IMPLEMENTASI E- GOVERNANCE Muhammad Bagir, S.E., M.T.I 1
2 E-Government (World Bank) government-owned or operated systems of information and communications technologies (ICTs) that transform relations with citizens, the private sector and/or other government agencies so as to promote citizen empowerment, improve service delivery, strengthen accountability, increase transparency, or improve government efficiency Pemanfaatan TIK Transformation relasi Peningkatan-peningkatan: Pemberdayaan masyarakat Pelayanan publik Transparansi dan akuntabilitas Efisiensi penyelenggaraan pemerintahan
E-Government Pengembangan sarana dan infrastruktur TI Hubungan (relasi) yang lebih efektif, harmonis, dan akuntabel Pemanfaatan teknologi informasi 3 Transformasi relasi antar pihak yang terkait dgn e-gov Pemberdayaan masyarakat Pelayanan publik Transparansi dan akuntabilitas Efisiensi penyelenggaraan pemerintahan Dampak positif terhadap masyarakat, dunia usaha, dan instansi pemerintah sendiri
4 Konsep e-goverment a)e-gov merupakan suatu mekanisme interaksi baru (moderen) antara pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder); yang b)melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet); dengan tujuan c) Memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan yang selama berjalan.
Tujuan pemanfaatan TIK Tujuan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) pada instansi pemerintah adalah: (1) mengidentifikasi dan menguraikan tingkat pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelayanan publik di beberapa instansi pemerintah pusat maupun daerah, (2) mengidentifikasi dan menguraikan tingkat optimalitas implementasi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelayanan publik di instansi pemerintah pusat maupun daerah, (3) menganalisis faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat atau kualifikasi dalam implementasi pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam pelayanan publik di instansi pemerintah tingkat pusat maupun daerah, (4) menyusun model dan strategi peningkatan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi bagi instansi pemerintah 5
Manfaat dari pelaksanaan e-gov A. Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada para stakeholder-nya (masyarakat, kalangan bisnis, dan industri) terutama dalam hal kinerja efektivitas dan efisiensi di berbagai bidang kehidupan bernegara. B. Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep Good Corporate Governance. C. Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan pemerintah maupun stakeholdernya untuk keperluan aktivitas sehari-hari. D. Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatkan sumber-sumber pendapatan baru melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang berkepentingan. E. Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada. F. Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra pemerintah dalam proses pengambilan berbagai kebijakan publik secara merata dan demokratis. G. Menciptakan masyarakat berbasis komunitas informasi yang lebih berkualitas ( indrajid, 2005, 4 ) 6
KEUNTUNGAN KESUKSESAN IMPLEMENTASI TIK dalam PEMERINTAHAN 7
8 Faktor-Faktor Kesuksesan Faktor-faktor kesuksesan implementasi e-government dapat dikelompokkan menjadi lima bagian besar:
9 Visi, objektif, strategi keberhasilane-government membutuhkan: 1. Visi yang jelas dari pemimpin 2. Dukungan yang kuat dari masyarakat 3. Penetapan agenda
Hukum dan Peraturan Adalah penting untuk merencanakan waktu dan usaha yang cukup untuk perubahan legislatif yang mungkin diperlukan untuk mendukung implementasi proses yang baru. Aturan hukum berikut perlu dicanangkan demi keberhasilan e-government: Hukum privasi dan isu terkait Hukum terkait perubahan proses bisnis dan sistem informasi Hukum terkait arsitektur teknologi informasi pemerintah dan pendirian sebuah pusat komputer terintegrasi. 10
