PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PT. PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JATENG DAN DIY Supartika 1), Kodrat Iman Satoto 2), R. Rizal Isnanto 3) Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik, Universitas Diponegoro, Jln. Prof. Sudharto, Tembalang, Semarang, Indonesia ABSTRACT Development of information system in 21 st century is running rapidly. All parts of life seems could not be separated from this sector. This process help them to collect and share information from one to another. PT. PLN (Persero) also need this system to help their work in manage information of their duty. From those statement, risen ideas to design an information system to manage their training program using PHP and MySQL. This final project was designed an information system for PT. PLN (Persero) to manage their training program. User who can access this system divided into 3 categories: admin, employee, and manager. Based on those criteria, the system could be made. First step,requirement analysis need to be arranged. All function and basic information should be known from here. Second step, all required data need to be collected and bring them into the database using MySQL program, such as PHPMyAdmin. Third step, the program/system were arranged, where all data flow and user interface included. The system be designed using PHP code with convenient editor, such as Notepad++. Based on testing result, all function run normally. User need to login before access the system. All categories of user (admin, employee, and manager) could access the information and perform all the function based on their authority. Keywords : information system, PHP, user. I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, penggunaan sistem informasi berbasis situs (web) sangat diminati. Kemampuan untuk diakses kapan saja dan dimana saja merupakan salah satu alasan sistem seperti ini. PT. PLN yang merupakan salah satu Perusahaan Perseroan (Persero) juga berupaya selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi yang dapat mendukung kinerja dan mempermudah persebaran informasi dalam lingkungan kerja di PT. PLN (Persero). Dalam Rangka peningkatan Kompetensi Jabatan dan Profesi pegawai, PT. PLN (Persero) telah menetapkan Pembinaan Karir dan Kompetensi Pegawai dengan berbasis kompetensi (SK DIR No. 387.K/DIR/2008). Oleh karena itu untuk mewujudkan suatu visi yang baik tersebut tentunya diperlukan suatu wadah untuk menampung dan menyebarkan segala jenis Informasi mengenai sistem pendidikan dan pelatihan pegawai di PT. PLN (Persero). Dari permasalahan di atas, timbul gagasan untuk merancang sebuah sistem informasi berupa situs yang mampu menampung segala jenis informasi mengenai sistem pendidikan dan pelatihan pegawai di PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY. 1) 2) Mahasiswi Teknik Elektro Universitas Diponegoro Konsentrasi Informatika dan Komputer Dosen Teknik Elektro Universitas Diponegoro 1 1.2 Tujuan Tujuan tugas akhir ini yaitu untuk merancang dan membuat sebuah aplikasi sistem informasi berbasis situs (web) sebagai sarana penyampaian informasi mengenai sistem pendidikan dan pelatihan pegawai di PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY. Dimana nantinya akan menampung, menangani dan menyajikan materi, agenda kegiatan, dan media komunikasi yang terkait dengan sistem pendidikan dan pelatihan pegawai di PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY. 1.3 Batasan Masalah Untuk menyederhanakan pembahasan pada Tugas Akhir ini, masalah dibatasi sebagai berikut: 1. Aplikasi yang dibuat masih berupa prototipe sistem informasi berbasis situs (web) 2. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP 3. Basis data yang digunakan adalah MySQL 4. Web Server yang digunakan adalah Apache 5. Tidak membahas keamanan sistem serta tindakan pengamanan yang berhubungan dengan konfigurasi jaringan (firewall dan lain-lain) 6. Diklat yang dilakukan merupakan diklat yang ditempuh pegawai untuk memenuhi kriteria dan kebutuhan jabatan struktural. II. DASAR TEORI 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam
mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur yang tergorganisasi. 2.3 Basisdata (Database) Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basisdata tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basisdata meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. 2.5 Pendekatan Terstruktur Pemodelan data merupakan suatu teknik Analisis Terstruktur yang berorientasi kepada data dengan menunjukkan sistem hanya datanya saja terlepas dari bagaimana data tersebut akan diproses atau digunakan untuk menghasilkan informasi. Beberapa tools dan teknik dalam pengembangan sistem terstruktur antara lain Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram) atau Diagram Arus Data (DAD), dan untuk perancangan basisdata akan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dan normalisasi basisdata. Data Flow Diagram (DFD) Diagram yang menggunakan notasi simbol untuk menggambarkan arus dari data sistem dikenal dengan nama diagram arus data (data flow diagram, DFD). Beberapa komponen atau simbol yang digunakan untuk DFD antara lain: a. External Entity (Kesatuan Luar) Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan masukan atau menerima keluaran dari sistem. Kesatuan eksternal ini dapat dilihat pada Gambar 2.1. Gambar 2.1 Kesatuan eksternal b. Process (Proses) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol Proses ditunjukkan pada Gambar 2.2. Gambar 2.2 Notasi proses dalam DFD c. Data Flow (Arus Data) Arus data mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Contoh arus data dapat dilihat pada Gambar 2.3. Gambar 2.3 Arus data yang mengalir dari kesatuan luar Langganan ke Proses Order Langganan adalah dengan nama order langganan d. Data Store (simpanan data) Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data. Simpanan data pada DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal parallel yang tertutup di salah satu ujungnya seperti ditunjukkan pada Gambar 2.4. Gambar 2.4 Simbol simpanan data Contoh penggambaran DFD dapat kita lihat pada Gambar 2.5. Gambar 2.5 Contoh Penggambaran DFD III. PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Kebutuhan 3.1.1 Kebutuhan Fungsional a. Adanya fasilitas untuk menampilkan pengumuman maupun informasi diklat. b. Adanya fasilitas pendaftaran untuk diklat di PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY pada pengguna pegawai. c. Adanya fasilitas untuk melihat daftar pegawai yang mendaftar/mengikuti diklat. d. Adanya fasilitas untuk melihat riwayat diklat yang pernah diikuti oleh pegawai. e. Adanya fasilitas pengunggahan materi yang terkait dengan diklat pada sisi admin. f. Adanya fasilitas untuk melihat dan mengunduh 2
materi yang terkait dengan diklat pada pengguna pegawai. g. Adanya fasilitas untuk mengetahui pelaksanaan diklat secara menyeluruh untuk pengguna manajer. h. Adanya pembagian pengguna menjadi tiga kelompok sebagai berikut. i. Administrator (Admin) ii. Pengguna Pegawai iii. Eksekutif (Manajer) i. Pengguna pegawai dapat menikmati semua fasilitas yang disediakan. j. Adanya administrator untuk mengelola situs (web). 3.1.2 Kebutuhan Non-Fungsional a. Operasional i. Dapat diakses client dari berbagai browser yang mendukung javascript. ii. Adanya pembedaan halaman pengguna. b. Keamanan i. Adanya penggunaan kata kunci dalam form login untuk membedakan tipe pengguna termasuk hak akses masing-masing. ii. Semua materi bisa diunduh. c. Informasi i. Adanya informasi mengenai gambaran, ketentuan, serta persyaratan diklat yang harus dipenuhi oleh peserta diklat. ii. Informasi yang diberikan selalu up-to-date. d. Kinerja Antarmuka yang atraktif, dinamis, dan userfriendly. 3.2 Tahap Pembuatan Data Flow Diagram (DFD) 3.2.1 Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu dengan yang lain dengan aliran dan penyimpanan data seperti ditunjukkan Gambar 3.1. data berkaitan dengan tabel-tabel yang tersimpan dalam basisdata. Keterangan yang terdapat pada garis-garis konektor menunjukkan aliran data yang dipertukarkan. Proses pada DFD tingkat 1 ditunjukkan pada Gambar 3.2. Gambar 3.2 DFD Tingkat 1 3.2.3 DFD Tingkat 2 DFD Tingkat 2 menggambarkan proses lebih terperinci dari proses yang telah disebutkan sebelumnya pada DFD Tingkat 1. Proses yang akan dibahas disini adalah proses ketiga, yaitu Pengolahan Site. a. Data Flow Diagram Tingkat 2 Proses Ketiga Tahap Pertama DFD tingkat 2 proses ketiga tahap pertama merupakan proses pengolahan site pertama yang dapat dilakukan oleh pengguna, yaitu Lihat Informasi Site. Informasi site ini terdiri dari 2 kategori, yaitu: i. Informasi yang dapat diakses oleh pengguna admin dan pegawai. DFD untuk kategori ini ditunjukkan pada Gambar 3.3. Gambar 3.1 Diagram konteks Sistem Informasi Diklat PT. PLN (Persero) 3.2.2 DFD Tingkat 1 DFD tingkat 1 merupakan penjabaran lebih spesifik, dari diagram konteks. Karena DFD tingkat 1 menjelaskan penyimpanan data (data store) dan proses yang terjadi dalam aplikasi. Penyimpanan Gambar 3.3 DFD tingkat 2 proses ketiga tahap pertama (lihat informasi site) Pada Gambar 3.3 menunjukkan DFD tingkat 2 proses ketiga tahap pertama. Pada tingkat ini proses dapat dilakukan oleh tingkat pengguna pegawai dan admin. Proses proses tersebut adalah sebagai berikut. 3
