BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang menggabungkan semua fungsi dalam setiap departemen dalam suatu instansi ke dalam sebuah sistem tunggal. Perancangan ERP dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi dari setiap proses bisnis. Informasi terpusat memungkinkan data bisa diolah lebih efisien dan akurat. ADempiere merupakan salah satu aplikasi ERP yang bersifat open source. ADempiere menawarkan landasan yang baik bagi pengembangan sistem ERP. ADempiere membantu bisnis dalam pengelolaan data secara efisien, pengelolaan proses yang berbeda, dengan pengeluaran biaya yang terjangkau, dan peningkatkan tingkat efisiensi tanpa terlalu banyak kompleksitas di dalamnya. (Pamungkas, 2009). Kehadirannya sebagai aplikasi open source memungkinkan implementasi dengan biaya yang lebih murah dibanding imlementasi sistem ERP komersial, dengan begitu ERP open source cocok untuk diimplementasikan di institusi skala kecil dan menengah. Dalam prakteknya, implementasi ERP tidak bisa langsung dilakukan. Hampir setiap institusi memiliki proses bisnis yang unik, keunikan ini bisa terjadi karena perbedaan bidang yang ditangani, kebijakan pemerintahan dan juga lokasi dimana sistem digunakan. Dengan begitu, sebelum dilakukan implementasi, perlu dilakukan kustomisasi (penyesuaian) terhadap sistem ERP yang akan dipakai. Kustomisasi dilakukan dalam rangka memenuhi kebutuhan khusus institusi. Proses kustomisasi dilakukan untuk memberikan identitas institusi terhadap sistem, menambahkan fungsi khusus dan menyesuaikan kebutuhan institusi dengan fitur yang telah ada sebelumnya. Dalam tugas akhir ini, proses kustomisasi dilakukan dengan mengambil studi kasus Aplikasi Pengelolaan Kegiatan Ormawa di Politeknik Negeri Bandung (Polban). Polban merupakan institusi pemerintah yang bergerak dalam bidang pendidikan. Kegiatan Ormawa merupakan 1
BAB I Pendahuluan 2 proses bisnis khusus yang diselenggarakan di Polban. Pada umumnya, ERP diterapkan untuk kebutuhan bisnis dalam sebuah perusahaan dagang dan manufaktur, sehingga implementasi ERP dalam institusi Polban akan membutuhkan proses kustomisasi yang cukup luas. Kustomisasi yang luas memerlukan aplikasi ERP yang mendukung tingkat fleksibilitas yang baik. ADempiere memiliki sebuah framework yang fleksibel, disebut Kamus Aplikasi(Application Dictionary). Kamus Aplikasi merupakan inti/kernel/jantung dari ADempiere. Kamus Aplikasi digunakan untuk menghasilkan window, tab dan field (Kumar, 2011). Dengan adanya framework ini, perancangan sistem bisa dilakukan lebih cepat dan mudah. 1.2 Rumusan Masalah Masalah utama yang akan dibahas adalah mengenai kustomisasi ADempiere terhadap Aplikasi pengelolaan kegiatan Ormawa. Berikut uraian rumusan masalahnya: 1. Apa saja kebutuhan aplikasi untuk keperluan pemantauan kegiatan Ormawa? 2. Fitur ADempiere apa saja yang bisa dimanfaatkan untuk memenuhi masalah no.1? 3. Pada bagian mana kustomisasi dilakukan? 4. Bagaimana langkah kustomisasi ADempiere untuk otomasi pengelolaan kegiatan Ormawa? 1.3 Tujuan Tugas Akhir ini memiliki tujuan sebagai berikut. 1. Mendokumentasi kebutuhan aplikasi untuk keperluan pemantauan kegiatan Ormawa. 2. Mendokumentasikan fitur-fitur ADempiere untuk membangun aplikasi kegiatan Ormawa. 3. Mendokumentasikan langkah kustomisasi ADempiere untuk keperluan aplikasi kegiatan Ormawa.
BAB I Pendahuluan 3 1.4 Ruang Lingkup dan Batasan Sistem Ruang lingkup dalam pembuatan aplikasi untuk otomasi pengelolaan kegiatan Ormawa adalah sebagai berikut : 1. Data yang diolah adalah data proker yang dianggap valid, meliputi: a. Data jadwal kegiatan. Jadwal kegiatan berisi informasi mengenai tanggal perencanaan kegiatan dan juga tanggal berlangsungnya kegiatan. Informasi dari pengelolaan jadwal juga bisa membantu pihak direktorat mengelola jadwal kegiatan dari kegiatan non-ormawa. b. Data perencanaan kegiatan. Perencanaan kegiatan berisi informasi kegiatan yang diajukan oleh pihak Ormawa selama satu periode kepengurusan (satu tahun). Perencanaan kegiatan dijadikan acuan untuk evaluasi seluruh program kerja pada setiap Ormawa di akhir kepengurusan. c. Data RAB. Rancangan Anggaran Biaya (RAB) berisi informasi mengenai perhitungan biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Biaya yang dimaksud meliputi biaya taksiran ataupun biaya rinci. RAB akan digunakan sebagai acuan evaluasi pelaksanaan dari sisi biaya kegiatan. Biaya yang dikelola hanya biaya yang didanai Polban. d. Data keterlibatan mahasiswa dan staf. Keterlibatan mahasiswa dan staf digunakan sebagai parameter keaktifan. Staf terlibat akan dicatat seluruhnya, sedangkan mahasiswa yang tercatat hanya mahasiswa yang termasuk ke dalam kepengurusan inti. Pengurus inti meliputi penanggung jawab kegiatan, ketua pelaksana, sekretaris dan bendahara. e. Data realisasi kegiatan. Berisi informasi kegiatan-kegiatan yang sudah di laksanakan. Informasi kegiatan yang dimaksud meliputi tanggal pelaksanaan, biaya pelaksanaan, dan juga indikator keberhasilan. Informasi mengenai realisasi kegiatan di dapat dari data Laporan Pertanggungjawaban. f. Data peminjaman fasilitas. Berisi data mengenai peminjaman fasilitas yang dipakai untuk setiap kegiatan Ormawa. Data peminjaman ini adalah data yang akan dijadikan laporan untuk pengajuan peminjaman fasilitas ke pihak sarana dan prasarana PD2.
