BAB 1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dengan meningkatnya kebutuhan akan pengadaan alat/perangkat pengolah data dan komunikasi di Kementerian, Lembaga, Daerah dan Instansi (K/L/D/I) seluruh Indonesia maka LKPP membuat sebuah online shop dalam bentuk e- katalog dimana seluruh K/L/D/I dapat membuat pengadaan secara online melalui e-katalog yang disediakan oleh LKPP tersebut. Dalam hal ini LKPP dan PT.Bhinneka Mentaridimensi bekerjasama dalam hal online shop tersebut. Dimana PT.Bhinneka mentaridimensi sebagai penyedia dalam layanan online shop ini. Diadakannya sistem online shop ini oleh LKPP bertujuan untuk agar anggaran dana yang dikeluarkan oleh pemerintahan lebih jelas dan terorganisir dengan rapi. Ini untuk meminimalisir adanya anggaran yang di gelembungkan karena semua sudah dengan sistem, jadi mulai dari negosiasi harga hingga mencapai sepakat itu tercetak semua di sistem ekatalog tersebut. Bagi K/L/D/I yang ingin mengadakan pengadaan dapat memesan dengan cara membuat paket di ekatalog tersebut dengan memilih dan menginput barang apa saja yang diperlukan, jika sudah maka pihak penyedia merespons paket dengan menyetujui ataupun menolak dengan alasan tertentu,dan disinilah proses negosiasi harga dan barang.jika sudah sepakat maka pihak penyedia akan mengirimkan barang pesanan mereka ke alamat yang dituju.jika barang sudah dikirim maka proses selanjutnya adalah proses dokumentasi.karena banyaknya paket yang dibuat oleh pemesan dan sudah dikirim oleh penyedia maka disini dibutuhkan suatu sistem dimana dapat memantau dokumen mana yang harus dibuat dan sejauh mana proses dokumen tersebut. Oleh sebab itu tentu perlu adanya suatu sistem informasi yang berisikan data paket-paket tersebut untuk memantau dan mengetahui serta memberikan informasi proses paket dokumen tersebut sudah sampai mana dan apa yang harus dilakukan terhadap paket-paket tersebut. 1-1
1.2. Rumusan Permasalahan E-katalog lkpp merupaan layanan e-purchasing yang mana semua pembeliannya melalui sistem online. Paket-paket yang dibuat dan mencapai sepakat akan dibuatkan Sales Order di sistem yang sudah ada hingga barang tersebut lengkap dan dikirim ke customer yang membuat paket melalui e-katalog tersebut. Setiap barang/paket yang sudah dikirim harus dibuat dokumen administrasinya untuk dikirim kepada pemesan.tetapi sistem yang sudah ada tidak dapat memberikan informasi kepada sales dan yang lainnya apakah dokumen untuk paket tersebut sudah dibuat dan dikirim atau belum oleh admin. Berdasarkan dari permasalahan berikut, maka dapat disimpulkan mengenai perumusan masalah yaitu : 1. Bagaimana cara membuat sistem yang dapat memberikan informasi sudah sejauh mana proses paket dokumen? 2. Bagaimana agar baik sales,admin,manager dapat memberikan dan melihat informasi sudah sejauh mana proses dokumen? 3. Bagaimana agar proses pembuatan dokumen tidak ada yang terlewat ataupun dikerjakan 2x? 1.3. Batasan Masalah Untuk menghindari meluasnya materi pembahasan dalam tugas akhir ini, maka permasalahan dibatasi hanya membahas sebagai berikut : 1. Dalam perancangan aplikasi ini hanya akan membuat suatu aplikasi web untuk memberikan informasi mengenai penerimaan kelengkapan dokumen,pengiriman barang serta pembuatan dan pengiriman dokumen. 2. Untuk para admin aplikasi ini digunakan sebagai media untuk membuat laporan dokumen terkirim sekaligus untuk menginformasikan kepada para sales dan karyawan lainnya di divisi government sehingga mereka bisa mendapatkan informasi tanpa harus bertanya lagi kepada admin yang memproses dokumen paket-paket yang sudah terkirim. 1-2
