BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia teknologi informasi saat ini semakin cepat hingga memasuki berbagai aspek kehidupan. Salah satunya adalah semakin banyak perusahaan yang berusaha meningkatkan kinerja perusahaan dengan teknologi informasi. Hal ini didukung oleh pernyataan bahwa kegunaan komputer pada aplikasi bisnis adalah untuk menyediakan informasi dengan cepat dan tepat. Menurut Turban et al. (2003, p15), Informasi adalah sebuah kumpulan dari fakta-fakta (data) yang disusun di dalam beberapa cara, jadi kumpulan fakta tersebut bisa berarti bagi penerimanya. Dalam hal ini informasi yang dimaksud adalah informasi yang ada dalam suatu perusahaan. Salah satu perkembangan teknologi informasi yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Perusahaan-perusahaan yang ingin mengembangkan usaha dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka semua bidang dalam suatu perusahaan ataupun instansi dapat dikomputerisasikan, dalam hal ini bidang -bidang yang dianggap penting dan utama karena hal ini dapat mendukung keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya. 1
2 Pada saat ini, pembuatan dokumentasi dari berbagai proyek, kegiatan, aplikasi bisnis, aplikasi kredit dan berbagai macam proses bisnis lainnya dilakukan secara manual. Setiap dokumen untuk membuat dokumentasi itu harus dibuat secara manual meskipun kebutuhan elemen yang harus di dokumentasikan terus berubah dan berkembang sesuai perkembangan dari tiap proses bisnis yang terjadi, sehingga dalam praktiknya menghabiskan waktu untuk membuat sebuah dokumentasi yang memenuhi standar dokumentasi yang baik namun memiliki elemen yang sesuai dengan kebutuhan. Perkembangan proses bisnis yang terus meningkat dalam jumlah serta tuntutan untuk lebih dinamis pada saat ini menunjukkan semakin pentingnya kepraktisan dan efisiensi dalam membuat dokumentasi. Menurut Mahler et al (2007), penggunaan sistem pendukung dokumentasi memberikan peningkatan secara signifikan dalam hal kelengkapan dan frekuensi dokumentasi serta percepatan dalam proses dokumentasi. Berdasarkan kebutuhan ini, penulis ingin memberikan suatu solusi dengan merancang dan mengimplementasikan suatu aplikasi untuk membuat sebuah dokumen untuk dokumentasi serta membantu proses persetujuan dokumen secara digital berdasarkan alur persetujuan dari sistem dokumentasi manual yang sudah ada pada Astra Credit Companies. 1.2 Ruang Lingkup- Adapun batasan aplikasi yang akan kami rancang adalah sebagai berikut: 1. Admin dapat melakukan penambahan elemen template baru, Role baru untuk menspesifikasi fungsi fungsi dari user tertentu dan membuat user baru.
3 2. Elemen elemen dalam template dokumen dapat diubah secara dinamis oleh admin beserta tampilan hasil cetaknya yang akan dihasilkan dalam bentuk dokumen pdf. 3. Staff hanya dapat membuat dokumen dari template yang telah dibuat oleh super admin. 4. Staff dapat meminta persetujuan dari pihak management atas dokumentasi yang telah dibuat dimana persetujuan ini akan bersifat hirarki secara berurutan. 5. Dibuat sebuah activity log untuk mendokumentasikan perubahan template dokumentasi dari setiap divisi yang berkepentingan. 6. Sistem keamanan data atau security terkait adanya digital signature tidak dibahas dalam penelitian ini. 7. Menggunakan PHP YII Framework dalam pembuatannya serta menggunakan Oracle Database 10g sebagai databasenya. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Secara garis besar, penilitian ini memiliki tujuan untuk merancang aplikasi dokumentasi yang dinamis dan sistematis. Hal ini untuk mendukung kinerja sumber daya manusia yang dimiliki oleh Astra Credit Companies. Adapun rincian tujuan yang ingin dicapai pada penelitian ini, antara lain: 1. Membangun sistem dan aplikasi penyimpanan elemen dokumen dan template dokumen yang dinamis sehingga dapat disesuaikan dengan
4 kebutuhan dari dokumen yang dibuat untuk kepentingan Astra Credit Companies. 2. Mempermudah proses pembuatan dokumen, persetujuan dokumen yang berlapis, serta membuat proses revisi menjadi lebih singkat dan jelas kebutuhannya serta menghindari kesalahan isi dokumen dengan adanya format dokumen yang disimpan dalam template. 3. Membangun sistem yang dapat digunakan untuk memantau alur persetujuan dokumen serta dapat meminta persetujuan (approval) secara digital. 4. Membangun aplikasi dengan pengingat persetujuan dokumen sehingga dapat mempersingkat waktu persetujuan dokumen. 5. Membangun aplikasi yang mampu menampung hasil dokumentasi dengan persetujuan dari pihak pengawas tanpa memerlukan penyimpanan salinan hasil cetak dalam jumlah yang besar ke dalam Oracle Database 10g. 1.3.2 Manfaat Berikut adalah manfaat yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Proses sosialisasi template dokumen menjadi mudah sehingga format dokumen dapat digunakan sesuai dengan format terbaru. 2. Proses pembuatan dokumen menjadi mudah dan terstruktur karena telah memiliki template dokumen yang disimpan dalam aplikasi. 3. Proses persetujuan dokumen dapat dilakukan lebih terstruktur dan lebih cepat.
