MANUAL APLIKASI PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN Aplikasi eprocurement Nasional / SPSE yang telah diimplementasikan di Pemerintah Kota Surabaya mulai bulan Mei tahun 2012, mengalami beberapa pengembangan dan penyesuaian dengan regulasi yang ada, dengan versi 3.5. tetapi dalam aplikasi update terbaru ini tetap melibatkan beberapa pihak di Unit Kerja selain di ULP sebagai pelaksana pekerjaan. Di jajaran satuan kerja, keterlibatan proses pengadaan barang/jasa setelah dilakukan proses awal oleh Pengguna Anggaran (PA selanjutnya proses dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPKm). PPKm mendapatkan akses login (username dan default password) dari PA. Setelah mendapatkan akses login, dan pada saat akan mengikuti proses lelang, maka PPKm membuka alamat https://lpse.surabaya.go.id Page 1
Kemudian klik ( memasukkan username dan password yang telah didapatkan dari PA, Kemudian klik ( sehingga akan muncul menu utama PPKm, Pada menu utama PPKm, ada beberapa menu yang dapat diakses, yaitu : 1. Home Pada menu ini, PPKm dapat melihat daftar pengadaan untuk setiap tahun anggaran dan periodenya, dengan memilih filter tahun anggaran dan periode Page 2
yang diinginkan, sehingga akan muncul kode lelang, nama lelang, tahap dan jumlah peserta yang mengikuti lelang pada suatu pengadaan. 2. Daftar Paket Untuk melihat pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya, dimana PPKm ini telah dipilih oleh PA untuk melaksanakan suatu paket pekerjaan, maka PPKm melakukan akses pada menu ( sehingga akan muncul nama-nama paket pekerjaan yang telah dipilih oleh PA dan menjadi tanggung jawab PPKm yang bersangkutan untuk diproses lebih lanjut. Tugas awal yang harus dilakukan oleh PPKm adalah mengisikan nilai total HPS/OE, dengan cara klik ( isian nilai HPS dilakukan dengan menulis angka saja, tanpa penanda titik (. koma (,) atau Rp. Page 3
Selain itu, isian HPS harus lebih kecil sama dengan nilai pagu paket. Jika nilai HPS/OE lebih besar dari nilai pagu paket, maka akan muncul keterangan bahwa nilai HPS melebihi nilai pagu yang telah ditetapkan, dan PPKm tidak bisa melakukan penyimpanan data, tetapi jika nilai HPS yang diisikan sudah sesuai dengan format pengisian, Page 4
kemudian klik ( berhasil disimpan. maka akan ada keterangan bahwa nilai HPS Setelah proses pengisian HPS selesai, selanjutnya PPKm melakukan persetujuan terhadap paket pekerjaan, agar selanjutnya paket dapat diproses lelang oleh ULP. Page 5
Proses persetujuan paket oleh PPKm dengan cara klik ( muncul dialog box, kemudian agar selanjutnya dapat diproses oleh ULP,maka PPKm melakukan persetujuan ( ) sehingga akan muncul keterangan bahwa paket pekerjaan telah disetujui, dan tanda setujui ( ) akan hilang dari menu daftar paket. Selain tugas awal untuk mengisikan nilai HPS/OE dan melakukan persetujuan agar paket dapat diproses lebih lanjut oleh ULP, pada saat lelang akan diumumkan, PPKm mempunyai tugas untuk menyetujui pakta integritas sebagai bentuk persetujuan lelang diumumkan, setelah paket pekerjaan diproses oleh Pokja dan ULP, Page 6
PPKm juga dapat melakukan pengecekan terhadap data dan dokumen lelang dari paket pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Jika sudah melakukan pengecekan, agar paket terumumkan ke publik, maka PPKm klik ( Page 7
kemudian klik ( sehingga paket telah terumumkan ke publik dan dapat diikuti oleh penyedia barang/jasa yang berminat. Setelah lelang terumumkan, selanjutnya PPKm dapat melakukan pemantauan proses lelang melalui menu daftar paket, view lelang. Dari sini, maka PPKm akan tahu, sampai pada tahapan apa proses lelang paket pekerjaan, kemudian akan dapat melihat hasil evaluasi serta pemenang yang ditetapkan oleh Pokja. Page 8
Pada saat proses lelang sudah selesai, maka PPKm dapat mengisikan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa, dengan cara klik ( Page 9
mengisikan nomor, tanggal buat dan file pendukung, kemudian klik ( ) sehingga SPPBJ dapat dilihat oleh pemenang lelang. Selain mengisikan data SPPBJ, PPKm juga dapat mengisikan data kontrak pada menu ini, Page 10
kemudian klik ( mengisikan nomor kontrak, nomor rekening, nilai kontrak, tanggal kontrak, masa berlaku kontrak, dan file kontrak, kemudian klik ( ). Page 11
3. Penyedia Menu ini berhubungan dengan usulan penyedia masuk dalam daftar hitam perusahaan. PPKm atau Pokja dapat mengusulkan dengan cara klik Penyedia, kemudian mencari perusahaan yang akan diusulkan dalam daftar hitam melalui pencarian berdasarkan nama/npwp/email, kemudian klik nama perusahaan, Page 12
selanjutnya klik ( setelah isian yang wajib diisikan, maka PPKm klik ( usulan daftar hitam dapat ditetapkan oleh PA. ) agar selanjutnya Page 13
4. Log Akses Melalui menu ini, PPKm dapat melihat aktivitas user PPKm dilakukan kapan dan dari mana. Sehingga, jika terjadi suatu perubahan data yang PPKm merasa tidak melakukannya, maka dapat dilakukan pengecekan melalui log akses. 5. Ganti Password Password default yang didapatkan PPKm dari PA, dapat diubah PPKm login pertama kali, dengan melalui menu ( setelah Page 14
Mengisikan password lama, kemudian password baru yang dikehendaki, mengulang isian password baru, dan klik ( sehingga untuk proses selanjutnya dalm pengadaan barang/jasa, PPKm menggunakan password yang baru. Page 15