SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN BANDUNG BARAT BAGIAN KEPEGAWAIAN 1 Heri Purwanto, 2 Riki Permana 1 Program Studi Manajemen Informatika PKN LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 1 heri.purwanto164@gmail.com, 2 77.rpermana@gmail.com Abstrak Pegawai adalah seseorang yang bekerja dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah maupun kesatuan kerja swasta untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuan organisasi. Tanpa pegawai perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik. Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat merupakan instansi pemerintahan yang berperan penting dalam pembangunan kesehatan di Kabupaten Bandung Barat dengan prioritas pembangunan kesehatan pada Kesehatan Lingkungan, Kesehatan Keluarga dan Kesehatan Masyarakat Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian di gunakan untuk mempermudah dalam permohonan pengajuan kenaikan SK Berkala dan mengetahui informasi waktu pensiun. Sistem ini mampu memberikan kejelasan terhadap informasi secara objektif dan relevan terkait masalah waktu pensiun di Bagian Kepegawaian di Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat. Proses pencatatan dan pengelolaan secara administratif dan di bangunnya database di Bagian Kepegawaian di Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat sehingga dalam permohonan kenaikan SK Berkala dapat di lakukan dengan cepat dan mudah, dikarenakan data yang sudah terintegrasi Sistem Informasi Kepegawaian ini menggunakan Framework Yii dengan implementasi Object Oriented Programming sebagai metodologi dalam analisis, perancangan, dan pemograman Sistem Informasi Kepegawaian Kata kunci : Kepegawaian, Kenaikan SK Berkala, Waktu Pensiun, Yii 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Sumber daya manusia merupakan perencana dan pelaku aktif dari seiap aktivitas perusahaan. Manusia juga memegang peranan sebagai pengelola sumber daya perusahaan lainnya, yaitu material, mesin, uang dan informasi (termasuk data). Aktivitas dalam pengelolaan sumber daya manusia meliputi perencanaan, rekrutmen, seleksi, penempatan, orientasi, pelatihan, pengembangan, penilaian kerja, kompensasi dan pemberhentian kerja. Sumber daya manusia yang dimaksud adalah pegawai. Pegawai adalah seseorang yang bekerja dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah maupun kesatuan kerja swasta untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuan organisasi. Tanpa pegawai perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik. Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat merupakan instansi pemerintahan yang berperan penting dalam pembangunan kesehatan di Kabupaten Bandung Barat dengan prioritas pembangunan kesehatan pada Kesehatan Lingkungan, Kesehatan Keluarga dan Kesehatan Masyarakat. Terdapat beberapa bagian di Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat salah satunya adalah bagian kepegawaian. Bidang kepegawaian Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat menangani tentang pengajuan kenaikan SK Berkala dan waktu pensiun. Pengajuan kenaikan SK Berkala dilakukan oleh pegawai setiap dua tahun sekali sebagai syarat untuk kenaikan gaji, Sedangkan untuk pensiun, bagian Kepegawaian Dinas Kesehatan hanya memberikan informasi kapan pegawai yang bersangkutan akan pensiun. Kenaikan SK Berkala dan Pensiun menjadi hal yang penting bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Dinas Kesehatan Kabupate Bandung Barat. Namun belum ada sebuah sistem yang dapat memberikan informasi kepada pegawai kapan mereka akan pensiun dan prosedur pengajuan kenaikan SK Berkala masih kurang maksimal karena prosesnya masih dilakukan