5 4. Proses pencarian dokumen dokumen yang telah dibuat dapat lebih cepat karena dokumen telah disimpan di database. 1.4 Metodologi Metodologi yang penulis gunakan dalam penyelesaian masalah ini adalah dengan menggunakan metode Waterfall. Metodologi ini disebut dengan Waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari tahap komunikasi menuju ke tahap perencanaan, desain sistem, penulisan kode serta pengujian program, dan penyebaran sistem. Secara umum tahapan pada model Waterfall menurut Pressman (2010) dapat dilihat pada gambar berikut : Gambar 1.1 The Waterfall model menurut Pressman (2010) a) Komunikasi Pada tahap pertama ini, kami melakukan komunikasi dengan pihak Astra Credit Companies mengenai aplikasi yang akan kami rancang. Proses ini dimulai dengan komunikasi mengenai platform yang akan digunakan pada sistem. Untuk mendapat data yang lebih akurat mengenai sistem yang ingin dirancang, kami
6 menggunakan kuisioner ke 30 staff yang menggunakan sistem yang akan dibangun dan melakukan wawancara kepada 3 orang staff Astra Credit Companies. b) Perencanaan Setelah proses komunikasi telah berjalan maka pada proses selanjutnya kami melakukan proses perencanaan mengenai pembangunan sistem di Astra Credit Companies. Proses ini dimulai dari proses estimasi waktu yang akan digunakan, penjadwalan hingga penyusunan proses pembuatan sistem c) Pemodelan sistem Pada proses ini, kebutuhan sistem diubah menjadi representasi ke dalam bentuk blueprint software sebelum coding dimulai dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). UML yang digunakan adalah use case diagram, activity diagram, class diagram, dan sequence diagram. Desain ini dibuat untuk mengetahui gambaran proses kerja aplikasi yang kita buat sehingga dapat dijadikan acuan saat proses implementasi sistem ke dalam bentuk code. d) Penulisan Kode Program Penulisan kode program adalah proses yang dilakukan agar mesin dalam hal ini komputer dapat menjalankan aplikasi yang telah dibangun. Dalam aplikasi ini code yang digunakan adalah HTML dan PHP dengan yii framework. Setelah proses penulisan kode program selesai, dilakukan pengujian aplikasi yang sudah dibangun. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari kesalahan, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
7 e) Penyebaran Sistem yang telah dibangun kemudian digabungkan dan diintegrasikan pada jaringan sistem lain yang telah ada pada Astra Credit Companies. Setelah proses integrasi selesai, proses selanjutnya adalah mendukung sistem dan mendapat umpan balik dari perusahaan mengenai sistem yang dibangun tersebut. 1.5 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini adalah : BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat, batasan masalah, serta sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini dibahas mengenai teori dasar yang mendukung dalam perencanaan sistem serta penjelasan tentang komponen-komponen yang menunjang perealisasian aplikasi. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Dalam bab ini dibahas mengenai permasalahan yang terjadi sebelum adanya sistem serta membahas juga mengenai rancangan dari sistem yang diusulkan untuk dapat mengatasi permasalahan yang terjadi. BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Bab ini membahas tentang cara pengujian dan hasil pengujian sistem yang telah direalisasikan.
8 BAB V SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan saran-saran pengembangan lebih lanjut dari aplikasi tersebut.
L9