ii. 1) Proses Lihat Diklat yang dapat dilakukan oleh semua pengguna. Disini terjadi proses pemanggilan/request data pada tabel diklat di dalam basisdata. 2) Proses Unduh Materi yang dapat dilakukan oleh semua pengguna. Disini terjadi proses pemanggilan/request data pada tabel materi di dalam basisdata. 3) Proses Lihat Daftar Peserta Diklat yang dapat dilakukan oleh semua pengguna. Disini terjadi proses pemanggilan/request data pada tabel peserta di dalam basisdata. 4) Proses Lihat Pengumuman yang dapat dilakukan oleh semua pengguna. Disini terjadi proses pemanggilan/request data pada tabel pengumuman di dalam basisdata. Informasi yang hanya dapat diakses oleh pengguna manajer saja. Informasi ini berupa laporan realisasi diklat yang berisi daftar diklat yang telah diselenggarakan. Pengguna pun dapat mengunduh daftar peserta diklat tertentu, beserta nilai yang diperoleh oleh pegawai tersebut. DFD untuk kategori ini dapat dilihat pada Gambar 3.4. Gambar 3.4 DFD tingkat 2 proses ketiga tahap pertama (lihat informasi site) tingkatan manager Gambar 3.4 menunjukkan DFD tingkat 2 proses ketiga tahap pertama untuk pengguna manajer. Pada tingkatan ini proses dapat dilakukan oleh semua tingkatan pengguna. Proses proses tersebut adalah proses Lihat Laporan Realisasi Diklat. Di sini terjadi pemanggilan data dari tabel diklat pada basisdata. Di sini juga terjadi proses unduh peserta. Di sini terjadi pemanggilan data dari tabel peserta pada basisdata. b. Data Flow Diagram Tingkat 2 Proses Ketiga Tahap Kedua DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap kedua merupakan kelanjutan dari proses ketiga tahap pertama (Lihat Informasi Site), yaitu Manajemen Diklat. Proses kedua hanya bisa dilakukan oleh pengguna dengan tingkat admin saja. Pada DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap kedua terdapat beberapa proses, yaitu: 1) Proses tambah keterangan tingkatan diklat baru 2) Proses tambah profesi baru 3) Proses tambah jenis diklat baru 4) Proses unggah/hapus materi diklat. Materi diklat yang bisa diunggah berupa semua jenis ekstensi berkas. 5) Proses tambah diklat baru, sunting, dan nonaktifkan diklat yang sudah ada. Proses pada DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap kedua dapat dilihat pada Gambar 3.5. Gambar 3.5 DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap kedua (manajemen diklat) c. Data Flow Diagram Tingkat 2 Ketiga Tahap Ketiga DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap kedua merupakan kelanjutan dari proses ketiga tahap kedua (Manajemen Diklat), yaitu Daftar Pegawai ke Diklat. Proses ketiga bisa dilakukan oleh pengguna dengan tingkat admin dan pegawai. Proses pada tingkat ini ditunjukkan pada Gambar 3.6. Gambar 3.6 DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap ketiga (daftar pegawai ke diklat) Pada DFD tingkat 2 Proses ketiga tahap ketiga terdapat 2 proses, yaitu: 1) Mendaftar ke diklat yang dapat dilakukan oleh pengguna admin dan pengguna pegawai. 2) Menonaktifkan pegawai dari daftar peserta diklat yang hanya bisa dilakukan oleh pengguna tingkatan admin. d. DFD Tingkat 2 Proses Ketiga Tahap Keempat DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap keempat 4
merupakan kelanjutan dari proses ketiga tahap ketiga (Daftar Pegawai ke Diklat) yang hanya bisa dilakukan oleh pengguna dengan tingkat admin saja, yaitu Manajemen Pengumuman. Proses pada tingkat ini ditunjukkan pada Gambar 3.7. biasanya digunakan dalam tahap analisis perancangan basisdata. ERD dari sistem informasi ini ditunjukkan pada Gambar 3.9. Gambar 3.7 DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap keempat (manajemen pengumuman) Pada DFD Tingkat 2 proses ketiga tahap keempat terdapat 2 proses, yaitu: 1) Melihat daftar pengumuman yang sudah dimasukkan sebelumnya 2) Menambah pengumuman baru, menyunting pengumuman terdahulu, dan menghapus pengumuman. 