Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN LANGSUNG (SIMPeL) VERSI 4.0.0 UNTUK PENYEDIA BADAN DAN PERORANGAN Gd. Juanda II Lt.17 Jl. Wahidin I No.1 Jakarta 10710 Telp. (021)3512214, Fax. (021)3512219
1. Pendahuluan Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung yang disingkat menjadi SIMPeL, antara lain dilatarbelakangi oleh adanya kesulitan dalam melakukan pemantauan dan reporting pelaksanaan pengadaan langsung, karena saat ini pengadaan langsung masih dilaksanakan secara manual dan belum dilakukan melalui sistem. Padahal saat ini sebagian besar pengadaan dilakukan melalui pengadaan langsung. Hal ini sejalan dengan peningkatan batasan pengadaan langsung, yaitu sesuai Perpres 70 tahun 2012, batasan nilai untuk pengadaan langsung yang semula sampai dengan 100 juta menjadi 200 juta untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya, dan pengadaan jasa konsultansi sampai dengan 50 juta. Oleh karena itu, Pembangunan sistem ini, diharapkan dapat memfasilitasi hal tersebut melalui sentralisasi data pengadaan langsung. Disamping hal di atas, sejalan dengan reformasi pengadaan dan reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Keuangan, pembangunan sistem ini juga diharapkan dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas pengadaan langsung, melakukan manajemen database hasil pengadaan langsung yang baik, yaitu dari sisi pengkatagorisasian barang yang dapat dikembangkan untuk katalog dan analisa standar biaya, database penyedia untuk pengembangan vendor management pengadaan langsung, serta memudahkan aparat pengawas internal dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan pengadaan langsung. Berdasarkan hal di atas, secara keseluruhan pembangunan sistem ini bertujuan untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas pelaksanaan pengadaan langsung. 1.1 Penyedia Berdasarkan Perpres 70 tahun 2012, Penyedia Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/PekerjaanKonstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya. Namun demikian, dalam sistem aplikasi versi 3.0.0 ini belum mengakomodir fitur untuk penyedia perseorangan. Fitur ini akan dimasukkan dalam pengembangan aplikasi selanjutnya. Dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung (SIMPeL), Penyedia mempunyai wewenang, sebagai berikut : a. Mengubah data profil penyedia, menginput dan mengupdate data kualifikasi (persyaratan) b. Menginput dan mengupdate data kualifikasi lainnya (yang dipersyaratkan) c. Mengikuti undangan pengadaan langsung d. Menginput data dukung penawaran dan menginput harga penawaran e. Mengikuti undangan klarifikasi teknis dan negosiasi harga Copyright 2014 Pusat LPSE 2
2. Memulai Aplikasi Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 3.0.0 Penyedia 2.1 Registrasi Penyedia Penyedia dapat melakukan registrasi pada admin satker dan admin agency. PENDAFTARAN PENYEDIA BARANG/JASA MELALUI ADMIN AGENCY PENYEDIA BARANG/ JASA ADMIN AGENCY Mulai 1. Membuka website aplikasi SIMPeL 7. Login 2. Mendaftar Online 8. Meneliti kesesuaian persyaratan kualifikasi penyedia 3. Konfirmasi pendaftaran di email Persetujuan Pendaftaran Tidak 4. Login 8.a Melengkapi persyaratan kualifikasi Ya 5. Mengisi formulir kualifikasi 8.b Mengaktifkan User ID dan Password penyedia barang/ jasa 6. Melakukan pendaftaran offline 10. Mengarsipkan formulir pendaftaran, surat penunjukan admin dan surat kuasa Selesai Copyright 2014 Pusat LPSE 3
PENDAFTARAN PENYEDIA BARANG/JASA MELALUI ADMIN SATKER PENYEDIA BARANG/ JASA ADMIN SATKER ADMIN AGENCY Mulai 1. Mendaftar di website aplikasi SIMPeL 7. Login 2. Mengisi formulir registrasi online 8. Meneliti kesesuaian data kualifikasi penyedia barang/jasa 3. Konfirmasi pendaftaran di email Persetujuan Pendaftaran Tidak 4. Login 8.a Melengkapi persyaratan kualifikasi Ya 5. Mengisi formulir kualifikasi 8.b Menghubungi admin agency, untuk mengaktifkan user id penyedia. 6. Melakukan pendaftaran offline 9. Mengirim formulir pendaaftaran, surat penunjukan admin dan surat kuasa 10. Mengarsipkan formulir pendaftaran, surat penunjukan admin dan surat kuasa Selesai Copyright 2014 Pusat LPSE 4
