- 494-1. NAMA JABATAN : Kepala Subbagian Tata Usaha Direktorat Pinjaman dan Hibah 2. IKHTISAR JABATAN : Melakukan urusan tata usaha, kepegawaian, keuangan, rumah tangga, dan bantuan teknis Direktorat dalam mendukung kegiatan pelaksanaan pinjaman/hibah. 3. TUJUAN JABATAN : Terwujudnya tata usaha, kepegawaian, keuangan dan rumah tangga direktorat secara tertib, lancar, efektif dan efisien. 4. URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN : 4.1. Melakukan tata usaha surat masuk. 4.1.1. Menerima disposisi dari Direktur dan mempelajari tata usaha surat masuk; 4.1.2. Menugaskan pelaksana untuk menerima surat masuk dan memeriksa kelengkapan berkasnya, memberi label disposisi dan mencatat surat masuk pada Buku Agenda Surat Masuk; 4.1.3. Meneliti berkas surat masuk dan menugaskan pelaksana untuk menyampaikan kepada Direktur; 4.1.4. Menugaskan pelaksana untuk mendistribusikan surat/nota dinas sesuai disposisi Direktur. 4.2. Melakukan tata usaha surat keluar. 4.2.1. Menerima disposisi dan mempelajari konsep surat/nota dinas dari masing-masing Subdirektorat; 4.2.2. Menugaskan pelaksana untuk menyampaikan kepada Direktur dan memberi nomor pada verbal dan surat/nota dinas, stempel jabatan atau dinas, cap kualifikasi dan klasifikasi surat; 4.2.3. Menugaskan pelaksana untuk mencatat ke dalam buku ekspedisi surat ke luar serta mengirimkan surat/nota dinas ke alamat yang dituju; 4.2.4. Menyampaikan laporan penyampaian surat keluar kepada Direktur secara bulanan. 4.3. Melakukan penataan arsip. 4.3.1. Menerima dan memeriksa arsip yang diterima dari masing-masing subdirektorat untuk didokumentasikan dan disimpan; 4.3.2. Menugaskan pelaksana untuk mencatat dalam daftar pertelaan, kodifikasi, klasifikasi, jangka waktu simpan dan mengelompokkan sesuai dengan tata kearsipan yang berlaku;
- 495-4.3.3. Meneliti ulang pencatatan klasifikasi kodifikasi arsip; 4.3.4. Menugaskan pelaksana untuk menyimpan arsip sesuai dengan tata kearsipan dan menyampaikan salinan daftar pertelaan arsip kepada masing-masing subdirektorat yang menyerahkan arsip; 4.3.5. Memantau pelaksanaan tugas urusan kearsipan dan dokumentasi. 4.4. Melakukan pelayanan arsip. 4.4.1. Menerima permintaan peminjaman arsip dari masing-masing sub direktorat; 4.4.2. Meneliti dan memberikan persetujuan/penolakan permintaan peminjaman arsip; 4.4.3. Menugaskan pelaksana untuk menyimpan surat permintaan peminjaman arsip dan untuk memberikan peminjaman arsip; 4.4.4. Menerima kembali pengembalian peminjaman arsip; 4.4.5. Menugaskan pelaksana untuk memeriksa arsip yang dikembalikan dan menyimpannya kembali ke tempat penyimpanan semula. 4.5. Melakukan pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip. 4.5.1. Mengkoordinasikan proses penggunaan arsip aktif menjadi arsip inaktif; 4.5.2. Menugaskan pelaksana untuk memelihara, merawat dan mengamankan arsip; 4.5.3. Mengevaluasi proses penggunaan arsip aktif menjadi arsip inaktif. 4.6. Melakukan penyusutan arsip. 