3.3 Diagram Alir (Flowchart) Diagram alir menunjukkan tahapan untuk mengakses sistem informasi diklat. Diagram alir sistem informasi Divisi Pendidikan dan Pelatihan PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY ditunjukkan dengan Gambar 3.8. Gambar 3.9 ERD sistem informasi diklat PT.PLN (Persero) Gambar 3.9 menunjukkan hubungan antar entitas pada sistem informasi. Entitas yang ada antara lain: i. A, menunjukkan entitas pegawai, ii. B, menunjukkan entitas diklat, iii. C, menunjukkan entitas jenis diklat, iv. D, menunjukkan entitas tingkatan diklat, v. E, menunjukkan entitas profesi, vi. F, menunjukkan entitas materi, vii. G, menunjukkan entitas peserta, viii. H, menunjukkan entitas pengumuman, ix. I, menunjukkan entitas udiklat, x. J, menunjukkan entitas subunit, xi. K, menunjukkan entitas unit. 3.5 Perancangan Basis Data Perancangan basisdata dalam aplikasi ini menggunakan proses normalisasi. Bentuk normal dari basis data system informasi diklat PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY dapat dilihat pada Gambar 3.10 Gambar 3.10 Bentuk normal ke-dua basis data sistem informasi diklat PT. PLN (Persero) Gambar 3.8 Diagram alir sistem informasi diklat PT. PLN (Persero) 3.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram (ERD) adalah salah satu metode pemodelan perangkat lunak yang IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Pengujian ini berupa pengujian aplikasi sistem informasi diklat PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY yang telah dirancang pada bagian administrator pada fungsi memasukkan diklat baru ke dalam sistem (tambah diklat). Daftar diklat sebelum dilakukan perubahan dapat dilihat pada 5
Gambar 4.2. Gambar 4.2 Halaman daftar diklat sebelum penambahan Admin perlu memasukkan keterangan keterangan mengenai diklat baru seperti ditunjukkan pada Gambar 4.3. Gambar 4.3 Halaman keterangan diklat baru Gambar 4.3 menunjukkan bahwa admin akan menambahkan diklat Pengoperasian Turbin Uap ke dalam sistem. Setelah penambahan disimpan, maka diklat baru akan muncul pada daftar diklat seperti ditunjukkan Gambar 4.4. Gambar 4.4 Daftar diklat setelah penambahan Pada Gambar 4.4 dapat dilihat diklat Pengoperasian Turbin Uap telah masuk pada daftar diklat. Hal ini menunjukkan fungsi daftar diklat berjalan baik. V. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil pengujian dan pembahasan adalah sebagai berikut : 1. Telah dapat dirancang dan dibangun sebuah Sistem Informasi Manajeman Pendidikan Dan Pelatihan PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng Dan DIY dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basisdata MySQL. 2. Sistem yang dibangun merupakan aplikasi berbasis situs (web) yang dapat dijalankan dan diakses melalui web browser yang mendukung javascript. 3. Hasil pengujian Kotak Hitam (Black Box) menunjukkan bahwa sistem dapat bekerja dengan baik dalam proses pengolahan dan pelacakan data yang terkait dengan Pendidikan Dan Pelatihan PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY. Aplikasi dapat menangani dengan baik data yang dimasukkan ke dalam sistem, asalkan data yang dimasukkan dengan format yang sesuai. 5.2 Saran Berdasarkan pengujian terhadap aplikasi Sistem Informasi Manajeman Pendidikan Dan Pelatihan PT. PLN (Persero) Distribusi JATENG dan DIY yang telah dibuat, dapat diberikan beberapa saran sebagai berikut. 1. Aplikasi Sistem Informasi Manajeman Pendidikan dan Pelatihan PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng dan DIY ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan menggabungkannya dengan layanan berbasis perangkat bergerak (mobile device) seperti ponsel dan sejenisnya. 2. Sistem informasi ini masih dapat dikembangkan dan disempurnakan di masa yang akan datang, menyesuaikan dengan kebutuhan informasi terutama mengenai diklat di PT. PLN (Persero) Distribusi Jateng & DIY DAFTAR PUSTAKA [1] Al Fatta, H., Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, CV. Andi Offset Yogyakarta, 2007. [2] Kadir, A., Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2008. [3] Kadir, A., Mastering AJAX dan PHP, CV. Andi Offset, Yogyakarta, 2009. [4] Ladjamudin, Al Bahra Bin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2007. [5] Madcoms, Aplikasi Program PHP dan MySql, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2004. [6] Prasetyo, H., Perancangan Sistem Informasi Site Audit Survey PT. Indosat Tbk Berbasis Web, Skripsi S-1, Universitas Diponegoro, Semarang, 2011. [7] PT. PLN (Persero), Direktori Diklat, Pusat Pendidikan dan Pelatihan, Jakarta, 2009. [8] Yakub, Sistem Basis Data ; Tutorial Konseptual, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2008. 6
BIOGRAFI PENULIS Supartika, Lahir di Aceh 17 Mei 1988. Penulis pernah menempuh pendidikan di TK Wajar, SDN Janarata, SLTP Negeri 1 Bandar, SMA Negeri 1 Bebesen, dan saat ini sedang menyelesaikan studi strata 1 di Teknik Elektro Universitas Diponegoro mengambil Konsentrasi Teknik Informatika Dan Komputer. Menyetujui, Dosen Pembimbing I, Ir. Kodrat Iman Satoto, M.T. NIP. 196310281993031002 Dosen Pembimbing II, R. Rizal Isnanto, S.T., M.M., M.T. NIP. 197007272000121001 7