2.1.1 Registrasi Online Penyedia perorangan dan badan usaha mengakses laman www.simpel.lpse.kemenkeu.go.id. Kemudian untuk mendaftar secara online dengan mengklik tombol pada halaman Registrasi : Registrasi : Mengisi Data Penyedia Badan Usaha: Copyright 2014 Pusat LPSE 6
Mengisi Data Penyedia Perorangan: Copyright 2014 Pusat LPSE 7
Setelah diisi lengkap dan mengklik daftar muncul balasan dari sistem untuk melakukan konfirmasi melalui email Muncul konfirmasi di email penyedia yang didaftarkan. Kemudian klik link atau menyalin link dibawahnya untuk masuk ke proses selanjutnya. Setelah klik link tersebut, aplikasi akan mengarahkan kembali ke web aplikasi SIMPeL, dan akan tampil, tampilan seperti ini : Copyright 2014 Pusat LPSE 8
2.1.2 Mengisi data kualifikasi elektronik Setelah registrasi online, penyedia sudah dapat langsung login ke aplikasi menggunakan user-id dan password yang didaftarkan, namun belum bisa menggunakan semua menu, hanya bisa melakukan update data profil dan melakukan pengisian data kualifikasi. Penyedia akan mendapatkan hak akses penuh, setelah data-data penyedia tersebut diverifikasi dan disetujui oleh admin satker atau LPSE Kementerian Keuangan di wilayah provinsi yang bersangkutan Untuk masuk ke dalam aplikasi SIMPeL, pada halaman utama ketik user id dan password, kemudian klik tombol. Pada menu ini juga terdapat tombol lupa password yang digunakan apabila penyedia lupa password untuk login. Untuk menggunakan tombol lupa password ini, pengguna akan diminta untuk memasukkan alamat email yang terdaftar di sistem, kemudian sistem akan memverifikasi kebenaran alamat email tersebut dan mengirimkan link untuk masuk ke menu perubahan password. Selanjutnya pengguna diminta untuk memasukkan password yang baru. Penjelasan Fitur dan Fungsi Setelah berhasil login, akan tampil halaman yang berisi menu yang dapat digunakan oleh Penyedia untuk dapat menjalankan proses di aplikasi SIMPeL. Copyright 2014 Pusat LPSE 9
Menu undangan paket dengan SPK hanya bisa dibuka jika data-data penyedia sudah diverifikasi dan disetujui oleh admin satker atau LPSE Kementerian Keuangan di wilayah provinsi yang bersangkutan. Jika belum disetujui maka aplikasi akan memberikan notifikasi sebagai berikut : Menu ubah profile penyedia badan usaha 10
Menu ubah profile penyedia perorangan Menu Update data kualifikasi (syarat pendaftaran) Badan Usaha 11
Menu Update data kualifikasi (syarat pendaftaran) Penyedia Perorangan SIUP (Badan Usaha) Untuk menambahkan data dengan mengklik tombol kolom isian yang tersedia. Tanda * berarti kolom tersebut wajib diisi., kemudian isi semua 12
NPWP (Badan Usaha dan Perorangan) Surat Domisili (Badan Usaha dan Perorangan) 13
TDP (Badan Usaha) Akta Pendirian Perusahaan (Badan Usaha) 14
Data Pengurus (Badan Usaha) Pemilik Saham (Badan Usaha) 15
Pajak (Badan Usaha dan Perorangan) Sertifikat Keahlian (Perorangan) Ijazah Terakhir (Perorangan) 16
Kualifikasi Lainnya (Badan Usaha) Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 3.0.0 Penyedia Kualifikasi Lainnya (Perorangan) Tenaga Ahli (Badan Usaha) 17
Peralatan (Badan Usaha) Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 3.0.0 Penyedia Pengalaman (Badan Usaha) 18
Pengalaman (Perorangan) Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 3.0.0 Penyedia 2.1.2 Memilih Bidang Usaha Penyedia memilih bidang usaha berdasarkan klasifikasi usaha dari Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP). 2.1.3 Menuliskan Keyword Produk Penyedia menuliskan keyword produk sesuai dengan produk yang dijual atau dihasilkan oleh penyedia badan usaha atau perorangan baik barang atau jasa. Untuk input silahkan klik add new untuk menambahkan. 19
