BAB I I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang. Arsip atau rekaman kegiatan dalam suatu organisasi sangat penting untuk dipelihara dan dikelola. Pengelolaan arsip yang kurang baik dalam suatu lembaga akan berdampak buruk terhadap kinerja lembaga tersebut. Kecepatan dan ketepatan mendapatkan informasi yang terdapat pada arsip akan berpengaruh terhadap kualitas pengambilan keputusan pimpinan. Sekolah sebagai lembaga yang mengelola sumber daya manusia dalam bidang akademik sangat erat kepentingannya dengan administrasi kearsipan Semakin banyak siswa di suatu sekolah, maka semakin banyak arsip yang harus dikelola. Demikian pula informasi informasi penting yang berhubungan dengan personalia guru dan pegawai sekolah semakin lama semakin bertambah. Permasalahan yang sering muncul di sekolah antara lain sulitnya menemukan kembali arsip dan dokumen yang diperlukan. Penanganan penting. Selain itu sering terjadi kesulitan menemukan kembali salinan surat keluar, berkas-berkas siswa, guru maupun pegawai, bahkan sampai hilangnya sistem kearsipan yang buruk menyebabkan sulitnya menemukan kembali surat-surat masuk yang dokumen-dokumen sekolah yang sangat penting. Keadaan yang demikian tersebut, harus mendapat perhatian serius dengan mencarikan solusi untuk mengatasinya. Salah satu upaya yang layak dilakukan adalah meningkatkan kesadaran dan keterampilan para guru dan pegawai administrasi di sekolah dalam
menangani arsip. Pembenahan sistem administrasi kearsipan juga penting dilakukan agar pengelolaan arsip di sekolah dapat dilakukan dengan sistematis. Upaya lain yang diduga dapat mengatasi masalah sulitnya penanganan arsip di sekolah pada era teknologi komputer sekarang ini adalah dengan mengembangkan program (software) aplikasi database administrasi kearsipan berbasis komputer. Program aplikasi database yang dimaksud diharapkan dapat meningkatkan keamanan, kecepatan dan keakuratan penyimpanan maupun penemuan kembali arsip di sekolah. Melalui aplikasi database administrasi kearsipan akan mempercepat akses informasi yang tersimpan secara cepat dan tepat sehingga dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang baik. Penelitian ini merupakan penelitian pengembangan dalam bidang administrasi kearsipan sekolah. Sejauh pengetahuan peneliti, belum ada penelitian yang sama dengan rencana penelitian ini sebelumnya. Penelitian ini diduga merupakan penelitian awal tentang pengembangan aplikasi database administrasi kearsipan sekolah. Oleh karena itu, untuk kepentingan yang lebih besar ke depan, masih diperlukan penelitian lanjutan dalam bidang ini, khususnya untuk mengukur efektivitas program aplikasi database administrasi kearsipan yang dikembangkan melalui penelitian ini. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan program aplikasi sistem kearsipan untuk sekolah berbasis komputer untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi manajemen sekolah. Dengan penjelasan diatas, maka dapat penulis simpulkan bahwa pada SMK NEGRI 220 Jakarta membutuhkan sebuah sistem informasi yang cepat, efisien dan penulis juga memberikan informasi yang tepat dan akurat? Oleh
karena itu penulis bermaksud membangun suatu sistem yaitu PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DAN KEARSIPAN DAN BERBASIS WEB PADA SMP NEGRI 220 JAKARTA dengan menggunakan pemrograman PHP MySQL. 1.2 Perumusan Masalah. Berdasarkan latar belakang diatas dapat diambil suatu pokok masalah dari perancangan sistem informasi dokumentasi dan kearsipan pada SMP NEGRI 220 JAKARTA yaitu : 1. Bagaimana Merancang sistem informasi dokumentasi dan kearsipan berbasis web pada SMP NEGRI 220 JAKARTA. 2. Bagaimana upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut. 3. Faktor apa saja yang menghambat pelaksanan dokumentasi dan kearsipan berbasis web pada SMP NEGRI 220 JAKARTA 1.3 Batasan Masalah. Dalam penyusunan laporan penelitian ini, penulis memberikan batasan masalah yaitu : 1. Membahas mengenai proses pembuatan sistem informasi dokumentasi dan kearsipan pada SMP NEGRI 220 JAKARTA 2. Tidak membahas tentang keamanan untuk sistem yang dirancang
