem evaluasi dan memimpin evaluasi terhadap program PHK-PKPD. b. Bertanggungjawab terhadap pengembangan evaluasi dan memimpin evaluasi terhadap penggunaan fasilitas yang dibeli melalui proyek PHK-PKPD. 2.3. SISTEM DAN PROSEDUR PENGELOLAAN PROGRAM Pengelolaan keuangan dilakukan dengan selalu mengadakan komunikasi dengan BAUK UNTAN khususnya bagian keuangan dimana dalam pengelolaan ini, PIU HPEQ mengikuti prosedural yang berlaku di UNTAN melalui bendahara Universitas baik untuk keuangan Loan maupun PNBP. Mekanisme yang digunakan di Universitas Tanjungpura adalah sebagai berikut : 1. Semua kegiatan yang telah disetujui CPCU akan disiapkan administrasi hingga mendapatkan surat keputusan Rektor sebagai dasar untuk menerbitkan surat perjanjian atau kontrak 2. Perjanjian atau kontrak disiapkan oleh PIU yang kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh PPK UNTAN, Direktur Executif dan Grantis 3. Berdasarkan surat perjanjian atau kontrak kemudian dilakukan pengusulan untuk pencairan keuangan oleh PIU ke bendahara UNTAN 16
4. Selanjutnya proses administrasi keuangan diurus oleh keuangan universitas sampai pencairan 5. PIU bertanggungjawab terhadap penggunaan keuangan dengan melengkapi data pendukung sebagai kelengkapan pertanggungjawaban Untuk pelaksanaan dan pengelolaan pengadaan ditangani langsung oleh koordinator pengadaan yang bekerjasama dengan Unit Layanan pelelangan (ULP) UNTAN dengan mekanisme sebagai berikut, Koordinator Pengadaan : 1. Merancang dan menyusun jadwal pelaksanaan berdasarkan Procurement Plan dan Perpres Tahun No.54 Tahun 2010 serta dokumen yang disetujui WB dan CPCU. 2. Menyusun panitia lelang dengan melibatkan PIU (koordinator pengadaan), pengguna, ULP dan perlengkapan. 3. Melakukan koordinasi dengan PPK dan ULP 4. Mengusulkan SK ke Rektor 5. Melakukan dan mengawal jalannya proses pengadaan 6. Melakukan koordinasi dan pelaporan berkala ke pada PIU (direktur) 2.4. HAMBATAN DAN SOLUSINYA Sampai saat ini secara tim dapat bekerjasama secara baik walaupun terjadi banyak hambatan yang bersumber dari lemahnya koordinasi internal di lingkungan pengelola proyek dan pihak fakultas. Pembantu dekan yang relatif baru sehingga memerlukan waktu untuk penyesuaian serta keterbatasan jumlah staf pengajar yang berdampak pada padatnya EWMP staf pengajar sehingga waktu untuk dapat berkomunikasi dan terlibat secara maksimal di Proyek HPEQ ini menjadi berkurang. Untuk mengatasi hal tersebut diatas maka struktur PIU disesuaikan seperti yang dijelaskan diatas. Meningkatkan komunikasi via telpon maupun surat elektronik menjadi salah satu strategi untuk membangun kebersamaan dalam kerja tim maupun keterlaksanaan program serta selalu komunikasi dan mengikuti perkembangan di program studi secara rutin dan terjadwal. 17
Untuk bagian keuangan, tidak ditemukan kendala yang berarti selama pelaksanaan HPEQ Projcet tahun 2013 ini. Komunikasi dan hubungan kerja dengan pihak keuangan universitas berjalan lebih baik dari tahun sebelumnya. Sementara untuk proses pengadaan tahun 2013 ini, terdiri dari 12 paket pengadaan, dan 6 paket diantaranya berasal dari realokasi sisa anggaran tahun 2012 yang diperoleh setelah melalui proses revisi DIPA HPEQ Untan tahun 2012. Ke dua belas paket pengadaan dan pekerjaan sipil di tahun 2013 telah berhasil diselesaikan sesuai target. 18