4.6.1. Merencanakan kegiatan penyusutan arsip dan merumuskan klasifikasi dan jangka waktu simpan arsip; 4.6.2. Menugaskan pelaksana untuk mengklasifikasi, memilah arsip aktif, inaktif dan yang sudah tidak bernilai guna; 4.6.3. Meneliti klasifikasi, penetapan arsip aktif dan inaktif; 4.6.4. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep surat penyusutan arsip; 4.6.5. Meneliti, memaraf surat penyusutan arsip dan menyampaikan kepada Direktur; 4.6.6. Melakukan pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 4.7. Melakukan urusan kepustakaan di lingkungan direktorat. 4.7.1. Menerima tugas dari Direktur dan mempelajari literatur/peraturan-peraturan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas untuk ditatausahakan pada kepustakaan di lingkungan direktorat; 4.7.2. Menugaskan pelaksana untuk menatausahakan kepustakaan di lingkungan direktorat;
- 496-4.7.3. Memantau pelaksanaan tugas urusan kepustakaan. 4.8. Melakukan penyiapan usulan kenaikan gaji berkala (KGB) pegawai. 4.8.1. Menerima tugas dari Direktur dan mempelajari penyiapan usulan kenaikan pangkat pegawai; 4.8.2. Menugaskan pelaksana untuk menghimpun data-data kepegawaian yang sudah waktunya untuk diusulkan kenaikan pangkat; 4.8.3. Meneliti data kepegawaian dan menugaskan pelaksana untuk memproses penyiapan usulan kenaikan pangkat serta membuat konsep nota dinas pengantar dan menyiapkan berkas-berkas kepegawaian yang diperlukan; 4.8.4. Meneliti, mengoreksi konsep nota dinas pengantar dan menandatangani legalisir berkas-berkas kepegawaian yang diperlukan serta menyampaikan kepada Kepala Bagian Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal. 4.9. Melakukan penyiapan usulan kenaikan pangkat pegawai. 4.9.1. Menerima tugas dari Direktur dan mempelajari penyiapan usulan kenaikan pangkat pegawai; 4.9.2. Menugaskan pelaksana untuk menghimpun data-data kepegawaian yang sudah waktunya untuk diusulkan kenaikan pangkat; 4.9.3. Meneliti data kepegawaian dan menugaskan pelaksana untuk memproses penyiapan usulan kenaikan pangkat serta membuat konsep nota dinas pengantar dan menyiapkan berkas-berkas kepegawaian yang diperlukan; 4.9.4. Meneliti, mengoreksi konsep nota dinas pengantar dan menandatangani legalisir berkas-berkas kepegawaian yang diperlukan serta menyampaikan kepada Kepala Bagian Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal. 4.10. Melakukan penyiapan usulan pensiun pegawai. 4.10.1. Menerima tugas dari Direktur dan mempelajari penyiapan usulan pensiun pegawai; 4.10.2. Menugaskan pelaksana untuk menghimpun data-data kepegawaian yang akan memasuki usia pensiun; 4.10.3. Meneliti data kepegawaian dan menugaskan pelaksana untuk memproses penyiapan usulan pensiun serta membuat konsep nota dinas pengantar dan menyiapkan berkas-berkas kepegawaian yang diperlukan; 4.10.4. Meneliti, mengoreksi konsep nota dinas pengantar dan menandatangani legalisir berkas-berkas kepegawaian yang diperlukan serta menyampaikan kepada Kepala Bagian Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal.
