BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Bagian keamanan dan kebersihan merupakan bagian yang mengelola seluruh unit keamanan dan kebersihan yang berada dalam lingkungan Sekolah Ar-Rafi. Bagian keamanan (Satpam) dan kebersihan (Caraka) tersebut memiliki jobdesk yaitu memfasilitasi ketertiban dan kenyamanan di lingkungan Sekolah Ar-Rafi. Jobdesk dari Satpam adalah menjaga keamanan sekolah, baik siang ataupun malam hari agar tercipta suasana yang kondusif dalam lingkungan sekolah. Sedangkan jobdesk dari Caraka adalah menjaga, merawat, dan mengkondisikan kebersihan sekolah, baik di ruang kelas / kantor, selasar, koridor, dan halaman sekolah. Pada bagian keamanan, untuk memantau Satpam yang bekerja diperlukan beberapa komponen. Diantaranya adalah jadwal penugasan Satpam, presensi Satpam setiap bertugas, kunjungan tamu, kejadian yang harus dicatatat, dan yang pasti laporan akhir dari kinerja Satpam yang sudah dilakukan kepada Kepala Tata Usaha (Ka TU). Alur kinerja bagian keamanan dimulai dari setiap Satpam yang dibagi perharinya untuk penentuan jadwal tugas, jadwal tersebut dimulai pukul 06.30-18.00 dan 18.00-06.30 (per shift). Setelah jadwal penugasan ditentukan, tentunya ada absensi setiap Satpam. Presensi setiap Satpam tersebut dilakukan setiap kali Satpam memenuhi jadwal tugas. Dalam setiap harinya tugas ronda/jaga tersebut tentunya harus melaporkan perkembangan lingkungan sekolah. Pencatatan peristiwa per hari oleh Satpam yang berjaga/ronda merupakan hal wajib untuk tetap menjaga keamanan dan ketertiban sekolah. Sampai saat ini proses presensi dan pencatatan peristiwa tersebut menggunakan sebuah buku catatan. Setelah ke tiga proses tersebut dilakukan, Satpam akan memberikan laporan kinerja kepada pihak sekolah yaitu Kepala Tata Usaha (Ka TU). Yang tentunya laporan tersebut digunakan untuk mengetahui perkembangan sekolah di bidang keamanan. 1
Selain bagian keamanan, terdapat juga bagian kebersihan (Caraka). Caraka juga memiliki jadwal penugasan untuk setiap hari mengelola kebersihan ruang kelas/kantor, selasar, koridor, dan halaman sekolah. Jam kerja untuk Caraka dimulai 05.30-14.00. Ketika Caraka membutuhkan peralatan kebersihan yang baru atau barang habis pakai, Caraka akan mencatat pengajuan barang tersebut. Dari setiap catatan tersebut Caraka tentunya akan memberikan laporan ke kepala TU untuk mengetahui perkembangan sekolah di bidang kebersihan. Sampai saat ini proses pencatatan dan pembuatan laporan tersebut masih menggunakan pencatatan pada sebuah buku. Berdasarkan proses berjalan yang dilakukan di Sekolah Ar-Rafi saat ini timbulah berbagai masalah yang dihadapi oleh Ka TU, Satpam, dan Caraka. Masalah tersebut antara lain adalah hilangnya data yang sudah dicatatat karena buku yang digunakan tersebut hilang atau terselip, data pengajuan barang yang double pada saat diadakan rekap pengajuan barang, dan laporan yang tidak sesuai data asli karena hilangnya buku catatan tersebut. Dengan semakin berkembangnya teknologi dan kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) yang semakin pintar menggunakan aplikasi. Dapat digunakan oleh para pengembang aplikasi untuk membangun suatu aplikasi berbasis website yang akan di operasikan oleh Ka TU, Satpam dan Caraka untuk mendukung pekerjaannya. Dengan website mampu mendapatkan informasi dengan cepat dan akurat. Website menampung seluruh aspek penyampaian informasi, data berupa teks, gambar, video atau data dari seluruh gabungan tersebut. Dengan dibuatnya aplikasi ini Satpam dan Caraka tidak perlu mencatat pada sebuah buku, dan Kepala TU bisa memantau setiap saat perkembangan yang terjadi dan membuat laporan berdasarkan apa yang telah dicatatat Satpam dan Caraka di lingkungan Sekolah Ar Rafi. 1.2 Rumusan Masalah Beberapa rumusan masalah yang akan dibahas dalam Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut. 2
