MITOS: Kerangka Kerja Pengukuran Kesenjangan Antara Kondisi Existing dan Desain Proyek E-Government Muhammad Arief Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi BPPT Jl. MH Thamrin No. 8 Jakarta Pusat marief@inn.bppt.go.id, http://arief.ismy.web.id/ Abstraksi Kerangka kerja MITOS dikembangkan untuk mengukur kesenjangan antara realita yang ada dengan desain dari sistem yang akan dibangun, pertimbangan utama dari kerangka kerja ini adalah bahwa semakin besar kesenjangan antara realita dan desain maka semakin besar resiko bahwa proyek tersebut akan gagal. Framework ini dikembangkan dengan berdasarkan pada framework ITPOSMOO yang dipopulerkan oleh Richard Heeks. Kata Kunci : e-government, audit, MITOS, ITPOSMOO, kesenjangan 1. PENDAHULUAN Di negara berkembang termasuk juga Indonesia kegagalan dari pengembangan aplikasi e-government adalah sangat besar. Pada saat melakukan survey ke daerah, banyak sekalin ditemui proyek e-governmet yang tidak berhasil atau hanya digunakan beberapa saat dan setelah itu terhenti. Kondisi ini akan memberikan kesan yang kurang baik dalam mewujudkan peran teknologi informasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pemerintahan. Oleh karena itu, adalah sangat penting untuk dapat memprediksi akan terjadinya kegagalan sebuah proyek e-government sedini mungkin serta perlu dikembangkan suatu metode khusus untuk mengurangi resiko terjadi nya kegagalan tersebut. Pada makalah yang berjudul Kesenjangan: Faktor Utama Penyebab Kegagalan Implementasi E-Government diterangkan tentang hasil studi audit e-government yang membahas tentang kegagalan proyek e-government dan kesenjangan sebagai faktor utama penyebab kegagalan tersebut. Sebagai tindak lanjut dari studi tersebut dikembangkan suatu kerangka pengukuran kesenjangan antara desain dan realita yang diberi nama MITOS, kerangka kerja ini merupakan pengembangan lebih lanjut dari ITPOSMOO dengan memasukkan unsur-unsur yang sesuai dengan kondisi Indonesia. Hasil dari penelitian tersebut akan dijelaskan dalam makalah ini. 2. METODOLOGI Metodologi yang dipergunakan pada penelitian ini meliputi 2 tahap, yaitu: Studi tentang kerangka kerja ITPOSMOO Mengembangkan kerangka kerja MITOS Pada bab-bab berikut akan diterangkan hasil dari penelitian dan pengembangan ini. 3. PEMBAHASAN 3.1. MITOS (Modified ITPOSMOO) Konsep ITPOSMOO yang dikembangkan oleh Richard Heeks menekankan pada pengukuran kesenjangan sebelum proyek berlangsung dan kemudian memberikan rekomendasi bagaimana cara memperkecil kesenjangan tersebut. Tujuan utama dari kerangka kerja ini adalah untuk mengukur tingkat kesenjangan antara realita dari kondisi yang ada dengan kondisi egovernment pada rancangan yang ingin dicapai. Semakin kecil tingkat kesenjangannya maka semakin besar tingkat kemungkinan berhasilnya, sebaliknya semakin besar tingkat kesenjangannya maka semakin besar pula resiko kegagalannya. MITOS merupakan pengembangan lebih lanjut dari ITPOSMOO dan merupakan singkatan dari Modified 1
ITPOSMOO. Beberapa hal baru yang membedakan MITOS dari ITPOSMOO antara lain: - Perluasan penggunaan kerangka kerja - Penambahan subdimensi-subdimensi baru - Standar pertanyaan untuk membantu pengukuran - Algoritma baru untuk penilaian Dalam konsep ini, tujuan kerangka kerja dikembangkan menjadi tiga seperti yang terdapat dibawah ini: - Sebelum proyek berjalan (pre-proyek): kerangka kerja berfungsi untuk mengukur kesenjangan antara realita yang ada dan desain yang sudah dibuat. - Saat proyek berjalan (assess proyek): kerangka kerja berfungsi untuk mengukur kesenjangan antara kondisi proyek berjalan saat ini dengan yang seharusnya dicapai menurut rencana kerja yang ada. - Sesudah proyek selesai dan gagal (post proyek): kerangka kerja berfungsi untuk mempelajari