1.4. Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dari perancangan aplikasi pengamanan dan pengiriman data yang diusulkan sebagai berikut : 1. Merancang dan membuat sistem aplikasi berbasis website yang didalamnya dapat menginformasikan tentang pengiriman dokumen paket e-katalog lkpp dengan menggunakan html,php dan mysql. 2. Dengan memberikan akses masuk kedalam sistem untuk para sales, admin, manager dan lainnya di divisi B2G. 3. Membuat sistem aplikasi yang memberikan aksesnya kepada karyawan di divisi B2G di PT.Bhinneka Mentaridimensi 1.4.2 Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari perancangan aplikasi pengiriman dan pengamanan data ini adalah sebagai berikut : 1. Admin dapat membuat laporan langsung yang dapat dilihat oleh karyawan divisi government di pt.bhinneka mentaridimensi 2. Karyawan divisi government khususnya para sales dan manager dapat mencari tahu informasi sendiri tentang proses paket yang dikehendaki. 3. Bagi peneliti,peneliti akan mendapatkan pengalaman langsung perancangan dan melakukan impelementasi secara langsung. 4. Laporan admin menjadi lebih mudah terbaca dan lebih aman karena menggunakan aplikasi web tidak seperti excel yang bias hilang kehapus ataupun masalah lainnya. 1.5. Metodologi Penelitian 1. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah Metodologi Observasi Lapangan. Metode ini digunakan untuk mendapatkan data-data teknis yang ada di lapangan. 2. Metode Pengumpulan Data Dalam penelitian ini metode yang dilakukan untuk mengumpulkan datadata yaitu: 1-3
A. Studi Pustaka Membaca, mempelajari, dan mengumpulkan data yang berhubungan dengan penelitian ini, seperti buku dan internet. B. Studi Literatur Metode studi literatur digunakan dengan melihat penelitian yang sudah ada. Melalui studi literatur, peneliti dapat terhindar dari melakukan penelitian yang sudah pernah dilakukan sebelumnya. 3. Metode Perancangan Sistem Dalam perancangan sistem ini metode yang digunakan adalah dengan metode Waterfall. 4. Metode Pengujian Sistem Pada tahapan pengujian aplikasi ini, peneliti menggunakan metode pengujian White Box. Pada tahap ini melakukan testing pada software/program aplikasi menyangkut security dan performance program tersebut (meliputi tes code, desain implementasi, security, data flow, software failure). 1.6. Sistematika Penulisan Uraian singkat mengenai struktur penulisan pada masing-masing bab adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Membahas Latar Belakang Masalah, Identifikasi Masalah, Batasan Masalah, Tujuan Penelitian, Metodelogi Penelitian serta Sistematika Penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dengan isi laporan tugas akhir dan aplikasi web yang akan dibuat, diantaranya PHP, HTML, Pemrograman dilingkungan web, konsep aplikasi web yang interaktif, bahasa web scripting PHP dan database server MySQL 1-4
BAB 3 ANALISIS SISTEM Menjelaskan tentang gambaran sistem serta deskripsi dari hasil analisis sistem yang akan dijadikan sebagai petunjuk untuk perancangan pada tahapan berikutnya. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini berisikan rancangan prosedural, Bagan Alir Dokumen baru, Rancangan dokumen masukan maupun keluaran yang baru serta rancangan kodefikasi. Rancangan terperinci yang mencakup diagram konteks dan data flow diagram (DFD), analisis database yang mencakup entity relationship diagram, perancangan struktur program, perancangan struktur file, perancangan struktur menu, perancangan antar muka yang mencakup masukan dan keluaran. BAB 5 IMPLEMENTASI DAN TESTING Berisikan kaitan antara rancangan sistem yang dibuat dengan program yang telah dibuat. Dalam implementasi diuraikan tentang pemilihan bahasa pemrograman yang digunakan, perangkat keras yang diperlukan, pemrograman dan pengetesan program, konversi sistem, pemilihan personil, evaluasi sistem dan pemeliharaan sistem. BAB 6 PENUTUP Mengemukakan kesimpulan yang diambil dari hasil penelitian dan penulisan Skripsi ini, serta saran-saran untuk pengembangan selanjutnya, agar dapat dilakukan perbaikan-perbaikan di masa yang akan datang. 1-5