BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini, institusi pendidikan khususnya perguruan tinggi memanfaatkan teknologi informasi (TI) dalam melaksanakan aktivitas utamanya yaitu layanan akademik. Bentuk sistem informasi yang diperlukan perguruan tinggi harus memiliki karakteristik sendiri karena karakteristik bisnisnya yang unik. Namun pada kenyataannya, perguruan tinggi di Indonesia, belum memiliki model kerangka dasar yang khusus pada saat membangun SI Akademik (Mutyarini dan Sembiring, 2006). Sistem informasi yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk menunjang aktivitas utamanya, terdiri dari kumpulan sistem diantaranya sistem admisi, sistem registrasi ulang, sistem perkuliahan, sistem penilaian, sistem cuti studi dan sistem wisuda. Sistem informasi tersebut dikenal dengan istilah Sistem Informasi (SI) Akademik. SI Akademik merupakan aset perguruan tinggi yang bila dikelola dengan baik akan memberikan kelebihan untuk berkompetisi sekaligus meningkatkan kemungkinan bagi kesuksesan bisnis. Agar dapat dikelola maka SI harus dikendalikan karena pengendalian memberikan jaminan yang memadai bagi pihak manajemen bahwa SI telah telah berjalan sesuai dengan perencanaan dan tujuan organisasi. Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) adalah salah satu perguruan tinggi di Indonesia yang sudah memanfaatkan TI dalam menjalankan aktivitas bisnisnya. SI Akademik di UKSW 1
2 dikembangkan sejak tahun 2000 dengan nama Sistem Informasi Akademik Satya Wacana (SIASAT). Pengelola SIASAT dilakukan oleh suatu biro yang disebut Biro Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI). Sedangkan SIASAT digunakan untuk mendukung Biro Administrasi Akademik (BAA) dalam menjalankan tugasnya yaitu memberikan pelayanan admisi dan administrasi akademik untuk calon mahasiswa dan mahasiswa UKSW. Salah satu sistem yang menyusun SI Akademik adalah sistem admisi dimana admisi adalah proses penerimaan mahasiswa baru pada program studi tertentu di salah satu perguruan tinggi. Proses tersebut harus dikelola dengan baik oleh perguruan tinggi sehingga tidak menghabiskan sumber daya dan waktu yang lama, sehingga proses pelayanan admisi menjadi lebih efektif dan efisien. Masingmasing perguruan tinggi memiliki sistem yang berbeda-beda untuk mengelola kegiatan admisinya. Di UKSW misalnya, sistem admisi dilakukan dengan 2 jalur yaitu jalur Pemamik yaitu penerimaan mahasiswa baru tanpa tes dan jalur Non Pemamik yaitu penerimaan mahasiswa baru dengan tes dimana tes dilakukan secara reguler dan tes dilakukan secara harian (one day service). Saat ini sistem admisi dengan jalur Non Pemamik dijalankan dengan cara tes secara manual yaitu tes tertulis menggunakan kertas. Cara tes seperti ini, tentunya menggunakan banyak kertas, waktu dan tenaga dalam proses pemeriksaannya. Hal inilah yang membuat sistem admisi Non Pemamik di UKSW menjadi kurang efisien. Akibatnya waktu tunggu calon mahasiswa untuk mendapatkan hasil keputusan penerimaan atau penolakan sebagai mahasiswa di Program Studi tertentu di UKSW menjadi
3 lebih lama jika dibandingkan dengan jika tes dilakukan secara terkomputerisasi. Tes secara regular membutuhkan waktu kurang lebih 3-4 hari, sedangkan tes secara harian (one day service) membutuhkan waktu kurang lebih 30 menit sampai 1 jam. Jika dibandingkan dengan tes secara terkomputerisasi, keputusan penerimaan atau penolakan mahasiswa akan langsung diterima saat calon mahasiswa baru tersebut telah menyelesaikannya. Sebenarnya dahulu pada tahun 2007, pernah dilakukan percobaan dengan dikembangkan tes secara terkomputerisasi, namun memiliki kekurangan, yaitu jika calon mahasiswa baru yang mendaftar mendapatkan nilai sedikit di bawah batas nilai, akan langsung ditolak. Padahal