BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dinas Hidro-Oseanografi adalah salah satu instansi pemerintah yang bergerak di bidang survei dan pemetaan laut, Instansi Pemerintah ini memiliki ruang lingkup antara kantor pusat dengan kantor penjualan, kantor penjualan ini beralamat di Jakarta Utara. Jalan Enggano No. 18 Tanjung Priok, kegiatan yang terjadi di kantor pusat adalah pembelian barang ke supplier dan mendistribusikan ke kantor penjualan peta laut, sedangkan kantor penjualan menerima barang dan menjual kepada customer. Sebagian kegiatan di Dinas Hidro-Oseanografi sudah terkomputerisasi, seperti Pendataan Peta Laut dan Pengiriman Surat Persediaan Pengiriman Peta Laut dari kantor pusat ke kantor penjualan, Dari kantor pusat ke kantor penjualan. Tetapi kegiatan Pencatatan Peta Laut pada formpenjualan dan pembelian, faktur, penjualan, pembelian dan retur sudah di simpan pada file faktur sendiri, yaitu tercatatat secara teoritis. Berikut ini dijabarkan Peta Laut menggambarkan keadaan rinci tentang wilayah laut yang aman dilayari kapal kapal, dengan tanda tanda kedalaman air, adanya bahaya bahaya navigasi baik yang kelihatan (di atas permukaan air) maupun yang terdapat dibawah permukaan air, serta benda benda petunjuk untuk bernavigasi. Istilah peta pelayaran biasanya diterapkan pada peta peta laut yang langsung digunakan untuk pelayaran, misalnya untuk menarik garis garis haluan dari suatu tempat ke tempat lain, dan menentukan posisi kapal setiap saat pada waktu kapal berlayar. Electronic Navigational Chart (ENC) berisikan data digital sesuai standar spesifikasi produk ENC yang menyimpan seluruh object object yang relevan yang telah dipetakan untuk keperluan keselamatan navigasi, seperti : garis pantai, kedalaman, SBNP, dll. Setiap coverage yang berisikan data tersebut (format analog adalah peta kertas) disebut sel. 1
Setelah dioptimasikan dalam sebuah format tampilan yang efisien yaitu Electronic Chart Display and Information Sistem (ECDIS), ENC akan disebut sebagai Sistem ENC (SENC). Dengan ECDIS tersebut, suatu object dan informasi atributnya (contoh : posisi, warna, bentuk) dapat ditampilkan sesuai keinginan, serta dapat melakukan manipulasi diatas peta yang ditampilkan dalam layar. PT. Infra RCS telah melakukan kerjasama dengan beberapa produsen ENC dan pihak Dinas Hidro Oseanografi TNI AL untuk dapat mengaplikasikan beberapa macam format ENC sesuai dengan standart IMO dan IHO sesuai dengan jenis software yang digunakan oleh pengguna baik ECDIS maupun ECS (Electronic Chart System). Permasalahan yang terdapat pada Dinas Hidro-Oseanografi aplikasi yang terdapat di kantor pusat belum terhubung dengan aplikasi yang ada di kantor penjualan, keduanya berjalan masing-masing tanpa terhubung satu sama lain, meskipun kantor pusat dan kantor penjualan termasuk kedalam sebuah proses bisnis yang sama, tetapi fungsionalitasnya berbeda, sehingga untuk pengadaan peta laut di kantor penjualan, manajer kantor penjualan tersebut harus mendatangi kantor pusat dan menyerahkan surat permintaan peta laut ke bagian gudang di kantor pusat tersebut. Kantor pusat berperan membeli bahan baku kertas ke supplier secara online dan mendistribusikan barang jadi atau peta ke kantor penjualan, sedangkan kantor penjualan menjual peta ke konsumen. Selain itu, peringatan persediaan peta hanya di aplikasi saja, tetapi tidak ada peringatan langsung ke user. Pelaporanpun hanya terjadi di masing masing kantor saja, artinya jika pimpinan pusat meminta laporan dari kantor penjualan, maka setiap kantor penjualan harus membawa laporan dan menyerahkan laporan tersebut dengan cara bertemu langsung. Untuk meningkatkan kualitas perusahaan tersebut maka diperlukan aplikasi komputerisasi yang lebih baik dan inovatif dari aplikasi sebelumnya, yang dapat menunjang kegiatan pengadaan, pengelolaan dan penjualan dengan tujuan untuk mengoptimalkan dan mempermudah petugas yang menjalankan aktivitas pada kantor penjualan tersebut. 2
