1 BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan 4.1.1. Analisis Dokumen Dalam prosedur pengajuan pasang baru listrik harus ada dokumendokumen dan alat-alat yang dipergunakan untuk menunjangpelaksanaan kegiatan. Adapun dokumen-dokumen yang ada dalam system pengajuan pasang baru listrik adalah sebagai berikut : 1. yaitu data yang harus diisi oleh calon pada saat pendaftaran pasang baru listrik. 2. Fotocopy KTP yaitu kartu identitas calon yang dijadikan syarat dalam proses pendaftaran pasang baru. 3. Rekening tetangga yaitu tanda bukti pembayaran listrik yang dimiliki oleh tetangga terdekat sebagai suatu syarat dalam proses pendaftaran pasang baru. 4. SIP (surat izin ) yaitu surat yang dikeluarkan PP kepada calon sebagai tanda bahwa permintaan pasang baru dapat diterima. 5. STP (surat tunggu ) yaitu surat yang dikeluarkan PP kepada calon sebagai tanda bahwa permintaan pasang baru listrik belum dapat di realisasikan atau adanya penundaan. 6. Kartu meteran adalah kartu yang dikeluarka PP kepada calon setelah listrik dilakukan dan juga sebagai bukti calaon tersebut sudah mempunyai jaringan dan sudah menjadi PLN. 7. Laporan yaitu laporan yang dibuat oleh bagian instalasi sebagai bukti bahwa listrik telah selesai, kemudian laporan ini diberikan kebagian PP. 8. Laporan yang sudah valid yaitu laporan yang sudah diperiksa oleh bagian PP yang kemudian diserahkan kepada supervisor PP.
2 4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan Analisis prosedur memberikan gambaran tentang sistem jaringan dari prosedur yang saat ini sedang berjalan pada PT. PLN (PERSERO) UPJ Cijawura sebagai berikut : 4.1.2.1. Flow Map
3 Calon Pelanggan Customer Service instalasi Supervisor Fc.KTP FC Rekening Fc.KTP Fc.Rekening Data jaringan Membuat SIP Cek data jaringan Data jaringan valid Data jaringan tidak valid Membuat SIP Membuat STP 2 3 SIP 3 SIP 1 STP STP 1 2 Membuat laporan SIP Kartu meteran Membuat SIP Laporan Laporan valid Gambar 4.1 Flow Map prosedur yang sedang berjalan
4 1.1.2.2. Diagram Kontek Diagram kontek merupakan gambaran global dari system informasi yang berupa aliran-aliran dalam maupun luar. Berikut ini adalah diagram kontek Sistem Informasi Pengajuan Pasang Baru Listrik di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten UPJ Cijawura. Calon pelangan, Fc KTP,Fc rekening Tetangga Sistem Informasi pasang baru listrik lap valid Supervisor pelayanan pelangan SIP, STP, kartu meteran Gambar 4.2 Diagram Kontek Prosedur yang Berjalan 4.1.2.3. Data Flow Diagram DFD yang digambarkan merupakan suatu alur yang menjelaskan Sistem Informasi Pengajuan Pasang Baru Listrik dari proses-proses yang saling berkaitan. Calon Fc KTP,Fc Rek tetangga 1.0 Pengecekan data jaringan data jaringa tidak valid 2.0 Membuat STP Data jaringan valid Arsip STP Kartu meteran Arsip SIP 3.0 Membuat lap lap valid Supervisor pelayanan pelangan Gambar 4.3 Data Flow Diagram yang Sedang Berjalan