2.1.4 Menambahkan company profile Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 3.0.0 Penyedia 2.1.5 Registrasi Offline Setelah penyedia melengkapi semua data kualifikasi elektronik, penyedia mengunduh surat penunjukan admin, Surat Kuasa, dan Formulir Keikutsertaan untuk registrasi offline. Kemudian penyedia yang bersangkutan akan dihubungi oleh admin satker atau dapat juga datang langsung melalui LPSE Kementerian Keuangan di wilayah provinsi yang bersangkutan. 3. Menu Ganti Password Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan mengingat. 20
4. Proses Pengadaan 4.1 Undangan Melalui Email Penyedia akan menerima undangan melalui email atau langsung dihubungi oleh pejabat pengadaan ketika diikutkan dalam pengadaan melalui aplikasi SIMPeL. 4.2 Konfirmasi Keikutsertaan Setelah mendapat undangan melalui email. Penyedia dapat login kedalam aplikasi SIMPeL kemudian penyedia dapat melakukan klik tombol undangan paket dengan SPK, kemudian akan tampil seperti tampilan di bawah ini. 21
Kemudian penyedia dapat mencetak tombol undangan untuk mencetak undangan, setelah itu penyedia dapat mengklik tombol, untuk ikut serta dalam pengadaan langsung atau klik tombol untuk tidak mengikuti paket pengadaan langsung. 4.3 Penyedia dimintai untuk menyetujui Pakta Integritas 4.4 Setelah menyetujui pakta integritas, Penyedia dapat melihat data paket dengan mengklik tombol : 22
Penyedia terlebih dahulu melihat dokumen pengadaan dengan mengklik tombol dokumen pengadaan. 4.5 Penyedia dapat melihat jadwal yang telah dibuat oleh Pejabat Pengadaan. 23
4.6 Penyedia mengisi detil penawaran terlebih dahulu dengan klik tombol Kemudian di klik tombol add Setelah itu input surat penawaran dengan klik tombol Input data dukung 24
Setelah itu klik tombol Kemudian akan tampil dokumen dari surat penawaran, setelah di cetak dan di tanda tangani. Penyedia dapat melanjutkan untuk input data pendukung dengan klik tombol Setelah di klik silahkan di upload surat penawaran dan file pendukungnya. File pendukung dapat diisi brosur atau tampilan spek dari penawaran. Setelah di save maka akan tampil seperti ini. Setelah diyakini benar dengan semua yang akan dikirim, maka penyedia bisa klik tombol Untuk mengirim paket ke pejabat pengadaan. Untuk melanjutkan bisa klik tombol Proses pengiriman sudah selesai. 25
Penyedia masih dapat mengirim pengadaan sampai jadwal pengadaan telah berakhir. 4.6 Undangan Negosiasi Apabila penawaran penyedia tersebut berdasarkan hasil evaluasi pejabat pengadaan memenuhi persyaratan dan nilai yang wajar akan diundang untuk proses klarifikasi teknis dan negosiasi harga melalui email. 4.7 Undangan Negosiasi 4.8 Setelah paket selesai, terdapat fitur e-delivery. Fitur ini bersifat optional dan bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam menggunakan aplikasi. Jika ingin memakai, penyedia dapat login kembali ke aplikasi, dan masuk kedalam paket pekerjaan yang sedang dikerjakan. Kemudian pilih 26
Penyedia mengklik tombol kemudian akan tampil seperti ini : Penyedia memasukan tanggal progress dan tanggal pembayaran, setelah itu di klik tombol simpan dan kirim ke pphp. Kemudian akan tampil seperti ini : 5. Mengakhiri Aplikasi Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi 27
6. Penutup Petunjuk Penggunaan Aplikasi SIMPeL Versi 3.0.0 Penyedia Petunjuk Penggunaan ini dibuat mengikuti versi aplikasi SIMPeL yang dirilis. Untuk update aplikasi SIMPeL terbaru, petunjuk penggunaannya akan diupload di halaman utama aplikasi SIMPeL. Apabila mendapat kesulitan dalam penggunaan aplikasi SIMPeL, dapat menghubungi alamat dan nomor telepon unit layanan helpdesk yang terdapat di website aplikasi SIMPeL (halaman Kontak Kami ). 28