secara manual yang mengakibatkan penumpukan data dan rentan akan kerusakan dan kehilangan. Berdasarkan permasalahan diatas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi kepegawaian di Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat yang bertujuan untuk memudahkan pegawai dalam mendapatkan informasi mengenai kapan waktu mereka pensiun dan meminimalisir kehilangan atau kerusakan data. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan selama Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat, maka telah di identifikasi permasalhan yang ada sebagai berikut : 1. Kurangnya informasi kapan pegawai akan pensiun. 2. Poses pengajuan kenaikan SK Berkala masih rentan akan kehilangan dan kerusakan data. 1.3 Tujuan Perancangan Tujuan yang ingin dicapai dari dikembangkannya sistem informasi kepegawaian ini adalah diantaranya sebagai berikut : 1. Untuk membantu pegawai dalam mendapatkan informasi kapan waktu mereka akan pensiun. 2. Untuk membantu bagian kepegawaian dalam pengelolaan data kenaikan SK Berkala. 2. Dasar Teori 2.1 Teori Tentang Permasalahan Menurut Soedaryono dalam bukunya (Tata Laksana Kantor) pengertian pegawai adalah seseorang yang melakukan penghidupannya dengan bekerja dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah maupun kesatuan kerja swasta. 2.2 Metodologi Yang Digunakan Metodologi yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah metodologi waterfall. Metodologi waterfall memiliki aktivitas yang mengalir dari satu fase ke fase lainnya secara berurutan. Setiap fase dikerjakan terlebih dahulu sampai selesai, jika sudah selesai baru mulai menuju fase berikutnya. 2.3 Tools Pemodelan 1. OOP (Object Oriented Programming) Pemrograman berorientasi obyek (object oriented programming, OOP) memandang aplikasi perangkat lunak (software) sebagai kumpulan object yang saling berinteraksi di dalam suatu system. Merancang sebuah aplikasi menggunakan teknik object oriented dilakukan dengan membagi fungsi-fingsi berdasar pembagian tanggung jawab. Pembagian tanggung jawab ditetapkan kepada setiap class yang dibuat. Setiap class menyediakan pelayanan untuk mengerjakan operasi tertentu. Operasi-operasi ini dilaksanakan oleh object-object yang dibuat dari class tersebut. Dengan memfokuskan setiap class pada tanggung jawab yang tertentu dengan tingkatan kompleksitas yang memadai. 2. UML (Unified Modeling Language) Unified Modeling Language adalah himpunan struktur dan teknik untuk pemodelan dan desain program berorientasi objek (OOP) serta aplikasinya. UML adalah metodologi untuk mengembangkan system OOP dan sekelompok tool untuk mendukung pengembangan system tersebut. 3. Yii Framework Menurut Winesett (2010), Yii merupakan singkatan dari Yes Is It, diucapkan sebagai Yee atau yang berarti mudah, efisien, dan extensible. Yii memiliki kinerja tinggi, berbasis komponen, kerangka aplikasi web yang ditulis dalam PHP 5. Yii membuat lebih mudah untuk menciptakan dan memelihara skala besar aplikasi web. Hal ini juga membuat pengguna lebih efisien dan extensible. 4. Sistem Menurut Jogiyanto H.M (2005) dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis definisi sistem adalah: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 5. Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku karangan Jogiyanto H.M dalam bukunya Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis definisi sistem Informasi adalah: Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
Pegawai upload berkas berkala dan pensiun kelola pensiun informasi masa kerja kelola SK Berkala download SK Berkala baru <<include>> informasi pengajuan berkala berikutnya <<include>> notifikasi download berkas berkala dan pensiun verifikasi SK Berkala Bagian Kepegawaian Dinas Kesehatan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sistem dan merepersentasikan interaksi antara actor dengan sistem. Gambar 3: Antarmuka data pegawai Uraian Cara Penggunaan : Gambar 1: Use Case Digram 3.2 Class Diagram Pada class diagram ini akan membantu kita dalam visualisasi struktur class-class dari suatu sistem dan merupakan tipe diagram yang paling banyak dipakai, class diagram memperlihatkan hubungan antar class. a. Bagian Kepegawaian Dinas Kesehatan memilih menu pegawai b. Bagian Kepegawaian melakukan Input data pegawai c. Bagian Kepegawaian Dinas Kesehatan memilih tombol simpan Data Pegawai - NIP - Nama - Golongan Ruang - TMT golongan : Date - Nama Jabatan - Tempat Lahir - Tanggal Lahir : Date - TMT CPNS : Date - TMT PNS : Date - NO Kartu Pegawai - Alamat - Tambah () - Rubah () - Hapus () + setdata Pegawai () : Data Pegawai + getdata Pegawai () : Data Pegawai 0..1 0..1 0..1 Dinkes bag.kepegawaian - username : String - password - NIP - gid : int - email + upload SK Berkala () SK Berkala + Download SK Berkala () + getpassword () : int - NIP + validasi () - SK terakhir CPNS + Log in () - SK terakhir PNS - SK