1. Bagaimana memonitoring manajemen bagian keamanan dan kebersihan Sekolah Ar-Rafi? 2. Bagaimana memfasilitasi Kepala Tata Usaha dalam mencatat penjadwalan, pengecekan presensi Satpam & Caraka, membuat laporan prestasi, kunjungan, peristiwa, kegiatan kebersihan dan rekap pengajuan barang? 3. Bagaimana memfasilitasi bagian keamanan untuk melihat penjadwalan Satpam, mencatat kunjungan tamu, dan peristiwa selama bertugas? 4. Bagaimana memfasilitasi bagian kebersihan untuk melihat penjadwalan Caraka, pencatatan kegiatan kebersihan dan pengajuan barang? 5. Bagaimana memfasilitasi Ka TU untuk membuat laporan berdasarkan apa yang sudah dicatat oleh Satpam dan Caraka? 1.3 Tujuan Tujuan dari perancangan ini adalah membangun aplikasi web yang memiliki fitur sebagai berikut: 1. Dapat menjadi media monitoring manajemen keamanan dan kebersihan Sekolah Ar-Rafi. 2. Dapat memfasilitasi Kepala Tata Usaha dalam mencatat penjadwalan, pengecekan presensi Satpam & Caraka, membuat laporan prestasi, kunjungan, peristiwa, kegiatan kebersihan dan rekap pengajuan barang. 3. Dapat memfasilitasi bagian keamanan untuk melihat penjadwalan Satpam, mencatat kunjungan tamu, dan peristiwa selama bertugas. 4. Dapat memfasilitasi bagian kebersihan untuk melihat penjadwalan Caraka, pencatatan kegiatan kebersihan dan pengajuan barang. 5. Dapat memfasilitasi Ka TU untuk membuat laporan berdasarkan apa yang sudah dicatat oleh Satpam dan Caraka. 3
1.4 Batasan Masalah Batasan masalah dari Aplikasi Berbasis Web untuk sistem manajemen bagian keamanan dan kebersihan adalah: 1. Pengguna Aplikasi ini adalah bagian keamanan dan kebersihan, baik Satpam, Caraka, dan pihak sekolah (kepala TU). 2. Aplikasi ini tidak membahas mengenai penggajian pegawai. 3. Aplikasi ini hanya menangani pengajuan barang habis pakai. 1.5 Definisi Operasional Aplikasi berbasis web manajemen bagian keamanan & kebersihan Sekolah Ar-Rafi adalah progam siap pakai yang dapat digunakan untuk menjalankan proses monitoring manajemen bagian keamanan dan kebersihan Sekolah Ar-Rafi. Pengguna aplikasi ini adalah Kepala Tata Usaha (Ka TU), Satpam dan Caraka. Kegiatan monitoring manajemen bagian keamanan & kebersihan adalah semua kegiatan yang dilakukan oleh Satpam & Caraka untuk menjaga lingkungan supaya nyaman dan tentram. Kegiatan tersebut dilaksanakan dibawah pengawasan Ka TU. Aplikasi ini berbasis web yang digunakan untuk menyampaikan informasi yang dilakukan oleh Satpam/Caraka kepada Ka TU. Ka TU mempunyai hak akses mengelola data laporan peristiwa, mengelola data laporan pengajuan barang habis pakai, dan mengelola laporan kinerja pegawai. Satpam dan Caraka mempunyai hak akses untuk melaporkan kegiatan yang sesuai dengan tanggung jawab serta kewenangannnya. 1.6 Metode Pengerjaan Pada pembuatan sistem ini model yang paling tepat digunakan adalah model prototype. Terdapat 8 tahapan pada model prototype, yaitu Analisis kebutuhan pemakai, desain prototype, membuat prototype, persetujuan prototype, pengkodean sistem, menguji sistem, persetujuan sistem, menggunakan sistem[1]. 4