- 497-4.11. Melakukan penyiapan usulan penyesuaian ijazah pegawai. 4.11.1. Menerima tugas dari Direktur dan mempelajari penyiapan usulan penyesuaian ijazah pegawai; 4.11.2. Menugaskan pelaksana untuk mengumpulkan data pegawai yang memenuhi syarat untuk mendapatkan penyesuaian ijazah, menyiapkan kelengkapan pengajuan penyesuaian ijazah pegawai dan membuat konsep nota dinas pengantar ke Sekretaris Direktorat Jenderal; 4.11.3. Meneliti kelengkapan penyiapan usulan pegawai yang akan diajukan dan konsep nota dinas pengantar untuk ditetapkan oleh Direktur. 4.12. Melakukan penyiapan usulan diklat/seminar/beasiswa. 4.12.1. Menerima tugas dari Direktur dan mempelajari surat penawaran diklat/seminar/beasiswa dari instansi lain yang telah didisposisi Direktur; 4.12.2. Menugaskan pelaksana untuk menggandakan disposisi tersebut dan menyampaikan kepada masing-masing Kepala Subdirektorat; 4.12.3. Menerima masukan dari masing-masing Kepala Subdirektorat dan menugaskan pelaksana untuk membuat konsep nota dinas calon peserta diklat; 4.12.4. Meneliti, mengoreksi konsep nota dinas pengantar dan menyampaikan kepada Kepala Bagian Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal. 4.13. Melakukan analisis kebutuhan dan pengembangan sumber daya manusia Direktorat Pinjaman dan Hibah. 4.13.1. Mempelajari, dan menelaah kebutuhan dan pengembangan sumber daya manusia Direktorat Pinjaman dan Hibah; 4.13.2. Memberi masukan kebutuhan dan pengembangan sumber daya manusia Direktorat Pinjaman dan Hibah; 4.13.3. Membahas kebutuhan dan pengembangan sumber daya manusia bersama kepala seksi lainnya; 4.13.4. Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan bahan masukan kebutuhan dan pengembangan sumber daya manusia Direktorat Pinjaman dan Hibah sesuai hasil pembahasan dan membuat konsep nota dinas pengantar; 4.13.5. Mengoreksi konsep nota dinas dan konsep bahan masukan kebutuhan dan pengembangan sumber daya manusia Direktorat Pinjaman dan Hibah sesuai hasil pembahasan dan menyampaikannya kepada Kepala Subdirektorat.
- 498-4.14. Menatausahakan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai (DP3). 4.14.1. Menerima tugas dari Direktur dan mempelajari daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai (DP3); 4.14.2. Menugaskan pelaksana untuk menyampaikan blangko DP3 kepada para pejabat penilai di lingkungan Direktorat, mengumpulkan blangko DP3 yang sudah diisi dan ditandatangani atasannya masing-masing; 4.14.3. Meneliti DP3 yang telah dilakukan penilaian oleh para pejabat penilai dan konsep nota dinas pengantar; 4.14.4. Menugaskan pelaksana untuk mengirimkan DP3 ke Kabag Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.14.5. Menugaskan pelaksana untuk menyimpan DP3 ke dosir masingmasing pegawai sebagai arsip. 4.15. Menatausahakan surat keterangan untuk mendapatkan tunjangan keluarga (KP4). 4.15.1. Menerima tugas dari Direktur dan mempelajari penatausahaan surat keterangan untuk mendapatkan tunjangan keluarga (KP4); 4.15.2. Menugaskan pelaksana untuk menyampaikan blangko KP4 kepada para pegawai di lingkungan Direktorat, mengumpulkan blangko KP4 yang sudah diisi dan ditandatangani pegawai dan menyusun konsep nota dinas pengantar penyampaian KP4 kepada Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.15.3. Meneliti KP4 yang telah ditandatangani oleh pegawai dan diketahui oleh pejabat berwenang dan konsep nota dinas pengantar. 4.16. Menatausahakan cuti pegawai. 4.16.1. Menerima permohonan cuti dari pejabat/pegawai di lingkungan Direktorat, baik berupa cuti tahunan, cuti besar, cuti bersalin, cuti sakit, cuti karena alasan penting dan cuti di luar tanggungan negara; 4.16.2. Meneliti permohonan cuti bahwa hak cuti pegawai sesuai ketentuan yang berlaku; 4.16.3. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep nota dinas pengantar dan menyampaikan kepada Kepala Bagian Kepegawaian, Sekretariat Direktorat Jenderal. 4.17. Menatausahakan ketertiban dan kehadiran pegawai. 4.17.1. Menerima tugas dari Direktur dan mempelajari penatausahaan ketertiban dan kehadiran pegawai; 4.17.2. Menugaskan pelaksana untuk menyiapkan absen masuk dan absen pulang masing-masing Kepala Subdirektorat;