11 Struktur organisasi Usaha yang dibutuhkan dalam bidang ini tidak boleh dianggap enteng. Restrukturisasi organisasi mempengaruhi sekitar 30 sampai 50 persen dari keseluruhan usaha. Perubahan dalam struktur organisasi harus direncanakan dengan matang dan diimplementasikan dengan sistematis. Hal-hal penting yang mempengaruhi perubahan organisasi adalah sebagai berikut: Kepemimpinan yang kuat dengan komitmen Perencanaan - manajemen TI dan manajemen perubahan Persiapan anggaran dan pelaksanaan anggaran Koordinasi dan kolaborasi Pemantauan dan pengukuran kinerja Kemitraan pemerintah-sektor swasta-masyarakat
12 Peran TIK Dalam E- Government Automasi Integrasi Enabler Transformer Automasi tugas-tugas Integrasi proses dan sumber daya Cara-cara baru Tatanan dan budaya TIK
13 Peran TIK: Automasi Pemakai melaksanakan tugas-tugasnya secara manual Komputer membantu pemakai melaksanakan tugas-tugasnya
14 Peran TIK: Integrator Sistem Pelayanan Satu Atap Pemohon Pemohon Perijinan Online (WEB) Mobile OSS (SMS) Akses Dimana Pun INTERNET GSM/ CDMA Core Sistem OSS Kios Perijinan LAN Pemda Aplikasi Perijinan UPTSA Aplikasi Perijinan Din.Teknis Performance Monitoring Pusat Kota Pemohon Staf Pelaksana Teknis Eksekutif Banyak unit Kewenangan yang berbeda-beda Proses birokrasi yang berlainan Banyak data Pemohon Kecamatan/Desa Pemakai melihatnya sebagai satu layanan
Integrasi: Pemakaian Data 15 Bersama Dinas Sosial Penangana n bencana Dinas Kependudukan Data kependudukan Data prasarana fisik & fasum Dinas Kimpraswil Dinas Kesehatan Data kesehatan Penangana n KLB Dinas Kesehatan
16 Integrasi: Komunikasi Antar Aplikasi Sistem dan aplikasi dengan platform (hardware, sistem operasi, dan software) yang berbeda-beda Isu pokok: kebutuhan untuk saling berkomunikasi tanpa harus mengetahui aspek internal dan memaksakan kesamaan platform
17 Teknologi Integrasi Aplikasi client tidak harus sama dengan aplikasi server. Untuk mengkomunikasikan keduanya tidak perlu harus mengetahui detil desain internal masing-masing. akses server (service implementation) client interface X Y Z implementasi layanan
Isu-Isu Dalam Integrasi Hak akses (siapa boleh mengakses apa) Keamanan sistem Format data Kepemilikan dan kewenangan terhadap data Koordinasi dan kesepakatan dalam integrasi 18
19 Perencanaan TIK If you fail to plan, you plan to fail Efek dari kegagalan dalam perencanaan adalah tidak tercapainya fungsi TIK sebagai pendukung tugas/kegiatan, malah menjadi beban & pemborosan.
Tahapan Perencanaan TIK mencerminkan peran strategis TIK dalam mencapai tujuan organisasi dasar bagi perencanaan programprogram TIK implementasi cara-cara pencapaian tujuan TIK Tujuan organisasi Tujuan TIK Analisis kondisi saat ini Indikator dan sasaran Program dan kegiatan Timeline dan alokasi sumber daya cara untuk mengetahui keberhasilan pencapaian tujuan untuk keperluan evaluasi dan pemantauan 20
Prinsip-Prinsip Desain Program TIK Efektifitas menuju pada sasaran pencapaian tujuan spesifikasi harus jelas Efisiensi sumber dana yang tersedia selalu tidak tak terbatas alokasi yang optimal Kontinuitas umumnya program-program TIK saling terkait konsistensi urutan implementasi program Keberlanjutan terutama terkait dengan program-program berjangka panjang kepastian anggaran dan sumber daya lainnya 21
Prinsip-Prinsip Implementasi Program TIK sebagai pendukung, bukan tujuan Jangan sampai terjebak oleh tujuan semu Perhatikan realitas yang ada Kondisi sosial ekonomi masyarakat dan nilai-nilai yang berkembang di dalamnya Partisipasi masyarakat dalam programprogram TIK Menumbuhkan rasa ikut memiliki Perhatikan kesederhanaan dan kemudahan Kesederhanaan akan menumbuhkan partisipasi 22
23 Penahapan Introduksi ke masyarakat Mulai menarik partisipasi masyarakat Pemakaian sehari-hari oleh masy. Perubahan budaya, nilai, dan perilaku Kehadiran Interaksi Transaksi Transformasi Sosialisasi, Unit khusus Respons yang baik, Insentif bagi pemakai Layanan yang baik, Pemenuhan kebutuhan pemakai Konsistensi dan kontinuitas Contoh keberhasilan: program saluran komunikasi masyarakat melalui SMS di Pemerintah Kota Yogyakarta (SMS 2740)