BAB I Pendahuluan 4 Batasan sistem untuk otomasi pengelolaan kegiatan Ormawa adalah sebagai berikut : 1. ADempiere memiliki dua versi antarmuka, desktop dan web. Kustomisasi hanya dilakukan terhadap antarmuka versi desktop. 2. Data yang diolah diasumsikan adalah data yang valid, seperti: a. Data jadwal pelaksanaan kegiatan yang tidak berlangsung di tempat dan waktu yang sama (bentrok). b. Data peminjaman fasilitas yang ada adalah data peminjman yang sebelumnya sudah di kelola, tidak ada pemakaian fasilitas yang bentrok. 1.5 Metode Pengerjaan Tugas Akhir Berikut rincian tahap kegiatan dalam pelaksaan tugas akhir: a. Studi literatur, tahap ini dilakukan dengan cara mencari referensi yang berkaitan dengan topik tugas akhir. Tujuannya adalah untuk mempelajari dan memahami teori yang relevan dengan topik tugas akhir sehingga menunjang proses analisis, perancangan, dan implementasi sistem. b. Pengumpulan data, data didapat dari hasil survey oleh kelompok kepada pihak layanan tata usaha Pembantu Direktur 3 berbentuk wawancara dan studi dokumentasi dengan tujuan memperoleh data yang akurat untuk kepentingan analisis dan evaluasi sistem. c. Pengembangan aplikasi, metodologi yang digunakan dalam membangun Aplikasi pengelolaan kegiatan Ormawa ini adalah Model Driven Development (MDD). Berikut ini tahapan dari metodologi MDD yang ditunjukkan pada Gambar 1 beserta penjelasannya.
BAB I Pendahuluan 5 Gambar 1 Tahapan Metodologi Model Driven Development 1) Pemodelan Bisnis, pada tahap ini dilakukan analisis proses bisnis dengan membuat domain model dan activity diagram dari kegiatan Ormawa yang ada dengan tujuan untuk memahami masalah yang terdapat di sistem yang sedang berjalan. Aspek-aspek yang dimodelkan adalah; alur kerja bisnis, proses penyusunan proker tiap Ormawa, pembuatan RAB, pengajuan proposal hingga pelaksanaan kegiatan, serta mendefinisikan peran dan tanggung jawab dari setiap aktor. Hasil dari tahapan ini adalah pemodelan interaksi pada dunia nyata dan proses bisnis serta evaluasi terhadap proses bisnis. Sifat dari pemodelan di tahap ini adalah tidak selalu terkait masalah komputasi (Computation Independent Model) 2) Analisis Requirement dan Perancangan, pada tahap ini dilakukan pendefinisian requirement. Pendefinisian disesuaikan dengan permintaan Pembantu Direktur 3 dan hasil analisis pada tahapan pemodelan proses bisnis. Requirement yang dihasilkan akan dipakai sebagai acuan perancangan tahap awal. Perancangan model pada tahap awal ini bersifat platform independence (Platform Independence Model), artinya, hasil perancangan tidak bergantung pada platform manapun.
BAB I Pendahuluan 6 3) Analisis model ADempiere, pada tahap ini dilakukan analisis terhadap framework yang akan dipakai. Analisis meliputi pendefinisian metamodel yang ada di ADempiere, termasuk aturan yang ditetapkan untuk bisa melakukan kustomisasi di ADempiere. Pada tahap ini, pemodelan yang dihasilkan akan sangat ditentukan oleh platform ADempiere (Platform Specififc Model). Bentuk metamodel yang dihasilkan akan dipakai sebagai acuan untuk melakukan proses implementasi. 4) Implementasi, implementasi dilakukan disesuaikan dengan requirement, perancangan tahap awal dan penyesuaian dengan platform ADempiere. Transformasi pada model di perancangan tahap awal ke platform ADempiere akan menentukan seberapa besar tingkat kustomisasi yang dilakukan. 5) Pengujian, tahapan testing atau pengujian sistem yang telah dibuat dilakukan oleh pihak manajemen, yaitu pihak yang nantinya akan menggunakan sistem. Pengujian meliputi pengujian user interface-nya apakah telah dapat menghubungkan user dengan sistem atau belum, pengujian data entri (masukan) dan validasi validasi yang terdapat dalam sistem, apakah valid atau tidak, pengujian semua fitur fitur yang telah dibuat, apakah sesuai dengan fungsinya atau tidak. Dari pengujian ini dapat diketahui apakah sistem yang dibuat telah sesuai dengan requirement yang diperlukan atau tidak.