MONITORING DAN EALUASI INTERNAL PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) LAPORAN AKHIR TAHUN KETIGA FAKULTAS KEDOKTERAN UNIERSITAS ANDALAS PADANG 2014
PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah s.w.t. karena berkat rahmat dan hidayah Nya laporan monitoring dan evaluasi internal program hibah kompetisi peningkatan kualitas pendidikan dokter (PHK PKPD) Fakultas Kedokteran Universitas Andalas untuk tahun ketiga dapat diselesaikan. Laporan ini berisi perkembangan kegiatan PHK PKPD Fakultas Kedokteran Unand, berupa pencapaian setiap program/aktivitas yang sudah terlaksana Pada tahun ketiga. Monitoring dilakukan dengan meminta laporan dari masing-masing penanggung jawab kegiatan beserta bukti pelaksanaan dan pengamatan langsung ke lapangan. Kegiatan monitoring tidak terlepas dari kesempatan yang diberikan seluasluasnya oleh pelaksana program (Dekan, direktur eksekutif, PIC dan sekretariat). Untuk itu kami megucapkan terima kasih atas kerjasama yang diberikan. Semoga kegiatan monev ini dapat memberikan manfaat demi mencapai target PHK PKPD yang sudah direncanakan. Tim Monev
I. PENDAHULUAN Pelaksanaan aktifitas program hibah kompetisi peningkatan kualitas pendidikan dokter (PHK PKPD) Fakultas Kedokteran Universitas Andalas Padang sudah berjalan sampai tahun ketiga. Pemantauan aktifitas monitoring dan evaluasi dilakukan oleh tim Monev Fakultas Kedokteran Universitas Andalas Padang sampai bulan Desember 2013. Laporan ini merupakan laporan akhir tahun ketiga pelaksanaan kegiatan yang memuat kemajuan dan pencapaian setiap aktivitas berdasarkan rencana yang sudah diajukan sebelumnya. Kegiatan monitoring dilakukan berdasarkan laporan setiap penanggung jawab kegiatan beserta melihat bukti pelaksanaan dan pengamatan langsung ke lapangan. Ruang lingkup kerja tim monev PHK PKPD FK Unand adalah memonitor kegiatan internal aktivitas tim pelaksana di FK Unand dan kegiatan eksternal yang dilakukan oleh 2 institusi mitra, yaitu PSPD Universitas Malikussaleh di Lhokseumawe dan Fakultas kedokteran Abulyatama di Banda Aceh.
II. AKTIITAS DAN PENCAPAIAN 2.1 Monev internal (Kegiatan PHK PKPD Fakultas Kedokteran Unand) PROGRAM I: Meningkatkan kualitas penelitian bidang kedokteran tropis yang bereputasi internasional dengan focus kepada dengue fever, malaria, tuberkulosis serta meningkatkan kemampuan staf di bidang family medicine. Program ini dilaksanakan melalui 2 aktivitas AKTIITAS 1 : PENINGKATAN KUALITAS PENELITIAN Aktivitas ini mempunyai 4 sub aktivitas: hibah penelitian, publikasi di jurnal dan seminar internasional, pelatihan non degree bagi staf peneliti dan short course family medicine. Hasil pemantauan tim monev - Sub aktivitas hibah penelitian Kegiatan yang sudah dilaksanakan meliputi sosialisasi, pengumpulan proposal, seleksi administrasi dan seleksi proposal yang dilakukan oleh tim reviewer, pengumuman pemenang, penandatanganan kontrak dengan pemenang. Hasil seleksi reviewer didapatkan 8 pemenang. Kegiatan sudah sampai ke tahap mengumpulkan laporan kemajuan. Kendala yang ditemukan di lapangan sebagian besar karena beberapa jenis pemeriksaan tidak dapat dilakukan di Padang, karena laboratorium biomedik FK Unand belum mempunyai fasilitas alat dan operator yang dibutuhkan peneliti,