Identifikasi Kebutuhan Pemakai Desain Prototype Tidak Membangun Prototype Ya Prototype dapat diterima? Mengkodekan Sistem Tidak Menguji Sistem Sistem dapat diterima? Ya Menggunakan Sistem Gambar 1-1 Metode Prototype [1] 1) Analisis kebutuhan pemakai Analisis merupakan tahap awal yang dilakukan dalam pembangunan suatu sistem. Pada tahap ini penulis melakukan identifikasi masalah dan mengumpulkan semua data kebutuhan pengguna sesuai sistem yang akan dibangun. Identifikasi masalah dan pengumpulan data dilakukan dengan cara : a) Observasi, pada tahap ini penulis mengumpulkan data dengan meninjau secara langsung proses bisnis yang berjalan di Sekolah Dasar Ar-Rafi Bandung mengenai bagian keamanan dan kebersihan. b) Wawancara, pada tahap ini penulis melakukan wawancara secara langsung dengan kepala tata usaha Sekolah Dasar Ar-Rafi. c) Studi pustaka, pada tahap ini dilakukan pemahaman tentang bagian keamanan dan kebersihan, kegiatan Satpam dan Caraka, rekayasa perangkat lunak baik itu bersumber dari buku- buku, maupun dari internet. 2) Desain prototype 5
Pada tahap ini akan dibuat desain dari sistem berdasarkan hasil analisis pada proses sebelumnya. Pembuatan desain ini yaitu perancangan menggunakan UML (Unified Modeling Language), ERD (Entity Relationship Diagram) dan flowmap. 3) Membangun prototype Setelah desain dibuat, aktifitas selanjutnya adalah membangun prototype dari sistem layanan informasi manajemen bagian keamanan & kebersihan Sekolah Dasar Ar-Rafi. Prototype adalah sample dari keseluruhan sistem yang sedang dibuat. Prototype ini mengadopsi fungsi-fungsi utama dari sistem itu sendiri, namun pada tahap ini masih sebatas pengembangan dan dalam tahap pengujian. 4) Persetujuan prototype Tahap ini digunakan sebagai evaluasi yang dilakukan oleh user apakah prototype yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann user. Jika sudah sesuai maka langkah selanjutnya dapat dikerjakan. Jika tidak prototype direvisi dengan mengulang dari langkah pertama. 5) Pengkodean Sistem Dalam tahapan ini dilakukan penerjemahan dari desain model kedalam sistem. Aplikasi yang akan dibangun adalah sistem berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman HTML, CSS, dan PHP dengan framework CI. Sedangkan basis data yang akan digunakan adalah MySQL. 6) Pengujian sistem Pada tahap ini dilakukan evaluasi fungsionalitas sistem untuk memastikan fungsionalitas berjalan sesuai yang diharapkan atau tidak. Pengujian menggunakan metode Black Box Testing yaitu pengujian yang dilakukan dengan cara mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak. 7) Persetujuan system Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sesuai dengan yang diharapkan. Jika sesuai maka tahap selanjutnya dapat dikerjakan. Jika tidak, tahap 5 diulang kembali. 6
8) Menggunakan sistem Pengerjaan Proyek Akhir tidak sampai pada tahap ini. 1.7 Jadwal Pengerjaan Jadwal pengerjaan proyek akhir dimulai dari proses analisis kebutuhan pada bulan Januari 2016 sampai dengan proses Dokumentasi pada bulan Juli 2016. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 1-1 Jadwal Pengerjaan Tahun 2016/2017 januari februari maret april mei juni juli no kegiatan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Analisisi Kebutuhan 2 Desain Prototype 3 Membangun Prototype 4 Persetujuan Prototype 5 Pengkodean Sistem 6 Pengujian Sistem 7 Persetujuan Sistem 8 Dokumentasi 7