BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Konsep Dasar Sistem dan Prosedur 1. Pengertian Sistem Pada dasarnya sistem merupakan suatu prosedur yang saling berhubungan, yang dibuat menurut pola secara terpadu untuk membentuk kegiatan dalam melakukan fungsi dari suatu perusahaan yang bertujuan untuk menyediakan informasi dan membentuk proses pengambilan keputusan manajemen. Menurut Mulyadi, pengertian sistem dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001 : 6) menyatakan bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan pengertian sistem menurut Azhar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2007 : 24) menyatakan bahwa sistem adalah kumpulan dari sub sistem atau bagian atau komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan jaringan atau kumpulan dari sistem yang saling berhubungan satu sama lain untuk mencapai tujuan pokok perusahaan. 6
7 2. Pengertian Prosedur Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi (Zaki Baridwan, 1998 : 3). Menurut Mulyadi (2008 : 5), prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara beragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. 3. Simbol Flowchart Menurut Mulyadi (2008 : 60-63) menyatakan bahwa sistem dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen yang dapat digambarkan dengan simbol-simbol yang digunakan oleh analisis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menunjukkan sistem tertentu. Berikut ini adalah simbol-simbol standar yang mempunyai arti masing-masing.
8 Tabel 2.1 Simbol - Simbol Bagan Alir Input/Output Nama Simbol Keterangan Dokumen Menggambarkan jenis dokumen yang merupakan formulir jenis dokumen yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Dokumen dan Tembusan Dok 1 2 Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas. Berbagai Dokumen Surat Muat 2 SOP 2 Faktur Penjualan 2 Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan di dalam satu paket nama dan nomor lembar dicantumkan di sudut kanan atas.
9 Catatan Menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen. Penghubung Sebagai penghubung untuk pada halaman aliran dokumen pada yang sama halaman yang sama. (On-page Dengan memperhatikan connector) nomor yang tercantum Akhir dokumen arus dalam symbol dapat diketahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang digambarkan pada bagan aliran. Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung 1 halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.
10 Awal dokumen arus 1 Awal arus dokumen berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum didalam simbol tersebut. Penghubung Digunakan untuk pada yang halaman berbeda menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait (Off-page connector) satu dengan yang lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung akan menunjukkan bagan alir yang tercantum pada halaman lain. Kegiatan Menggambarkan kegiatan manual manual seperti kegiatan klerikal. Keterangan komentar Menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
11 Arsip Tempat penyimpanan sementara dokumen yang dapat Arsip diambil kembali. Menggambarkan arsip permanen permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi. On-line computer proses Pengolahan data dengan komputer secara online. Nama program ditulis di dalam simbol. Keying (typing, verifying) Pemasukkan data ke dalam komputer melalui on-line terminal. Pita Magnetik Arsip komputer yang berbentuk pita magnetik. On-line Storage Arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memory komputer). Keputusan Menggambarkan keputusan Ya yang harus dibuat dalam proses pengelolaan data.
12 Tidak Garis alir Menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah mengarah ke bawah dan ke kanan. Mulai berakhir dan Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi Sumber: Sistem Akuntansi, Mulyadi 4. Sistem Pengendalian Internal Pengendalian intern menurut Romney dan Stainbart (2004 : 229) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan handal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang akan dicapai, dan bukan hanya unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. COSO mendefinisikan pengendalian internal sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut : 1. Keefektifitasan dan efisiensi operasional organisasi 2. Keandalan pelaporan keuangan
13 3. Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku Berdasarkan COSO, pengendalian internal adalah proses karena hal tersebut menembus kegiatan operasional organisasi dan merupakan bagian integral dari kegiatan manajemen dasar. Menurut Romney and Stainbart (2004 : 231) lima komponen model pengendalian internal COSO yang saling berhubungan adalah sebagai berikut: a. Lingkungan Pengendalian Inti dari bisnis apapun adalah orang-orangnya. Ciri perorangan, termasuk integritas, nilai-nilai etika, dan kompetisi serta lingkungan tempat beroperasi. Mereka adalah mesin yang mengemudikan organisasi dan dasar tempat segala hal terletak. b. Aktifitas Pengendalian Kebijakan dan prosedur pengendalian harus dibuat dan dilaksanakan untuk membantu memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi oleh pihak manajemen untuk mengatasi risiko pencapaian tujuan organisasi, secara efektif dijalankan. c. Penilaian Risiko Organisasi harus sadar akan dan berurusan dengan risiko yang dihadapinya. Organisasi harus menempatkan tujuan yang terintegrasi dengan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan,
