1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Bentuk, Bidang, dan Perkembangan Usaha 1.1.1. Bentuk Usaha PAM JAYA adalah Badan Usaha Milik Daerah yang berkedudukan di Propinsi DKI Jakarta. PAM JAYA dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Badan Pengawas. Tugas PAM JAYA adalah melakukan segala usaha yang berhubungan dengan pengawasan terhadap mitra swasta dalam rangka penyediaan dan pendistribusian air minum yang memenuhi syarat-syarat kesehatan serta pelayanan yang baik bagi masyarakat. Dalam usaha untuk mencapai tujuan secara efisien, maka diperlukan suatu struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara bagian-bagian dalam perusahaan. Struktur organisasi suatu perusahaan belum tentu tepat bagi perusahaan lain. Hal ini disebabkan karena perbedaan jenis, luas perusahaan, jumlah cabang perusahaan dan sebagainya. 1
2 Dengan adanya struktur organisasi maka pembagian tugas, tanggung jawab, maupun wewenang dari atasan kepada para bawahan akan terlihat jelas, sehingga alur pembagian tugas dan tanggung jawab serta wewenang akan dapat terkontrol dengan baik, maka kinerja antar masing-masing divisi maupun sub divisi pun menjadi saling mendukung. Dalam menyusun struktur organisasinya perusahaan berpedoman pada struktur organisasi kekuasaan mengalir secara langsung dari direktur ke kepala bagian dan kemudian terus ke karyawan dibawahnya. Masing-masing bagian merupakan unit yang berdiri sendiri, dan kepala bagian menjelaskan semua fungsi pengawas dalam bagian.
3 STRUKTUR ORGANISASI PAM JAYA Sesuai SK Dirut PAM JAYA No. 13/2003 tanggal 18 Juni 2003 BADAN PENGAWAS Direktur Utama Direktur Umum Direktur Teknik Satuan Pengawas intern (SPI) Divisi Adimistrasi Umum Divisi Akuntansi & Keuangan Divisi Teknik & Pelayanan Divisi Investasi Divisi Bina Program Sumber: PAM JAYA Uraian tugas masing-masing bagian yang terdapat dalam bagan organisasi PAM JAYA adalah sebagai berikut: 1. Badan pengawas a. Menyetujui dan memutuskan - Rencana Kerja Anggaran Perusahaan RKAP dan Perubahannya. - Laporan akhir. - Laporan Keuangan setelah diaudit oleh Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan.
4 b. Mengawasi kegiatan operasional Badan Usaha Milik Daerah. c. Memberikan pendapat dan saran kepada Gubernur terhadap : - Pengangkatan dan pemberhentian Direksi - Program kerja yang diajukan oleh Direksi - Laporan Keuangan Badan Milik Usaha Milik Daerah 2. Direktur Utama a. Memimpin dan Mengawasi pelaksanaan tugas. b. Mengajukan rencana kerja dan anggaran PAM JAYA yang telah disetujui Badan Pengawas dan ditetapkan oleh Gubernur. 3. Direktur Teknik a. mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan yang terkait dengan kegiatan pengendalian investasi, pelayanan pelanggan dan teknik operasional air minum dan Bina Program. b. Memimpin dan mengkoordinasikan penyiapan Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan, khususnya yang terkait dengan kegiatan pengendalian investasi, pelayanan pelanggan dan teknik operasional air minum dan Bina Program.
5 c. Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan teknik operasional air minum, pelayanan pelanggan dan pengendalian Investasi dan Bina Program. 4. Direktur Umum a. Memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan khususnya yang terkait dengan kegiatan keuangan, akuntansi, dan administrasi umum. 5 b. Memimpin dan mengkoordinasikan penyiapan Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan, khususnya yang terkait dengan kegiatan keuangan, akuntansi, dan administrasi umum. c. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Direktur Utama. 5. Satuan Pengawas Intern a. Melaksankan pengawas intern terhadap pelaksanaan pengelolaan perusahaan, penyelenggaraan dan pengendalian kegiatan umum dan teknik, serta menberikab saran-saran perbaikan dan pertimbangan kepada Direktur Utama. b. Menjaga berlangsungnya keamanan dan ketertiban di lingkungan kerja perusahaan.
