BAB III PERANCANGAN DAN ANALISA SISTEM 3.1 Gambaran Umum Sekolah 3.1.1 Profil Sekolah Pendidikan merupakan hal penting dalam upaya untuk mencapai kualifikasi bangsa yang maju dan mandiri dalam tuntutan globalisasi serta menjadi penentu terbaik untuk diri sendiri dan masyarakat sekitranya. Salah satu upayanya adalah menempuh pendidikan SMP setelah menyelesaikan jenjang pendidikan SD terlebih dahulu. SMP N 249 Jakarta merupakan salah satu lembaga pendidikan yang terletak di daerah Jakarta Barat kecamatan Cengkareng. Berdiri sejak tanggal 22 Desember 1986. SMP N 249 Jakarta dipimpin oleh seorang kepala sekolah dan beberapa wakil kepala sekolah yang mengepalai bidang yang berbeda. 3.1.2 Visi dan Misi Sekolah Visi Mewujudkan generasi yang cerdas spiritual, intelektual, emosional, dan kinestetik, serta iap berkompetisi pada era globalisasi. Misi 1. Meningkatkan keimanan dan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa. 2. Mengamalkan ajaran agama sesuai dengan akidah yang diyakininya. 3. Meningkatkan minat baca. 4. Meningkatkan prestasi akademik dan non akademik 5. Meningkatkan kualitas lulusan 6. Meningkatkan kinerja pegawai dan guru dalam pembelajaran yang ramah dan menyenangkan 7. Mengembangkan inat dan bakat siswa 45
46 8. Meningkatkan apresiasi terhadap seni budaya 9. Menanamkan pengendalian diri 10. Membina kegiatan pengembangan olahraga prestasi 11. Meningkatkan prestasi olahraga dan seni pada setiap even 3.1.3 Struktur Organisasi Sekolah SMP N 249 Jakarta memiliki struktur organisasi yang secara garis besar dapat digambarkan secara berikut: Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekolah
47 3.2 Analisa Sistem 3.2.1 Analisa Sistem yang Berjalan Pada saat ini sistem yang berjalan adalah sistem yang masih menggunakan cara manual. Dengan menilai berdasarkan persepsi dari para tim penilai untuk menentukan siswa teladan pada angkatan tersebut. Pengumpulan data dilakukan dengan cara melihat dari nilai rata-rata pada tiap semester dan absensi pada semester tersebut. Sehingga dasar untuk penentuan penilaian siswa teladan masih memerlukan waktu yang agak lama. Terlebih dilihat dari banyaknya siswa pada angkatan tersebut dan kriteria penilaian yang belum kompleks. Pemutusan kriteria dalam menentukan kriteria pada siswa teladan dapat dilakukan dengan cara yang lebih efektif dan efisien serta tepat sasaran dengan menggunakan sistem penentuan keputusan yang berbasis web. Informasi yang dihasilkan pun akan lebih akurat. 3.2.2 Use Case Diagram Sistem Berjalan Pengambilan keputusan dalam menentukan siswa teladan masih menggunakan cara manual, yaitu dengan cara melihat pada data laporan para siswa yang berisi nilai, absensi serta keaktifan dalam organisasi para siswa tersebut. Berikut alur sistem berjalan pada sekolah dalam menentukan siswa teladan: a. Guru melakukan pendataan ulang siswa-siswa pada setiap kelas untuk dapat dijadikan calon siswa teladan. b. Setalah guru mendapatkan data para siswa selanjutnya data laporan tersebut diberikan kepada bagian tata usaha. c. Bagian tata usaha kemudian langsung malakukan verifikasi data siswa dan menginputkan data para siswa yang ter verifikasi ke dalam Ms. Excel.
48 d. Laporan yang sudah dibuatkan oleh bagian tata usaha diserahkan ke pihak akademik untuk melakukan seleksi bedasarkan absensi, nilai, serta keaktifan siswa tersebut dengan mendiskusikannya bersama wakil atau kelapa sekolah. e. Setelah mendapatkan keputusan siswa teladan yang terpilih hasil laporan langsung dikembalikan ke bagian tata usaha untuk dibuatkan pengumuman. f. Siswa yeng terpilih sebagai siswa teladan akan menerimakn penghargaan dari pihak sekolah. 3.3 Pemodelan Use Case Diagram Sistem Berjalan. Dalam menjalankan case-case pada sistem berjalan terdapat beberapa aktor, yaitu Bagian akademik, wakil kepala sekolah dan tata usaha.