berkala terakhir - SK berkala terbaru 0..1 0..1 - No Karpeg - Bulan SK Berakhir - Tahun SK Berakhir - tambah data () - rubah data () + setskberkala () : SKBerkala + getskberkala () : SKBerkala + notifikasi () + verifikasi () Data Pensiun - NIP - tahunpensiun + setpensiun () + getpensiun () : pensiun : pensiun Gambar 2 : Class Diagram Sistem Informasi Kepegawaian Gambar 4: Antarmuka tambah pengguna Uraian Cara Penggunaan : 3.3 Perancangan Antarmuka Perancangan antarmuka ini dibuat dengan maksud memberikan gambaran mengenai dialog screen Sistem Klaim Asuransi. Perancangan antar muka ini akan ditampilkan untuk memberikan gambaran serta penjelasan di dalam mengimplementasikan sistem dalam perangkat lunak maupun sistem yang sedang dibangun. a. Admin memilih menu penggunna b. Admin mengisi semua field dan memilih tombol simpan Gambar 5: Antarmuka pensiun Uraian Cara Penggunaan
a. User atau pengunjung memilih form pensiun b. User atau pengunjung bisa mencari datanya berdasarkan NIP atau tahun pensiun c. User atau pengunjung memilih tombol cari 4. Implementasi dan Pengujian 4.1 Implementasi Langkah-langkah kegiatan pengimplementasian sistem adalah sebagai berikut : 1. Analisis Kebutuhan Sistem Merupakan tahap awal menentukan kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk merancang sistem usulan. 2. Pengumpulan Data Merupakan tahapan pengumpulan informasi, pencarian referensi sebagai acuan perancangan sistem usulan dan pembangunan aplikasi, dan tahap mempelajari kebutuhan akan perangkat keras dan perangkat lunak yang akan digunakan untuk pembuatan aplikasi 3. Merancang Sistem Yang Akan Dibuat Pada tahap ini akan dibuat rancangan sistem usulan dengan membandingkan antara sistem klaim asuransi yang sedang di terapkan perusahaan dengan sistem klaim asuransi menurut para ahli. 4. Merancang Aplikasi Yang Akan Dibuat Pada tahap ini akan dibuat rancangan awal aplikasi yang akan dibuat. Rancangan aplikasi didasar pada rancangan sistem yang telah dilakukan sebelumnya, serta keinginan dari pihak user. 5. Pengadaan Perangkat Keras (Hardware) dan Instalasi Perangkat Lunak Setelah melakukan tahap perancangan aplikasi yang akan dibuat, maka langkah selanjutnya adalah persiapan dari segi hardware yang akan digunakan. Misalnya komputer yang akan digunakan. Kemudian setelah hardware telah siap, selanjutnya tahap instalasi software. Seperti sistem operasi komputer dan aplikasi yang akan digunakan pada saat pembuatan aplikasi. 6. Pembuatan aplikasi Peranan yang penting dalam kelancaran sistem baru ini adalah aplikasi itu sendiri, maka setelah sistem dirancang aplikasi akan dibuat sesuai dengan kebutuhan. 7. Pengetesan aplikasi Pengetesan apliksi bertujuan untuk mencari kesalahan yang mungkin terjadi, diantaranya kesalahan sewaktu proses dan kesalahan logika dari aplikasi tersebut. 8. Pelatihan operator Pelatihan operator dilakukan setelah aplikasi selesai dibuat, operator yang sebaiknya menggunakan karyawan yang telah ada. 9. Evaluasi sistem Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui keuntungan dan kerugian sistem baru dibandingkan dengan sistem sebelumnya. Evaluasi akan memberikan masukan mengenai kekurangan yang ada pada sistem. 10. Konversi sistem Konversi sistem merupakan proses meletakkan sistem yang baru agar siap untuk diterapkan, jika pada tahap evaluasi/perbaikan tidak menunjukkan kekurangan ataupun kesalahan. 4.2 Lingkup dan Batasan Implementasi Dalam mengimplementasikan sebuah sistem pemantauan dan pengendalian suatu proses terdapat beberapa hal yang menjadi batasan implementasi, diantaranya yakni sebagai berikut : 1. Log in untuk mengoperasikan sistem dilakukan oleh admin di bagian kepegawaian yang notabene adalah pegawai dinas kesehatan yang di berikan jabatan sebagai administrator dengan memasukan user name dan password dan terkait dengan login sebagai user di lakukan oleh pegawai. 2. Proses transaki perhitungan masa kerja dilakukan oleh admin di bagian kepegawaian berdasarkan kriteria atau aturan yang sudah di tentukan di Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat. 4.3 Implementasi Antarmuka Implementasi antarmuka yang menggambarkan tampilan dari sistem maupun aplikasi yang dibangun, yaitu implementasi antarmuka sistem klaim asuransi. Berikut ini adalah penjelasan dari implementasi antarmuka dari sistem klaim asuransi yang dibuat : Dialog Screen Keterangan : Menu Utama : Merupakan halaman utama dari sistem informasi kepegawaian, yang dimana terdapat main-menu