6 6. Divisi Administrasi Umum a. Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan, kerumah tanggan, manajer sumber daya manusia, dan melaksanakan kegiatan berkaitan dengan aspek hukum. b. Melakukan Invetarisasi, pemeliharaan, dan pengawas serta pemberdayaan aset-aset PAM JAYA c. Memberikan saran dan pertimbangnan hukum terhadap masalah yang terjadi. 7. Divisi Akuntansi dan Keuangan a. Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian keuangan perusahaan, serta mengembangkan usaha-usaha dalam rangka meningkatkan pendapatan perusahaan. b. Menyusun standar operasional dan petunjuk teknis pelaksanaan serta pengendalian pengelolaan keuangan perusahaan. c. Melakukan validasi terhadap pembagian pendapatan PAM JAYA dengan pihak-pihak lain melalui rekening escrow dan rekening-rekening lain. 8. Divisi Teknik dan Pelayanan a. Melaksanakan koordinasi dan pengendalian kegiatan produksi, distribusi, dan pengujian kualitas air minum. b. Menyusun standar-standar pembangunan dan spesifikasi teknis fasilitas produksi dan distribusi.
7 c. Melakukan penilaian, dan evaluasi target dan standar pelayanan khusunya terhadap pengoprasian dan pemeliharaan fasilitas produksi dan distribusi, kualitas dan kuantitas air yang disalurkan ke pelanggan. 9. Divisi Investasi a. Melakukan evaluasi, kajian dan pengendalian terhadap kegiatan rencana dan pelaksanaan penanaman investasi dan pembangunan baik jangka pendek maupun jangka panjang. b. Melakukan pengkajian, evaluasi dan saran perbaikan terhadap pengadaan, spesifikasi teknik, adn pelaksanaan pembangunan. c. Melakukan kajian dan perencanaan kegiatan pelayanan air minum 10. Divisi Bina Program a. Menyelenggarakan kegiatan penyusunan dan pengembangan program, dan pelaporan, serta pengembangan sistem informasi manajemen. b. Menyusun perencanaan pengembangan PAM JAYA baik jangka pendek maupun jangka panjang. c. Mengevaluasi pelaksanaan program kerja PAM JAYA.
8 1.1.2 Bidang Usaha Sesuai dengan Perda No. 13/1992 tentang PDAM DKI Jakarta (PAM JAYA) Pasal 6: Melakukan segala usaha-usaha yang berhubungan langsung dengan pendistribusian air minum yang memenuhi syarat-syarat kesehatan serta pelayanan yang baik bagi masyarakat dengan berpedoman pada prinsip-prinsip ekonomi perusahaan. Perjanjian Kerja Sama (PKS) antara PAM JAYA dengan Mitra Swasta Klausul 9 : PAM JAYA Mempunyai kewajiban antara lain memeriksa, mereview, menilai, dan mengevaluasi pelaksanaan kewajiban-kewajiban Mitra swasta. SK Gub. No. 25/2003 tentang Organisasi dan Tata Kerja PAM JAYA: Melakukan segala usaha yang berhubungan dengan pengawasan terhadap Mitra Swasta dalam rangka penyediaan dan pendistribusian air minum yang memenuhi syarat-syarat kesehatan serta pelayanan yang baik bagi masyarakat.
9 8 1.1.3 Perkembangan Usaha Tahun 1843 pengadaan air bersih untuk kota Jakarta (Batavia) oleh Pemerintah Hindia Belanda dengan memanfaatkan dari sumur-sumur Bor/artesis yang dibangun beberapa wilayah. Tahun 1918 1920 Pemerintah Belanda berusaha untuk mencari sumber-sumber lain disamping sumur Bor/artesis, Gemeente staat Water Leidengen Van Batavia pada tahun 1920 menemukan sumber mata air di Ciomas-Ciburial Bogor Jawa Barat, serta membangun 9 Broncaptering yang mempunyai kapasitas 484 liter/detik untuk dialirkan ke kota Jakarta (Batavia) dengan membangun/memasang jaringan pipa distribusi diameter 450mm dan 600mm sepanjang 53,231km. Pada tanggal 23 Desember tahun 1922 untuk pertama kalinya air yang berasal dari Ciomas-Ciburial Bogor dialirkan ke kota Jakarta (Batavia) dan pada tanggal tersebut dijadikan sebagai hari jadi PAM JAYA. Tahun 1945 1963 Organisasi Pelayanan Air Minum bersama dengan Dinas Saluran Air Minum Kota Praja dibawah Kesatuan Pekerjaan Umum Kota Praja.