49 Gambar 3.2 Use Case Sistem Berjalan Use Case tersebut dideskripsikan dalam dokumen untuk mendefinisikan apa saja yang harus dilakukan sistem ketika actor menjalankan use case. Fungsi dari sistem yang telah digambarkan menggunakan use case diagram pada gabar 3.1 akan dijelaskan dengan lebih detail pada bagian table Use Case Description sebagai berikut:
50 Tabel 3.1 Deskripsi Use Case Mendata Siswa. Nama Use Case Actor Deskripsi Skenario Post Kondisi Mendata Siswa Tata Usaha Tata usaha mendata siswa pada tahun angkatan masing-masing Semua siswa yang sudah didata kemudian dianalisa dan diperoleh data siswa yang aktif saja. Tata usaha mendapatkan data siswa yang dianalisa. Tabel 3.2 Deskripsi Use Case Menginput data siswa. Nama Use Case Actor Deskripsi Skenario Post Kondisi Menginput data siswa Tata Usaha Tata usaha melakukan penginputan data siswa yang terdaftar sebagai siswa aktif Siswa yang diinput telah dilakukan verifikasi ulang oleh tata usaha Tata usaha mendapatkan data sisw yang valid Tabel 3.3 Deskripsi Use Case Mengelola Data Siswa Nama Use Case Actor Deskripsi Skenario Mengelola Data Siswa Tata Usaha. Tata usaha mengelola data siswa yang sudah diinput untuk mendapatkan hasil siswa teladan. Malakukan pengelolaan data berdasarkan kriteria yang sudah
51 Post Kondisi ditentukan dalam mengambil keputusan dalam menentukan siswa teladan. Tata usaha mendapatkan hasil data siswa teladan. Tabel 3.4 Deskripsi Use Case Mengirimkan data ke Bag. Akademik. Nama Use Case Actor Deskripsi Skenario Post Kondisi Mengirimkan data ke Bag. Akademik Tata Usaha. Tata usaha mengirimkan data hasil analisis siswa teladan kepada Bag. Akademik. Analisis yang telah dilakukan oleh tata usaha kemudian dikirimkan ke Bag. Akademik. Bag. Akademik menerima hasil data siswa teladan yang telah dianalis oleh tata usaha. Tabel 3.5 Deskripsi Use Case Membuat Laporan Siswa Teladan Nama Use Case Actor Deskripsi Skenario Post Kondisi Mengirimkan data ke Bag. Akademik Bag. Akademik Bag. Akademik membuat laporan perihal data siswa teladan yang telah diterima dari tata usaha Hasil data yang teah dianalisis dibuatkan laporan oleh Bag. Akademik. Bag. Akademik dapat membuat laporan hasil siswa teladan.
52 Tabel 3.6 Deskripsi Use Case Menyimpan Laporan. Nama Use Case Actor Deskripsi Skenario Post Kondisi Mengirimkan data ke Bag. Akademik Bag. Akademik. Bag. Akademik menyimpan data laporan tersebut. Menyimpan hasil laporan dalam bentuk excel dan pdf. Dokumen dapat tercatat dan sebagai dokumentasi hasil analisis pada tiap tahunnya. Tabel 3.7 Deskripsi Use Case Melakukan Pengecekan Laporan Siswa Teladan Nama Use Case Actor Deskripsi Mengirimkan data ke Bag. Akademik Kepala Sekolah. Kepala Sekolah melihat hasil laporan siswa teladan dari Bag. Akademik. 3.4 Perancangan Sistem Usulan Website yang dirancang menggunakan metode UML. Dengan menggunakan pemodelan UML dapat menggambarkan apa yang ada dalam dunia nyata kedalam bentuk yang dapat dipahami dengan notasi standar UML.
53 3.4.1 Use Case Diagram Usulan 1. Use Case Mengelola Data Siswa Gambar 3.3 Use Case Sistem Usulan Table 3.8 Deskripsi Use Case Mengelola Data Siswa Nama Use Case Nama Aktor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Hasil Use Case Mengelola Data Siswa Tata Usaha, Administrator Pada proses ini Tata Usaha dan Aministrator melakukan pengelolaan data siswa Agar dapat melakukan proses tersebut harus terlebih dahulu masuk ke halaman login pada menu utama. Pihak tata usaha melakukan proses penginputan data siswa baru serta dapat melakukan pengeditan data siswa seperti ubah dan hapus data siswa. Tata Usaha mendapatkan data-data siswa yang valid.
