BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dengan kemajuan IPTEK yang begitu pesat, banyak terobosan - terobosan yang diciptakan untuk membantu kerja manusia dalam menyelesaikan masalahnya. Segala aktifitas manusia dapat dibuat menjadi lebih mudah. Teknologi sudah banyak di aplikasikan di dalam dunia bisnis yang tentunya dapat membuat pekerjaan semakin mudah dan cepat untuk diselesaikan. Semakin banyak kebutuhan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Salah satunya, adalah kebutuhan sebuah aplikasi untuk mempermudah melakukan perencanaan atau planning suatu proyek. Aplikasi tersebut diharapkan dapat membantu user untuk membuat dan merancang suatu proyek dengan lebih detail. Aplikasi tersebut juga diharapkan agar dapat membantu user untuk membuat perencanaan suatu proyek dengan lebih mudah. Seperti yang telah kita ketahui saat ini program program yang khusus untuk memanajemen suatu proyek telah banyak dan telah dipergunakan di berbagai perusahaan baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar. Tetapi yang menjadi masalah, adalah sulitnya para anggota tim proyek tersebut untuk berkomunikasi. Pasti akan terjadi banyak kendala apabila terdapat salah satu anggota proyek tidak dapat hadir atau sulit untuk dihubungi, yang bisa mengakibatkan proyek tersebut menjadi terhambat perkembangannya. 1
2 Hal inilah yang mendorong untuk dibuatnya aplikasi sistem manajemen berbasis web ini, yang memungkinkan untuk memudahkan para anggota proyek untuk saling berkomunikasi dan memudahkan mereka dalam bertukar informasi walaupun berbeda tempat. Oleh karena itu, dicobalah pengembangan aplikasi berbasis web ini pada PT XL Axiata, Tbk yang telah mempunyai banyak pengalaman dalam hal manajemen proyek. PT XL Axiata, Tbk telah menggunakan MS.Project sebagai program yang digunakan untuk memanajemen proyek yang sedang berlangsung, masalahnya adalah sulitnya mentransfer data dan juga komunikasi antar anggota tim, PT XL Axiata, Tbk menggunakan sistem shift terhadap para pegawainya yang mengakibatkan suatu saat para anggota tim tidak dapat berkumpul secara utuh. Oleh karena itu dibuatlah aplikasi web ini yang bertujuan untuk membantu mereka. Fitur pertama yang disediakan, adalah adanya pembuatan task dan project. Dengan fitur ini, dapat membantu para Project Manager mengirimkan informasi kepada para anggota timnya melalui aplikasi web ini, mengenai project dan task yang sedang berlangsung dan juga terdapat informasi sejauh mana progress project mereka telah berjalan, dan adanya list project lengkap dengan detailnya yang dapat memudahkan para anggota member agar dapat mengetahui proyek mana yang harus didahulukan, mana yang telah selesai dan mana saja proyek yang telah berlangsung. Kedua, adanya fitur comment, dimana para anggota tim dapat
3 saling berinteraksi mengenai proyek yang sedang mereka kerjakan, dan juga adanya. Dengan alasan alasan tersebut maka dibuatlah skripsi ini dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Manajemen Proyek Berbasis Web Pada PT XL Axiata, Tbk secara maksimal, Dalam rangka meningkatkan kinerja dalam pengerjaan proyek baik dalam hal kualitas, biaya dan juga waktu sehingga proyek dapat selesai tepat waktu dan tepat sasaran. 1.2 Ruang Lingkup Dengan tujuan implementasi agar manajemen proyek menjadi lebih terarah dan terfokus, maka user yang menggunakan aplikasi manajemen proyek ini adalah semua karyawan Departemen IT PT XL Axiata, Tbk yang membutuhkan aplikasi untuk menyelesaikan suatu proyek, dan tentunya dengan tanpa harus melakukan instalasi karena aplikasi ini berbasis web. Batasan batasasan aplikasi manajemen proyek yang dianalisa dan rancang adalah sebagai berikut: Halaman yang disediakan untuk user: 1. Data Diri Data diri berisi profile para user mulai dari nama, nomor induk, keahlian, dan kedudukannya dalam tim tersebut. 2. Pembuatan proyek Pada aplikasi ini, juga terdapat fitur pembuatan proyek tapi terbatas hanya untuk memberitahu beberapa detail tertentu, misalnya seberapa penting