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan dari pemaparan yang terdapat di latar belakang, maka beberapa rumusan masalah yang terjadi pada Dinas Hidro-Oseanografi yaitu sebagai berikut. a. Bagaimana cara mempermudah proses Pengadaan peta pada Dinas Hidro- Oseanografi? b. Bagaimana cara mempermudah proses transaksi Penjualan peta pada Dinas Hidro-Oseanografi? c. Bagaimana membuat laporan persediaan barang, dan laporan penjualan, 1.3 Tujuan Jurnal dan Buku Besar pada Dinas Hidro-Oseanografi? Tujuan dari proyek akhir ini adalah membuat aplikasi yang dapat: a. membantu proses pengadaan pada Dinas Hidro-Oseanografi b. membantu proses penjualan peta laut berbasis web di Dinas Hidro- Oseanografi. c. membuat laporan penjualan dan laporan pengadaan berbasis web. 1.4 Batasan Masalah Pada proyek ini yang menjadi batasan masalah sebagai berikut. a. Proyek akhir ini hanya membahas sampai proses testing dari keseluruhan proses waterfall. b. Aplikasi ini tidak membahas transaksi penjualan kredit. c. Metode ini menggunakan sistem persediaan perpetual. d. Pencatatan Akuntansi menggunakan metode cash basic. e. Metode perancangan secara terstruktur. 3
1.5 Definisi Operasional Berikut definisi operasional dari aplikasi pengadaan dan penjualan peta laut berbasis webpada proyek akhir ini. a. Aplikasi Pengadaan dan Penjualan Peta Laut Proses pengadaan dan penjualan peta lautsecara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin adanya efisiensi, efektifitas, transparasi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan keuangan pada Dinas Hidro-Oseanografi. Selain itu, proses pengadaan dan penjualan peta laut secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) untuk pelaku usaha yang menggunakan aplikasi pengadaan dan penjualan berbasi web ini. Aplikasi pengadaan dan penjualan berbasis web dibuat untuk mewujudkan harapan pelaksanaan pengadaan dan penjualan peta laut Dinas Hidro-Oseanografi. Layanan yang tersedia dalam Pengadaan barang adalah facilitating plan-driven and ad hoc purchasing, complete inventory management, and intelligent reporting on all procurement activities. Didalam aplikasi ini juga disiapkan fasilitas untuk memproses penjualan peta laut secara online, yaitu inquiries, quotations, order generation, contract and billing cycle management. b. Berbasis Web Pada proses dengan web-baseddapat memudahkan transaksi multilocalantarvendor dengan customer untuk instansi pemerintah Dinas Hidro- Oseanografi. c. Dinas Hidro-Oseanografi Dinas Hidro-oseanografi TNI AL (Dishidros) adalah Badan Pelaksana Pusat (Balakpus) TNI AL yang berkedudukan langsung dibawah Kepala Staf Angakatan Laut (Kasal). Dishidros mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pembinaan fungsi dan pelaksanaan kegiatan Hidro-oseanografi yang meliputi survei, penelitian, pemetaan laut, publikasi, penerapan lingkungan laut dan keselamatan navigasi pelayaran baik untuk kepentingan TNI maupun umum. Dishidros sesuai dengan 4
tugasnya berkewajiban menyiapkan dan menyediakan data dan informasi Hidrooseanografi untuk kepentingan TNI maupun umum. Untuk kepentingan keselamatan navigasi pelayaran, Dishidros mempunyai kewenangan dan legalitas tunggal di bidang hidrografi dalam menyiapkan dan menyediakan data dan informasi Hidro-oseanografi berupa peta laut (peta kertas maupun peta navigasi elektronik) dan buku-buku nautika. Dishidros ditetapkan sebagai Lembaga Hidrografi Nasional berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 1951 tanggal 31 Maret 1951 (PP RI No. 23/1951) dan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 164 Tahun 1960 tanggal 14 Juli 1960 (Keppres RI No. 164/1960), mengemban fungsi sebagai Lembaga Hidrografi Militer dan Lembaga Hidrografi Nasional Indonesia. Dishidros sebagai Lembaga Hidrografi Militer, bertanggung jawab untuk mampu menyediakan data dan informasi Hidro-oseanografi yang akurat dan mutakhir sebagai data dasar yang akan digunakan sebagai bahan analisa strategi pertahanan nasional. Sedangkan sebagai Lembaga Hidrografi Nasional Indonesia, Dishidros mempunyai tanggung jawab untuk memberikan jaminan keselamatan navigasi pelayaran di seluruh wilayah perairan yurisdiksi Negara Kesatuan Republik Indonesia. Sebagai Lembaga Hidrografi Nasional, Dishidros merupakan representasi legal dan wakil pemerintah RI dalam keanggotaan resmi organisasi internasional, yaitu International Hydrographic Organization (IHO) yang berkedudukan di Monaco dan Komisi Hidrografi Asia Timur atau East Asia Hydrographic Commission (EAHC). Selain itu, Dishidros juga menjadi anggota delegasi pemerintah RI di beberapa organisasi internasional di bidang Hidrografi, Oseanografi dan Navigasi pelayaran seperti International Maritime Organization (IMO), Inter-Government Oceanographic Commision (IOC), United Nations Conference on Standardization of Geographical Names (UNCSGN) dan United Nations Group of Experts on Geographical Names (UNGEGN). Hingga saat ini, Dishidros terus melaksanakan tugas pokoknya mengadakan survei dan pemetaan untuk mengumpulkan data dan informasi Hidro-oseanografi dalam 5