penyebab kegagalan. Dengan kata lain, secara umum kerangka kerja ini dapat digunakan pada tiga tahapan dari pengembangan e- Government, yaitu e-government yang masih pada tahap rancangan, e-government yang sedang dalam tahap pengembangan dan e-government yang sudah selesai dengan kondisi tidak berhasil. Secara lebih detail kondisi tersebut diterangkan pada paragraf berikut ini. Tahap Rancangan Untuk proyek e-government yang berada pada tahap rancangan, maka framework ini berfungsi untuk mengukur tingkat kemungkinan berhasil atau gagal dari proyek tersebut serta memberikan alternatif pemecahan untuk memperkecil kemungkinan kegagalan. Tahap Pengembangan Jika proyek e-government tersebut sudah berada dalam tahap pengembangan, maka kerangka kerja ini akan mengukur kemungkinan tingkat keberhasilan diakhir proyek dengan membandingkan kondisi yang sudah dicapai pada saat ini dengan desain akhir yang ingin dicapai, serta memberikan arahan mengenai tindakan yang harus diambil untuk meningkatkan keberhasilan proyek. Proyek yang sudah selesai dan tidak berhasil Kerangka kerja ini akan mencoba untuk menganalisa penyebab kegagalan dengan melihat aspek-aspek yang memiliki kesenjangan terlalu besar sehingga apa yang ingin dicapai pada akhir proyek tidak dapat dipenuhi. keberhasilan suatu proyek teknologi informasi, ke delapan aspek tersebut disebut juga dengan dimensi adalah aspekaspek: - Information (informasi), meliputi antara lain jumlah, kualitas dan alur informasi dll. - Technology (teknologi), meliputi antara lain perangkat keras, perangkat lunak, jalur komunikasi dll. - Process (proses), meliputi antara lain penanganan informasi, pengambilan keputusan dll. - Objectives and values (objektif dan nilai), meliputi objektif dari staff operasi, tingkat manajerial, pengambil keputusan dll. - Staffing and skills (staff dan keahlian), meliputi antara lain jumlah staff yang menguasai perangkat keras dan perangkat lunak, kemampuan teknis, kemampuan operasional dll. - Management systems and structures (sistem manajemen dan struktur organisasi), meliputi antara lain sistem dan struktur manajemen yang ada saat ini dll. - Other resources (sumberdaya lainnya), meliputi antara lain investasi awal, dana operasional dll. - Outside world (dunia luar), meliputi antara lain faktor-faktor luar yang menentukan dan mempengaruhi keberhasilan sebuah proyek e- Government, misalnya masalah hukum dan peraturan yang ada. Langkah pertama pada kerangka kerja ini adalah mengukur tingkat kesenjangan antara realita yang ada dan desain yang sudah dibuat. Penilaian berupa angka dengan range antara 0 sampai dengan 10, dimana 0 menunjukkan tidak ada kesenjangan antara realita dengan desain, 10 menunjukkan adanya kesenjangan yang sangat besar antara realita dengan desain sedangkan nilai-nilai diantara keduanya menunjukkan adanya tingkat kesenjangan yang semakin besar sesuai dengan bertambah besarnya nilai. Mengingat sangat luasnya lingkup dari masing-masing dimensi yang dinilai, misalnya dimensi teknologi yang dapat mencakup sangat banyak hal, proses yang mungkin menjadi sangat luas dan demikian juga dengan dimensi lainnya, maka penilaian kesenjangan antara realita dan desain dari kedelapan dimensi diatas sangat sukar untuk dilakukan secara langsung. Untuk mempermudah pemberian nilai maka masing-masing aspek dibagi menjadi beberapa subdimensi yang selanjutnya masing-masing subdimensi akan diberi nilai dan dijumlahkan untuk mendapatkan nilai dimensi. 3.2. Dimensi dan subdimensi yang dinilai Seperti halnya ITPOSMOO, kerangka kerja MITOS akan mengukur delapan aspek yang akan menentukan 3.3. Standar Pertanyaan Meskipun dimensi telah diperkecil menjadi subdimensi, pada prakteknya masih cukup sukar untuk memberikan nilai 2
