BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistim Informasi Informasi adalah sesuatu yang dapat menambah pengetahuan penerimanya dibangun dari data yang tepat dan sesuai dengan permasalahan yang dihadapi. (Daihani, 2001, hal 3). Sistim Informasi adalah sekumpulan elemen yang bekerja secara bersamasama baik secara manual ataupun berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan. (Daihani, 2001, hal 3) Sistim Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi yang akan digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang mendukung manajemen. (Jogiyanto H.M, 1990, hal 14). 2.2 Pengertian Administrasi Penjualan Administrasi dalam arti sempit, yaitu berasal dari kata administratie (bahasa belanda), yang meliputi kegiatan : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). (Hendra, 1999, hal 2) Penjualan adalah kegiatan pertukaran barang atau jasa antara penjual dan pembeli sesuai dengan kesepakatan bersama (Zulfajri, 1989, hal 592). Administrasi penjualan dapat diartikan sebagai kegiatan pencatatan atas transaksi pertukaran barang atau jasa
4 5
2.3. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) yang didefinisikan sebagai suatu alat yang membentuk permodelan dan memungkinkan analis sistim dalam menggambarkan sistim sebagai suatu jaringan proses (network) dan fungsi yang dihubungkan satu dengan yang lainnya dan disebut dengan arus data (data flow). (Jogiyanto H.M, 1990, hal 700). Data Flow Diagram mempunyai tiga tingkatan, yaitu (Jogiyanto H.M, 1990, hal 714) : 1. Diagram Konteks, yaitu diagram paling atas yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup sistim yang sedang dikembangkan. 2. Diagram Zero, yaitu diagram tingkat menengah yang menggambarkan proses utama secara keseluruhan, yang didalamnya tediri dari terminator, proses, data flow/alur data dan data store. 3. Diagram Detail/Primitif, yaitu diagram paling bawah dimana proses-proses yang terdapat didalam diagram zero tidak dapat diuraikan lagi. Komponen-komponen Data Flow Diagram, terdiri atas (Jogiyanto H.M, 1990, hal 700) : 1. Terminator (Sumber) Bentuk yang digambarkan adalah segi empat. Terminator merupakan lingkungan luar (eksternal) dari suatu sistim yang sedang dikembangkan juga menunjukan tempat asal data (source) dan tujuan data. Gambar 2.1 : Terminator 2. Data Flow (arus data) Data Flow, merupakan arah perpindahan data/informasi dari suati objek ke objek lainnya, yang berbentuk anak panah yang menunjukan alur data keluar atau 6
masuk ke suatu proses, anak panah ini arahnya dapat keatas, bawah ataupun diagonal. 3. Proses Gambar 2.2 : Data Flow (Arus Data) Bagian ini yang menggambarkan bentuk suatu proses yang menginput kegiatankegiatan yang ada dalam suatu sistim dan mengoutput yang dihasilkan, bentuknya berupa lingkaran ataupun segi empat dengan kedua sudut-sudutnya tumpul. Gambar 2.3 : Proses 4. Data Store. Merupakan sarana/tempat untuk mengumpulkan data (penyimpanan data) yang membentuk dua garis yang sama dengan salah satu ujung tertutup dua Gambar 2.4 : Data Store 2.4 Perancangan Database Kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara file yang satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu bangunan data untuk dapat diinformasikan dalam bahasa tertentu. Database adalah kumpulan datanya, merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang database adalah bagaimana cara merancangnya sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa yang akan dating. Perancangan konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model fisik. Pada perancangan konseptual akan menunjukan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh 7