rangka pembuatan produk Peta Laut dan publikasi. Dalam melaksanakan kegiatannya, Dishidros diperkuat sebanyak tujuh kapal survei dan pemetaan hidrooseanografi, yaitu KRI Dewa Kembar, KRI Leuser, KRI Pulau Rote, KRI Pulau Romang, KRI Pulau Rempang, KAL Aries dan KAL Vega. Disamping itu, Dishidros juga memiliki empat unit survei pesisir. 1.6 Metode Pengerjaan Gambar 1. 1Ilustrasi Model Waterfall Sumber (Sommerville, 2011,hal.30) Dalam melakukan pengerjaan proyek akhir ini digunakan metodologi Software Development Life Sycle (SDLC). Pada proyek akhir ini tahapan SDLC yang dipakai adalah model Waterfall karena dokumen pengembangan system akan lebih teroganisir pada setiap fasenye. Tahapan tahapan pada metodologi yaitu : a. Reqruirement Definition Melakukan pengumpulan data data yang dibutuhkan dengan cara melakukan wawancara kepada bagian gudang dan bagian keuangan di kantor pusat Dinas Hidrooseanografi, juga melakukan observasi di lapangan mengamati secara langsung proses pengimputan pembelian barang yang dilakukan pegawai kantor Pusat Dinas Hidrooseanogarfi kepada supplier 6
dengan menggunakan sistem komputerisasi, mengamati proses pengelolaan peta laut yang masuk ke gudang hingga disimpan ke kantor penjualan peta laut kepada konsumen. Dasar pembuatan desain sistem dimulai dengan pembuatan Flowmap dan membuat rancangan UML yang berlandaskan pada proses bisnis yang sebelumnya telah dibuat kerangka fungsionalitas. Setelah tergambar Flowmap, Unindetifield Model Languange (UML) dan Entity Relationship Diagram (ERD) maka dimulailah dengan pembuatan sketsa tampilan aplikasi yang akan dibangun. b. System and Software design Dasar pembuatan desain sistem dimulai dengan pembuatan Flowmap dan membuat rancangan UML yang berlandaskan pada proses bisnis yang sebelumnya telah dibuat kerangka fungsionalitas. Setelah tergmbar FlowMap, Unidentifield Model Languange (UML) dan Entity Relationship Diagram (ERD) maka dimulailah dengan pembuatan sketsa tampilan aplikasi yang akan dibangun. Desain dibangun berdasarkan tujuan yang selaras dengan fungsionalitas dri proyek yang dibuat, masuk ke dalam pengkodean yang menerapkan fungsionalitas pada aplikasi yang akan dibangun. c. Implementation and Unit Testing Penulisan kode program menggunakan bahasa PHP dengan tools notepad ++, pengkodean dimulai dari pembuatan desain template yang dimulai pada fungsional pertama yaitu pembuatan Login dengan menentukan hak akses apa saja yang berhak ditampilkan dan dijalankan oleh user tersebut. Membuat tampilan pengadaan, pengelolaan dan penjualan dengan kebutuhan fungsionalitasnya tersendiri. d. Integration and System Testing 7
Pengujian program dilakukan dalam beberapa test dengan metode Black Box, metode ini dinilai lebih efektif karena fokus pada fungsionalitas. Lalu pengujian dilakukan oleh rekan, dosen pembimbing pun ikut serta dalam penungujian program, dan pada akhirnya diadakan pengujian pada sidang yang tentunya akan dilihat semua fungsionalitasnya apakah berjalan seperti yang diharapkan, kekurangan dan kelebihan fungsionalitaspun menjadi aspek tersendiri dalam pengujian apakah sesuai dengan kebutuhan atau bahkan tidak dibutuhkan. 8
1.7 Jadwal Pengerjaan Jadwal Pengerjaan disarankan dicantumkan pada buku seminar (proposal) saja dan tidak dicantumkan pada buku sidang atau buku Proyek Akhir (buku PA), kecuali untuk penelitian yang ingin menonjolkan seberapa lama pengerjaan penelitian maka diperbolehkan untuk mencantumkan jadwal pengerjaan pada buku PA. Jadwal pengerjaan Proyek Akhir umumnya dibuat dalam bentuk tabel. Setiap kegiatan akan dipetakan pada waktu-waktu tertentu. Tabel pengerjaan diberi nama dan diletakkan di atas tabel sesuai dengan aturan penulisan judul tabel pada Proyek Akhir. 9