10 Tahun 1953 Pemerintah Pusat melalui Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik membangun Instalasi Produksi Penjernihan Air Pejompongan I dengan kapasitas 2.000 liter/detik dan pembangunannya selesai pada tahun 1957. Tahun 1964, pembangunan Intalasi Produksi Penjernihan Pejompongan II dengan kapasitas 3.000 liter/detik yang dilaksanakan oleh degreemont/bantuan teknik Prancis, secara bertahap dan selesai pembangunannya pada tahun 1975. Pada tahun 1968, untuk kelancaran Administrasi Pelayanan, Perusahaan Air Minum dipisahkan dari Dinas Pekerjaan Umum dan dibentuk Perusahaan Air Minum Daerah Khusus Ibukota Jakarta, berdasarkan Surat Kepengurusan Gubernur Kepala Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor: 1b.3/3/22/1968 tanggal 10 Desember tahun 1968. Pada tahun 1973, dalam rangka untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam penyediaan air bersih, Perusahaan Air Minum Daerah Khusus Ibukota Jakarta diubah menjadi Perusahaan Daerah Air Minum, Daerah Khusus Ibukota Jakarta sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor. Ekbang 8/3/11 tanggal 31 juli 1973. Tahun 1973, seiring dengan bertambahnya penduduk dan semakin meningkatnya kebutuhna air bersih, tahun 1971 diadakan
11 study kelayakan kebutuhan dan pengembangan air minum Jakarta dengan bantuan teknik dari OECF Jepang, tentang Rencana Induk Air Minum Jakarta sampai dengan tahun 2000, maka pada tahun 1973 dimulailah pembangunan instalasi Produksi Penjernihan Air Pulo Gadung.Tahun 1973 penyerahan Instalasi Penjernihan Air Pejompongan I dengan kapasitas 2000 liter/detik dari Departemen PUTL c/q Ditjen. Cipta Karya Kepada PAM JAYA tanggal 17 Januari 1973. Ratio pelayanan air minum PAM JAYA hingga akhir tahun 2005 mencapai 59% dari jumlah penduduk Jakarta, dengan pertumbuhan pelanggan 6,40% pertahun masih sangat potensial untuk mengembangkan usaha di bidang pelayanan air minum. Guna meningkatkan ratio pelayanan sesuai dengan pertumbuhan penduduk dan perkembangan kota 15 tahun kedepan, khususnya dikaitkan dengan kesepakatan dalam Millenium Development Goals (MDG) diakhir tahun 2015 dimana besaran cakupan pelayanan mencapai 80% penduduk perkotaan diperlukan investasi yang memadai. Masih dibutuhkan banyak dana dari investor untuk pengembangan dan peningkatan pelayanan bidang air minum di wilayah DKI Jakarta, baik dalam pembangunan Water Treatment Plant, maupun penyediaan pasokan air baku. Perusahaan Daerah
12 Air Minum PAM JAYA memiliki sebuah visi dan misi yang antara lain Visi perusahaan ini adalah terwujudnya PAM JAYA sebagai perusahaan yang memberikan pelayanan air minum kepada masyarakat DKI Jakarta secara menyeluruh dan berkualitas yang berorientasi oada kepuasan pelanggan (total quality customer service) dan Misi perusahaan ini adalah melaksankan pelayanan air minum yang berkesinambungan kualitas, kuantitas, kontinuitas guna mendukung program pemerintah propinsi DKI Jakarta mewujudkan kota Jakarta sebagai kota pelayanan. 1.2 Tujuan dan Ruang Lingkup Kerja 1.2.1 Tujuan Unit Kerja Dalam Perusahaan Daerah Air Minum PAM JAYA yang khususnya di Kantor Pusat, Jalan penjernihan ll pejompongan Jakarta Pusat 10210 dimana penulis ditempatkan di Divisi Sumber Daya Manusia pada Bagian Kesejahteraan. Adapun tujuan dari Sumber Daya Manusia (SDM) tersebut adalah: a. Pelaksanaan pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) : Seperti proses seleksi karyawan sesuai kriteria yang diharapkan oleh perusahaan. b. Penyusunan kebijakan strategis dan pelaksanaan program pengembangan karyawan : Mengadakan training khusus atau kursus yang rutin dalam membangun skill seorang karyawan.