sehingga harus dikirim ke laboratorium yang lebih lengkap. Akibatnya tahap presentasi laporan akhir tertunda. - Sub aktivitas seminar internasional dan publikasi di jurnal internasional Sebanyak 4 makalah oral dan 18 poster sudah ditampilkan pada seminar internasional. Kendala yang ditemui adalah karena kesibukan staf pengajar, sehingga minat dan waktu untuk menyiapkan bahan seminar menjadi kurang. Hanya 1 makalah yang masuk ke publikasi di jurnal internasional. Disamping kesibukan sebagian staf pengajar, kendala untuk aktivitas ini adalah belum semua staf termotivasi untuk mempublikasikan karya ilmiah di jurnal internasional - Sub aktivitas pelatihan non degree dan short course family medicine Untuk aktivitas pelatihan non degree sudah dikirim 7 orang staf untuk mengikuti short course di luar negeri dan 12 orang untuk dalam negeri. AKTIITAS 2 : PENGEMBANGAN LABORATORIUM BIOMEDIK MENJADI PUSAT PENELITIAN - Sub aktivitas pertukaran dosen untuk mendapatkan join research dengan Institusi di luar negeri sudah dilaksanakan oleh 10 orang ke 4 institusi. - Sub aktivitas peningkatan fasilitas laboratorium biomedik 1. Pengadaan Consultant s services : Consultan for technical Assistance Family Oriented Dari tiga calon konsultan setelah dilakukan Evaluasi teknis didapatkan pemenangnya adalah Prof. ZORAYDA E. LEOPANDO, MD, MPH. Selanjutnya dilakukan negosiasi harga
dan kontrak untuk memulai pelaksanaan kegiatan ini. Akhirnya kegiatan ini dilakukan selama 40 hari dengan pelaksanaan selama 4 kali kegiatan dengan jadwal kedatangan konsultan sebagai berikut : 1. Tanggal 1 14 September, 2013 2. Tanggal 13 25 Oktober, 2013 3. Tanggal 10 25 November, 2013 4. Tanggal 8 22 Desember, 2013 2. Pengadaan Peralatan Laboratorium Biomedik Fakultas Kedokteran Kegiatan ini baru pada tahap Kontrak dan menunggu pengiriman barang. Direncanakan pengadaan ini dapat direalisasikan akhir bulan April 2014. 3. Pengadaan buku Perpustakaan laboratorium Biomedik Fakultas Kedokteran Universitas Andalas tahun 2013. Untuk aktivitas ini PT. Trisatya Sepakat dunyatakan sebagai pemenang didapat empat rekanan yang memasukkan penawaran. dan dilakukan penandatanganan kontrak pada tanggal 31 Desember 2013 dengan dengan masa pengiriman barang 90 hari terhitung masa kontrak. Direncanakan kegiatan ini bisa selesai pada akhir bulan Maret 2014. 4. Pengadaan Pembuatan Kandang Hewan Coba Fakultas Kedokteran tahun 2013 (Animal Cage). Rekanan untuk pengadaan ini adalah C. Nakiwansa dan sudah dilakukan penendatanganan kontrak pada tanggal 30 Desember 2013. Direncanakan kegiatan ini bisa selesai diakhir bulan Maret 2014.
5. Pengadaan Renovasi Animal House Fakultas Kedokteran Universitas Andalas Tahun 2013 Setelah dilakukan evaluasi Administrasi dan Teknis maka didapatkan pemenangnya C. Farnom Nusantara Pratama. Akhirnya dilakukan negoisasi harga, maka dilakukanlah penandatanganan kontrak. Kegiatan ini direncanakan sudah selesai diakhir bulan Februari 2014. PROGRAM II Peningkatan dan perluasan akses pendidikan bagi mahasiswa kurang mampu yang dilaksanakan melalui sosialisasi akses pendidikan di FK bagi siswa SMU di daerah terpencil, pembentukan sistem rekruitmen dan seleksi dan melaksanakan hibah beasiswa. - Aktivitas sudah sampai ke tahap menetukan hasil seleksi calon penerima beasiswa. Sampai pelaksanaan tahun ke tiga, sesuai dengan target, beasiswa sudah diberikan kepada 15 mahasiswa - Pembuatan MoU dengan Pemda belum terlaksana, karena tidak ada respon dari Pemda terkait. 2.2 MONE EKSTERNAL (PROGRAM KEMITRAAN) 2.2.1 KEMITRAAN DENGAN PSPD UNIERSITAS MALIKUSSALEH A. Aktivitas yang sudah terlaksana - Program kemitraan yang sudah dilaksanakan adalah pelatihan preceptor klinik, penyusunan kurikulum profesi dan lokakarya perancangan kurikulum profesi.
