BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Arsip merupakan pusat ingatan dari rangkaian kegiatan pada suatau organisasi. Arsip berfungsi sebagai rekaman informasi yang dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. Setiap organisasi pasti menciptakan arsip dalam bentuk dan media tertentu. Arsip tidak hanya terdiri dari arsip tekstual tetapi juga terdapat arsip non tekstual yang disebut arsip bentuk khusus. Arsip dapat didefinisikan sebagai materials created or received by a person, family, or organization, public or private, in the conduct of their affairs and preserved because of the enduring value contained in the information they contain or as evidence of the functions and responsibilities of their creator, especially those materials maintaining using the principles of provenance, original order, and collective control; permanent records. 1 (Bahan yang dibuat atau diterima oleh perorangan, keluarga, atau organisasi publik maupun swasta, dalam menjalankan suatu kegiatan dan disimpan karena memiliki nilai abadi yang mengandung informasi didalamnya atau sebagai bukti dan pertanggungjawaban, terutama bahan tersebut mempertahankan menggunakan prinsip asal usul, aturan asli, dan kontrol kolektif; catatan permanen.) Terdapat berbagai jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya antara lain arsip tekstual dan non tekstual yang dapat disebut sebagai arsip bentuk khusus. Salah satu arsip bentuk khusus adalah arsip audio visual. Arsip audio visual merupakan rekaman informasi dalam bentuk atau media citra bergerak, gambar statis, dan rekaman suara yang diciptakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi 1 Richard Pearce and Moses, A Glossary of Archival and Record Terminology (Chicago: The Society of American Archivists, 2005), hlm. 30.
2 maupun perorangan. Helen P Harrison berpendapat bahwa there are three main types of av archive specializing in a single medium: moving images, still visuals and sound recordings. 2 (Ada tiga jenis dari arsip audio visual yang khusus dalam satu media: gambar bergerak, visual, dan rekaman suara). Dengan demikian dapat diketahui bahwa arsip audio visual merupakan arsip yang media simpannya berupa foto, video, dan rekaman suara. Rekaman suara merupakan arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunkanan alat perekam suara. Perkembangan rekaman suara dimulai dengan ditemukannya alat rekaman suara phonograph, kemudian muncul gramaphone, kemudian kaset (cartridge) dengan bahan dasar magnetic tape yang berkembang pesat sejak tahun 1960-an dan pada akhirnya sampai saat ini berkembang teknologi audio dengan sistem digital yang menghasilkan Compact Disc Audio (CD). 3 Format arsip rekaman suara berbeda dengan arsip tekstual. Agar arsip rekaman suara tetap terjaga fisik dan informasinya, maka memerlukan perawatan yang tepat. Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk menjaga fisik dan informasi arsip rekaman suara adalah dengan cara alih media arsip rekaman suara ke dalam bentuk digital. Pentingnya informasi yang terkandung di dalam arsip menuntut suatu organisasi untuk melakukan alih media arsip sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Dengan adanya alih media merupakan salah satu bentuk 2 Helen P Harrison, Audiovisual Archives: A Practical Reader (Paris: UNESCO, 1997), hlm. 3. 3 Imam Gunarto, Dwi Mudalsih, Manajemen Record Audio Visual (Jakarta: Universitas Terbuka, 2010), hlm. 2.7.
3 penyelamatan arsip, baik fisik maupun informasinya. Digitization is the process of converting information, such as text, photographs, audio and video files, into digital format. 4 (Digitalisasi adalah proses konveksi informasi seperti teks, foto, audio dan video, ke dalam format digital). Digitalisasi merupakan proses mengubah bentuk dari fisik atau analog, seperti catatan kertas, foto atau bentuk grafis diubah dalam bentuk elektronik atau gambar yang dapat diakses dan disimpan secara elektronik. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin mutakhir, hal ini mempermudah proses alih media arsip. Arsip direkam dalam media tertentu yang pada masanya akan mengalami perubahan. Maka untuk dapat menghadapi perubahan tersebut, arsip yang disimpan memerlukan suatu proses alih media dengan mengadopsi teknologi yang mutakhir. Hal ini bertujuan agar arsip dapat memiliki daya guna sepanjang masa. Alih media merupakan upaya yang dapat dilakukan oleh lembaga yang menyimpan arsip dalam format dan media yang dalam perkembangannya selalu mengalami perubahan. Tanpa adanya proses alih media, arsip tersebut tidak dapat digunakan. Misalnya, arsip piringan hitam di Lokananta yang untuk mendengarankannya menggunakan alat yang saat ini teknologinya sudah out of date, sehingga diperlukan alih media ke format yang up to date. Lokananta merupakan sebuah perusahaan rekaman pertama sekaligus cagar budaya musik di Indonesia. Di Lokananta menyimpan piringan hitam, master rekaman lagu daerah, hingga pidato kenegaraan Presiden Soekarno. Oleh karena 4 General Service Office A.A., Digitizing Archival Material Guidelines, (New York: Grand Central Station), hlm. 1.
