57 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Usulan Prosedur Yang Baru Setelah menganalisis permasalahan-permasalahan yang dialami oleh perusahaan saat ini, maka diusulkan adanya sistem yang baru. Sistem yang diusulkan adalah dengan membuat sistem pelayanan berbasiskan web yang difokuskan pada pelayanan terhadap pelanggan yang disebut dengan e-crm. Adapun proses bisnis untuk sistem e-crm yang diusulkan mempunyai prosedur bisnis sebagai berikut : 1. Proses Bisnis bagi Pelanggan a. Calon Pelanggan yang sudah menjadi Pelanggan baik secara Pribadi ataupun Perusahaan dapat menggunakan ID Pengguna dan juga Password yang telah diberikan untuk melakukan login. Dengan melakukan login maka sistem dapat mengenali identitas user dan sistem akan merespon dengan membuka halaman pelanggan. b. Pelanggan yang telah login mendapat keuntungan yaitu berupa informasi yang uptodate dan dapat menggunakan menu-menu yang dapat mendukung pelayanan pelanggan selain menu-menu yang ada pada halaman Home seperti menu Transaksi, Truck Order, Trips List, Message, dan Lihat Profil. c. Pada menu Lihat Profil, pelanggan dapat melihat dan merubah data dirinya seperti alamat, nomor telepon, nomon hp, alamat email, ID Pengguna, dan juga password guna menjaga kerahasiaan data pribadi pelanggan.
58 d. Pelanggan dapat dengan mudah mengajukan pertanyaan, saran, kritik, ataupun keluhan perihal pelayanan PT. Roda Mas Berkat Persahabatan dimana nantinya akan digunakan sebagai feedback bagi perusahaan melalui menu Message. e. Pada menu Message terdapat menu News from Admin yang berguna untuk melihat kabar terbaru mengenai berbagai macam hal yang di update setiap pagi dan sore hari. Seperti posisi barang yang mereka kirim, kondisi truk yang dipakai untuk mengangkut, dan lain-lain. e. Pelanggan dapat melakukan transaksi pemesanan truk secara online dan juga dapat melihat historis transaksi pembayaran dan pengiriman barang yang pernah mereka lakukan terdahulu. f. Jika pelanggan lupa ID Pengguna dan juga password mereka maka pelanggan dapat mengirimkan message kepada perusahaan lewat menu Message, dimana nanti ID Pengguna dan juga Password akan dikirim lewat email pelanggan guna menjaga kerahasiaannya. g. Setelah selesai melakukan aktifitas pada halaman pelanggan, pelanggan dapat melakukan logout. 2. Proses Bisnis bagi Admin a. Admin dapat login pada website PT. Roda Mas Berkat Persahabatan untuk mengelolanya. b. Admin dapat melihat dan mengelola data dan historis transaksi pembayaran dan pengiriman barang dari para pelanggan.
59 c. Selain itu Admin juga bertugas mengelola data agenda dan penawaran seperti melakukan penambahan penawaran, agenda kegiatan, memperbaharui data jika ada informasi yang salah, dan juga menghapus data jika telah out of date. d. Admin akan menanggapi saran atau kritik, pertanyaan atau keluhan, dan juga pemesanan yang dikirim para pelanggan melalui menu-menu yang terdapat pada website PT. Roda Mas Berkat Persahabatan. Admin juga memanfaatkan saran atau kritik dan pertanyaan atau keluhan dari pelanggan sebagai feedback untuk meningkatkan pelayanan atas kebutuhan pelanggan. e. Admin dapat merubah profil data Admin pada menu Own Data. Seperti merubah ID Admin, Nama, dan juga password. f. Setelah selesai melakukan aktifitas pada halaman admin, admin dapat melakukan logout. 4.2 Diagram Sistem Yang Diusulkan 4.2.1 Class Diagram Sistem CRM Class Pelanggan dan Class Admin merupakan pemakai sistem, sehingga dikelompokkan ke dalam cluster User. Class Buku Tamu, Class Message, dan Class News from Admin dikelompokkan ke dalam cluster Problem. Class Agenda, Class Penawaran, Class Tentang Kami, Class Trips, Class Transaksi, Class Profil, Class Truck Order, dan Class Tbl_truk merupakan informasi yang dikelola, sehingga dikelompokkan ke dalam cluster Informasi.