- 499-4.17.3. Menugaskan pelaksana untuk merekapitulasi absen harian, membuat konsep nota dinas pengantar dan Laporan Bulanan Ketertiban Pegawai; 4.17.4. Meneliti, mengoreksi konsep nota dinas pengantar dan Laporan Bulanan Ketertiban Pegawai serta menyampaikan kepada Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang; 4.17.5. Menugaskan pelaksana untuk mengirimkan Laporan Bulanan Ketertiban Pegawai ke Kabag Umum dan tembusan ke Kabag Kepegawaian Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang. 4.18. Menyusun bahan permintaan pembiayaan kegiatan Direktorat. 4.18.1. Menerima tugas dari Direktur untuk menyiapkan bahan permintaan pembiayaan kegiatan direktorat; 4.18.2. Meneliti ketersediaan dana kegiatan pada DIPA Direktorat Jenderal dan mengecek ketersediaan dana pada Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) serta mencocokan satuan pembiayaan dengan Standar/Satuan Biaya Kegiatan; 4.18.3. Menugaskan pelaksana untuk melakukan penyiapan bahan-bahan permintaan pembiayaan kegiatan dan pembuatan konsep nota dinas penyampaian permintaan pembiayaan kegiatan direktorat; 4.18.4. Memeriksa kelengkapan bahan permintaan pembiayaan dan meneliti laporan-laporan yang telah dibuat dan konsep nota dinas pengantar untuk ditetapkan oleh Direktur atas permintaan pembiayaan kegiatan direktorat kepada Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.18.5. Menyampaikan surat pengajuan permintaan kebutuhan pembiayaan kegiatan dari masing-masing Subdirektorat kepada Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.18.6. Menugaskan pelaksana untuk melakukan penatausahaan berkas permintaan pembiayaan beserta kelengkapannya. 4.19. Mendukung kegiatan konsinyering. 4.19.1. Menerima tugas dari Direktur untuk melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat; 4.19.2. Mempersiapkan tempat/lokasi untuk dijadikan tempat konsinyering dan berkoordinasi dengan pihak hotel tempat penyelenggaraan konsinyering; 4.19.3. Menyelesaikan masalah administrasi dengan pihak hotel tempat penyelenggaraan konsinyering dengan bagian umum Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.19.4. Mengawasi kelancaran pelaksanaan konsinyering; 4.19.5. Menugaskan pelaksana mengirim undangan dan surat tugas konsinyering kepada peserta, menyiapkan logistik dan ATK pada hari pelaksanaan konsinyering.
- 500-4.20. Pemutakhiran Data Pegawai melalui Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG). 4.20.1. Menerima tugas dari Direktur untuk melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat; 4.20.2. Menugaskan pelaksana untuk meneliti, dan mencocokkan data Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) dengan berkas kepegawaian pegawai direktorat; 4.20.3. Menugaskan pelaksana mencetak data SIMPEG dan memberitahukan pada pejabat/pegawai direktorat jika terdapat kekurangan kelengkapan data SIMPEG dan tidak terdapat dalam berkas kepegawaian pegawai direktorat; 4.20.4. Menugaskan pelaksana untuk merekam kelengkapan berkas kepegawaian dari pegawai direktorat dalam aplikasi SIMPEG; 4.20.5. Meneliti dan mengecek updating data kepegawaian pegawai direktorat dalam aplikasi SIMPEG. 4.21. Menyusun bahan masukan perencanaan dan evaluasi kinerja Subbagian Tata Usaha. 4.21.1. Menerima tugas dari Direktur terkait penyiapan dokumen perencanaan dan evaluasi kinerja Subbagian Tata Usaha; 4.21.2. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep bahan masukan dokumen perencanaan dan evaluasi kinerja Subbagian Tata Usaha; 4.21.3. Mengikuti rapat pembahasan internal Direktorat atas bahan masukan dokumen perencanaan dan evaluasi kinerja Direktorat; 4.21.4. Meneliti konsep bahan masukan dokumen perencanaan dan evaluasi kinerja; 4.21.5. Menugaskan pelaksana untuk mengirimkan dokumen perencanaan dan evaluasi kinerja Direktorat, meliputi antara lain Renstra, RKT, PK, RKA-K/L, dokumen pengukuran kinerja, ABK, laporan KPI dan LAKIP. 4.22. Melakukan pengawasan realisasi DIPA/POK. 4.22.1. Menerima tugas dari Direktur untuk melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat; 4.22.2. Melakukan pengawasan atas realisasi DIPA/POK direktorat dan mengadministrasikan realisasi DIPA/POK direktorat; 4.22.3. Melakukan koordinasi dengan unit terkait atas pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan. 4.23. Melakukan penyusunan permintaan peralatan dan sarana prasarana kantor. 4.23.1. Menerima tugas dari Direktur untuk melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat;
- 501-4.23.2. Menugaskan pelaksana untuk menginventarisasi dan mencatat kebutuhan peralatan dan sarana prasarana kantor; 4.23.3. Melakukan koordinasi dengan Bagian Umum dan Bagian Duktek terkait kebutuhan peralatan dan sarana prasarana kantor; 4.23.4. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep nota dinas permintaan kebutuhan peralatan dan sarana prasarana kantor kepada Kepala Bagian Umum dan Kepala Bagian Duktek, Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang; 4.23.5. Meneliti kelengkapan konsep nota dinas permintaan kebutuhan peralatan dan sarana prasarana kantor kepada Kepala Bagian Umum dan Kepala Bagian Duktek, Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang; 4.23.6. Menugaskan pelaksana untuk mengirimkan nota dinas permintaan kebutuhan peralatan dan sarana prasarana kantor. 4.24. Melakukan penyusunan permintaan perbaikan peralatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor 4.24.1. Menerima tugas dari Direktur untuk melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat; 4.24.2. Menugaskan pelaksana untuk menginventarisasi dan mencatat kerusakan peralatan dan sarana prasarana kantor; 4.24.3. Melakukan koordinasi dengan Bagian Umum dan Bagian Duktek terkait kerusakan peralatan dan sarana prasarana kantor; 4.24.4. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep nota dinas permintaan perbaikan peralatan dan pemeliharaan sarana prasarana kantor kepada Kepala Bagian Umum dan Kepala Bagian Duktek, Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang; 4.24.5. Meneliti kelengkapan konsep nota dinas permintaan perbaikan peralatan dan pemeliharaan sarana prasarana kantor kepada Kepala Bagian Umum dan Kepala Bagian Duktek, Sekretariat Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang; 4.24.6. Menugaskan pelaksana untuk mengirimkan nota dinas permintaan perbaikan peralatan dan pemeliharaan sarana prasarana kantor. 4.25. Menyiapkan Surat Tugas atau Surat Penunjukan Pejabat Pelaksana Harian (Plh.) atau Pelaksana Tugas (Plt.). 4.25.1. Menerima tugas dari Direktur untuk melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat; 4.25.2. Menugaskan pelaksana untuk menyusun konsep Surat Tugas atau konsep surat penunjukan pejabat pengganti dan melakukan inventarisasi pejabat yang perlu dibuatkan usulan penggantian (Plh. atau Plt.) beserta nota dinas pengantar; 4.25.3. Meneliti konsep Surat Tugas atau konsep surat penunjukan pejabat pengganti dan hasil inventarisasi pejabat yang perlu dibuatkan usulan penggantian (Plh. atau Plt.) dan menandatangani nota dinas kepada Direktur.