- Pada tahun ini juga telah tercapai salah satu indicator utama yaitu akreditasi. Akreditasi PSPD Unimal telah melampaui target, yaitu terakreditasi B dari target semula hanya C. - Revitalisasi MEU sebagian besar sdh berjalan dengan sdm yang terbatas. - Sumber belajar mahasiswa : msh melalui pengadaan buku perpustakaan (e book dibatalkan) karena keterlambatan pencairan dana. 2.2.2 Program kemitraan dengan Fakultas Kedokteran Universitas Abulyatama A. Aktivitas yang sudah terlaksana - Technical Assisstance akreditasi tahap I dan II - Pelatihan (In House Training) Instruktur skills lab - Penyusunan kurikulum tahap klinik - Kegiatan magang di Bapem Unand
Kendala : 1. Padatnya aktivitas staf pengajar FK Unand, sehingga kurang tersedia waktu untuk melakukan karya ilmiah dan masih kurangnya kemampuan staf pengajar FK untuk menembus publikasi di jurnal internasional 2. Kendala kegiatan pengadaan barang dan jasa adalah lamanya keluar NOL TOR, kemudian adanya perubahan ketentuan dari World Bank dimana awalnya kegiatan dilaksanakan dengan Prior Review (memerlukan NOL dari World Bank) menjadi Post Review, dan pada awalnya dilakukan dengan Post Review menjadi Prior Review. Kendala lain adalah kegiatan pengadaan yang Post Review dan Nasional Shoping baru boleh dilaksanakan apabila kegiatan Prior Review telah dilaksanakan sampai kontrak berjalan. 3. Untuk aktivitas perluasan akses pendidikan bagi mahasiswa yang kurang mampu adalah belum dapat terlaksana MoU karena belum ada respon dari pemda setempat. 4. Proses belajar mengajar tahap klinik di Program studi pendidikan dokter (PSPD) Universitas Malikussaleh sudah berjalan 1 tahun, tapi belum tersedia kurikulum profesi secara utuh. 5. Pelaksanaan blok di FK Unaya belum berjalan sebagaimana mestinya
Rekomendasi : Berdasarkan hasil monitoring, beberapa hal yang dapat direkomendasikan sbb.: 1. Untuk keperluan penelitian, perlu dilengkapi fasilitas peralatan dan tenaga operator yang kompeten. Hal ini sangat erat hubungannya dengan aktivitas pengembangan laboratorium biomedik. 2. Perlu sosialisasi dan motifasi dan upaya meningkatkan kemampuan kepada staf pengajar untuk menghasilkan karya ilmiah yang dapat dipublikasikan di jurnal nasional jurnal internasional yang terakreditasi 3. Perlu upaya proaktif untuk merealisasikan pengadaan peralatan laboratorium biomedik, buku perpustakaan, pembuatan kandang hewan coba dan renovasi animal house agar dapat terealisasi pada waktunya. 4. Menyarankan PSPD Universitas Malikussaleh untuk menjajaki status institusi menjadi Fakultas. 5. Kurikulum profesi PSPD Universitas Malikussaleh perlu dilengkapi sampai akhir siklus 6. Fakultas Kedokteran Universitas Abulyatama perlu secepatnya menyiapkan Renop dan SOP setiap kegiatan yang selanjutnya menjadi landasan pemantauan mutu. 7. Perlu dipertimbangkan untuk mengadakan pelatihan manajemen blok pada program selanjutnya
Kegiatan Monevin Perguruan Tinggi FK Unand tahun 2013 No Kegiatan Program dan Pengamatan Ya Tidak Keterangan 1 Ada kegiatan dan investasi fiktif v 2 Ada anggaran yang tidak akan diimplementasikan sampai dengan 11 Desember (harus dikembalikan ke Kas Negara) v Dana yang belum terpakai akan diluncurkan tahun 2014 3 Ada dana effisiensi (harus dikembalikan ke Kas v Sda Negara) 4 Kepatuhan terhadap peraturan-peraturan DikTi : Perijinan Program Studi masih berlaku1 Ketertiban melaporkan EPSBED Akreditasi masih berlaku2 Tidak menyelenggarakan kelas jauh Pemenuhan sarana minimal penyelenggaraan pendidikan 5 Mengevaluasi ketertiban pelaksanaan hibah : Pelaksanaan MonEvIn Laporan keuangan bulanan dan pembukuan, dilengkapi dengan bukti-bukti pengeluaran Laporan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan (workshop, teaching grant, dll) Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sesuai KepPres 80 (tim pengadaan, tender, tim penerima dan pemeriksa barang, dsb) Pelaksanaan sistem inventarisasi barang Integrasi pengelolaan PHKI dengan Struktur Organisasi PT 6 Menginformasikan bahwa laporan akhir harus memuat tentang kegiatan dan investasi yang benar-benar dilaksanakan sampai dengan tanggal 11 Desember 2013 Realisasi pada bulan Maret-April 2014