5 4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan Kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan data untuk prosedur daya listrik baru di PT. PLN (Persero) UPJ CIJAWURA yaitu, pendaftaran untuk daya listrik baru masih dilakukan secara manual yaitu dengan mengisi data secara tertulis pada formulir kertas yang disediakan oleh perusahaan. Yang kemudian datadata yang telah diisi di entry oleh petugas perusahaan. Berikut tabel evaluasi sistem yang sedang berjalan : Tabel 4.1 Kendala evaluasi sistem yang berjalan No Kendala Penyelesaian 1 Pendaftaran listrik baru masih dilakukan secara manual, yaitu mengisi data secara tertulis pada formulir kertas yang disediakan oleh perusahaan proses pendaftaran daya listrik baru sebaiknya perusahaan mempermudah dalam melakukan pendaftaran dengan memasukkan/mengentry data secara langsung tampilan program yang telah disediakan tanpa harus menulis manual di formulir kertas. 4.2. Usulan Perancangan Sistem Untuk mengetahui dan mempelajari sistem yang ada dalam pengolahan pelayanan Pemasangan Baru Listrik yang ada di PT PLN (PERSERO) Distribusi jawa barat masih belum optimal dimana laporan pelayanan pasang listrik baru sering tidak akurat dan terlambat sehingga memperlambat proses penyelesaian masalah. Adapun prosedur yang diusulkan adalah sebagai berikut:
6 4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem Tujuan perancangan sistem adalah : 1. Untuk mengimplementasikan keseluruhan kebutuhan eksplisit dan mengakomodasi semua kebutuhan implisit yang diinginkan. 2. Menjadi panduan yang dapat dibaca, dipahami bagi programmer dan penguji sistem. 3. Memberikan suatu gambaran lengkap mengenai sistem. 4.2.2. Perancangan Prosedure yang Diusulkan Prosedur merupakan urutan kegiatan yang terdiri dari tahapan-tahapan yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan, siapa yang mengerjakan proses tersebut dan bagaimana suatu proses itu dapat dikerjakan. 4.2.2.1. Flow Map Flowmap merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam sistem.bagian alir dokumen disebut juga bagan alir formulir yang merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan. Dari formulir termasuk tembusan-tembusannya. Mengenai sumber dan aliran dokumen dapat digambarkan dalam flowmap yang diusulkan adalah sebagai berikut:
7 Calon Formulir Loket Pendaftaran Surveyor Kabag. Pemasang an Formulir Formulir Lakukan survei Manajer Isi formulir persyarat an Y setuju T Formulir Input data t persyarat an datab ase Surat penangguhan Mencetak surat penangguhan Surat penagguhan tdk disetujui SPPL yg belum di ACC Mencetak SPPL yg blm di ACC SPPL yg sudah di ACC SPPL yg belum di ACC Acc SPPL SPPL yg sudah di ACC SPPL yg belum di ACC SPPL yg sdh di ACC Input pembayaran SAPL yg belum di ACC Mencetak kwitansi kwitansi kwitansi ACC SAPL Gambar 4.4 Flow Map yang diusulkan
8 Mencetak SAPL SAPL yg belum di ACC SAPL yg sudah di ACC SAPL yg sudah di ACC Gambar 4.4 Flow Map yang Diusulkan sambungan 4.2.2.2. Diagram Kontek Diagram konteks digunakan untuk menggambrakan sistem pelayanan gangguan secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang memperhatikan masukan yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Diagram konteks sistem pelayanan gangguan adalah sebagai berikut: Calon Formulir,persyaratan surat persetujuan PL yang Belum di acc Kepala bab Formulir,surat pena ngguhan,kwitansi Sistem informasi pasang baru Surat ajuan PL yang belum di acc Manajer Gambar 4.5 Diagram Kontek yang Diusulkan
9 4.2.2.3. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) yang diusulkan adalah representasi grafik dari sebuah sistem Data Flow Diagram yang diusulkan menggambarkan komponen- komponen sebuah sistem aliran data. Aliran data diantara komponen komponen tersebut, asal, tujuan dan penyimpanan dari data tersebut.