- 502-4.26. Melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan dan keprotokoleran Direktorat. 4.26.1. Menerima tugas dari Direktur untuk melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat; 4.26.2. Menugaskan pelaksana untuk melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan dan protokoler Direktorat dan melaporkan apabila terdapat kendala dalam pelaksanaannya; 4.26.3. Memantau dan mengarahkan pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan dan protokoler Direktorat. 4.27. Mengkompilasi bahan evaluasi grading pegawai direktorat. 4.27.1. Mengkompilasi bahan evaluasi grading pegawai direktorat; 4.27.2. Menghadiri rapat pembahasan evaluasi grading pegawai direktorat dengan Bagian Organisasi dan Kepegawaian, Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.27.3. Menyusun laporan hasil pembahasan evaluasi grading pegawai direktorat dengan Bagian Organisasi dan Kepegawaian, Sekretariat Direktorat Jenderal; 4.27.4. Menyampaikan laporan evaluasi grading pegawai direktorat kepada Direktur. 4.28. Membina pegawai di lingkungan Subbagian Tata Usaha meningkatkan motivasi dan prestasi Kerja 4.28.1. Memberikan nasehat, menegakkan dan meningkatkan disiplin bawahan; 4.28.2. Memberikan kesempatan bawahan untuk mengembangkan diri; 4.28.3. Mengusulkan mutasi dan promosi bawahan; 4.28.4. Memberikan penilaian atas pelaksanaan pekerjaan bawahan. 5. BAHAN YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN PEKERJAAN : 5.1. Surat dari instansi terkait 5.2. Disposisi dari Direktur; 5.3. Buku Agenda Surat Masuk; 5.4. Konsep surat/nota dinas; 5.5. Verbal Surat/Nota Dinas Keluar; 5.6. Buku Ekspedisi Surat Keluar; 5.7. Arsip dari masing-masing direktorat; 5.8. Surat Permintaan Peminjaman Arsip; 5.9. Literature/peratura yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas 5.10. Data/berkas kepegawaian; 5.11. Surat penawaran diklat/seminar/beasiswa 5.12. Blanko DP3; 5.13. Blanko KP4; 5.14. Permohonan cuti dari pejabat/pegawai; 5.15. Absen masuk dan absen keluar;
- 503-5.16. DIPA, POK; 5.17. Surat/undangan keluar;; 5.18. Kesepakatan dan keputusan rapat teknis; 5.19. Rencana Kerja Subbagian Tata Usaha tahun lalu dan tahun berjalan; 5.20. Rencana kerja masing-masing subdirektorat; 5.21. Surat/dokumen/barang yang diterima dan yang dikirim, serta bahanbahan untuk digandakan; 5.22. Data laporan kegiatan Subbagian Tata Usaha; 5.23. Konsep surat/nota dinas dari bawahan; 5.24. Laporan pelaksanaan tugas subdirektorat; 5.25. Laporan berkala masing-masing Subdirektorat. 6. ALAT YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYELESAIKAN PEKERJAAN : 6.1. Peraturan perundang-undangan di bidang pengelolaan utang serta peraturan pelaksanaannya; 6.2. Buku Pedoman Tata Kerja Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang; 6.3. Pedoman Tata Naskah Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Keuangan; 6.4. Peraturan tentang kearsipan di lingkungan Departemen Keuangan; 6.5. Rencana kinerja tahunan dan program kerja tahunan; 6.6. Sarana penyimpanan dokumen; 6.7. Perangkat komputer dan ATK; 6.8. Stempel Dinas; 6.9. Finger print; 6.10. SIMPEG; 6.11. Telepon, faksimile, dan teleks. 