1. TUJUAN Menjamin agar proses rekrutmen dosen dapat berjalan secara tertib, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup mekanisme rekrutmen dosen mulai dari proses analisis kebutuhan dosen sampai dengan pengangkatan dosen baru/kontrak. 3. DEFINISI Dosen kontrak adalah dosen yang diangkat/ditetapkan oleh Universitas Nusa Cendana (UNDANA) sebagai staf pengajar untuk jangka waktu tertentu. 4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu UNDANA 4.2. Deskripsi Kerja Pejabat di Lingkungan UNDANA 4.3. Surat Keputusan (SK) Rektor UNDANA 5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan universitas 5.2. Badan Pengurus Harian (BPH) 5.3. Pimpinan fakultas/unit 5.4. Kepala Unit Human Resources Development (HRD) 5.5. Kepala Lembaga Pengetahuan Ilmu-ilmu Dasar (LPID) 5.6. Kepala Language Center (LC) 5.7. Kepala Biro Konsultasi dan Pemeriksaan Psikologi (BKPP) 5.8. Kepala Biro Keuangan 5.9. Quality Assurance Center (QAC) Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.10. Pimpinan prodi 6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Proses rekrutmen dosen baru dilakukan secara serempak sebelum tahun akademik (TA) baru dimulai 6.1.2. Seleksi rekrutmen dosen baru meliputi: administrasi, akademik, agama (ke-islaman dan ke-muhammadiyahan), psikotes, dan bahasa asing Halaman 1 dari 5
6.1.3. Persyaratan tes masuk dosen berkualifikasi S-1 adalah sebagai berikut: umur maksimal 30 tahun, nilai Test of English for Foreign Language (TOEFL) minimal 475, bisa membaca Al-Qur an dengan tajwid benar, dan IPK minimal 3,25 6.1.4. Persyaratan untuk tenaga pengajar berkualifikasi S-3 adalah sebagai berikut: nilai TOEFL minimal 500, mempunyai kemampuan mengajar, dan bagi yang sudah bergelar Profesor maksimal berumur 55 tahun 6.1.5. Persyaratan dosen emiritus adalah sebagai berikut: umur maksimal 75 tahun, dan periode perpanjangan tiap 2 tahun 6.1.6. Penentuan dosen baru yang diterima dilakukan melalui rapat pleno yang melibatkan tim-tim penyeleksi dengan mempertimbangkan semua hasil seleksi 6.2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 6.3. Prosedur 6.3.1. Prodi/fakultas melakukan analisis kebutuhan dosen baru 6.3.1.1. Analisis kebutuhan dosen baru mempertimbangkan hal-hal berikut: rasio dosen dan mahasiswa, formasi/kualifikasi yang diperlukan, pengembangan institusi, dll 6.3.2. Ketua Prodi/Dekan mengirimkan surat pemohonan pengangkatan dosen baru kepada Pembantu Rektor I 6.3.2.1. Surat permohonan dilampiri dengan hasil analisis kebutuhan dosen baru, termasuk jumlah dosen baru yang diperlukan 6.3.3. Pembantu Rektor I mendisposisikan surat permohonan pengangkatan dosen baru kepada 6.3.4. berkoordinasi dengan prodi/fakultas pemohon dan unit-unit yang terlibat dalam proses seleksi meliputi BPH/LPID, BKPP, dan LC 6.3.5. mengumumkan adanya rekrutmen dosen baru di media massa cetak nasional maupun website UNDANA 6.3.5.1. Pengumuman minimal menginformasikan: prodi/fakultas yang membuka lowongan, persyaratan, jadwal seleksi, dan alamat yang harus dituju surat lamaran 6.3.5.2. Surat lamaran ditujukan kepada Rektor UNDANA dengan c.q. Halaman 2 dari 5
