KANTOR MAYA (VIRTUAL OFFICE) OTOMATISASI KANTOR (OFFICE AUTOMATION) Semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang- orang di dalam maupun di luar perusahaan Awal otomatisasi kantor adalah tahun 1960-an ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk mengungkapkan kegiatan kantor berpusat pada pengolahan kata-kata kata. KANTOR MAYA (VIRTUAL OFFICE) Kemampuan otomasi kantor menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor Pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis mana pun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik
Keuntungan Kantor Maya Pengurangan biaya fasilitas Pengurangan biaya peralatan Jaringan komunikasi formal Pengurangan penghentian pekerjaan Kontribusi sosial Kerugian Kantor Maya Rasa tidak memiliki Takut kehilangan pekerjaan Semangat kerja rendah Ketegangan keluarga
Strategi Kantor Maya (Linda T. Risse) Sediakan sumberdaya komputer Sediakan akses ke sumberdaya komputer Sediakan perlengkapan non komputer Sediakan fasilitas forwarding telepon Gunakan konferensi telepon Jadwalkan pertemuan rutin Lakukan rutinitas kerja ORGANISASI MAYA Gagasan kantor maya yang dikembangkan untuk diterapkan secara keseluruhan Operasi di seluruh perusahaan dirancang sehingga tidak terikat pada lokasi fisik
APLIKASI OTOMATISASI KANTOR Pengolahan Kata (Word Processing) Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan umtuk menyiapkan dokumen yang diketik atau dicetak Surat Elektronik (Electronic Mail E-Mail) Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan, dan menerima pesan- pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan Voice Mail Serupa dengan surat elektronik kecuali bahwa pesan dikirim dengan mengucapkannya ke dalam telepon daripada mengetiknya Kalender Elektronik (Electronic Calendaring) Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer
Konferensi Audio Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi Konferensi Video Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis Terdapat 3 konfigurasi konferensi video : Video satu arah dan audio satu arah Video satu arah dan audio dua arah Video dan audio dua arah Konferensi Video Desktop : peralatan video dan audio ditempelkan pada tiap workstation dalam jaringan, memungkinkan komunikasi gambar dan suara dua arah Konferensi Komputer Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu
Teleconferencing : mencakup tiga bentuk konferensi elektronik audio video, dan komputer Transmisi Faksimili Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca gambaran dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain Videotex Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan Pencitraan (imaging) Penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder Desktop Publishing Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter