KEWENANGAN PENANDATANGAN TATA NASKAH DINAS Muchamad Ali Safa at
JENIS NASKAH DINAS a. Peraturan; b. Keputusan; c. Instruksi; d. Surat Perintah; e. Surat Edaran; f. Surat Dinas; g. Nota Dinas; h. Memo; i. Surat Undangan; j. Surat Tugas; k. Surat Pengantar; l. Nota Kesepahaman; m. Surat Perjanjian; n. Surat Kuasa; o. Surat Keterangan; p. Surat Pernyataan; q. Pengumuman; r. Berita Acara; s. Laporan; t. Notula Rapat; u. Telaahan Staf; dan v. Prosedur Operasional Standar.
INSTRUKSI Naskah Dinas yang memuat perintah atau arahan tentang pelaksanaan kebijakan atau peraturan perundang-undangan. Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Instruksi. Instruksi ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH.
SURAT PERINTAH Naskah Dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang berisi perintah sebagai pelaksana tugas. Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Surat Perintah. Surat Perintah ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH.
Surat Edaran Naskah Dinas memuat pemberitahuan hal tertentu yang telah mempunyai kekuatan hukum yang dianggap penting dan mendesak. Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Surat Edaran. Surat Edaran ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH. Sub Unit kerja Fakultas/Lembaga/Pasca dapat mengusulkan kepada Dekan/Ketua/Direktur untuk membuat Surat Edaran.
SURAT DINAS Naskah Dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar lembaga.
NOTA DINAS Naskah Dinas Internal dibuat oleh bawahan kepada atasan atau pejabat setingkat dalam melaksanakan tugas dn fungsi.
MEMO Naskah Dinas Internal berisi catatan singkat tentang pokok persoalan dari atasan kepada bawahan.
Naskah Dinas berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan. SURAT TUGAS
SURAT KETERANGAN Naskah Dinas berisi informasi mengenai suatu hal, peristiwa, atau orang untuk kepentingan kedinasan.
SURAT PERNYATAAN Naskah Dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
BERITA ACARA Naskah Dinas berisi pernyataan telah terjadi sesuatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu.
TELAAHAN STAF Uraian dari pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.
PARAF DAN TANDA TANGAN Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsepnya harus diparaf terlebih dahulu paling sedikit oleh dua pejabat dua jenjang di bawahnya. Naskah dinas yang konsepnya lebih dari satu halaman, diparaf di setiap halaman oleh dua jenjang pejabat di bawah dan oleh pejabat yang berwenang menandatangani. Letak paraf: Pejabat satu tingkat di bawah penandatangan di sebelah kanan setelah nama jabatan penandatangan. Pejabat satu tingkat di bawah penandatangan di sebelah kiri nama jabatan penandatangan. Pejabat tiga tingkat atau lebih di sebelah paraf pejabat di atasnya.
NASKAH DINAS KELUAR Surat Rektor/Universitas yang ditujukan kepada pemimpin instansi ditandatangani oleh Rektor. Jika Rektor mendelegasikan pada pejabat setingkat di bawahnya, penandatangan dilakukan dengan penyebutan a.n. Jika pejabat yang diberi delegasi berhalangan, penandatangan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n. Pendelegasian dilakukan secara tertulis. Surat Dekan/Ketua Lembaga/Direktur yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar UB dapat ditandatangani oleh Dekan/Ketua Lembaga/Direktur dengan tembusan kepada Rektor.
a.n. (atas nama): Pejabat yang berwenang menguasakan atau mendelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya. u.b. (untuk beliau): pejabat yang diberi kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya.
plt. (pelaksana tugas): pejabat/pegawai yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, namun tidak definitif. plh. (pelaksana harian): pejabat yang berwenang berhalangan sementara karena tugas dinas menguasakan kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat yang berwenang tidak ada di tempat. wks. (wakil sementara), pejabat yang berwenang belum ditunjuk atau berhalangan waktu tertentu, atau cuti, untuk sementara penandatangan dilakukan oleh pejabat setingkat.
u.p. (untuk perhatian) ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan pimpinan.
TERIMA KASIH