7. HASIL KERJA : 7.1. Rencana Kerja Subbagian Tata Usaha; 7.2. Terselenggaranya urusan tata usaha surat masuk; 7.3. Terselenggaranya urusan tata usaha surat keluar; 7.4. Konsep surat penyusutan arsip; 7.5. Terselenggaranya urusan pengelolaan arsip; 7.6. Terselenggaranya urusan kepustakaan di lingkungan Direktorat; 7.7. Konsep nota dinas pengantar usulan kenaikan gaji berkala; 7.8. Konsep nota dinas pengantar usulan pensiun; 7.9. Konsep nota dinas pengantar usulan penyesuaian ijazah pegawai; 7.10. Konsep nota dinas pengantar usulan diklat/seminar/beasiswa; 7.11. Konsep nota dinas pengantar DP3; 7.12. Konsep nota dinas pengantar KP4; 7.13. Konsep nota dinas pengantar cuti pegawai; 7.14. Konsep nota dinas pengantar dan Laporan Bulanan Ketertiban Pegawai; 7.15. Konsep nota dinas penyampaian permintaan pembiayaan kegiatan direktorat; 7.16. Terselenggaranya pemutakhiran data melalui SIMPEG; 7.17. Konsep Rencana Kerja Direktorat;
- 504-7.18. Terselenggaranya urusan distribusi peraturan perundang-undangan; 7.19. Terselenggaranya urusan penerimaan/pengiriman berita di lingkungan Direktorat; 7.20. Konsep tanggapan LHP; 7.21. Terlaksananya seluruh kegiatan surat-menyurat, kearsipan, dokumentasi, kepustakaan, ekspedisi, pengetikan dan penggandaan di lingkungan Direktorat; 7.22. Laporan berkala Subbagian Tata Usaha; 7.23. Konsep laporan berkala Direktur. 8. WEWENANG : 8.1. Mengajukan usul, saran, dan pendapat kepada Kepala Subdirektorat; 8.2. Mengoreksi dan memaraf konsep surat; 8.3. Mengatur surat/dokumen/barang yang diterima sesuai dengan klasifikasi dan kualifikasinya serta pendistribusiannya; 8.4. Mengumpulkan data/informasi, bahan atau hal-hal yang diperlukan; 8.5. Melegalisir berkas-berkas kepegawaian; 8.6. Menyusun bahan permintaan pembiayaan kegiatan direktorat; 8.7. Mengusulkan promosi dan mutasi pegawai; 8.8. Mengajukan usul pemberian penghargaan dan menjatuhkan hukuman disiplin terhadap pegawai yang melanggar ketentuan; 8.9. Menilai pelaksanaan tugas pegawai dan menandatangani DP3; 8.10. Menjaga kerahasiaan pelaksanaan tugas; 8.11. Memberikan bimbingan dan pengarahan pelaksanaan tugas kepada bawahan. 9. TANGGUNG JAWAB : 9.1. Usul, saran, dan pendapat yang diajukan; 9.2. Kebenaran konsep surat; 9.3. Pengaturan surat/dokumen/barang yang diterima sesuai klasifikasi dan kualifikasinya serta pendistribusiannya; 9.4. Kebenaran data/informasi yang diberikan; 9.5. Usul promosi dan mutasi pegawai; 9.6. Usul pemberian penghargaan dan hukuman disiplin pegawai; 9.7. Kebenaran penilaian dan penandatanganan DP3; 9.8. Kerahasiaan pelaksanaan tugas; 9.9. Bimbingan dan arahan pelaksanaan tugas.
- 505-10. DIMENSI JABATAN : 10.1. Jumlah pegawai: No. Eselon ΣPej/Peg (a) (b) (c) 1. I 0 2. II 1 3. III 3 4. IV 16 5. Pelaksana 42 Jumlah 62 10.2. Jumlah penyiapan usulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, cuti, dan berkas kepegawaian lainnya; 10.3. Tingkat kedisiplinan pegawai; 10.4. Jumlah laporan direktorat; 10.5. Frekuensi penerimaan/pengiriman dokumen; 10.6. Unit koordinasi intern dan ekstern; 10.7. Buku-buku Perpustakaan; 10.8. Sopir/Pesuruh; 10.9. Jamuan/Pertemuan Eselon II/I; 10.10. Pertemuan/Seminar; 10.11. Kendaraan Roda 2; 10.12. Kendaraan Roda 4; 10.13. Penggandaan buku himpunan SE, buku-buku kepustakaan, dsb; 10.14. ATK/Alat Rumah Tangga; 10.15. Jumlah inventaris kantor/peralatan dan perlengkapan direktorat lainnya. 