13 c. Menetapkan strategi penciptaan pemimpin masa depan dengan berbagai program : Penyiapan pemimpin PAM JAYA yang ditentukan dari Gubernur Propinsi DKI Jakarta dan dilihat berdasarkan pendidikan formalnya serta kemampuannya dalam memimpin disuatu perusahaan. 1.2.2 Ruang Lingkup Unit Kerja a. Mengelola sistem informasi SDM. b. Mengelola dokumentasi kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum PAM JAYA. c. Melakukan rekrutmen karyawan. d. Melakukan program pelatihan. 12 1.3 Hubungan Kerja dengan Unit Lain Hubungan kerja yang baik antara unit kerja akan memberikan dampak yang positif untuk perusahaan. Hubungan kerja yang baik dapat meningkatkan produktifitas perusahaan pula. Maka dari itu dalam setiap perusahaan dipastikan antara unit kerja yang satu dengan yang lainnya melakukan hubungan kerja sama yang baik guna untuk mencapai visi dan misi perusahaannya tersebut. Selama melakukan magang di Perusahaan Daerah Air minum PAM JAYA, penulis diharuskan untuk menjalin kerjasama
14 yang baik dengan unit kerja lainnya guna untuk melaksanakan fungsi dan tugas penulis yang ditempatkan di Sub Divisi Sumber Daya Manusia pada bagian kesejahteraan. Penulis melakukan hubungan kerja dengan divisi dan bagian lain antara lain: Divisi Administrasi Umum 1. Sub Divisi Hukum & Tata Usaha a. Bagian Investasi b. Bagian Akuntansi c. Bagian Keuangan 2. Sub Divisi Sumber Daya Manusia a. Bagian Pelatihan b. Bagian Penggajian c. Bagian Pajak d. Bagian Kesejahteraan 13 e. Bagian Hubungan Industrial 3. Sub Divisi Rumah Tangga a. Bagian pengurus bea gedung b. Bagian penyedia konsumsi c. Bagian perawatan taman d. Bagian pembayaran rutin listrik 4. Sub Divisi Perlengkapan a. Bagian pengadaan barang
15 b. Bagian kebutuhan kantor 5. Sub Divisi Peralatan a. Bagian peralatan kendaraan b. Bagian pensortiran barang-barang swasta yang tidak dipakai c. Bagian serah terima asset d. Bagian terrameter 1.4 Tujuan Magang dan Tujuan Penulisan Laporan 1.4.1 Tujuan Magang Ada beberapa hal yang menjadi tujuan dalam pelaksanaan magang adalah : a. Melatih dan mendidik mahasiswa/i agar dapat beradaptasi, bersosialisasi dan mendisiplinkan diri menghadapi dunia kerja. b. Memeberikan pengalaman kerja kepada setiap mahasiswa/i c. Sebagai sarana untuk penulisan Laporan Tugas Akhir penulis. d. Sebagai sarana untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang dunia kerja yang sesungguhnya. 14 e. Sebagai sarana untuk memperbanyak hubungan relasi yang nantinya akan bermanfaat saat memasuki dunia kerja.
16 1.4.2 Tujuan Penulisan Laporan a. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan pada program Diploma Tiga (Dlll) Manajemen Perusahaan. b. Untuk menerapkan antara teori yang dipelajari selama perkuliahan dengan kondisi dunia kerja yang sesungguhnya. c. Menyeimbangkan antara kemampuan berkomunikasi secara lisan dengan keterampilan berkomunikasi melalui tulisan.