BAB 4 KEAMANAN DAN PENDANAAN 4.1 Perizinan dan Regulasi Perizinan yang dilakukan selama proses acara ini adalah: 1. Perizinan untuk pemasangan spanduk di area Kampus Anggrek Bina Nusantara kepada pihak Building Management. 2. Peminjaman Ruang 203 kepada jurusan Hotel Management. 3. Undangan kepada setiap SMA dan universitas di wilayah Jakarta dan sekitarnya. 4. Perizinan memasang x-banner di area Kampus Anggrek Bina Nusantara. 5. Perizinan untuk pemasangan poster di area Kampus Anggrek dan Kampus Syahdan Universitas Bina Nusantara kepada pihak Building Management. 6. Perizinan untuk loading barang bagi para tenant kami pada tanggal 5 Juni 2014 kepada pihak Building Management. 7. Perizinan untuk meminjam barang-barang yang diperlukan selama acara berlangsung kepada pihak Building Management. Regulasi yang ada selama proses acara ini berlangsung adalah beberapa macam ketentuan lomba yang kami berikan kepada peserta lomba foto.diantaranya : 1. Peraturan lomba yang kami terapkan: Peserta wajib menggukan kamera DSLR. Lomba terbuka untuk umum dengan batasan umur maksimal 28 tahun. Setiap peserta maksimal mengumpulkan 3 foto terbaiknya (berupa file JPEG Large). Foto tidak mengantur unsur SARA dan Pornografi. Foto yang dikumpulkan merupakan hasil karya sendiri (original) 27
28 Tema lomba fotografi ini adalah The Art of Bartending Peserta lomba fotografi dilarang menggunakan Flash saat pengambilan gambar. Keputusan Dewan Juri mutlak dan tidak dapat diganggu gugat. Pantitia berhak mendiskualifikasikan peserta jika terbukti melakukan kecurangan saat lomba. Foto yang masuk dalam 10 kategori karya terbaik menurut juri akan dipamerkan di Universitas Bina Nusantara. 10 kategori terbaik menurut juri diperbolehkan melakukan olah digital sebatas cropping, penyempurnaan warna dan cahaya. 4.2 Modal Investasi yang diperlukan Pada saat membuat acara seperti ini, kami memiliki modal awal sebesar Rp 750.000. Modal awal ini digunakan untuk: 1. Pembiayaan pembuatan proposal sponsorship dan proposal Internal.Hal ini sangat penting karena untuk mendapat dana dari calon sponsor, kami harus membuat dan mencetak proposal sponsorship. 2. Biaya transportasi yang digunakan untuk menemui calon sponsor. Setelah kedua hal di atas terpenuhi, maka dana selanjutnya akan didapatkan dari sponsor, untuk melakukan hal hal selanjutnya sesuai dengan perencanaan.
