BAB II KAJIAN PUSTAKA 1.1 Pengertian Arsip Dan Kearsipan 1.1.1 Pengertian Arsip Arsip berasal dari bahasa Yunani Archivum yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata tersebut di tulis Archeon yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut Wursanto (1991 : 13) arsip adalah kumpulan yang di simpan secara teratur karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat cepat di temukan kembali. Menurut pasal 1 UU No 7 Tahun 1971 tentang pokok arsip adalah : 1. Naskah naskah yang di buat dan di terima oleh lembaga lembaga negara dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan. 2. Naskah naskah yang di buat dan di terima oleh badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik baik dalam keadaan tunggal, ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kebangsaan. Menurut Liang Gie (1999 : 127) mengemukakan bahwa pengertian arsip adalah suatu kumpulan yang di kumpulkan yang di simpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secara tepat di temukan kembali.
Menurut Amsyah (1990 : 13) menyatakan bahwa arsip adalah catatan yang tertulis, tercetak atau berkaitan dengan huruf, angka, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan dan komunikasi dan informasi. 1.1.2 Pengertian Kearsipan Menurut Amsyah (1989 : 8) manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian penyimpanan dan pemusnahan. Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan, sebagai pusat informasi, sebagai alat pengawasan, yang sangat di perlukan dalam setiap organisasi, perencanaan, penganalisaan, pengembangan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan dan pertanggung jawaban. 1.2 Jenis jenis Arsip antaranya : Menurut Wursanto (1991 : 21-28) membagi jenis arsip di lihat dari beberapa segi di 1.2.1 Menurut Subyek atau isinya a. Arsip Keuangan Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat penagihan. b. Arsip Kepegawaian Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti daftar riwayat pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai.
c. Arsip Pemasaran Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat kebutuhan permintaan barang. 1.2.2 Arsip Menurut bentuk dan wujudnya a. Surat Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian, notulen rapat, kwitansi, naskah berita acara dan kartu pegawai. b. Pita Rekaman Yaitu media yang dapat di putar berulang sesuai dengan kebutuhan pengguna. 1.2.3 Arsip Menurut Sifat Kepentingannya a. Arsip Nonsensial yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu di simpan dalam waktu yang terlalu lama, contohnya antara lain : kartu undangan, pengumuman hari libur dan lain-lain. b. Arsip yang di perlukan yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih di pergunakan atau di butuhkan. c. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan dan dokumentasi. 1.2.4 Berdasarkan Bentuknya 1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih di perlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, pada umunya yang di gunakan secara langsung.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 1.2.5 Berdasarkan Nilai Guna Di tinjau dari segi kepentingan pengguna arsip dapat di bedakan atas : A. Nilai Guna Primer Nilai guna primer adalah nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi : 1. Nilai guna administrasi yaitu nilai guna arsip yang di dasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga arsip 2. Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah 3. Nilai guna kegunaan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan 4. Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian atau penelitian terapan B. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga atau kepentingan umum serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban sebagai nasional. Nilai guna sekunder juga meliputi : 1. Nilai guna pembuktian yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat di gunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga tersebut di ciptakan dan dikembangkan
2. Nilai guna informasi adalah arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian 1.3 Berdasarkan Sifat Dan Kepentingannya 1.3.1 Arsip Penting Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan dan keuangan. Arsip ini di perlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. 1.3.2 Arsip ital : akta dan ijazah. Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen untuk disimpan, contohnya antara lain 1.4 Peranan Arsip Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh karena itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Dari pengertian tersebut bahwa arti pentinya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia maupun dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip dan kegunaan arsip. Kegunaan arsip antara lain : 1. Endapan informasi kegiatan sebagai wujud dari instansi 2. Pendukung kearsipan bagi pembuat keputusan memenuhi ketentuan yang berlaku