4 prioritas proyek tersebut, deadline proyek, dan progress dari proyek. Project Manajer akan membuat task untuk diberikan pada para anggota timnya, dan anggota tim tersebut juga dapat mengetahui seberapa jauh progress dari proyek proyeknya. 3. View project Fitur ini memungkinkan para anggota tim agar dapat melihat proyek mana yang sedang berlangsung, proyek mana yang baru dimulai dan proyek yang telah selesai. 4. Pembuatan task Fitur ini memungkinkan para Project Manajer untuk memberikan task kepada para anggota timnya dan memberikan informasi mengenai task tersebut. 5. View task Fitur ini kurang lebih sama dengan View Project, tetapi fitur ini memberikan informasi mengenai task yang ada. 6. Comment Fitur ini berguna untuk berinteraksi antar tim member. Digunakannya comment daripada chatbox karena comment lebih efektif. Ini disebabkan karena chatbox lebih rentan digunakan untuk hal hal yang tidak berhubungan dengan proyek. 7. Attachment
5 Fitur ini memungkinkan user untuk melakukan upload dan download file, dan melakukan sharing data kepada sesama anggota tim mengenai file - file yang digunakan dalam proyek. Halaman yang disediakan untuk Admin: 1. Mengatur database proyek Fitur pada halaman web admin ini, adalah kita dapat mengatur database proyek yang terdapat pada web user, seperti melakukan edit, menghapus, atau menambahkan data pada proyek tersebut. 2. Mengedit dan menambahkan detail - detail proyek. Pada fitur ini admin dapat mengedit dan menambahkan detail detail project yang terdapat pada halaman web user apabila diperlukan. 3. Menghapus detail detail proyek. Pada fitur ini admin dapat menghapus detail detail proyek yang sudah tidak diperlukan lagi. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan dari penelitian aplikasi Manajemen Proyek ini adalah: 1. Menganalisis dan merancang sistem manajemen proyek berbasis web pada PT XL Axiata Tbk. 2. Membuat website yang berfungsi untuk memanajemen proyek, dalam pembuatan proyek dan pembuatan task.
6 3. Untuk mempermudah dalam mengontrol perkembangan proyek, agar anggota tim tersebut dapat melihat sejauh mana proses dari proyek mereka berjalan. 4. Membuat sistem manajemen proyek berbasis web pada PT XL Axiata Tbk. 1.3.2 Manfaat Manfaat dari penelitian dan perancangan aplikasi ini diantaranya: 1. Dapat mempermudah para project manager dalam sebuah proyek untuk memantau anggota timnya. 2. Dapat mempersingkat waktu dan biaya, karena proyek ini dapat dikerjakan dimana saja selama terdapat koneksi internet. 3. Para anggota tim dapat berinteraksi satu sama lain dan dapat langsung bertukar ide tanpa harus berada dalam satu ruangan. 4. Membantu penjadwalan dalam menyelesaikan proyek, karena adanya fitur untuk memberi tanggal deadline. Selain itu, anggota tim dapat terus melihat sejauh mana proses dari proyek. 1.4 Metode Penelitian Metodologi yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah: 1. Metodologi analisis: a.) Wawancara
7 Wawancara dilakukan kepada seorang Project Manager pada PT XL Axiata Tbk dan seorang anggota timnya untuk memperoleh data yang mendukung untuk penyelesaian skripsi ini. b.) Studi Pustaka Dengan mengumpulkan data, membaca dan mempelajari literatur yang ada pada buku karya ilmiah yang berkaitan. Sumber sumber tersebut digunakan sebagai landasan dan alat bantu dalam mendukung pembahasan dalam penyusunan skripsi. 2. Metode Perancangan Setelah seluruh data didapat, selanjutnya mulai dilakukan metode perancangan sistem dengan cara: 1. Merancang struktur database. 2. Merancang tampilan layar. 3. Merancang program. 1.5 State of the Art Seperti dalam pemrograman web application banyak digunakan bahasa pemrograman di dalamnya, seperti PHP, JAVA, C dan yang lainnya. Toyotaro Suzumura, Scott Trent, Michiaki Tatsubori, Akihiko Tozawa and Tamiya Onodera (2008:392) melakukan perbandingan antara PHP, C dan JAVA. Dalam perbandingan tersebut didapatkan hasil bahwa PHP memiliki performance yang lebih tinggi dibandingkan dengan JAVA dan C.