Aspek-Aspek Implementasi (1) Teknis dan infrastruktur: Penyediaan perangkat keras (komputer terminal, server, dsb) Pemasangan jaringan komputer (LAN maupun Internet) Pengembangan aplikasi (software) sistemsistem informasi 24
Aspek-Aspek Implementasi (2) Perubahan prosedur-prosedur birokrasi Perubahan tatalaksana diperlukan untuk memaksimalkan dukungan TIK Diwujudkan dalam bentuk standard operating procedures (SOP) atau termuat dalam tupoksi SKPD Bagi SKPD: pedoman dalam menjalankan layanan Bagi masyarakat: pedoman dalam menggunakan layanan Implementasi SOP: SKPD perlu sosialisasi, diikuti oleh penegakan Masyarakat perlu sosialisasi, bila perlu diikuti oleh pendampingan 25
Penyelarasan TIK & Proses Birokrasi 26 TIK Proses birokrasi Proses birokrasi terdukung TIK Birokrasi yang efisien, cepat, mudah, dan akuntabel
Ilustrasi: Penyelarasan Proses Birokrasi Proses konvensional Syarat 1 27 Dinas X Dinas Y Dinas Z Syarat 2 Syarat 3 Proses baru berbasis TIK Unit Pelayanan Syarat 1 Syarat 2 Dinas X Dinas Y Syarat 3 Dinas Z
Ilustrasi: Sistem Perijinan Satu Atap Kerja sama Pemkab Bantul, Asia Foundation, dan PT Gamatechno Sist. info. perijinan satu atap Isu-isu implementasi Regulasi Pembiayaan SDM Partisipasi masyarakat Perubahan prosedur kerja dan tupoksi manual ke otomatis Kepemimpinan Motivator Perencanaan dan manajemen program Teladan 28 Pemohon Pemohon Perijinan Online (WEB) Mobile OSS (SMS) Akses Dimana Pun INTERNET GSM/ CDMA Core Sistem OSS Kios Perijinan Pemohon Kecamatan/Desa LAN Pemda Aplikasi Perijinan UPTSA Aplikasi Perijinan Din.Teknis Performance Monitoring Pusat Kota Pemohon Staf Pelaksana Teknis Eksekutif
Aspek-Aspek Implementasi (3) Pemberdayaan SDM Operator: pemahaman tentang cara mengoperasikan aplikasi dan menjalankan prosedur-prosedur terkait Pejabat terkait: pemahaman tentang sistem baru dalam perspektif pelayanan publik/koordinasi antar instansi Dukungan SDM teknis: untuk melakukan pemeliharaan dan perawatan rutin 29
Aspek-Aspek Implementasi (4) Operasional dan pemeliharaan sistem Penjaminan tingkat pelayanan (quality of service) konsep pelayanan prima Standarisasi layanan Monitoring dan evaluasi Peningkatan secara berkelanjutan Pengamanan sistem komputer Virus dan gangguan-gangguan lain dari luar Pengaksesan data oleh pihak-pihak yang tidak berhak Pengamanan juga perlu dari sisi internal 30
31 Pelaksanaan Program Pelaksanaan program perlu dipantau dan dievaluasi agar tepat sasaran Kualitas Biaya Spesifikasi proyek (ToR, SPK, dsb) Anggaran dan penggunaannya Jadwal Penjadwalan Administrasi Persyaratanpersyaratan administratif
32 Faktor-faktor Risiko dalam Penerapan e-government Faktor-faktor yang berkontribusi terhadap kegagalan penerapan e-government di negara berkembang meliputi: Kurangnya kesepakatan dalam sistem administrasi publik: penolakan internal oleh pemerintah Kurangnya rencana dan strategi: e-government diperkenalkan dengan setengah-setengah dan tidak sistematik Kurangnya SDM: kurangnya pengembangan kapasitas institusi dan personel Tidak adanya rencana investasi Kurangnya vendor sistem dan TI Ketidakmatangan teknologi: terlalu menekankan teknologi atau penerapan yang berorientasi teknologi Implementasi yang terburu-buru tanpa persiapan dan pengujian yang cukup.
Keberlanjutan dan Pengembangan Roadmap menuju tahap e-government selanjutnya Merujuk pada renstra TIK yang ada Peran Pemerintah G2G Antar Instansi Pemerintah G2C Pemerintah ke Warga G2B Pemerintah ke Dunia Usaha Perdagangan Sistem Pengadaan Barang Terpusat Layanan keluhan bagi masyarakat secara on-line Sistem pembayaran secara terpusat Pendidikan Sistem Pelatihan Berbasis Komputer E-learning bagi sekolahsekolah Pelatihan on-line utk pengembangan UKM Keuangan Basis data keuangan terpusat Pembayaran pajak secara on-line E-Procurement Ketenagakerjaan Basis data PNS on-line Sistem informasi lowongan pekerjaan Sistem pembaruan visa on-line Transportasi Basis data angkutan umum massal Sistem informasi kondisi lalu-lintas Basis data tarif transportasi on-line Kesehatan & Pelayanan Sosial Sistem asuransi kesehatan on-line bagi PNS Sistem jaminan kesehatan dan sosial Basis data 33 demografi on-line