29 4.3 Rencana Pembiayaan Event Tabel 4.1 Rencana Anggaran Acara Teaxology on Frame No Total 1 Goodie bag & Souvenir 4 x Rp 40.000 Rp 160.000 2 Hadiah Pemenang juara I Rp 1.250.000 Rp 1.250.000 3 Hadiah Pemenang juara II Rp 1.000.000 Rp 1.000.000 4 Hadiah Pemenang juara III Rp 750.000 Rp 750.000 5 Hadiah Juara Favorit Rp 500.000 Rp 500.000 6 Tag Peserta & Panitia 75 x Rp 5.000 Rp 375.000 7 Flyer 1000 x Rp 1.000 Rp 1.000.000 8 Banner 2 x Rp 200.000 Rp 400.000 9 Poster 50 Rp 15.000 Rp 750.000 10 Juri & Pembicara 2 x Rp 6.000.000 Rp12.000.000 11 Proposal 10 x Rp 60.000 Rp 600.000 12 Sertifikat 30 x Rp 10.000 Rp 300.000 13 Konsumsi 75 x Rp 4.000 Rp 300.000 14 Frame & Standing 10 x Rp 65.000 Rp 650.000 15 Plakat 4 x Rp150.000 Rp 600.000 16 Administrasi Rp 500.000,- Rp 500.000 17 Transportasi Rp 500.000,- Rp 500.000 18 Biaya Tak Terduga Rp 500.000,- Rp 500.000 Total Anggaran Rp 22.135.000,-
30 Tabel 4.2 Target Pendapatan Acara Teaxology on Frame No Presentase 1 Pendaftaran Rp5.000.000 18.18 % 2 Sponsor Rp15.000.000 54.55% 3 Penjualan booth Rp 7.500.000 27.27% Total Rp27.500.000 100% Tabel 4.3 Target Keuntungan Acara Teaxology on Frame Presentase Rencana Pendapatan Rp 27.500.000 100% Rencana Anggaran Rp 22.135.000 80.49% Rencana Keuntungan Rp 5.365.000 19.51% 4.4 Sumber Dana atau Pendanaan Event Tabel 4.4 Sumber Dana Acara Teaxology on Frame No Kategori Request Pihak ke-3 1 PT. Graha Eka Cipta Rp 4.000.000 Silver Sponsor Pencantuman logo 2 Bank BRI Rp 5.000.000 Silver Sponsor Pencantuman logo+ Booth 3 Megaxus Rp 2.500.000 Donatur Pencantuman logo 4 Modal Awal Rp 750.000 Pendaftaran 5 9 x Rp 15.000 (Umum) Rp.135.000 6 8 x Rp 10.000 ( Binusian) Rp 80.000 Total Rp 12.465.000
31 Pendaftaran Biaya pendaftaran semula kami targetkan sebesar Rp.75.000 sudah termasuk free coaching clinic, berhubung kami menjalin kerjasama dengan pihak Oktagon, dan kami mendapatkan Pembicara dan Juri Gratis, biaya pendaftaran kami potong menjadi Rp.15.000 umum dan Rp.10.000 untuk Binusian. Selain kami tidak memiliki waktu yang banyak pada saat itu, hal ini kami dapat kami jadikan Strength, karena dengan biaya yang murah, dan hadiah yang cukup menarik, peserta bisa mengikuti lomba fotografi dan mendapatkan free coaching clinic. 4.5 Laporan Arus Kas Laporan Arus Kas CLICK Organizer Bulan Maret 2014 Tabel 4.5 Laporan Arus Kas Bulan Maret Acara Teaxology on Frame Arus Kas Masuk Modal Awal Rp 750.000 Total arus kas masuk Rp 750.000 Arus Kas Keluar Transportasi Rp 100.000 pengeluaran kas bulan Maret Rp 100.000 Saldo akhir bulan Maret 2014 Rp 650.000
32 Laporan Arus Kas CLICK Organizer Bulan April 2014 Tabel 4.6 Laporan Arus Kas Bulan April Acara Teaxology on Frame Arus Kas Masuk Saldo awal Rp 650.000 Total arus kas masuk 0 Arus Kas Keluar Biaya cetak proposal Rp 118.000 Biaya cetak proposal tambahan Rp 206.000 Biaya Transportasi Rp 254.000 pengeluaran kas bulan April Rp 578.000 Saldo akhir bulan April 2014 Rp 72.000
