KINERJA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL DALAM PELAYANAN AKTE KELAHIRAN (Suatu Studi di Kabupaten Halmahera Utara) Oleh : Arki Tabaga Abstraksi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten yang oleh Undang-Undang No. 23 tahun 2006, merupakan Instansi Pelaksana yang menangani urusan Administrasi Kependudukan. Administrasi Kependudukan yang dimaksud adalah pelayanan Akte Kelahiran, Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan bertujuan untuk : a. Memberikan keabsahan identitas dan kepastian hukum atas dokumen penduduk untuk setiap peristiwa penting dan peristiwa kependudukan yang dialami oleh penduduk; b. Memberikan perlindungan status hak sipil penduduk; c. Menjadikan data dan informasi penduduk yang akurat, lengkap dan muktahir di pusat dan di daerah; d. Mewujudkan tertib administrasi kependudukan secara maksimal dan terpadu; e. Menyediakan data penduduk sebagai rujukan dasar bagi sektor terkait dalam penyelenggaraan kegiatan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan. Dari penjelasan di atas maka pelayanan Akte Kelahiran dirasa sangat penting untuk dilakukan sebagai salah satu bentuk registrasi penduduk yang ada di Kabupaten Halmahera Utara. Dan sebagai penyelenggara pelayanan publik, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil diharapkan mampu memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat. Yang menjadi masalah di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara adalah Kinerja Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang tidak sesuai dengan harapan masyarakat. Masyarakat merasa kurang puas dengan pelayanan yang diberikan oleh pihak dinas dalam pembuatan Akte Kelahiran. Masalah-masalah yang sering dikeluhkan oleh masyarakat adalah ketidak pastian waktu pelayanan, biaya administrasi pembuatan akte kelahiran, cara pelayanan, dan sarana/prasana yang kurang memadai. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka Kinerja Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil harus lebih ditingkatkan lagi dengan memberikan pelayanan yang sesuai dengan tugas dan fungsi sebagai penyelenggara pelayanan publik. Dalam Undang-Undang Pelayanan Publik 2013:155 menjelaskan bahwa Standar Pelayanan adalah tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman
penyelenggara pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau dan terukur. Untuk mejawab dan mencari pemecahan permasalahan maka penelitian ini akan menggunakan metode penelitian kualitatif. Berdasarkan hasil penelitian ini dan sesuai dengan jawaban yang diberikan informan kepada peneliti bahwa Kinerja Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang kurang maksimal sehingga pelayanan yang diberikan dalam hal ini pelayanan akte kelahiran, tidak sesuai dengan harapan masyarakat. Kata Kunci. Kinerja, Pelayanan Publik Latar Belakang Kinerja merupakan hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral maupun etika (Prawirosentono 1999:2). Buruknya kinerja birokrasi publik di Indonesia selama ini menjadi salah satu faktor penting dalam mendorong munculnya krisis kepercayaan masyarakat kepada pemerintah. Protes dan demonstrasi oleh masyarakat yang terjadi di berbagai daerah menjadi indikator dari besarnya ketidakpuasan masyarakat terhadap kinerja pemerintah. Praktik dan perilaku para pejabat birokrasi publik yang cenderung berorientasi pada kekuasaan, mengabaikan kepentingan para pengguna jasa, dan sangat kaku dalam melakukan prosedur dan peraturan sehingga membuat kinerja pelayanan publik menjadi sangat buruk. Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik Bab I Ayat I bahwa pelayanan publik adalah kegiatan
atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga Negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Undang-undang ini haruslah menjadi landasan bagi setiap birokrasi publik yang ada di Indonesia khususnya di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam meningkatkan Kinerja Pelayanan Publik. Ketaatan terhadap peraturan dan prosedur menjadi indikator Kinerja yang dominan sehingga keberanian untuk mengambil inisiatif dan mengembangkan kreativitas dalam merespon perubahan yang terjadi dalam masyarakat amat rendah. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten yang oleh Undang- Undang No. 23 tahun 2006, merupakan Instansi Pelaksana yang menangani urusan Administrasi Kependudukan. Administrasi Kependudukan yang dimaksud adalah pelayanan Akte Kelahiran, Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan bertujuan untuk : f. Memberikan keabsahan identitas dan kepastian hukum atas dokumen penduduk untuk setiap peristiwa penting dan peristiwa kependudukan yang dialami oleh penduduk; g. Memberikan perlindungan status hak sipil penduduk; h. Menjadikan data dan informasi penduduk yang akurat, lengkap dan muktahir di pusat dan di daerah; i. Mewujudkan tertib administrasi kependudukan secara maksimal dan terpadu;