6.3.5.3. Surat lamaran harus dilampiri dokumen sebagai berikut (masing-masing rangkap 2): foto kopi ijazah yang dilegalisir (minimal jenjang S-1), foto kopi transkrip nilai yang dilegalisir (minimal jenjang S-1), foto kopi kartu identitas, Surat Keterangan Berkelakuan Baik (SKKB) dari Kantor Kepolisian setempat, Curriculum Vitae (CV), pasfoto terbaru berukuran 4 x 6, dan dokumen penunjang (jika ada, misal piagam penghargaan, sertifikat, dll) 6.3.6. melakukan seleksi administrasi 6.3.6.1. Seleksi administrasi meliputi: kesesuaian dengan persyaratan dan kelengkapan dokumen 6.3.7. mengumumkan daftar nama pendaftar yang lolos seleksi administrasi melalui surat dan website UNDANA 6.3.7.1. Surat pengumuman yang dikirim ke pendaftar yang lolos seleksi administrasi sekaligus sebagai undangan untuk mengikuti seleksi berikutnya sesuai jadwal yang telah ditetapkan 6.3.7.2. Tembusan surat pengumuman ditujukan kepada unit-unit penyeleksi berikutnya, yaitu: prodi/fakultas, BKPP, BPH/LPID, dan LC 6.3.8. Pada hari I proses seleksi, prodi/fakultas melakukan seleksi akademik 6.3.8.1. Seleksi akademik meliputi tes tertulis dan wawancara 6.3.9. Pada hari II proses seleksi, BKPP melakukan seleksi tes psikotes; kemudian BPH/LPID melakukan seleksi tes agama (ke-islaman dan ke-muhammadiyahan) 6.3.9.1. Tes psikotes hanya meliputi tes tertulis, sementara tes agama meliputi tes tertulis dan wawancara 6.3.10. Pada hari III proses seleksi, LC melakukan seleksi tes Bahasa Inggris 6.3.11., prodi/fakultas, BKPP, BPH/LPID, dan LC melakukan rapat pleno untuk menentukan dosen baru yang diterima 6.3.12. mengumumkan daftar nama dosen baru yang diterima melalui surat dan website UNDANA 6.3.13. mengirimkan surat permohonan pengangkatan dosen kontrak kepada Rektor 6.3.14. Rektor membuat Surat Keputusan (SK) pengangkatan dosen kontrak Halaman 3 dari 5
Prodi / Fakultas HRD / Personalia BKPP BPH / LPID LC Rektor / PR I Universitas Nusa Cendana 6.4. Alur Kerja Unit Kegiatan Waktu Dokumen Prodi/fakultas melakukan analisis kebutuhan dosen baru 1 Formulir Analisis Kebutuhan Dosen Ketua Prodi/Dekan mengirimkan surat pemohonan pengangkatan dosen baru kepada Pembantu Rektor (PR) I Pembantu Rektor I mendisposisikan surat permohonan pengangkatan dosen baru kepada Unit HRD/Personalia berkoordinasi dengan prodi/fakultas pemohon dan unit-unit yang terlibat dalam proses seleksi meliputi BPH/LPID, BKPP, dan LC mengumumkan adanya rekrutmen dosen baru di media massa cetak nasional maupun website UNDANA melakukan seleksi administrasi 2 2 3 3 4 4 4 4 4 5 6 Maks. 4 bulan sebelum TA baru dimulai Surat Permohonan, Formulir Analisis Kebutuhan Dosen Surat Permohonan, Formulir Analisis Kebutuhan Dosen Berkas Lamaran mengumumkan daftar nama pendaftar yang lolos seleksi administrasi melalui surat dan website UNDANA Prodi/fakultas melakukan seleksi akademik BKPP melakukan seleksi tes psikotes; kemudian BPH/LPID melakukan seleksi tes agama (ke-islaman dan ke- Muhammadiyahan) LC melakukan seleksi tes Bahasa Inggris, prodi/fakultas, BKPP, BPH/LPID, dan LC melakukan rapat pleno untuk menentukan dosen baru yang diterima mengumumkan daftar nama dosen baru yang diterima melalui surat dan website UNDANA 8 11 7 9 9 10 11 11 11 11 12 Hari I proses seleksi Hari II proses seleksi Hari III proses seleksi Maks. 1 bulan sebelum TA baru dimulai Hasil Seleksi Administrasi Hasil Pleno Penentuan Dosen Baru Halaman 4 dari 5
Prodi / Fakultas HRD / Personalia BKPP BPH / LPID LC Rektor / PR I Universitas Nusa Cendana Alur Kerja (Lanjutan) Unit Kegiatan Waktu Dokumen mengirimkan surat permohonan pengangkatan dosen kontrak kepada Rektor Rektor membuat Surat Keputusan (SK) pengangkatan dosen kontrak 13 13 14 SK Pengangkatan Dosen Kontrak 7. ARSIP 7.1. Hasil Analisis Kebutuhan Dosen 7.2. Surat Permohonan Pengangkatan Dosen Baru 7.3. Berkas Lamaran 7.4. Hasil Seleksi Administrasi 7.5. Hasil Pleno Penetuan Dosen Baru 7.6. SK Pengangkatan Dosen Kontrak 8. LAMPIRAN 8.1. Formulir Analisis Kebutuhan Dosen/Karyawan Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan oleh: Halaman 5 dari 5
KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU Halaman 6 dari 5