1.4 Tujuan Penelitian. Perancangan dan pembangunan sistem informasi kearsipan disusun dengan maksud dan tujuan sebagai berikut : a) Membuat aplikasi dokumentasi kearsipan b) Membuat aplikasi dokumentasi yang dapat mempermudah pencarian file c) Merancang database untuk aplikasi dokumentasi Output yang diharapkan dari perencanaan dan pembangunan sistem informasi kearsipan ini adalah : a) Tersediannya Sistem Informasi Kearsipan yang handal sehingga menunjang efektivitas dan efisiensi aktivitas lembaga. b) Memberikan kemudahan bagi pengelolaan, akses dan distribusi arsip sehingga dapat mempertinggi nilai informasi dan mengoptimalkan, memperlancar dan meningkatkan kinerja lembaga. c) Tersedianya sumber daya yang mampu mengoperasikan sistem manajemen kearsipan tersebut. 1.5 Manfaat penelitian Hasil dari penelitian inid diharapkan dapat memberikan manfaat bagi penulis sebagai wadah dalam mengaplikasikan ilmu yang didapat
selama masa perkuliahan. Selain itu juga dapat menambah referensi bagi pembaca mengenai sistem informasi. Manfaat bagi sekolah adalah dapat menyajikan informasi yang jelas mengenai data kearsipan. Sehingga mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam penyediaan informasi secara cepat dan akurat. a) Para guru dapat dengan mudah mencari file b) Murid murid dapat mencari file atau mendownload data yang diperlukan 1.6 Metodelogi Pengumpulan Data. peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik dalam arti lebih cermat, lengkap, dan sistematis sehingga lebih mudah diolah. 1. Kuesioner Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden. Jawaban responden atas semua pertanyaan dalam kuesioner kemudian dicatat/direkam 2. Pengamatan ( Observasi ). Pengamatan melibatkan semua indera (penglihatan, pendengaran, penciuman, pembau, perasa). Pencatatan hasil dapat dilakukan dengan bantuan alat rekam elektronik 3. Wawancara ( Interview ). Pengambilan data melalui wawancara /secara lisan langsung dengan sumberdatanya, baik melalui tatap muka atau lewat telephone,
teleconference. Jawaban responden direkam dan dirangkum sendiri oleh peneliti. 4. Dokumen. Pengambilan data melalui dokumen tertulis mamupun elektronik dari lembaga/institusi. Dokumen diperlukan untuk mendukung kelengkapan data yang lain. 1.6 Sistematika Penulisan. Untuk mempermudah dalam penyusunan Tugas Akhir ini maka penulis membaginya dalam beberapa bab sistematika sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Menguraikan latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan pembahasan, metodologi penyelesaian masalah, metodologi penelitian dan sistematika penulisan BAB II LANDASAN TEORI Membahas tentang dari teknik yang akan digunakan penulisan untuk aplikasi dalam data. Selain itu, akan menjelaskan teori teori yang mendukung dalam penelitian tugas akhir BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN Berisi tentang objek penelitian, dan menjelaskan tentang perancangan basis data aplikasi pengelolaan tenaga kerja.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Berisi tentang penjelasan implementasi dan pengujian dari rancangan basis data penerimaan pengelolaan tenaga kerja. BAB V PENUTUP Dalam bab ini penulis akan membuat simpulan dan saran untuk melengkapi dan menyempurnakan tulisan.