NO. POB : 13/UA/2016 Uraian Nama Jabatan Tanda Tangan Disusun oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kasubbag Akuisisi dan Pengolahan Arsip Kasubbag Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor 4 Januari 2016 11 Januari 2016 14 Januari 2016 Status Dokumen No. Distribusi Terkendali / Tidak Terkendali Hal 1 dari 9
FRM/UA/2016 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Catatan Perubahan Alasan Perubahan Hal 2 dari 9
1. Tujuan Menghancurkan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. 2. Ruang Lingkup Ruang lingkup pemusnahan arsip mulai dari pemeriksaan, pendaftaran, pembentukan panitia pemusnahan, penilaian, persetujuan, pengesahan, pembuatan berita acara, dan pelaksanaan pemusnahan. 3. Istilah / Definisi (1). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (2). Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang arsip dinamis. (3). Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 4. Referensi / Acuan (1). Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. (2). Peraturan Kepala ANRI 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip (3). Surat Keputusan Rektor IPB 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan Institut Pertanian Bogor. Hal 3 dari 9
(4). Surat Keputusan Rektor IPB 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Institut Pertanian Bogor (5) Modul Penyusutan Arsip, Pusdiklat ANRI, 2006. 5. Ketentuan Umum (1). Pemusnahan arsip dilaksanakan untuk memelihara kontinuitas pengelolaan arsip dan memelihara keseimbangan hidup arsip, sejak arsip diciptakan kemudian dikelola pada akhirnya dimusnahkan. (2). Kegiatan pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau tercipta lagi. Sehingga menuntut kesungguhan dan ketelitian yang tinggi, agar tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. (3). Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip. (4). Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (5) Pemusnahan arsip di lingkungan Institut Pertanian Bogor yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja di lingkungan Institut Pertanian Bogor setelah mendapat: a. pertimbangan tertulis dari panitia penilia arsip; dan b. persetujuan tertulis dari Rektor Institut Pertanian Bogor. (6) Pemusnahan arsip di lingkungan Institut Pertanian Bogor yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Rektor setelah mendapat : a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI. Hal 4 dari 9
(7) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan Institut Pertanian Bogor sebagaimana tersebut diatas, menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan di lingkungan Institut Pertanian Bogor, yaitu di rektorat, fakultas dan unit kerja yang lain. 6. Tahapan Pemusnahan Arsip 6.1. Flowchart Pemusnahan Arsip 1. Pemeriksaan 2. Pendaftaran 3. Pembentukan Panitia Pemusnahan 4. Penilaian, persetujuan dan pengesahan 5. Pembuatan Berita Acara 6. Pelaksanaan Pemusnahan Hal 5 dari 9
6.2. Penjelasan 1). Pemeriksaan. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benarbenar telah habis jangka simpannya. Pemeriksaan ini dilaksanakan berpedoman kepada Jadwan Retensi Arsip (JRA). Jika arsip telah dinyatakan habis masa retensinya, maka arsip tersebut perlu diperiksa tentang kebenaran isinya, kelengkapan informasinya, kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain. Bila dalam tahap pemeriksaan diketahui bahwa arsip tersebut memang telah habis retensinya, tidak terkait dengan arsip lain, dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan, maka langkah berikutnya adalah pendaftaran. 2). Pendafataran. Arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Sehingga dari daftar ini diketahui secara jelas informasinya tentang arsip yang akan dimusnahkan. 3). Pembentukan Panitia Pemusnahan Pembentukan panitia pemusnahan dilaksanakan jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit secara fungsional yang bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, Kantor Audit Internal, Kantor Hukum dan Organisasi dan unit-unit lain yang terkait. 4). Penilaian, persetujuan dan pengesahan Penilaian arsip pada dasarnya dilakukan setiap kali menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan. Hal 6 dari 9
Namun arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun, cukup dilaksanakan oleh unit kerja pemilik arsip. Kemudian disahkan oleh Rektor IPB untuk dilaksanakan pemusnahan. Namun untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun keatas kemungkinan besar memiliki nilai guna sekunder, untuk itu perlu mendengar pertimbangan dari Ketua BPK (untuk arsip keuangan), dan pertimbangan BKN (untuk arsip kepegawaian). Setelah dinilai secara cermat, maka arsip yang akan dimusnahkan tersebut perlu disahkan oleh Rektor IPB melalui produk hukum intern. 5). Pembuatan Berita Acara Berita Acara Pemusnahan arsip merupakan salah satu dokume pemusnahan arsip yang sangat penting disamping daftar arsip yang dimusnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum, bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Kecuali itu juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan. 6). Pelaksanaan Pemusnahan Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara dibakar, dicacah atau dibuat bubur kertas, yang penting fisik dan informasinya tidak dapat dikenal lagi. Kemudian dalam pelaksanaan pemusnahan arsip perlu disaksikan oleh minimal dua orang pejabat dari Kantor Hukum dan Organisasi dan Kantor Audit Internal, yang nantinya menandatangani berita acara sebagai saksi pemusnahan arsip. 7. Daftar Dokumen Pendukung Daftar Arsip Usul Musnah Berita Acara Pemusnahan Arsip Hal 7 dari 9
8. Lampiran Formulir/Format (Contoh) DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH FRM/UA/2016 14 Januari 2016 No. Jenis Arsip Tahun Jumlah Tingkat Keterangan Perkembangan Keterangan : : menunjuk nomor jenis arsip Jenis Arsip : menunjuk jenis berkas atas dasar series Tahun : menunjuk tahun pembuatan arsip Jumlah : menunjuk jumlah arsip misalnya boks; odner Tingkat Perkembangan : menunjuk pada tingkat asli, copy atau turunan Keterangan : menunjuk pada informasi tentang arsip, misalnya rusak, tidak lengkap, berbahasa Belanda Hal 8 dari 9
BERITA ACARA :... Pada hari ini...tanggal...bulan...tahun...yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip, telah melaksanakan pemusnahan arsip...sebanyak...tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir...lembar. Pemusnahan Arsip secara total dengan cara... Kepala Unit Arsip Saksi-Saksi : 1. Kepala unit kerja yang mempunyai arsip 2. Kantor Hukum dan Organisasi 3. Kantor Audit Internal Hal 9 dari 9