54 2. Use Case Mengelola Kriteria Penilaian Table 3.9 Deskripsi Use Case Mengelola Kriteria Penilaian Nama Use Case Nama Aktor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Hasil Use Case Mengelola Kriteria Penilaian Bag. Akademik, Administrator Bag. Akademik melakukan pengelolaan terhadap kriteria yang akan digunakan pada proses penilaian siswa teladan Agar dapat melakukan proses tersebut harus terlebih dahulu masuk ke halaman login pada menu utama Bag. Akademik melakukan proses penentuan kriteria-kriteria apa saja yang akan dijadikan penilaian dalam menentukan siswa teladan serta bobot nilai pada masing-masing kriteria tersebut. Bag. Akademik dan Administrator dapat mengelola kriteriakriteria yang akan digunakan dalam penilaian serta penentuan bobot pada kriteria tersebut. 3. Use Case Melakukan Perhitungan Penilaian Table 3.10 Deskripsi Use Case Melakukan Perhitungan Penilaian Nama Use Case Nama Aktor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Melakukan Perhitungan Penilaian Kepala Sekolah, Administrator Sistem melakukan proses perhitungan penilaian Agar dapat melakukan proses tersebut Bag. Akademik melakukan proses pengelolaan kriteria dan Tata Usaha telah melakukan proses pengelolaan data siswa Sistem melakukan proses perhitungan pada masing-masing siswa sesuai dengan nilai yang para siswa dapatkan dengan bobot kriteria yang sudah ditentukan dengan menggunakan metode AHP
55 Hasil Bag. Akademik mendapatkan hasil perhitungan penilaian para siswa yang telah dilakukan oleh sistem 4. Use Case Melihat Laporan Siswa Teladan Table 3.11 Deskripsi Use Case Melihat Laporan Siswa Teladan Nama Use Case Nama Aktor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Hasil Melihat Laporan Siswa Teladan Kepala Sekolah, Administrator Kepala Sekolah mendapatkan hasil laporan siswa teladan Agar dapat melakukan proses tersebut harus terlebih dahulu masuk ke halaman login pada menu utama Kepala sekolah dapat melihat hasil laporan siswa teladan dalam bentuk pdf yang telah dikelola oleh Bag. Akademik dengan kriteria-kriteria yang sudah ditentukan menggunakan metode AHP Untuk mendapatkan informasi mengenai laporan siswa teladan 5. Use Case Mengelola Use Table 3.12 Deskripsi Use Case Mengelola User Nama Use Case Nama Aktor Deskripsi Pra Kondisi Mengelola User Administrator Pada proses tersebut Adinistrator melakukan pengelolaan data user Melakukan pendaftaran user berdasarkan instruksi dari pihak sekolah
56 Skenario Hasil Administrator melakukan pengelolaan user sesuai dengan permintaan pihak sekolah dan menentukan hak akses pada masing-masing user User mendapatkan hak akses pada aplikasi web tersebut 6. Use Case Login Table 3.13 Deskripsi Use Case Login Nama Use Case Nama Aktor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Hasil Use Case Login Tata Usaha, Bag. Akademik, Kepala Sekollah, Administrator Sebelum masing-masing user masuk kedalam menu utama harus melakukan proses login. Para User yang akan melakukan login harus memiliki account user pada database system sesuai dengan hak akses yang telah ditentukan oleh pihak sekolah. Administrator melakukan registrasi account user dengan hak akses sesuai dengan permintaan dari pihak sekolah. Para user dapat melakukan proses aktifitas selanjutnya didalam aplikasi setelah berhasil melewati proses login 3.4.2 Activity Diagram Diagram Activity merupakan diagram yang berada dalam sistem yang sedang dirancang yang menggambarkan berbagai alur aktifitas, bagaimana masing-masing alur dalam sistem berawal, decision yang mungkin terjadi dalam alur masing-masing sistem tersebut dan bagaimana alur dlam sistem tersebut berakhir. 1. Diagram Activity Login Untuk dapat masuk kedalam sistem, menu Login merupakan menu awal agar Administrator, Tata Usaha, Bag. Akademik, dan Kepala Sekolah
57 dapat masuk kedalam sistem. Para menu Login setiap user diharuskan memasukkan username dan password yang valid. Gambar 3.4 Diagram Activity Login 2. Diagram Activity Mengelola User Pada menu ini hanya Administrator yang memilikinya karena Administrator yang berhak melakukan penambahan, perubahan, dan penghapusan user serta menentukan hak akses pada masing-masing user yang menggunakan sistem.