kesenjangan kepada sebuah subdimensi, karena subdimensipun terdiri dari banyak sub-subdimensi lainnya, misalkan subdimensi komputer hardware dapat dipecah menjadi server, personal komputer, LAN, dll. Oleh karena itu, agar supaya dapat lebih mempermudah penentuan nilai per subdimensi maka disusun satu set pertanyaan yang akan menjadi pertanyaan-pertanyaan standar. Pertanyaan standar ini dapat ditambah atau dikurangi sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang ada. Disamping itu diperlukan keahlian dan pengetahuan dari penilai sehingga dapat memperoleh informasi yang lengkap sebagai dasar pemberian nilai. 3.4. Cara Penilaian Untuk memberikan penilaian yang objektif terhadap masing-masing subdimesi, diperlukan keahlian khusus dari penilai yang dapat diperoleh dari pengalaman melakukan analisa kesenjangan terhadap proyek e-government. Disamping itu diperlukan juga dokumen rancangan sistem yang akan dibangun. Penilaian dilakukan dengan melalui 3 tahapan: Tahap 1. Pada tahap ini daftar pertanyaan diberikan pada pihak pemerintah / project / risk assessment team manager untuk dijawab. Jika tidak dapat dilaksanakan, maka pihak penilai akan melakukan workshop, tanya jawab atau survei lapangan untuk mendapatkan jawaban yang tepat. Tahap 2. Pada tahap ini, pihak konsultan akan mengukur kesenjangan antara jawaban yang diberikan pada pertanyaan diatas dengan yang dibutuhkan pada desain yang ada. Semakin besar kesenjangan yang ada maka semakin besar nilai yang diberikan. Penilaian diberikan antara 0 sampai 10, nilai 0 berarti kondisi yang ada sudah benar-benar sesuai dengan atau lebih baik daripada apa yang ada dirancang atau sehingga tidak perlu ada perubahan sama sekali. Nilai 10 berarti terdapat kesenjangan yang sangat besar antara realita dengan kondisi yang diinginkan. Nilai-nilai antara 1 sampai dengan 9 menunjukkan peningkatan kesenjangan antara desain dan realita. Tahap 3. Setelah konsultan memberikan penilaian, maka pada tahap selanjutnya dilakukan pengolahan secara otomatis dengan menggunakan perangkat lunak. Pengolahan otomatis ini dilakukan dalam beberapa tingkatan seperti pada paragrafparagraf berikut ini. Modified Weighting Pada kerangka kerja ini tidak digunakan weighting/pembobotan seperti yang diusulkan oleh Heeks, tapi modified weighting. Pada weighting versi Heeks, pembobotan hanya menentukan tingkat kepentingan dari suatu dimensi/sub-dimensi terhadap proyek yang dinilai tapi tidak membandingkan antara dimensi/subdimensi. Modified weighting menunjukkan tingkat kepentingan dari suatu dimensi/subdimensi dan juga membandingkan terhadap dimensi/subdimensi lainnya, sehingga modified weighting diterapkan pada dua tingkat yaitu subdimensi dan dimensi. Manfaat lain dari penggunaan modified weighting adalah terhadap pemecahan masalah dan kesimpulan akhir, dimana dapat dilihat dimensi/subdimensi mana yang paling memiliki resiko besar terhadap kegagalan suatu proyek e- Government dan paling urgent untuk diperhatikan. Pemberian nilai modified weighting dimensi dan subdimensi adalah dengan penggunaan angka seperti misalnya 1, 2, 3 dst. Jika seluruh dimensi dan subdimensi memiliki peran yang sama terhadap keberhasilan atau kegagalan suatu proyek, maka diberi niai default 1. Untuk dimensi dan subdimensi yang lebih memiliki posisi penting akan diberi nilai yang lebih besar dari satu sesuai dengan tingkat kepentingannya jika dibandingkan dengan dimensi atau subdimensi lainnya. Secara lebih detail algoritma perhitungan adalah sebagai berikut: Algoritma Sistem Perhitungan: 1. N adalah jumlah pertanyaan 2. NK adalah penilaian dari konsultan 3. MWSD adalah Modified Weighting Sub Dimensi 4. MWD adalah Modified Weighting Dimensi 5. M adalah jumlah subdimensi per dimensi 6. NTD adalah Nilai Total Dimensi 7. Nilai