Gambar 4.1 Class Diagram Sistem CRM 60
61 4.2.2 Statechart Diagram Sistem CRM Berikut ini merupakan penggambaran statechart dari masing-masing class yang mungkin terjadi : Pelanggan Statechart Diagram dari class Pelanggan Gambar 4.2 Statechart Diagram Pelanggan Admin Statechart Diagram dari class Admin Gambar 4.3 Statechart Diagram Admin
62 Buku Tamu Statechart Diagram dari class Buku Tamu Gambar 4.4 Statechart Diagram Buku Tamu Message Statechart Diagram dari class Message Gambar 4.5 Statechart Diagram Message
63 News from Admin Statechart Diagram dari class News from Admin Gambar 4.6 Statechart Diagram News from Admin Agenda Statechart Diagram dari class Agenda Gambar 4.7 Statechart Diagram Agenda Penawaran Statechart Diagram dari class Penawaran Gambar 4.8 Statechart Diagram Penawaran
64 Tentang Kami Statechart Diagram dari class Tentang Kami Gambar 4.9 Statechart Diagram Tentang Kami Truck Order Statechart Diagram dari class Truk Order Gambar 4.10 Statechart Diagram Truck Order Tbl_truk Statechart Diagram dari class Tbl_truk Gambar 4.11 Statechart Diagram Tbl_truk
65 Profil Statechart Diagram dari class Profil Gambar 4.12 Statechart Diagram Profil Transaksi Statechart Diagram dari class Transaksi Gambar 4.13 Statechart Diagram Transaksi Trips Statechart Diagram dari class Trips Gambar 4.14 Statechart Diagram Trips
66 4.2.3 Usecase Diagram Sistem CRM Pelanggan Gambar 4.15 Usecase Diagram Sistem CRM Pelanggan
67 Admin Gambar 4.16 Usecase Diagram Sistem CRM Admin
68 4.3 Bagan Terstruktur Struktur Menu Pelanggan Sebelum Login Gambar 4.17 Struktur menu Pelanggan sebelum Login Struktur Menu Pelanggan Setelah Login Gambar 4.18 Struktur menu Pelanggan setelah Login
69 Struktur Menu Admin Gambar 4.19 Struktur menu Admin
70 4.4 Rancangan Layar 4.4.1 Rancangan Layar Pelanggan Yang Belum Login 1. Home Home Agenda Penawaran Buku Tamu Tentang Kami Registrasi Halaman Depan ID Pengguna : Pic Password : Kirim Data Pic Gambar 4.20 Rancangan Layar Home Pelanggan yang belum Login
71 2. Agenda Home Agenda Penawaran Buku Tamu Tentang Kami Registrasi Agenda & Events Seputar Berita ID Pengguna : Pic Password : Pic Kirim Data Kegiatan dan Aktifitas Roda Mas Pic with flash Gambar 4.21 Rancangan Layar Agenda Pelanggan yang belum Login
72 3. Penawaran Home Agenda Penawaran Buku Tamu Tentang Kami Registrasi Halaman Depan ID Pengguna : Pic Password : Kirim Data Pic Gambar 4.22 Rancangan Layar Penawaran Pelanggan yang belum Login
73 4. Buku Tamu Home Agenda Penawaran Buku Tamu Tentang Kami Registrasi Buku Tamu ID Pengguna : Password : Nama : Email : Kirim Data Komentar : Kirim Komentar Lihat Buku Tamu Gambar 4.23 Rancangan Layar Buku Tamu Pelanggan yang belum Login
74 5. Tentang Kami Home Agenda Penawaran Buku Tamu Tentang Kami Registrasi Tentang Kami ID Pengguna : Password : Pic Kirim Data Pic Gambar 4.24 Rancangan Layar Tentang Kami Pelanggan yang belum Login
75 6. Registrasi Home Agenda Penawaran Buku Tamu Tentang Kami Registrasi Registrasi ID Pengguna : Password : Kirim Data Tipe Pengguna Nama/Nama Perusahaan Alamat Tinggal No. Tlp ID Pengguna Password Pengguna No. HP Email Kirim Data Registrasi Gambar 4.25 Rancangan Layar Registrasi Pelanggan yang belum Login
76 4.4.2 Rancangan Layar Pelanggan Yang Sudah Melakukan Login 1. Transaksi Home Agenda Penawaran Buku Tamu Tentang Kami Registrasi Welcome (User) Transaksi Trips List Message Truck Order Lihat Profil Keluar Program Transaksi Nama Pelanggan dan alamatnya Filter by month : Date of Transaction No Description Cost Gambar 4.26 Rancangan Layar Transaksi Pelanggan
77 2. Message Home Agenda Penawaran Buku Tamu Tentang Kami Registrasi Message Welcome (User) Transaksi Trips List Message Truck Order Lihat Profil Keluar Program Send Message News from Admin Nama Email Prioritas Kepentingan : Message : : (Nama Pelanggan) : (Email Pelanggan) Kirim Komentar Lihat Pesan Yang Dikirim Gambar 4.27 Rancangan Layar Message Pelanggan
78 3. Truck Order Home Agenda Penawaran Buku Tamu Tentang Kami Registrasi Welcome (User) Transaksi Trips List Message Truk Order Lihat Profil Keluar Program Truk Order Selection Truck Label Driver Name Truck Model Status Gambar 4.28 Rancangan Layar Truck Order Pelanggan
79 4. Lihat Profil Home Agenda Penawaran Buku Tamu Tentang Kami Registrasi Welcome (User) Transaksi Trips List Trips List Message Truk Order Lihat profil Keluar Program Ganti Profil Ganti Password ID Pelanggan Tipe Pelanggan Nama Alamat No Telepon No HP Profil User Email Ganti Data profil Gambar 4.29 Rancangan Layar Lihat Profil Pelanggan
80 5. Trips List Home Agenda Penawaran Buku Tamu Tentang Kami Registrasi Trips List Welcome (User) Transaksi Filter by month : Trips List Message Truk Order Trips Date Truck Label Truck Driver Description Truck Model Delivery Order Destiny Lihat profil Keluar Program Gambar 4.30 Rancangan Layar Trips List Pelanggan