33 Laporan Arus Kas CLICK Organizer Bulan Mei 2014 Tabel 4.7 Laporan Arus Kas Bulan Mei Acara Teaxology on Frame Arus Kas Masuk Saldo awal Rp 72.000 Penerimaan dana Sponsor PT Graha Eka Cipta Rp 4.000.000 Penerimaan dana Sponsor Bank BRI Rp 5.000.000 Penerimaan dana Megaxus Rp 2.500.000 penerimaan kas bulan Mei Rp 11.500.000 Total arus kas masuk Rp11.572.000 Arus Kas Keluar Biaya Tol dan parkir Rp 63.000 Biaya Transportasi Rp 200.000 Biaya cetak Poster Rp 325.000 Biaya cetak Poster Gabungan Rp 40.000 Biaya cetak Flyer Rp 350.000 pengeluaran bulan Mei 2014 Rp 978.000 Saldo akhir bulan Mei 2014 Rp 10.594.000
34 Laporan Arus Kas CLICK Organizer Bulan Juni 2014 Tabel 4.8 Laporan Arus Kas Bulan Juni Acara Teaxology on Frame Arus Kas Masuk Saldo awal Rp 10.594.000 Total Pendaftaran peserta Rp 215.000 penerimaan kas bulan Juni Rp 215.000 Total arus kas masuk Rp 10.809.000 Arus Kas Keluar Biaya Print + fotokopi Rp 51.000 Biaya Tag Peserta +panitia Rp 184.000 Biaya Print Tag peserta + panitia Rp 62.500 Biaya Souvenir Juri Rp 200.000 Biaya Board Pemenang Rp 48.000 Biaya Booth Lantai 1 Rp 1.500.000 Biaya MC Rp 125.000 Arus Kas Keluar Biaya Cetak Sertifikat Panitia Rp 77.000 Biaya Booth lantai 4 Rp 350.000 Biaya Cetak Sertifikat Sponsor Rp.40.000 Biaya Pembelian Buku Rp 105.000 Biaya X banner Rp 100.000 Biaya Cetak Backdrop Rp 162.000 Biaya Cetak Banner Rp 90.000 Biaya Pembuatan Baju Rp 1.500.000 Biaya Juara I II III Rp 1.800.000 Biaya Transportasi Rp 100.000 Biaya Cetak Foto pameran Rp 200.000
35 pengeluaran kas bulan Juni Rp 6.694.500 Saldo akhir bulan Juni 2014 Rp 4.114.500 Saldo akhir CLICK Organizer Rp 4.114.500 4.6 Laporan Laba Rugi Laporan Laba Rugi CLICK Organizer Tabel 4.9 Laporan Laba Rugi Acara Teaxology on Frame Pendapatan (Rp) % 1. Sponsor dari PT Graha Eka Cipta 4.000.000 32.09 2. Sponsor dari Bank BRI 5.000.000 40.11 3. Sponsor dari Megaxus 2.500.000 20.06 4. Registrasi Peserta 215.000 1.72 5. Modal Awal 750.000 6.02 Total Pendapatan 12.465.000 100 Pengeluaran (Rp) % Transportasi 654.000 7.83 Tol dan Parkir 63.000 0.75 Biaya Cetak Proposal 324.000 3.88 Biaya Cetak Poster 365.000 4.37 Biaya Cetak Flyer 350.000 4.19 Biaya Print dan Fotokopi 51.000 0.61 Biaya Tag peserta dan Panitia 184.000 2.2 Biaya Print Tag peserta dan panitia 62.500 0.75 Biaya Souvenir untuk Juri 200.000 2.40 Biaya Board Pemenang 48.000 0.57 Biaya Booth lantai 1 1.500.000 17.96
36 Biaya MC 125.000 1.50 Biaya Cetak sertifikat Panitia 77.000 0.92 Biaya Booth lantai 4 350.000 4.19 Biaya Cetak sertifikat sponsor 40.000 0.48 Biaya Pembelian Buku 105.000 1.26 Biaya Cetak X-Banner 100.000 1.20 Biaya Cetak Banner 90.000 1.08 Biaya Cetak Backdrop 162.000 1.94 Biaya Pembuatan Baju 1.500.000 17.96 Biaya Pemenang I, II, dan III 1.800.000 21.56 Biaya Cetak Foto Pameran 200.000 2.4 Total Pengeluaran 8.350.500 67.00 Total Keuntungan Pendapatan Rp 12.465.000 Pengeluaran Rp 8.350.500 Total Keuntungan Rp 4.114.500 Jadi, total keuntungan acara Teaxology on Frame adalah Rp.4.114.500 (33%).