Sub Dimensi, NSD = NK / N 8. Nilai Dimensi, ND = (NSD * MSD) / M 9. Berikan analisa dan kesimpulan 10. Berikan rekomendasi pemencahan generik dan spesifik 3.5. Siapa yang Mengerjakan? Ada dua hal yang harus ditentukan siapa yang akan mengerjakannya, yaitu: - Siapa yang akan menentukan nilai modified weighting - Siapa yang akan menjawab pertanyaan Ada beberapa alternatif untuk menentukan siapa yang harus mengerjakan, pertama seluruh penilaian baik itu penentuan modified weighting maupun menjawab pertanyaan dilakukan oleh seorang stakeholder seperti misalnya manajer proyek. Kedua seluruh penilaian dapat dilakukan oleh sekelompok stakeholder dalam sebuah workshop yang secara bersama-sama menentukan nilai modified weigting atau jawaban yang akan diambil. Alternatif ketiga adalah penilaian modified weighting dapat dilakukan oleh 3
sekelompok stakeholder dalam sebuah workshop, sedangkan jawaban pertanyaan dilakukan melalui survey oleh penilai. 3.6. Risk Assessment Team Kelompok stakeholder yang disebutkan pada paragraf diatas disebut sebagai Risk Assessment Team, tim ini bertugas untuk : Menentukan subdimensi / pertanyaan yang akan dipakai Menambahkan subdimensi / pertanyaan baru Menentukan MWD dan MWSD (default : 1) 3.7. Kesimpulan dan Rekomendasi Hasil Analisa Kesenjangan Setelah nilai akhir penilaian diperoleh, selanjutnya diberikan kesimpulan mengenai besarnya resiko kegagalan untuk proyek yang belum berlangsung, sedang berjalan atau penyebab kegagalan bagi proyek yang sudah dinyatakan gagal. Rekomendasi diberikan untuk memberikan pemecahan, memperkecil resiko kegagalan atau mencegah terjadinya kegagalan pada proyek e-government yang akan datang. Rekomendasi yang diberikan terdiri dari 2 jenis yaitu rekomendasi generik yang merupakan pemecahan bagi dua atau lebih dimensi atau bersifat umum yang melingkupi seluruh proyek. Rekomendasi spesifik yang merupakan pemecahan dari permasalahn yang terjadi pada dimensi atau subdimensi tertentu. 5. Daftar Pustaka [1]. M. Arief, MITOS: Kerangka Kerja Pengukuran Kesenjangan Antara Kondisi Existing dan Desain Proyek E-Government", e-indonesia Initiative 2008, 21-23 Mei 2008, Jakarta [2]. C. K. Bertin, "Information Systems Implementation and IT-enabled Organisational Change in the Tourism Sector", Caribbean Technical and Advisory Support Facility (TASF) on egovernment, UNDESA/ CARICAD [3]. R. Heeks, "Assessing Success and Failure of egovernment Projects: The Design Reality/ITPOSMOO Method of Risk Assessment", IDPM, University of Manchester, UK [4]. R. Heeks, D. Mundi, A. Salazar, "Information Systems for Public Sector Management", Institute for Development Policy and Management, University of Manchester, UK [5]. R. Heeks, "Most e-government-for-development Projects Fail, How Can Risks be Reduced?", Institute for Development Policy and Management, University of Manchester, UK [6]. "Laporan Akhir Pengembangan Kerangka Kerja dan Perangkat Lunak untuk Mengevaluasi Tingkat Keberhasilan Proyek e-government", Pusat Pengkajian dan Penerapan Teknologi Informasi dan Elektronika, BPPT, Jakarta 4. PENUTUP DAN KESIMPULAN Makalah ini menerangkan tentang kerangka kerja MITOS yang merupakan singkatan dari Modified ITPOSMOO. MITOS merupakan pengembangan lebih lanjut dari ITPOSMOO yang disesuaikan dengan kondisi di Indonesia. Perbedaannya antara berupa penambahan subdimensi yang diukur, pengembangan satu set pertanyaan untuk membantu pemberian nilai, modifikasi cara penghitungan, cara pengambilan data dan cara pemberian kesimpulan atau rekomendasi. Pada tahap selanjutnya akan dilakukan analisa, desain dan implementasi perangkat lunak MITOS, sehingga proses pengolahan data kesenjangan dapat berjalan dengan lebih mudah dan lebih cepat serta dapat dilakukan secara online. 4
5