58 Gambar 3.5 Diagram Activity Mengelola Data User 3. Diagram Activity Mengelola Siswa. Menu tersebut merupakan menu yang digunakan oleh bagian Tata Usaha untuk melakukan pengelolaan data siswa seperti menginput penambahan data, mengubah, dan menghapus data siswa. Untuk dapat melakukan proses pengelolaan data siswa Tata Usaha harus login terlebih dahulu.
59 Gambar 3.6 Diagram Activity Mengelola Data Siswa 4. Diagram Activity Mengelola Kriteria Menu tersebut merupakan menu pada Bag. Akademik untuk melakukan pengelolaan pada kriteria dalam penilaian terhadap para siswa. Pengelolaan yang dapat dilakukan adalah menambah kriteria, mengubah, dan menghapus kriteria. Untuk dapat melakukan pengelolaan kriteria Bag. Akademik harus login terlebih dahulu.
60 Gambar 3.7 Diagram Activity Mengelola Kriteria 5. Diagram Activity Melakukan Perhitungan Penilaian Menu tersebut merupakan menu pada Bag. Akademik untuk melakukan perhitungan terhadap nilai yang telah didapatkan oleh para siswa dengan bobot pada masing-masing kriteria yang telah ditentukan oleh pihak sekolah, sehingga dapat ditentukan siswa teladan dari penilaian yang telah dilakukan dengan menggunakan metode AHP. Untuk dapat melakukan proses tersebut user harus login terlebih dahulu.
61 Gambar 3.8 Diagram Activity Perhitungan Penilaian 6. Diagram Activity Melihat Siswa Teladan Menu tersebut merupakan bagian dari user Kepala Sekolah dan Administrator berfungsi untuk melihat hasil laporan dari penilaian yang telah dilakukan oleh Bag. Akademik. Untuk dapat melakukan proses tersebut user dan Administrator harus login terlebih dahulu.
62 Gambar 3.9 Diagram Activity Melihat Laporan
63 3.4.3 Sequence Diagram 1. Sequence Diagram Mengelola User Gambar 3.10 Diagram Sequence Mengelola User 2. Sequence Diagram Mengelola Siswa Gambar 3.11 Diagram Sequence Mengelola Siswa
64 3. Sequence Diagram Mengelola Kriteria Gambar 3.12 Diagram Sequence Mengelola Kriteria 4. Sequence Diagram Melihat Laporan Gambar 3.13 Diagram Sequence Melihat Laporan
65 3.4.4 Class Diagram Gambar 3.14 Class Diagram Pada Class Diagram tersebut dibutuhkan enam tabel didalam pengembangan aplikasi penentuan siswa teladan. Terdiri dari satu tabel user yang digunakan untuk memvalidasi user yang berhak untuk mengakses halaman web dan lima terdapat lima tabel yang dibutuhkan dalam proses perhitungan pada aplikasi.
