1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Permasalahan Informasi administrasi dan keuangan sangat penting untuk dukungan operasional yang efisien dari proses perawatan pasien. Masalah yang terjadi dalam Sistem Informasi administrasi dan Keuangan Rawat Inap RS Tebet adalah terjadi pengulangan input laporan rawat inap pada beberapa bagian dalam satu divisi keuangan sehingga terjadi perbedaan laporan pendapatan rawat inap sebesar Rp.1.000.000.000,-. Hal ini sangat merugikan manajemen rumah sakit karena terjadi keterlambatan hasil laporan pendapatan rawat inap, ketidakakuratan laporan keuangan dan keterlambatan pengambilan keputusan dalam meningkatkan pelayanan kesehatan pada pasien. Rumah Sakit Tebet merupakan salah satu institusi pelayanan kesehatan yang melayani jasa kesehatan baik pelayanan medik maupun pelayanan penunjang medik. Organisasi pelayanan kesehatan pada rumah sakit Tebet telah berkembang dan menjadi lebih kompleks yang mengakibatkan organisasi semakin kompleks dan kemajuan yang terus menerus terjadi pada ilmu kedokteran. Dengan adanya perkembangan ini seharusnya dukungan sistem informasi administrasi dan keuangan rawat inap mengikuti perkembangan organisasi pelayanan kesehatan, yang tadinya masih menggunakan sistem informasi yang manual atau tradisional menjadi sistem informasi yang menggunakan teknologi yang lebih modern yang terintegrasi dari satu unit ke unit lainnya. Pemakaian sistem informasi dengan pemikiran yang tajam
2 dalam manajemen pelayanan kesehatan tidak terjadi dengan sendirinya tetapi administrator harus mampu menjamin bahwa informasi yang tersedia dihasilkan dengan cara sistematik dan terencana secara formal. Masalah yang dihadapi Rumah Sakit Tebet saat ini adalah pengolahan data yang tidak efisien yaitu pada pelaksanaan yang sudah dibuat terputus pada beberapa titik yaitu pada bagian pendaftaran, bagian penata rekening, bagian verifikasi, bagian kasir, bagian deposit dokter, bagian akuntansi dan bagian piutang karena penggunaan beberapa aplikasi komputer sehingga terjadi pengulangan input data pada bagian verifikasi, bagian piutang dan bagian akuntansi akibatnya penggunaan sistem online secara keseluruhan tidak maksimal untuk menghasilkan laporan keuangan yang tepat waktu, akurat, dan relevan. Hal ini terjadi karena Teknologi Informasi, Sistem Manajemen Data, Personil dan Sistem dan Prosedur yang lemah. Business Process Improvement ( BPI ) atau Perbaikan Proses Bisnis merupakan konsep yang digunakan untuk mengatasi masalah proses pelaporan pendapatan rawat inap dalam Sistem Informasi Administrasi dan Keuangan Rawat Inap. Pemilihan BPI dalam perbaikan proses Administrasi dan Keuangan Rawat Inap RS Tebet adalah perubahan yang dilakukan sifatnya bertahap untuk membuat proses bisnis ini memiliki kinerja yang lebih baik dibandingkan dengan sebelumnya. Tesis ini akan membahas mengenai analisis sistem informasi administrasi dan keuangan rawat inap dan penggunaan konsep BPI dalam hal teknologi informasi dan sistem manajemen data untuk mengatasi masalah dalam proses pelaporan pendapatan rawat inap yang merupakan pendapatan terbesar dalam pelayanan kesehatan rumah sakit dalam memperbaiki laporan yang tepat waktu, akurat dan relevan.