14 dan kegiatan lainnya, agar organisasi beroperasi secara harmonis. d. Informasi dan Komunikasi Disekitar aktivitas pengendalian terdapat sistem informasi dan komunikasi. Mereka memungkinkan orang-orang dalam organisasi untuk mendapat dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya. e. Pengawasan Seluruh proses harus diawasi, dan perubahan dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Melalui cara ini, sistem dapat beraksi secara dinamis, berubah sesuai tuntutan keadaan. Menurut Romney and Steinbart (2004 : 236-244) menyatakan bahwa aktivitas-aktivitas pengendalian adalah sebagai berikut : 1) Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai Perusahaan akan menerapkan kebijakan yang akan dilaksanakan oleh pegawainya. Otorisasi merupakan bagian penting dari pengendalian dan prosedur organisasi. 2) Pemisahan tugas Pengendalian yang baik mensyarakatkan bahwa dalam tugasnya pegawai tidak akan diberi tanggungjawab yang terlalu banyak. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang
15 memadai maka akan membantu dalam memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan. Bentuk dan isinya juga harus dibuat dengan sesederhana mungkin untuk mendukung pencatatan secara efisien dan meminimalkan kesalahan pencatatan. 3) Penjagaan asset dan pencatatan yang memadai Dalam menjaga asetnya dari tindakan yang tidak diinginkan seperti pencurian, maka perusahaan akan menjaga assetnya dengan berbagai cara seperti melakukan pemisahan tugas secara efektif, memelihara informasi secara akurat, membatasi akses ke asset berharga, melindungi dokumen dan catatan serta membatasi akses ke ruang penyimpanan data dan informasi. 4) Pemeriksaan independen atas kinerja Pemeriksaan dilakukan oleh perusahaan bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh transaksi diproses secara akurat. Pemeriksaan dilakukan seefektif mungkin untuk mengetahui apabila terjadi tindakan yang tidak bertanggungjawab atas jalannya operasi yang dijalankannya. Menurut Mulyadi (2001:165) menyatakan bahwa praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit organisasi dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai berikut : a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang
16 berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi maka pengendalian pemakainya dengan menggunakan nomor urut tercetak sehingga akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi. b. Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Pemeriksaan mendadak dilakukan dengan tujuan mendorong karyawan untuk melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap organisasi yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya. d. Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari. e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci organisasi diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti jabatannya digantikan sementara
17 oleh pejabat lain sehingga seandainya terjadi kecurangan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan sementara. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik karyawan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansinya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain. B. Konsep Dasar Penerimaan Kas Kas merupakan alat pertukaran yang dipergunakan sebagai ukuran dalam akuntansi sehingga menggambarkan kondisi likuiditas perusahaan. Selain itu kas merupakan golongan aktiva lancar yang paling likuid dan sangat penting karena menggambarkan daya beli umum dan dapat memproses barang dan jasa. Pengertian penerimaan kas menurut Soemarso S. R dalam bukunya Akuntansi Suatu Pengantar (2002:172) mengemukakan bahwa penerimaan kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan bertumbuhnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya penjualan hasil produksi, penerimaan piutang maupun hasil transaksi lainnya yang menyebabkan bertambahnya kas. Sedangkan penerimaan kas menurut H. Kusnadi dalam bukunya Akuntansi Keuangan Menengah (Intermediate) (2000:61) adalah