66 3.4.5 Perancangan Antar Muka 1. Racangan Tampilan Menu Login Gambar 3.15 Tampilan Menu Login 2. Rancangan Tampilan Halaman Utama Gambar 3.16 Tampilan Halaman Utama
67 3. Rancangan Tampilan Menu Tahun Ajaran Gambar 3.17 Tampilan Menu Tahun Ajaran(Tata Usaha) 4. Rancangan Tampilan Menu Form Tambah Tahun Ajaran Gambar 3.18 Tampilan Menu Form Tambah Tahun Ajaran(Tata Usaha)
68 5. Rancangan Tampilan Menu Form Edit Tahun Ajaran Gambar 3.19 Tampilan Menu Form Edit Tahun Ajaran(Tata Usaha) 6. Rancangan Tampilan Menu Siswa Gambar 3.20 Tampilan Menu Siswa(Tata Usaha) 7. Rancangan Tampilan Menu Form Tambah Siswa
69 Gambar 3.21 Tampilan Menu Form Tambah Siswa(Tata Usaha) 8. Rancangan Tampilan Menu Form Edit Siswa Gambar 3.22 Tampilan Menu Form Edit Siswa(Tata Usaha) 9. Rancangan Tampilan Menu Kriteria
70 Gambar 3.23 Tampilan Menu Kriteria(Bag. Akademik) 10. Rancangan Tampilan Menu Form Tambah Kriteria Gambar 3.24 Tampilan Menu Form Tambah Kriteria(Bag. Akademik)
71 11. Rancangan Tampilan Menu Form Edit Kriteria Gambar 3.25 Tampilan Menu Form Edit Kriteria(Bag. Akademik) 12. Rancangan Tampilan Menu Bobot Gambar 3.26 Tampilan Menu Bobot(Bag. Akademik)
72 13. Rancangan Tampilan Menu Form Tambah Bobot Gambar 3.27 Tampilan Menu Form Tambah Bobot(Bag. Akademik) 14. Rancangan Tampilan Menu Form Edit Bobot Gambar 3.28 Tampilan Menu Form Edit Bobot(Bag. Akademik)
73 15. Rancangan Tampilan Menu Penilaian Gambar 3.29 Tampilan Menu Penilaian(Bag. Akademik) 16. Rancangan Tampilan Menu Form Tambah Penilaian Gambar 3.30 Tampilan Menu Form Tambah Penilaian(Bag. Akademik)
74 17. Rancangan Tampilan Menu Form Edit Penilaian Gambar 3.31 Tampilan Menu Form Edit Penilaian(Bag. Akademik) 18. Racangan Tampilan Menu Laporan Gambar 3.32 Tampilan Menu Laporan(Kepala Sekolah)
75 19. Rancangan Tampilan Menu Setting Account Gambar 3.33 Tampilan Menu Setting Account(Administrator) 20. Rancangan Tampilan Menu Form Tambah User Gambar 3.34 Tampilan Menu Form Tambah User (Administrator)
76 21. Rancangan Tampilan Menu Form Tambah User Gambar 3.35 Tampilan Menu Form Edit User (Administrator) 3.5 Menentukan Skala Untuk Perhitungan Bobot Kriteria Dalam melakukan perhitungan bobot dari masing-masing kriteria, sistem akan meminta jenis-jenis kriteria yang akan dijadikan sebagai penentuan dari siswa teladan tersebut. Kriteria-kriteria yang digunakan dibagi menjadi 5, yaitu: kriteria nilai, kriteria absensi, kriteria organisasi, kriteria keterampilan, kriteria prestasi. Berikut adalah skala ukuran yang dittetapkan untuk menilai masing-masing dari kriteria tersebut: Tabel 3.14 Bobot Kriteria Parameter Ukuran Nilai Sangat Penting 5 Penting 3 Kurang Penting 1
77 3.5.1 Menentukan Skala Untuk Kriteria Setelah ditentukan skala bobot kriteria, berikut ini adalah aturan untuk melakukan penilaian dalam perhitungan nilai dari masing-masing siswa: 1. Nilai Tabel 3.15 Parameter Ukuran Berdasarkan Nilai Parameter Nilai >= 8 5 Nilai 5 7,9 3 Nilai < 5 1 Ukuran Nilai 2. Absensi Tabel 3.16 Parameter Ukuran Berdasarkan Absensi Parameter Tidak Hadir = 0 5 Tidak Hadir 1 5 3 Tidak Hadir >=5 1 Ukuran Nilai 3. Organisasi Tabel 3.17 Parameter Ukuran Berdasarkan Organisasi Parameter Ketua atau Wakil Ketua 5 Bendahara atau Sekertaris 3 Anggota 1 Ukuran Nilai
78 4. Keterampilan Tabel 3.18 Parameter Ukuran Berdasarkan Keterampilan Parameter Keterampilan >=3 5 Keterampilan 2 3 3 Keterampilan < 2 1 Ukuran Nilai 5. Prestasi Tabel 3.19 Parameter Ukuran Berdasarkan Prestasi Parameter Berprestasi Tingkat Kota 5 atau diatas Tingkat Kota Berprestasi Tingkat Sekolah 3 Tidak Berprestasi 1 Ukuran Nilai