Dialog Screen : Menu pengajuan kenaikan SK berkala Keterangan : Merupakan halaman dari submenu berkas Dialog screen : upload SK berkala baru Keterangan : untuk mendapatkan SK berkala baru 4.4 Pengujian Di bawah ini adalah hasil pengujian yang telah dilakukan pada sistem klaim asuransi pada pengelolaan kartu tenaga kerja luar negeri : Dialog Screen : Menu Pegawai Keterangan : Merupakan tampilan halaman Dari menu pegawai. Dialog screen : Informasi Pensiun Keterangan : merupakan tampilan dari menu pensiun Tabel 2 : Tabel Pengujian No Fungi yang diuji Cara Pengujian 1. Login Masukan username dan password. 2. Entry Data Pegawai 3. Kelola Data Pegawai 4. Upload Berkas SK Berkala 5. Download Pengajuan Kenaikan SK Berkala 6. Tambah Data Pengguna 7 Upload SK Berkala Baru Admin memasukan data pegawai ke dalam menu Pegawai penambahan, penghapusan dan perubahan terhadap data pegawai Pegawai melakukan proses upload data pengajuan kenaikan SK Berkala proses download kenaikan SK Berkala input NIP, Gid, UserName, Password,Password Confirm dan e-mail pengelolaan data yang sudah di upload oleh pegawai mengenai pengajuan kenaikan SK Berkala dan akan mengupload file SK Berkala terbaru Hasil
8 Informasi Pensiun proses input data pegawai ada saran yang diharapkan dapat membantu dalam pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian yang ada sebagai berikut : 9 Download SK Berkala Baru 5. Kesimpulan dan Saran 5.2 Kesimpulan Pegawai melakukan upload pengajuan kenaikan SK berkala, apabila di setujui maka pegawai bisa mendapatkan SK Berkala terbaru dengan cara mendownload 1. Agar pengembangan sistem dapat berjalan dengan lancar, maka etika penggunaan komputerisasi wajib dilaksanakan, seperti kepada operator komputer agar tidak memberi login user id, dan password kepada pihak yang tidak berwenang, dan melakukan pergantian password pada rentang waktu tertentu, pemeliharaan hardware dan software, back up data, meminimalkan penggunaan remo5able disk, selalu Upgrade anti5irus, serta melakukan peningkatan kemampuan untuk pihak sumber daya manusia itu sendiri, yang dimana dalam hal ini wajib dilakukan. Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan terhadap Sistem Informasi Kepegawaian Pada Bagian Kepegawaian di Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Baratdapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Berdasarkan hasil dari pengujian yang telah dilakukan dengan cara memberikan lembar pertanyaan atau quisioner kepada 10 responden atau pengguna, 90% menyatakan bahwa pegawai merasa puas dengan adanya sistem ini mampu memberikan kejelasan terhadap informasi secara objektif dan rele5an terkait masalah waktu pensiun di Bagian Kepegawaian di Dinas Kesehatan Kabupaten Bandung Barat. 2. Menurut hasil analisa yang telah dilakukan, pengguna berstatus admin menyatakan bahwa Sistem Informasi Kepegawain memuaskan karena dapat membantu dalam hal pengelolaan data kenaikan SK Berkala, sehingga dalam permohonan kenaikan SK Berkala dapat di lakukan dengan cepat dan mudah, dikarenakan data yang sudah terintegrasi. Daftar Pustaka: [1] Bin Ladjamudin, Al Bahra, 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi Tangerang, Graha Ilmu [2] Hidayat, 2010, Definisi Sistem, Tangerang, Jurnal Cyber Raharja [3] Jogiyanto, HM, 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi :Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Yogyakarta Andi [4] Sutarman, 2012 Pengantar Teknologi Informasi Jakarta, Bumi Aksara [5] Kustiyahningsih, 2011 Pemograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP dan My SQL Tangerang, Graha Ilmu [6] Soedaryono, 2000 Tata Laksana Kantor Jakarta, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI [7] Pressman, Roger S, 2010 Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta, Andi [8] Nugroho, 2010 Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java, Yogyakarta, Andi [9] Widodo, 2011 Menggunakan UML, Bandung, Informatika 5.3 Saran Berdasarkan hasil analisis dari Sistem Informasi Kepegawaian Pada Bagian Kepegawaian di Dinas Kesehatan Kabuapten Bandung Barat, dalam hal ini