4 itu, arsip yang disimpan di Lokananta sebagian besar merupakan arsip rekaman suara. Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan yang muncul adalah bagaimanakah kondisi arsip rekaman suara di Lokananta? Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam alih media arsip rekaman suara di Lokananta? Bagaimana proses alih media arsip rekaman suara di Lokananta? Kendala apa saja yang dialami dalam alih media arsip rekaman suara di Lokananta? B. Keaslian Tugas Akhir Terdapat kajian yang berkaitan dengan tema penulisan ini. Kajian pertama berjudul, Preservasi Arsip Rekaman Suara Di Radio Republik Indonesia (RRI) Yogyakarta yang ditulis pada tahun 2015 oleh Yasminda Haru Fajarini. Kajian tersebut bertujaun untuk mengetahui prosedur perawatan arsip rekaman suara dalam media piringan hitam dan pita kaset, kendala yang terjadi saat melakukan preservasi arsip rekaman suara dalam media piringan hitam dan pita kaset, dan prosedur alih media piringan hitam dan pita kaset ke dalam bentuk digital. Kajian yang kedua, Pengolahan Arsip Rekaman Suara Media Piringan Hitam dan Pita Kaset Di Radio Republik Indonesia (RRI) Program I Yogyakarta yang di tulis pada tahun 2015 oleh Reviana Anggraini E.S. Tujuan dari kajian ini adalah untuk mengetahui proses pengolahan arsip rekaman suara di RRI, untuk mengetahui proses perawatan dan pemeliharaan arsip rekaman suara, mengetahui sarana yang digunakan dalam proses pengolahan arsip rekaman suara. Kajian yang ketiga, Pengolahan Arsip Audio Visual Di Indonesian Visual Art Archive (IVVA) Yogyakarta. Kajian tersebut di tulis oleh Alfa Listiana
5 Anindia pada tahun 2015. Tujuan dari kajian ini adalah untuk mengetahui proses pengolahan arsip audio visual dengan digitalisasi agar memudahkan dalam akses user sebagai pelayanan dan dapat menyelamatkan isi informasi arsip. Penulis menyatakan bahwa tema yang nantinya akan ditulis berbeda dengan kajian sebelumnya. Penulis membahas tentang proses alih media dengan obyek arsip rekaman suara dalam media pita kaset yang terdapat di Lokananta. Sedangkan kajian sebelumnya membahas mengenai pengolahan arsip audio visual, namun tidak fokus membahas mengenai alih media arsip rekaman suara. Di Lokananta belum ada peneliti dari Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada yang melakukan kajian di Lokananta. Hasil kajian ini akan ditulis secara objektif dari hasil pemikiran penulis berdasarkan kenyataan di lapangan. C. Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai penelitian di Lokananta, sebagai berikut: 1. Mengetahui kondisi arsip rekaman suara di Lokananta 2. Mengetahui sarana dan prasarana yang diperlukan dalam proses alih media arsip rekaman suara di Lokananta 3. Mengetahui proses alih media arsip rekaman suara di Lokananta 4. Mengetahui kendala yang dialami dalam alih media arsip rekaman suara di Lokananta Manfaat dari penulisan ini, agar hasil yang diperoleh dari kajian dapat memberikan informasi dan tambahan pengetahuan mengenai alih media arsip rekaman suara di Lokananta. Manfaat yang kedua memberikan masukan dan
6 mencarikan solusi untuk memecahkan maslah yang terjadi pada saat melakukan alih media arsip rekaman suara di Lokananta. D. Sistematika Penulisan Tugas akhir yang berjudul Alih Media Arsip Rekaman Suara di Lokananta Surakarta terdiri disusun dalam empat bab. Dari masing-masing bab menjelaskan permasalahan yang berbeda-beda. Berikut ini merupakan gambaran umum tentang bab yang terdapat dalam penulisan tugas akhir. Bab I Pendahuluan pada tugas akhit ini membahas tentang latar belakang dan permasalahan yang mendasari mengapa penelitian ini dilakukan. Keaslian tugas akhir yang berisi laporan tugas akhir ini berbeda dengan laporan penelitian sebelumnya tentang alih media yang dilakukan di Lokananta Surakarta. Tujuan dan manfaat membahas mengenai masalah yang terjadi di lapangan dalam kegiatan alih media arsip rekaman suara. Kemudian sistematika penulisan yang berisi penjelasan singkat tentang isi dari keseluruhan tugas akhir ini. Bab II Tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data, berisi tinjauan pustaka yang menjelaskan tentang teori yang memiliki relevansi dengan tugas akhir ini. Selain itu, bab ini memuat metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis. Terdapat tiga metode yang dilakukan oleh penulis yaitu observasi partisipasi, wawancara dan studi pustaka. Bab III Pembahasan yang berisi penjelasan gambaran umum Lokananta Surakarta meliputi tugas pokok dan fungsi, struktur organisasi, dan pengorganisasian arsip di Lokananta Surakarta. Pengelolaan arsip di Lokananta Surakarta yang menjelaskan mengenai jenis, volume, dan kondsi arsip hingga
7 sistem pengelolaan arsip rekaman suara di Lokananta Surakarta. Sub bab alih media arsip rekaman suara yang merupakan fokus tema dari penulis. Pada sub bab alih media arsip rekaman suara menjelaskan perawatan arsip rekaman suara, proses alih media, sarana dan prasarana alih media, dan kendala dalam proses alih media arsip rekaman suara di Lokananta. Bab VI Penutup berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi jawaban dari permasalahan yang telah dirumuskan pada bab satu. Saran berisi tentang masukan penulis ditujukan kepada Lokananta yang perlu disampaikan agar kedepannya penelitian ini dapat dikembangkan lebih lanjut.