81 4.4.3 Rancangan Layar Admin 1. Customer Message View Customer Message View Customer Trips View Customer Personal Data Create Message Pic Edit Message Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data ut No Complaint Name Day Sending Message Priority Customer Message View Comment Pic Select Gambar 4.31 Rancangan Layar Customer Message View Admin
82 2. Customer Trips View Customer Trips View Customer Message View Customer Trips View Customer Personal Data Filter by customer ID Filter by month Add Trips Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data ut No Trips Date Trip Number Owner Truck Driver Description Truck Model Delivery Order Destiny Gambar 4.32 Rancangan Layar Customer Trips View Admin
83 3. Customer Transaction Message View Customer Customer Transaction Truk Order Buku Tamu Customer ID : Customer Name : - Content Update New Event Own Data ut Pic Data transaksi customer Pic Customer Gambar 4.33 Rancangan Layar Customer Transaction Admin
84 4. Truck Management Management Truck To List Customer Message View Customer Trips List Customer Personal Data Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data ut Manage Truck Tools Edit Truck Delete Truck Add Selection Truck Label Driver Name Truck Model Status Gambar 4.34 Rancangan Layar Management Truck To List Admin
85 5. Truck Management View Incoming Truck Order Customer Message View Customer Trips List Customer Personal Data Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data ut Manage Truck Truck Order List Selection Customer Name Date Of Order Truck Label Status Gambar 4.35 Rancangan Layar View Incoming Truck Order Admin
86 6. Truck Management - Update Status Truck Customer Message View Customer Trips List Customer Personal Data Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data ut Truck Label Driver Name Truck Model Manage Truck Status Gambar 4.36 Rancangan Layar Update Status Truck Admin
87 7. Display Guest Book Customer Message View Customer Trips View Customer Personal Data Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data ut No Guest Name Guest Comment Date IP Address Buku Tamu Edit Message Pic Response State Select Gambar 4.37 Rancangan Layar Display Guest Book Admin
88 8. Customer Personal Data Message View Customer Customer Transaction add Pic edit Pic delete Truk Order Buku Tamu Content Update Data Pelanggan New Event Own Data ut Customer Page Pic Gambar 4.38 Rancangan Layar Customer Personal Data Admin
89 9. Own Data Profil User Message View Customer Change Data II Change Password Customer Transaction Truk Order ID Admin New Password Buku Tamu Content Update New Event Nama Retype Password Own Data ut Ganti Data Profil Gambar 4.39 Rancangan Layar Own Data Admin
90 4.5 Rencana Implementasi 4.5.1 Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan Dalam pengimplementasian aplikasi e-crm ini diperlukan perangkat keras dan perangkat lunak. Rencana pengimplementasian itu meliputi hal-hal berikut ini : 1. Kebutuhan Perangkat Keras Untuk menjalankan program yang telah dibuat maka disarankan menggunakan piranti keras dengan spesifikasi minimum sebagai berikut : a. Server Monitor 17 inch Processor 3.0 GHz Memory RAM 1 GB Harddisk 160 GB VGA Card 128 Mb Ethernet Card CDROM 52x Keyboard dan Mouse Modem b. Klien Monitor 15 inch Processor 2.0 GHz
91 Memory RAM 1 Gb Harddisk 60 Gb VGA Card 64 Mb Ethernet Card CDROM 52x Keyboard dan Mouse Modem Scanner (Optional) Printer (Optional) 2. Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk menjalankan program yang telah dibuat maka disarankan menggunakan piranti lunak dengan spesifikasi minimum sebagai berikut : a. Server MySQL, sebagai program untuk penggunaan database Windows Server Edition 2000 sebagai Sistem Operasi Internet Explorer 7, Mozilla Firefox 3 b. Klien Windows XP Internet Explorer 7, Mozilla Firefox 3 Koneksi Internet
92 3. Kebutuhan Personil Diperlukan orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan proses implementasi. Staff yang berpengalaman lebih diutamakan, sedangkan bagi staff baru sebaiknya diberi pelatihan terlebih dahulu untuk menambah keterampilan dan wawasan yang berpengaruh penting dalam proses implementasi nantinya. 4.5.2 Arsitektur Deployment Arsitektur Deployment berikut ini menggambarkan perangkat lunak yang dibutuhkan terinstall pada masing-masing komputer Pelanggan dan juga Perusahaan. Admin Gambar 4.40 Arsitektur Deployment
93 4.5.3 Jadwal Implementasi Sistem Adapun jadwal implementasi sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut : MINGGU No Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 Requirements X X 2 Analysis X X X X X 3 Design X X X X X X 4 Coding X X X X X X X X 5 Testing X X 6 Evaluasi X X X Tabel 4.1 Jadwal Implementasi Sistem