8 Dalam pembuatan web application terkadang digunakan design pattern atau MVC (Model, View, Controller ). Shika bhatia dan Mr. Harshpreet Singh (2012:116) mendapatkan bahwa penyebab utama penggunaan design pattern adalah untuk mereka yang menggunakan teknik object-oriented, karena mempunyai kelebihan, yaitu design pattern menopang untuk penggunaan kembali tanpa menghambat implementasi terhadap platform atau bahasa tertentu, dan meningkatkan effisiensi pada penggunaan waktu untuk mendesign. Tetapi, design pattern memiliki kelemahan, yaitu tanpa adanya implementasi, dibutuhkan seorang programmer untuk melakukan coding untuk design pattern tersebut, jadi programmer yang berbeda mungkin menghasilkan implementasi yang berbeda dari pattern yang sama, dan ada juga kemungkinan menghasilkan behaviors yang berbeda. Dengan demikian, disimpulkan bahwa penggunaan MVC lebih jelas daripada cara yang lama. Secara umum, web dengan MVC akan meningkatkan fleksibilitas, maintainability, dan skalabilitas dalam web application. 1.6 Sistematika Penulisan Untuk memudahkan proses penulisan, dan pencapaian maksud dan tujuan skripsi, maka sistematika penulisan dibagi menjadi lima bab yang masing-masing memiliki kaitan yang jelas. Berikut adalah ringkasan dari tiap-tiap bab tersebut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai masalah yang melatar belakangi penulisan skripsi ini. Selain itu bab ini juga membahas ruang lingkup, pembatasan
9 masalah, tujuan yang ingin dicapai dan manfaat yang diperoleh dengan adanya aplikasi tersebut. Bab ini juga membahas sistematika penulisan yang digunakan untuk penulisan skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang teori teori yang mendukung penelitian ini, yang menjadi dasar bagi pemecahan masalah dan didapat dengan cara melakukan studi pustaka sebagai landasan dalam melakukan penelitian. Berbagai teori yang diambil adalah teori umum yang mendasar tentang manajemen proyek, serta teori lainnya yang mendukung dan berkaitan dengan aplikasi yang dibuat. BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini menguraikan analisis dan permasalahan terhadap sistem yang sedang berjalan serta menjelaskan perancangan aplikasi yang akan dibuat. BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini berisi tentang spesifikasi perangkat keras dan lunak yang di perlukan untuk pembuatan dan menjalankan sistem, serta implementasi dari perancangan sistem yang dibuat. Kemudian dilanjutkan dengan tahapan evaluasi untuk memberikan gambaran mengenai tingkat keberhasilan sistem yang dikembangkan.
10 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan hasil analisis, pengembangan, dan pengujian sistem yang telah dilakukan. Selain itu, juga memuat saransaran yang dapat menjadi pertimbangan untuk pengembangan sistem lebih lanjut di masa mendatang.