3. Sarana peningkatan efisiensi operasional instansi 4. Bukti Eksistensi instansi 1.5 Peralatan Kearsipan Peralatan yang digunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang di pergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya peralatan yang di pergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, yaitu terdiri dari : 1. Map Yaitu berupa lipatan atau karton yang di pergunakan untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering di sebut stopmal folio, stopmal bertali (portapel), map jepitan (snalhecter), map tebal yang lebih di kenal dengan sebutan odner. Penyimpanan odner lebih baik di rak atau di lemari dan posisi tempatnya bisa tegak. Sedangkan stopmal dan snalhecter penyimpanannya dalam posisi mendatar. Sedangkan portabel sebaiknya disimpan dalam lemari karena dapat memuat banyak lembaran arsip. 2. Folder Merupakan lipatan kertas tebal / karton yang berbentuk segi empat panjang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filling cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmal folio, tetapi tidak di lengkapi daun penutup atau mirip seperti snalhecter tetapi tidak di lengkapi dengan jepitan. Biasanya folder di lengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan. 3. Guide
Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang dipergunakan sebagai petunjuk atau pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasikan (pengelompokkan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filling adalah sebanyak pembagian pengelompokkan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading). Guide kedua untuk menempatkan subyek-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi. 4. Filling Cabinet Merupakan perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang di letakkan secara vertikal (berdiri) di pergunakan untuk menyimpan berkas atau arsip. Filling cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiliki gawang untuk tempat menyangkutkan folder gantung. Filling cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda dan horizontal. 5. Lemari Arsip Merupakan lemari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang di simpan dalam lemari arsip sebaiknya di susun / di tata secara vertikal lateral (vertikal berderet ke samping), sehingga susunan arsip di dalam lemari arsip sama dengan susunan arsip yang di susun di data di dalam rak arsip. 6. Berkas Kotak (box file)
Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip. Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan di tempatkan pada rak arsip di susun secara vertikal. 7. Rak Arsip Adalah sejenis lemari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas atau arsip. Arsip di tempatkan di rak susun secara vertikal yang di mulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju ke kanan, dan seterusnya ke bawah. 8. Rotali Filling Adalah peralatan yang dapat berputar, di pergunakan untuk menyimpan arsip. 1.6 Sistem Kearsipan Salah satu kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sistematis dan mudah di temukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk menyimpan arsip. 1.7 Pencatatan pencatatan yaitu : Menurut Amsyah (1989 : 53) ada tiga macam prosedur yang di gunakan untuk 1. Prosedur buku agenda Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang di catat. Buku agenda juga dapat di pakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang di simpan di file.
2. Prosedur buku ekspedisi Di pergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman surat atau barang. Data yang di catat disini, lebih sedikit buku agenda. Setiap unit buku ini di gantikan oleh satu lembar kartu kendali yang diterima oleh unit pengolah dan kepada unit tata usaha. 3. Prosedur tata naskah Tata naskah juga memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan, dan pencarian dari sesuatu persoalan yang di himpun dalam naskah. Ada 3 macam prosedur yang di gunakan dalam pencatatan, yaitu : 1. Agendaris Suatu sistem pencatatan untu semua surat yang masuk dan keluar. 2. Ekspeditur Sistem yang berfungsi untuk mencatat semua pengiriman surat yang akan di kirim. 3. Pengganda Suatu sistem cara untuk memperbanyak surat. 1.8 Penyimpanan Arsip Menurut Amsyah (1989 : 16-30) penyimpanan arsip adalah suatu kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual menerapkan suatu sistem, yang biasanya disebut sistem penempatan arsip secara aktual. Adapun kegiatan untuk menyimpan arsip, yaitu : 1. Sistem Abjad
Adalah suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang / instansi yang di susun menurut abjad, yaitu menyusun subyek dalam urutan A Z agar mudah ditemukan kembali. 2. Sistem Subyek Adalah sistem penyimpanan berdasarkan pada isi surat yang bersangkutan, berkenaan dengan pokok permasalahan. Masalah-masalah itu di kelompokkan menjadi satu subyek misalkan masalah yang berkenaan dengan kepegawaian. 3. Sistem angka / nomor Adalah suatu sistem penyimpanan berdasarkan kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi yang sebelumnya dibuat terlebih dahulu daftar kelompok atau masalahmasalah pada sistem subyek. 4. Sistem Wilayah / geografis Adalah suatu sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad nama wilayah atau tempat tertentu sesuai dengan keadaan aktivitas kepentingan wilayah masing-masing. Adapun asas-asas untuk menyimpan arsip yaitu : 1. Sentralisasi Penyimpanan arsip dengan cara yang di pusatkan disatu unit kerja khususnya yang di sebut sentral arsip. Keuntungan dari sentralisasi yaitu : A. Ruang dan peralatan arsip dapat di hemat B. Petugas dapat mengkoordinasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan. 2. Desentralisasi
Penyimpanan yang dikelola unit kerja masing-masing tergantung pada kantor yang bersangkutan. Keuntungan dari desentralisasi yaitu : A. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing B. Keperluan arsip akan mudah terpenuhi, karena pada unit kerja sendiri