10 Calon 1.0 Formulir pendaptaran data calon F. Cek isi Yg sudah diisi formulir F. Data data calon 2.0 Input data surat persetujuan Kepala bag data yg belum di Acc data surat penagguhan 3.0 Mencetak surat penagguhan 4.0 Mencetak surat persetujuan yg belum di acc surat persetujuan yg blm di acc surat persetujuan yg sudah di acc surat persetujuan listrik yg sudah di acc 6.0 Input pembayara n F. Pembayaran 5.0 Acc surat persetujuan listrik F.SPPL yg belum diacc pembayaran kwitansi 7.0 Mencetak kwitansi 8.0 Acc surat ajuan pemasanga n listrik surat ajuan PL yg belum di acc Manajer surat ajuan PL yg sudah di acc Gambar 4.6 Data Flow Diagram yang Diusulkan
11 4.2.2.4. Kamus Data Kamus data berasal dari diagram hubungan entity dan dokumen- dokumen sumber input dari pelaksanan proses pelayanan pasang baru listrik. Kamus data ini dapat digunakan untuk membuat suatu program aplikasi. Kamus data yang dipakai untuk membantu jalannya program adalah sebagai berikut : 1. Nama alir data : Formulir Aliran data : Calon Pelanggan-Proses 1. Item Struktur data No Calon Pelanggan, Nama, No KTP, Alamat, Telpon 2. Nama alir data : Data Calon Pelanggan Aliran data : Proses1-F Calon Pelanggan, F Calon Pelanggan- Proses 2, Proses 2-F Planggan. F Calon Pelanggan-Proses 8. Item Struktur data No Calon Pelanggan, Nama, Alamat, Telpon 3. Nama alir data : Data Pelanggang Aliran data : F Pelanggan- Proses 3,F Pelanggan-Proses 4. Nama alir data : Surat Penangguhan Aliran data : Proses 3-Calon Anggota Item Struktur data No Pelanggan, Nama, Alamat, Tempat Pemasangan Listrik. 5. Nama alir data : Surat Persetujuan Pemasangan Listrik, Belum DiAcc.
12 Aliran data : Proses 4-Kep Bagian Pemasangan, Kep Bagian Pemasangan-Proses 5. Item Struktur data Nama, Alamat, Tarif/Daya Lama, Data Gardu Tiang. 6. Nama alir data : Surat Persetujuan Pemasangan Listrik, Yang Di Acc. Aliran data : Proses 5-Calon Pelanggan, Calon Pelanggan-Proses 6, Proses 6-F Pembayaran. Item Struktur data Nomor, Lampiran, Perihal. 7. Nama alir data : Surat Ajuan Pemasangan Listrik, Belum Di Acc Aliran data : Proses 8-Manager, Manager-Proses 9. Item Struktur data No Pelanggan, Nama, Nomor Prihal. 8. Nama alir data : Surat Ajuan Pemasangan Listrik, Yang Di Acc Aliran data : Proses 9-Kep Bagian Pemasangan. Item Struktur data No Pelanggan, Nama, Nomor, Lampiran, Prihal.
13 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Berdasarkan sistem informasi pasang baru listrik yang sedang berjalan di PT. PLN (Persero) UPJ Cijawura, penulis dapat mengambil kesimpulan, yaitu perlunya penyajian sistem informasi pasang baru listrik dalam satu program aplikasi. Dengan adanya sistem informasi pasang baru listrik ini dapat menyelesaikan masalah-masalah pelayanan kepada para calon PT. PLN (Persero) UPJ Cijawura, antara lain : 1. Prosedur Pelayanan pasang baru listrik dapat lebih efisien dan efektif 2. Pelayanan pasang baru listrik dapat lebih cepat diproses, tepat dan akurat. 3. Sistem informasi dapat mempermudah calon untuk mengajukan pasang baru listrik.
14 5.2. Saran Saran yang akan penulis kemukakan adalah : 1. Rancanangan sistem informasi yang ada agar dikembangkan lagi kedepannya. 2. Untuk mengefektifkan pelayanan pasang baru listrik agar menggunakan aplikasi online.