18 penerimaan kas pada umumnya meliputi penerimaan via pos (mail receipt), penjualan tunai (cash sales) dan penerimaan piutang (collection of receivable), disamping penerimaan rutin masih ada lagi penerimaan lainnya yaitu penerimaan yang tidak rutin, misalnya penerimaan uang dari penjualan. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian penerimaan kas adalah transaksi-transaksi yang mengakibatkan bertumbuhnya saldosaldo kas tunai, dan atau rekening bank milik perusahaan baik yang berasal dari pendapatan tunai, penerimaan piutang, penerimaan transfer maupun penerimaan-penerimaan lainnya. Penerimaan kas dapat berbentuk uang logam, cek atau wesel pos, uang yang diterima melalui bank atau langsung dari piutang. C. Lembaga Keuangan dan Bank 1. Pengertian Lembaga Keuangan Menurut Undang-undang Nomor 14 Tahun 1967 tentang Pokok-Pokok Perbankan, yang dimaksud lembaga keuangan adalah semua badan yang melalui kegiatan-kegiatan di bidang keuangan, menarik uang dari masyarakat dan menyalurkan uang tersebut kembali ke masyarakat. Lembaga keuangan menyalurkan kredit kepada nasabah atau menginvestasikan dananya dalam surat berharga di pasar keuangan (financial market). Lembaga keuangan juga menawarkan bermacammacam jasa keuangan mulai dari perlindungan asuransi, menjual program
19 pensiun sampai dengan penyimpanan barang-barang berharga dan penyediaan suatu mekanisme untuk pembayaran dana dan transfer dana. 2. Pengertian Bank Ada beberapa definisi bank yang dikemukakan sesuai dengan tahap perkembangan bank. Untuk memberikan definisi yang tepat memerlukan penjabaran, karena definisi tentang bank dapat dilihat dari berbagai sudut pandang. Menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1992 tentang Perbankan yaitu bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan, dan menyalurkannya kepada masyarakat dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat banyak. Sedangkan Undang-undang Nomor 10 Tahun 1998 Perubahan Undangundang Nomor 7 Tahun 1992 tentang Perbankan menyatakan bahwa bank adalah badan usaha yang menghimpun dana dari masyarakat dalam bentuk simpanan dan menyalurkannya kepada masyarakat dalam bentuk kredit dan atau bentuk-bentuk lainnya dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat banyak. Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian bank telah mengalami evolusi sesuai dengan perkembangan bank itu sendiri dan fungsi bank pada umumnya adalah menerima berbagai bentuk simpanan dari masyarakat, memberikan kredit baik yang bersumber dari dana yang diterima dari masyarakat maupun berdasarkan atas kemampuannya sendiri, dan memberikan jasa-jasa pembayaran dan peredaran uang.
20 3. Kegiatan Bank Dalam menjalankan usahanya sebagai lembaga intermediasi keuangan, kegiatan bank sehari-hari tidak dapat dipisahkan dari bidang keuangan. Seperti halnya perusahaan lainnya, kegiatan bank secara sederhana dapat dikatakan sebagai tempat melayani segala kebutuhan para nasabahnya. Kegiatan utama suatu bank adalah menghimpun dana dari masyarakat melalui simpanan dalam bentuk tabungan, deposito berjangka, giro dan kemudian menyalurkan kembali dana yang dihimpun tersebut kepada masyarakat umum dalam bentuk kredit yang diberikan (loanable fund). Dengan demikian kegiatan bank di Indonesia terutama kegiatan bank umum adalah sebagai berikut : 1) Menghimpun Dana dari Masyarakat (Funding) Menghimpun dana berarti mengumpulkan atau mencari dana dengan cara membeli dari masyarakat luas dalam bentuk simpanan giro, tabungan dan deposito. Pembelian dana dari masyarakat ini dilaksanakan oleh bank melalui berbagai strategi agar masyarakat tertarik dan mau menginvestasikan dananya melalui lembaga keuangan bank. Alternatif simpanan yang bisa dilakukan oleh masyarakat adalah simpanan dalam bentuk giro, tabungan, sertifikat deposito serta deposito berjangka di mana masing-masing jenis produk tersebut memiliki kelebihan dan keuntungan tersendiri. Kegiatan penghimpunan dana ini disebut dengan funding. 2) Menyalurkan Dana ke Masyarakat (Lending)
21 Menyalurkan dana berarti melemparkan kembali dana yang telah dihimpun melalui simpanan giro, tabungan dan deposito kepada masyarakat dalam bentuk pinjaman (lanable fund) bagi bank konvensional atau pembiayaan bagi bank syariah. Bagi bank konvensional dalam memberikan pinjaman di samping dikenakan bunga, juga dikenakan jasa pinjaman bagi penerima pinjaman (debitur) dalam bentuk biaya administrasi serta biaya provisi dan komisi. Sedangkan bagi bank syariah, didasarkan pada jual beli dan bagi hasil. 3) Memberikan Jasa-jasa Bank Lainnya (Services) Jasa-jasa bank lainnya merupakan jasa pendukung kegiatan bank. Jasa-jasa ini diberikan terutama untuk mendukung kelancaran kegiatan menghimpun dan menyalurkan dana, baik yang berhubungan langsung maupun tidak langsung terhadap kegiatan penyimpanan dana dan penyaluran kredit. D. Edu Payment atau SPP Online 1. Pengertian Edu Payment atau SPP Online Merupakan jasa layanan bagi lembaga pendidikan berupa penerimaan setoran biaya pendidikan dan biaya lainnya yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan secara online real time. 2. Manfaat a. Bagi Lembaga Pendidikan 1) Lembaga tidak perlu menyediakan banyak sumber daya.