j. Menyediakan data penduduk sebagai rujukan dasar bagi sektor terkait dalam penyelenggaraan kegiatan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan. Dari penjelasan di atas maka pelayanan Akte Kelahiran dirasa sangat penting untuk dilakukan sebagai salah satu bentuk registrasi penduduk yang ada di Kabupaten Halmahera Utara. Dan sebagai penyelenggara pelayanan publik, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil diharapkan mampu memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat. Dari data awal yang peneliti temui di lapangan masih terdapat berbagai masalah dalam pengurusan Akte Kelahiran yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara. Diantaranya adalah ketidakpastian waktu, biaya, cara pelayanan, diskriminasi pelayanan, faktor kekeluargaan, adanya suap, dan besarnya toleransi warga masyarakat terhadap praktik pungli (pungutan liar) di dalam pelayanan publik. Beliau juga beranggapan bahwa, Buruknya Kinerja Penyelenggara Pelayanan Publik yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di Kabupaten Halmahera Utara khususnya dalam pengurusan Akte Kelahiran juga dipengaruhi oleh rendahnya SDM (sumber daya manusia) yang dimiliki sehingga pelayanan yang dilakukan terkesan lambat dan tidak inovatif. Di samping itu, rendahnya Kinerja juga dipengaruhi oleh sistem pembagian kekuasaan yang cenderung memusat pada pimpinan. Struktur birokrasi yang hirarkis mendorong adanya pemusatan kekuasaan dan wewenang pada atasan sehingga pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di Kabupaten Halmahera Utara yang langsung berhubungan dengan masyarakat dalam pengurusan Akte Kelahiran sering tidak memiliki wewenang yang
memadai untuk merespon dinamika yang berkembang dalam penyelenggara pelayanan. Para pegawai tidak berani mengembangkan kreatifitas dan inovasi dalam penyelenggara pelayanan sehingga kegiatan pelayanan publik menjadi sangat lambat. Masalah-masalah seperti ini bisa kita temukan dihampir setiap birokrasi pelayanan publik yang ada di berbagai instansi pemerintahan baik di pusat ataupun daerah yang ada di Indonesia. Bahkan kecenderungan masalah penyelenggaraan pelayanan telah menjadi bagian dari budaya birokrasi. Dalam situasi seperti ini, maka amat sulit mengharapkan pemerintah dan birokrasinya mampu mewujudkan Kinerja yang baik. Pemerintah dan birokrasinya telah gagal menyelenggarakan pelayanan publik yang efisien, responsif, dan akuntabel. Berangkat dari latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian tentang KINERJA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL DALAM PELAYANAN AKTE KELAHIRAN ( Suatu Studi di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara). Perumusan Masalah Bagaimana Kinerja Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Dalam Pelayanan Akte Kelahiran? Tujuan Penelitian Untuk mengetahui Bagaimana Kinerja Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Dalam Pelayanan Akte Kelahiran. Konsep Kinerja
Kinerja adalah suatu hasil kerja yang di capai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang disadarkan atas kecakapan, pengalaman bahkan kesungguhannya serta waktu (Hasibunan 2003:94). Konsep Organisas Organisasi adalah suatu bentuk sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama.(arief L. Purnama 2009). Konsep Pelayanan Publik Pelayanan adalah proses pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang lain secara langsung (Monir 2003:16) dalam (Herbani Pasolong 2010:128). Jenis Penelitian Berangkat dari rumusan masalah dan tujuan penelitian, maka jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Penelitian Kualitatif didefinisikan sebagai suatu proses penyeledikan untuk memahami masalah sosial berdasarkan
pada penciptaan gambaran secara terperinci, dan disusun dalam sebuah latar alamiah (Jhon Creswell 1994:96) dalam (Ulber Silalahi 2010:77). Fokus Penelitian Kinerja Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Dalam Pelayanan Akte Kelahiran di Kabupaten Halmahera Utara. Penentuan Lokasi Penelitian Dalam penelitian ini Penelitian dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara. Sasaran Penelitian/Pemilihan Informan Berikut ini informan yang menjadi subyek dalam penelitian ini adalah : Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara. 3 orang Pagawai di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara. 5 orang Masyarakat melakaukan pengurusan akte kelahiran di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara. Teknik Pengumpulan Data 1. Data Primer Teknik pengumpulan data primer yaitu data yang diperoleh melalui kegiatan penelitian langsung ke lokasi penelitian untuk mencari data-data yang lengkap dan berkaitan dengan masalah yang diteliti. Teknik ini dilakukan melalui
a. Wawancara b. Daftar Pertanyaan 2. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang diperoleh baik yang belum diolah maupun yang telah diolah, dalam bentuk angka maupun uraian. Dalam penelitian ini datadata sekunder yang diperlukan antara lain : a. Literatur b. Artikel c. Makalah d. Peraturan-peraturan e. Dokumen lainnya Hasil Penelitian dan Pembahasan Produktivitas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Produktivitas adalah kemapuan memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya dari sarana dan prasarana yang tersedia dengan menghasilkan output yang optimal bahkan kalau mungkin yang maksimal (Sondang P. Siagian 2005:75). Produktifitas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halamahera Utara Dalam melaksanakan pelayanan akte kelahiran sangat diperlukan, karena dapat menentukan suatu pelayanan tentang akte kelahiran tersebut. Kualitas Layanan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Ada dua hal penting dalan menilai kualitas layanan yaitu :