organisasi. Ketika menentukan entity dan relasinya dibutuhkan analisa data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi dimasa mendatang. Penyusunan suatu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data, yaitu (Waljiyanto, 2000, hal 9) : 1. Redundansi dan inkonsistensi data 2. Kesulitan pengaksesan data 3. Isolasi data untuk standarisasi 4. Banyak Pemakai (Multiple User) 5. Masalah keamanan (security) 6. Masalah kesatuan (Integration) 7. Masalah kebebasan data (independence) Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah menggunakan data relasional, terdapat dua buah alat tehnik dalam perancangan database, yaitu : tehnik Entity Relationship Diagram (ER-Diagram) dan tenik normalisasi. 2.4.1. Entity Relationship Diagram (ERD) Model Entity Relationship adalah suatu bentuk penyajian data yang berhubungan dengan menggunakan Entity dan Relationship. Komponen-komponen dalam ERD, yaitu (Ire P, 2002, Diktat Analisis Sistim) : 1. Entity Entity adalah suatu bentuk yang berbeda dengan yang lainnya, dimana informasi didalamnya terdapat atribut-atribut yang berkumpul. Entity Set merupakan sekumpulan dari entity yang sejenis, objek yang ada di dalamnya dapat berupa objek secara fisik dan objek secara konsep. Bentuk yang digunakan untuk entity adalah persegi panjang. 8
Gambar 2.5 : Entity 2. Relationship Relationship adalah suatu bentuk hubungan yang terjadi dan saling berkaitan antara satu atau lebih entiry. Relationship set merupakan sekumpulan dari relasi yang sejenis, bentuk yang digunakan relationship adalah bentuk belah ketupat/wajik. Gambar 2.6 : Relationship 3. Atribut Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. Nilai atribut merupakan data actual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut didalam suatu entity atau relationship tersebut. Dibawah ini merupakan jenis-jenis atribut, yaitu : a. Atribut Key Suatu atribut kunci yang menentukan suatu entity secara unik atau yang disebut dengan primary key. b. Atribut Sample Suatu atribut yang bukan kunci dan mempunyai nilai tunggal. Bentuk yang digunakan pada atribut ini adalah oval. Gambar 2.7 : Atribut 4. Cardinality Ratio Cardinality Ratio menjelaskan batasan jumlah keterhubungan suatu entity lainnya. Jenis-jenis cardinality ratio, yaitu (Waljiyanto, 2000, hal 51) : a. One To One Relationship (1:1) Hubungan antara dua file perta 9
ma dengan file kedua, hubungan kedua file tersebut adalah satu banding satu. 1 1 Gambar 2.8 : Cardinality Ratio 1:1 b. One To Many Relationship/Many To Relationship (1:M/M:1) Hubungan antara file dengan file kedua dan merupakan satu berbanding banyak atau hubungan file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding satu 1 M Gambar 2.9 : Cardinality Ration 1:M/M:1 c.many To Many Relationship (M:M) Hubungan antara file pertama dengan file kedua yang merupakan banyak berbanding banyak M M Gambar 2.10 : Cardinality Ratio M:M 5. Derajat Relationship Tingkatan ini menyatakan entity yang berpartisipasi dalam suatu relasi. Ada tiga derajat (tingkatan) yang digunakan dalam ERD, yaitu (Waljiyanto, 2000, Hal 55) : a. Unary Degree Sering juga disebut sebagai relasi rekursif, karena relasi antara bagianbagian lain terdiri dari satu entity saja. 10
b. Binary Degree Gambar 2.11 : Unary Degree Satu relasi menghubungkan dua entity yang berbeda. c. Ternary Degree Gambar 2.12 : Binary Degree Satu relasi menghubungkan tiga entity yang berbeda satu dengan yang lainnya. Gambar 2.13 : Ternary Degree 2.4.2. Normalisasi Normalisasi adalah teknik untuk mengoptimalkan rancangan database relasional dan membebaskan rancangan tersebut dari keganjilan dan persoalan yang potensial. Normalisasi melibatkan pemecahan data dalam tabel ke dalam tabel yang lebih kecil (decomposition). (H.S Suryadi D., Bunawan, 1996) 11
Normalisasi terdiri dari beberapa tahap, yaitu : 1. Bentuk Normal Tahap Pertama (First Normal Form/1NF), terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak (multivalued attribute) atau lebih dari satu atribut dengan nilai yang sama. 2. Bentuk Normal Tahap Kedua (Second Normal Form/2NF), terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk pada key primer memiliki Ketergantungan Fungsional (KF) pada key primer secara utuh. 3. Bentuk Tahap Ketiga (Third Normal Form/3NF), terpenuhi jika untuk setiap KF dengan notasi X A, dimana A meakili semua atribut tunggal di dalam tabel yang tidak ada di dalam X, maka : a. X haruslah super key pada tabel tersebut. b. Atau A merupakan bagian key primer pada tabel tersebut. 4. Boyce Codd Normal Form (BCNF), terpenuhi jika semua KF dengan notasi X Y, maka X harus merupakan super key pada tabel tersebut, jika tidak demikian maka tabel tersebut harus didekomposisi berdasarkan KF yang ada, sedemikian sehingga X menjadi super key dari tabel-tabel hasil dekomposisi 2.5. Sekilas Tentang Microsoft Visual Foxpro 9.0 Microsoft Visual Foxpro, sering disingkat Visual FoxPro, merupakan salah satu perangkat lunak pendukung pemrograman visual. Pemrograman visual merupakan pemrograman yang sangat populer, terutama sejak kehadiran Visual BASIC (yang juga merupakan produk dari Microsoft Corporation). Dengan menggunakan Visual FoxPro maka aplikasi berbasis Windows dengan tampilan yang sangat menarik dapat dibuat dengan mudah. 12