pada kenyataannya, perlu diadakan pertimbangan lebih lanjut, ada kemungkinan calon mahasiswa baru tersebut bisa tetap diterima, walaupun mendapatkan nilai sedikit di bawah batas nilai yang telah ditentukan. Oleh sebab itulah, penelitian ini akan mencoba merancangkan dan mengimplementasikan tes seleksi calon mahasiswa baru yang dilakukan secara terkomputerisasi di UKSW yang mampu mengatasi kekurangan pada tes seleksi yang sebelumnya telah dikembangkan. Adapun judul dari tulisan ini adalah Perancangan dan Implementasi Tes Seleksi Calon Mahasiswa Baru di Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan, dapat dirumuskan permasalahan yang ada adalah :
4 1. Bagaimana sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana? 2. Dokumen dan catatan apa sajakah yang dibutuhkan dalam sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana? 3. Bagian-bagian apa sajakah yang terkait dalam sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana? 4. Bagaimana merancang dan mengimplementasi tes seleksi calon mahasiswa baru yang dilakukan secara terkomputerisasi di Universitas Kristen Satya Wacana? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Mengetahui sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana. 2. Mengetahui dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana. 3. Mengetahui bagian-bagian yang terkait dengan sistem admisi Non Pemamik, Universitas Kristen Satya Wacana. 4. Merancangkan dan mengimplementasikan tes seleksi calon mahasiswa baru yang dilakukan secara terkomputerisasi di Universitas Kristen Satya Wacana, sehingga mampu menghasilkan keputusan penerimaan atau penolakan mahasiswa baru di Program Studi tertentu dengan tepat dan cepat.
5 1.4 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Calon Mahasiswa - Hasil keputusan penerimaan atau penolakan akan diterima oleh pendaftar atau calon mahasiswa baru lebih cepat jika dibandingkan menggunakan cara tes manual. 2. Bagi Biro Administrasi Akademik (BAA) - Membuat proses pemeriksaan dapat menjadi lebih akurat dan cepat, sehingga tidak menghabiskan banyak waktu, tenaga maupun menghabiskan kertas. - Membantu menghasilkan keputusan penerimaan atau penolakan mahasiswa baru di Program Studi tertentu dengan tepat dan cepat. 3. Bagi Fakultas/Program Studi - Dapat memprediksi jumlah mahasiswa baru yang diterima Program Studi lebih cepat. 1.5 Batasan Masalah Untuk tidak memperluas area pembahasan, perlu adanya batasan-batasan yang menyederhanakan permasalahan yaitu : 1. Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman Java. 2. Database yang digunakan adalah MySQL. 3. Sistem ini dibangun berbasis desktop. 4. Sistem ini untuk menangani tes penerimaan mahasiswa baru.
6 5. Sistem ini dibangun untuk menangani proses pendaftaran, tes hingga menghasilkan keputusan penerimaan atau penolakan mahasiswa di program studi tertentu. 6. Tidak membahas tentang keamanan data dalam database yang digunakan. 7. Tempat penelitiannya di Universitas Kristen Satya Wacana. 1.6 Sistematika Penulisan Bab 1 : Pendahuluan Pada bab ini berisi latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat, batasan masalah serta sistematika penulisan. Bab 2 : Tinjauan Pustaka Pada bab ini berisi tentang hasil penelitian orang lain yang digunakan sebagai landasan teori yang menjelaskan konsep dan teori dasar yang mendukung penulisan tugas akhir ini. Bab 3 : Metode Perancangan Sistem Pada bab ini berisi pembahasan mengenai metode penelitian yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini. Bab 4 : Hasil dan Pembahasan Pada bab ini berisi hasil dan pembahasan serta hasil perancangan pada bab 3. Bab 5 : Penutup Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran terhadap seluruh kegiatan tugas akhir yang telah dilakukan.