1. Pemberian Informasi Pemberian informasi merupakan hal penting yang perlu dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil agar segala persyaratan yang dibutuhkan dalam pembuatan akte kelahiran dapat disiapkan jauh sebelum akte tersebut dibuat. 2. Sumber Daya Manusia Sumber daya aparatur merupakan kebutuhan mutlak yang diperlukan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara untuk menciptakan sebuah kinerja organisasi yang berkopetensi melalui perwujudan dan interaksi yan sinergis, sistematis dan terencana pada saat pembuatan akte berlangsung sehingga tercipta sebuah bentuk pelayanan yang maksimal. Responsivitas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Responsivitas adalah kemampuan organisasi untuk mengenali kebutuhan masyarakat, menyusun agenda dan prioritas pelayanan, dan mengembangkan program-program pelayanan public sesuai kebutuhan dan aspirasi masyarakat. Secara singkat responsivitas di sini menunjukan pada keselarasan antara program dan kegiatan pelayanan dengan kebutuhan masyarakat (Dwiyanto 2002:16). Responsivitas merupakan cara yang efisien dalam memanage atau mengatur pelayanan akte kelahiran yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Responsibilitas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Responsibilitas berkaitan dengan pelaksanaan evaluasi atau penilaian mengenai standar pelaksanaan kegiatan yang sesuai standar yang dibuat tepat
dengan situasi dan kondisi (Dwiyanto 2006 :16). Bagian dari responsibilitas yang baik yang harus digunakan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil adalah tingkat keramahan serta keterbukaan aparat dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Akuntabilitas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Akuntabilitas merupakan syarat terhadap terciptanya penyelenggaraan pemerintahan yang baik, demokratis dan amanah pemerintahan yang baik good governance (Manggaukang Raba 2006:147). Kewajiban dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara ialah mewujudkan kesesuaian kinerja dan keakuratan hasil-hasil yang telah diperoleh selama kegiatan pembuatan akte berlangsung. Tingkat kesesuaian dan tindakan yang dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara menjadi salah satu indikator yang sangat menetukan apakah akuntabilitas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara selama melakukan proses pembuatan akte tersebut telah sesuai denggan target yang telah diharapkan sebelumnya atau tidak. Kinerja Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil masih mendapatakan respon yang kurang baik dari masyarakat, dengan berbagai masalah yang di keluhkan oleh masyarakat dalam pengurusan akte kelahiran yaitu ; Sarana dan prasarana yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil tidak memadai, sehingga proses pembuatan akte kelahiran menjadi sangat lambat.
Kurangnya sosialisasi oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, sehingga banyak masyarakat yang belum mengerti dengan prosedur dalam pembuatan akte kelahiran dan juga pembuatan akte kelahiran gratis. Adanya pegawai Dinas yang kurang menguasai prosedur dalam pembuatan akte kelahiran, sehingga masyarakat kebingungan dalam mengurus akte kelahiran. Adanya pungutan liar (pungli) oleh oknum Dinas Kepend udukan dan Catatan Sipil yang sudah menjadi budaya di setiap birokrasi publik. Dan banyak masyarakat yang sudah terbiasa dengan hal tersebut. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian sebagaimana telah diuraikan pada bagian sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa Kinerja Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Dalam Pelayanan Akte Kelahiran tidak sesuai dengan harapan masyarakat. Saran Dalam meningkatkan produktifitas kinerja dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil sangat diperlukan peran dari pemimpin. Karena pemimpin yang produktif bertugas dan bertanggung jawab mengelola bahkan proses kerja akte kelahiran melalui Kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara. Dalam hal ini pemimpin harus dituntut
memiliki kinerja yang efektif untuk apapun yang dikerjakan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Untuk menjadikan tingkat kualitas layanan yang lebih baik lagi, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara, sebaiknya melakukan suatu pembentukan tim yang masing-masing melakukan tugas dan fungsi dengan baik secara bekerja sama. Dalam rangka meningkatkan responsivitas dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halamahera Utara yang harus di lakukan adalah menyusun agenda dan prioritas pelayanan serta mengembangkan program-program pelayanan publik sesuai dengan kebutuhan dan aspirasi masyarakat. Dalam proses pencapaian responsibilitas yang baik perlu adanya tingkat keramahan serta keterbukaan aparat dalam memberikan pelayanan yang harus ditingkatksn agar pelayanan dapat terpenuhi susai dengan harapan masyarakat. Perlu adanya evaluasi kinerja yang dilakukan dan juga pengendalian (control) sebagai bagian penting dalam manajemen yang baik merupakan hal yang saling menunjang akuntabilitas. untuk mengetahui sejauh mana pencapaian hasil serta cara-cara yang digunakan untuk mencapai suatu tujuan. Dengan demikian maka Kinerja Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Halmahera Utara akan menjadi semakin baik, dan sesuai dengan harapan masyarakat yang ada di Kabupaten Halmahera Utara.