22 2) Data hasil pembayaran biaya pendidikan dapat mudah diintegrasikan dengan sistem administrasi lembaga pendidikan. 3) Data hasil penerimaan biaya pendidikan dapat diketahui setiap saat oleh nasabah lembaga melalui web e Payment Bank BTN. 4) Pelaporan dapat disajikan untuk masing-masing jenis pembayaran pendidikan. 5) Pelaporan dapat disajikan sesuai dengan kewenangan akses level. b. Bagi Mahasiswa 1) Siswa atau mahasiswa dapat melakukan pembayaran biaya pendidikan secara online, cepat, tepat, mudah, aman, dan nyaman diseluruh jaringan Bank BTN dan Kantor Pos Online. 2) Gratis Kartu ATM yang sekaligus berfungsi sebagai Kartu Mahasiswa dan Access Card. 3) Tabungan Mahasiswa Bebas Biaya Administrasi. 3. Mekanisme Sistem Edu Payment a. Upload Data Mekanisme dimana data biaya pendidikan pengguna jasa dipindahkan ke host komputer bank di Kantor Pusat, sehingga proses penerimaan setoran dapat dilakukan di seluruh outlet atau delivery channel bank yang online, data hasil penerimaan setoran biaya pendidikan akan dikirimkan ke pengguna jasa sesuai dengan mekanisme dan cara yang disepakati.
23 b. Sinkronisasi Mekanisme dimana adanya koneksi jaringan data antara bank dengan pengguna jasa. Pengguna jasa menyediakan server yang dapat terkoneksi dengan server gateway bank. c. Host to Host ( H2H ) Mekanisme dimana host komputer bank melakukan mekanisme melakukan proses pembayaran (flagging) ke host pengguna jasa melalui mekanisme messaging. Penerimaan setoran dapat dilakukan di seluruh outlet atau delivery channel bank secara real time. Data hasil penerimaan setoran biaya pendidikan secara langsung (real time) akan diketahui oleh host pengguna jasa.
24 Tabel 2.2 Segmen Nasabah Berdasarkan Konfigurasi Data Upload Sekolah Menengah Perguruan Tinggi (Kecil - Menengah) Scope mahasiswa / siswa regional Lembaga dengan Teknologi Sederhana & Biaya Rendah Hanya untuk penerimaan dana saja Sinkronisasi Perguruan Tinggi Menengah - Besar Belum siap H2H Teknologi lembaga sudah lebih maju Host to Host Perguruan Tinggi besar Teknologi sudah maju Registrasi sudah online Sudah mempunyai Web 4. Konfigurasi H2H Direct Dibawah ini akan dijelaskan mengenai konfigurasi Host to Host (H2H) yang dilakukan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Cabang Surakarta dengan pihak Institusi, yaitu sebagai berikut : 1. Institusi yang telah bekerjasama dengan PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Cabang Surakarta akan menyiapkan PC User yang digunakan untuk berhubungan dengan pihak bank mengenai pembayaran SPP Online. 2. PC User yang digunakan oleh Institusi akan terhubung ke server Institusi secara langsung. 3. Server pihak Institusi akan terhubung ke Core Banking Bank BTN melalui middleware yang fungsinya untuk menjembatani
25 dan sebagai penghubung, sehingga pihak bank akan dengan mudah untuk menginput data-data yang diberikan oleh Institusi. 4. Setelah bank menerima data-data dari Institusi dan melakukan input data, selanjutnya akan diproses oleh bank melalui Delivery Channel Bank BTN yang kemudian akan terintegrasi ke dalam sistem. 5. Selanjutnya mahasiswa atau pelajar sudah dapat melakukan pembayaran SPP Online di loket Teller Bank BTN atau dapat juga melalui ATM Bank BTN secara otomatis. Untuk mengetahui lebih jelas, dapat dilihat dari gambar alur konfigurasi Host to Host (H2H) yang dilakukan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk. Cabang Surakarta berikut ini : Gambar 2.1 Konfigurasi H2H Direct PC User Institusi Server Institusi Middleware ATM Bank BTN atau melalui Loket Teller Bank BTN Delivery Channel Bank BTN Core Banking Bank BTN
26