Gambar 2.14 : Database Designer memvisualisasikan hubungan antar file Visual Foxpro sebenarnya bukanlah pendatang baru, melainkan penerus generasi sebelumnya (Foxpro for DOS dan Foxpro for Windows). Foxpro sangat terkenal dengan teknologi rushmore yang dapat meningkatkan kinerja pengakasesan data dan keunggulannya telah dipuji oleh banyak pemogram. (Kadir Abdul, 2000). Visual Foxpro juga menyediakan berbagai fasilitas yang memudahkan pemrogram dalam membuat program aplikasi. Perintah-perintah dasar yang digunakan oleh Visual FoxPro menyerupai perintah bahasa-bahasa Xbae lainnya. Dengan demikian bagi yang sudah terbiasa dengan bahasa pemrograman seperti dbaseiii Plus akan dapat pindah ke Visual FoxPro dengan mudah. Hal-hal lain yang spesifik pada pemrograman visual pun sangat mudah dipahami dan dipelajari. Salah satu kelebihan Visual Foxpro dibanding Foxpro biasa adalah kemampuan Visual Foxpro untuk menciptakan program-program OOP (Object Oriented Programming) atau program-program berorientasi objek. Selain itu Visual Foxpro juga menyediakan sejumlah aplikasi pengembang (Developer Application) untuk membantu mengembangkan program antara lain berupa Table Designer, Database Designer, View Designer, Form Designer, Menu Designer, Report Designer dan Project Manager. Dengan apilikasi-aplikasi tersebut kita dapat menciptakan program tanpa banyak melakukan pemrograman kode baris demi baris yang sangat menyita waktu. (Heryanto Tjendri, 2000, Hal- ) Di dalam visual foxpro, berbagai kontrol disediakan sebagai komponen antar muka kepada pemakai. Beberapa objek selain form yang umumnya dipakai 13
yaitu kotak teks, tombol perintah, kotak daftar, kotak combo, group pilihan, kotak cek, spinners dan page frame. 1. Kotak Teks (Text Box) Kontrol ini biasa terlihat berupa sebuah kotak. Di dalamnya pemakai dapat memasukkan suatu isian. Gambar 2.15 : Kotak Teks 2. Tombol Perintah (Command Button) Kontrol ini berupa suatu kotak menyerupai tombol, yang di dalamnya berisi suatu keterangan singkat mengenai tindakan yang akan dilakukannya jika tombol ini ditekan. Gambar 2.16 : Tombol Perintah 3. Kotak Daftar (List Box) Berupa sebuah kotak yang berisi sejumlah pilihan. Jika pilihan melebihi daerah kotak untk menampilkan pilihan, akan muncul tanda yang menyatakan ada pilihan lain di bagian atas atau bawah. Pemakai dapat memilih pilihan yang dikehendaki, menggulung ke atas atau ke bawah. Gambar 2.17 : Kotak Daftar 4. Kotak Kombo (Combo Box) Kontrol ini berupa sebuah kotak yang memungkinkan pemakai mengisi suatu data atau memilih data berdasarkan sejumlah pilihan yang tersedia 14
Gambar 2.18 : Kotak Kombo 5. Grup Pilihan (Option Group) Gup pillihan berupa beberapa lingkaran. Biasa dipakai kalau ada sejumlah kemungkinan, tetapi hanya satu pilihan yang boleh dipilih. Pemakai dapat mengklik pada lingkaran yang dikehendaki. Gambar 2.19 : Grup Pilihan 6. Kotak Cek (Check Box) Kotak cek berupa kotak kecil, dapat berisi tanda centang ( ) atau kosong kalau pemakai mngklik kotak ini. Gambar 2.20 : Kotak Cek 7. Spinners/SpinBox Spinner adalah suatu kotak pengentri nilai numerik yang dapat dinaik-turunkan melalui suatu tanda penaik atau penurun. Selain menggunakan cara tersebut, nilai numerik tersebut juga dapat langsung dimasukkan secara manual. Suatu jangkauan nilai dapat ditentukan oleh pemrogram. 15
Gambar 2.21 : Spinners 8. Page Frame (Tab) Kerangka halaman (page frame) atau disebut juga tab adalah contoh kontainer. Objek ini memungkinkan sebuah kontrol yang lain dikemas dalam sebuah tampilan. Hal ini berguna pada form yang melibatkan sejumlah halaman, dengan masing-masing halaman berisi suatu topik tertentu. Gambar 2.22 : Page Frame Contoh tampilan yang sebuah form lengkap yang menggunakan sejumlah kontrol dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar 2.33 : Form Lengkap 16