3 1.2 Rumusan Permasalahan Proses pelaporan pendapatan rawat inap merupakan proses yang melibatkan enam sub bagian secara langsung yaitu sub bagian Pendaftaran dan Rekam Medik, Penata Rekening, Verifikasi, Piutang, Kasir, dan Akuntansi. Sub Bagian Pendaftaran dan Rekam Medik menerima pasien rawat inap dan melakukan administrasi keuangan pasien dan riwayat penyakit pasien, yang diteruskan oleh Penata Rekening untuk melakukan input data biaya-biaya dalam proses perawatan pasien kemudian data input diperiksa oleh verifikasi, bila pasien jaminan dan asuransi diteruskan oleh sub bagian piutang dan bila pasien pribadi diteruskan ke sub bagian kasir dan pelaporan keuangan pendapatan rawat inap diproses pada sub bagian akuntansi. Dalam proses pelaporan pendapatan rawat inap bulanan masih mengalami masalah yang cukup signifikan yaitu ketidakakuratan laporan keuangan, keterlambatan laporan pendapatan dan keterlambatan pengambilan keputusan dalam meningkatkan pelayanan kesehatan. Perumusan masalah lebih lanjut dapat diidentifikasikan sebagai berikut : 1.Apakah kelemahan kelemahan dari Proses Bisnis Administrasi dan Keuangan Rawat inap yang sedang berjalan? 2.Apakah penyebab Proses Bisnis Administrasi dan Keuangan yang tidak menghasilkan laporan yang akurat? 3.Bagaimana Perbaikan Proses Bisnis Administrasi dan Keuangan yang baru sehingga dapat berjalan sebagai suatu proses bisnis yang efisien?
4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan analisis Proses Bisnis Administrasi dan Keuangan Pasien Rawat Inap pada tesis ini adalah: - Meningkatkan keakuratan, ketepatan waktu dan relevansi laporan pendapatan rawat inap dengan menghilangkan atau mengurangi prosesproses yang tidak efisien untuk mempercepat pelaporan keuangan pendapatan rawat inap - Memanfaatkan Teknologi Informasi yang dapat mendukung kegiatankegiatan dalam proses pelaporan pendapatan rawat inap. Manfaat dari penelitian ini adalah : - Untuk akademis sebagai bahan perbandingan dalam menganalisis Proses Bisnis Administrasi dan Keuangan rumah sakit yang memiliki suatu keunikan dan jenis transaksi yang berbeda dengan sistem informasi lainnya. - Untuk Rumah Sakit Tebet, hasil penelitian ini berguna sebagai suatu usulan solusi perbaikan atas proses bisnis yang sedang berjalan untuk dapat menghasilkan proses bisnis yang efektif dan meningkatkan pelayanan pasien rawat inap. 1.4 Ruang Lingkup Lingkup penelitian berlandaskan pada teori-teori yang diperoleh melalui studi pustaka. Pada teori ini akan mengulas berbagai pengertian umum tentang Business
5 Process Improvement, Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Penjelasan aspek teknis meliputi Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram. Lingkup objek penelitian adalah Proses Bisnis Administrasi dan Keuangan Rawat Inap Rumah Sakit Tebet. Waktu dimulai pada bulan Januari 2002 sampai dengan bulan Juni 2002 dengan data-data penelitian yaitu Proses Bisnis dan prosedur Sistem Informasi Administrasi dan Keuangan Rawat Inap Rumah Sakit Tebet dan semua aktivitas yang berhubungan dengan informasi perawatan pasien yaitu orang, unit, atau organisasi yang diluar lingkup penelitian tetapi berinteraksi dengan sistem yang dianalisis yaitu Pendaftaran dan Rekam Medik, Perawatan, Penata Rekening, Verifikasi, Piutang, Kasir, Deposit Dokter dan Akuntansi. Batas pembahasan dalam objek penelitian ini adalah : - Tidak membahas kalkulasi ataupun perhitungan angka secara mutlak - Sistem dan Prosedur, dan Sumber Daya Manusia dalam BPI tidak dibahas dalam tesis ini. - Penelitian hanya pada Proses Bisnis Administrasi dan Keuangan pasien rawat inap.