11. HUBUNGAN KERJA : 11.1. Direktur dalam hal menerima perintah melakukan tugas; 11.2. Kepala Subdirektorat dalam hal menerima tugas dan pengarahan serta mengajukan usul, saran, dan pendapat mengenai pelaksanaan tugas; 11.3. Para pegawai, para pejabat di lingkungan Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang dalam hal pelaksanaan tugas; 11.4. Instansi terkait dalam hal pelaksanaan tugas. 12. MASALAH DAN TANTANGAN JABATAN : 12.1. Koordinasi dalam pelaksanaan tugas penyiapan data dan bantuan teknis bagi pelaksanaan tugas direktorat memerlukan penanganan yang seksama sebab terkait dengan batas waktu pelaksanaan kegiatan itu sendiri, sehingga diperlukan komunikasi yang efektif dengan penyedia sumber data; 12.2. Terdapat data penting yang memerlukan tempat penyimpanan yang memadai, aman, dan akses yang terbatas mutlak diperlukan;
- 506-12.3. Penyelesaian urusan kepegawaian memerlukan koordinasi dengan banyak pihak, sehingga perlu dilakukan penjelasan atas proses koordinasi yang tegas dan transparan; 12.4. Masalah penyimpanan arsip kelengkapan data pegawai baik dengan menggunakan media hardcopy masupun elektronik memerlukan tempat yang spesifik, sehingga perlu tersedia sarana penyimpanan arsip yang memadai dan terjamin keamanannya. 13. RISIKO JABATAN : Tidak Ada. 14. SYARAT JABATAN : 14.1 Pangkat/ golongan : Penata (III/c) 14.2 Pendidikan formal : Strata 1/D-IV 14.3 Diklat/Kursus : Diklatpim Tk.IV 14.4 Syarat lainnya : 14.4.1. Mampu berbahasa inggris; 14.4.2. Menguasai Tata Naskah dan Persuratan; 14.4.3. Memahami peraturan perundang-undangan di bidang : 14.4.3.1. keuangan negara; 14.4.3.2. perbendaharaan negara; 14.4.3.3. kepegawaian; 14.4.3.4. pengadaan barang dan jasa. 14.4.4. Memahami prosedur dan mekanisme pengelolaan utang; 14.4.5. Memahami SOP; 14.4.6. Memahami prosedur dan mekanisme pengelolaan tugas; 14.4.7. Memahami organisasi dan ketatalaksanaan; 14.4.8. Memahami sistim informasi manajemen, LAN dan pengolahan data; 14.4.9. Memiliki kemampuan manajerial; 14.4.10. Mampu mengoperasionalkan komputer; 14.4.11. Memiliki komitmen penuh terhadap pekerjaan; 14.4.12. Mampu bekerjasama; 14.4.13. Standar Kompetensi: 14.4.13.1. In-Depth Problem Solving & Analysis (2); 14.4.13.2. Planning and Organizing (2); 14.4.13.3. Continuous Improvement (2); 14.4.13.4. Policies, Processes & Procedures (2); 14.4.13.5. Stakeholder Service (3); 14.4.13.6. Integrity (3); 14.4.13.7. Team Leadership (2); 14.4.13.8. Organizational Savy (2); 14.4.13.9. Interpersonal Communication (2).
- 507-15. KEDUDUKAN JABATAN : Pengelola Data Kepegawaian/Rumah Tangga/Keuangan Senior Pengelola Data Kepegawaian/Rumah Tangga/Keuangan Junior/Staf Senior Pengelola Arsip Senior Pengelola Arsip Junior Penyaji Data Kepegawaian/ Keuangan/ Rumah Tangga Senior/Staf Junior Penyaji Data Kepegawaian/ Keuangan/Rumah Tangga Junior Penatausaha Senior/Staf Pemula Penatausaha Junior Penatausaha Pemula Caraka Senior Caraka Junior Caraka Pemula Pengemudi Eselon II Sekretaris Eselon II a.n. MENTERI KEUANGAN, Plt. SEKRETARIS JENDERAL Ttd K.A. BADARUDDIN NIP 195703291978031001