BAB V ANALISA HASIL Pada bab ini akan dijabarkan hasil analisa dari pengolahan data yang telah dilakukan untuk selanjutnya digunakan sebagai dasar dalam pengembangan rekomendasi perbaikan pada sistem dan proses produksi. Langkah terakhir pada bab ini adalah melakukan evaluasi untuk verifikasi efektivitas dari rekomendasi perbaikan tersebut 5.1 Analisa Current State Value Stream Mapping Value Stream Mapping merupakan awal untuk memahami aliran informasi dan material dalam sistem secara keseluruhan. Value Stream Mapping yang digambarkan adalah untuk proses produksi materi show preview pameran MTT expo 2013. Secara keseluruhan, berdasarkan hasil observasi dan mekanisme koordinasi proses aliran informasi untuk proses produksi materi promosi show preview sudah berjalan dengan baik dan jelas. Perencaaan produksi dan koordinasi informasi mengikuti arahan dari manajer operasional. Rencana produksi sudah dibuat beberapa bulan sebelumnya. Rencana produksi tersebut dijadikan sebagai acuan untuk pembuatan planning production pembuatan materi promosi show preview, hal ini bertujuan untuk memastikan kesiapan dan ketersediaan material, man power, dan sarana penunjang lainnya agar produksi berjalan lancar. Mekanisme koordinasi harian berupa meeting 113
setiap pagi pukul 10.30, yang melibatkan semua bagian terkait juga sangat efektif sebagai sarana untuk mendapatkan feedback dan sharing informasi terkait perkembangan dan pencapaian target promosi yang baik. 5.2 Analisa Hasil Value Stream Analysis Tools (VALSAT) Metode VALSAT yang dikembangkan Hines & Rich (International Journal of Operations Production Management, 1997) dipergunakan untuk memilih values stream mapping tools yang efektif untuk evaluasi waste yang terjadi secara lebih detail. Adapun hasil urutan dari urutan mapping tools yang diprioritaskan adalah sebagai berikut. Tabel 5.1 Peringkat hasil VALSAT Rangking Detailed Mapping Akumulasi Bobot Presentase Tool Presentasi 1 Process Activity Mapping 112 47,26% 47,26% 2 Supply Chain Response Matrix 52 21,94% 69,2% 3 Decision Point Analysis 27 11,40% 80,6% 4 Demand Amplification Planning 24 10,12 % 90,72% 5 Production Variety Funnel 16 6,75% 97,47% 6 Quality Filter Mapping 4 1,69% 99,16% 7 Physical Structure 2 0,84% 100,00% Dari peringkat pada tabel 5.1 diatas, sesuai skala prioritas dan untuk efektifitas penelitian maka dipilih Process Activity Mapping (PAM) karena nilai PAM memiliki skor paling besar secara nyata. Selain itu PAM merupakan value stream mapping tools yang mampu mengevaluasi hampir semua jenis waste. 114
5.3 Analisa Process Activity Mapping (PAM) Process Activity Mapping (PAM) mampu menggambarkan detail tahapan proses produksi. PAM berfungsi untuk mengevaluasi nilai tambah atau manfaat dari tiap aktivitas dalam produksi agar proses yang berjalan lebih efektif dan efisien. Proses pembuatan PAM menggunakan data aktual perusahaan. Proses produksi materi promosi show preview pameran MTT expo 2013 terdiri dari 25 langkah pengerjaan secara detail proporsi dari setiap jenis aktifitas dapat dilihat pada tabel berikut ini Tabel 5.2 Jumlah aktifitas per jenis aktifitas Jenis Aktifitas Operation Transportation Inspection Storage Delay Jumlah aktifitas 11 4 4 1 5 Persentase 44% 16% 16% 4% 20% Berdasarkan tabel diatas, perbandingan antar jenis aktifitas dapat digambarkan pada grafik sebagai berikut : Jumlah Aktifitas Per Jenis Aktifitas Delay Storage Inspection waktu (jam) Transportation Operation 0 2 4 6 8 10 12 Grafik 5.1 Jumlah Aktifitas per Jenis Aktifitas 115
Dari grafik diatas, terdapat 11 aktifitas yang termasuk value added. Aktifitas lainnya sebanyak 14 aktifitas bersifat non value addes, sehingga harus diminimalisir karena tidak memberikan nilai tambah bagi calon pengunjung. Hasil dari PAM total waktu yang dibutuhkan adalah 249,5 jam yang secara detail proporsi waktu dari setiap jenis aktifitas dapat dilihat pada tabel berikut ini : Tabel 5.3 Kebutuhan Waktu per Jenis Aktifitas Jenis Aktifitas Operation Transportation Inspection Storage Delay Waktu (jam) 109 35 65 32 59,5 Persentase 36,3% 11,7% 21,6% 10,6 19,8% Kebutuhan waktu Per Jenis Aktifitas Delay Storage Inspection waktu (jam) Transportation Operation 0 20 40 60 80 100 120 Grafik 5.2 Kebutuhan Waktu per Jenis Aktifitas Dari grafik terlihat bahwa waktu aktifitas operation yang merupakan value added sebesar 109 jam atau 36,3% dari total waktu. Sedangkan waktu aktifitas trasnportatio, inspection, dan storage yang merupakan necessary but non value added sebesar 132 jam atau 43,9% dan waktu aktifitas delay yang merupakan non value added sebesar 116
59,5 jam atau 19,8% dimana aktifitas tersebut (non value added) harus diminimalisir karena tidak memberikan nilai tambah bagi calon pengunjung. Ringkasan analisa dari Process Activity Mapping (PAM) proses produksi materi promosi show preview adalah sebagai berikut: Tabel 5.4 Ringkasan Analisa Process Activity Mapping (PAM) Proses Produksi Materi Promosi Show Preview No Jenis Aktifitas 1 Operation 2 Transportation 3 Inspection 4 Storage PAM Proses Produksi materi show preview 11 (44%) 109 jam (36,3%) 4 (16%) 35 jam (11,7%) 4 (16%) 65 jam (21,6%) 1 (4%) 32 (10,6%) Analisa - Jumlah aktifitas dan total waktu yang dibutuhkan untuk aktifitas operasi pada proses produksi materi promosi show preview terlihat belum optimal - Aktifitas operasi merupakan aktifitas yang value added, sehingga perlu dijaga konsistensinya - Jumlah aktifitas transportasi tidak terlalu banyak banyak (±16%). Hal ini dikarenakan sebagian besar proses transportasi dilakukan hanya dengan supplier dan pada saat pengiriman saja. - Perbaikan untuk efisiensi transportasi tidak berdampak signifikan, karena dari sisi waktu yang dibutuhkan transportasi ± 14% dari total waktu keseluruhan aktifitas - Terdapat 4 proses inspeksi yang dilakukan dengan total waktu 65 jam - Inspeksi merupakan aktifitas necessary but non value added terbesar, sehingga perlu dilakukan secara efektif namun waktunya dapat dievaluasi kembali sehingga tidak terlalu banyak memakan waktu. Penyimpanan (storage) merupakan aktifitas necessary but non value added yang relatif tidak mengganggu proses produksi secara keseluruhan, sehingga dapat tetap dijaga konsistensinya. 117
5 Delay 5 (20%) 59,5 jam (19,8%) - Delay merupakan salah satu aktifitas non value added terbesar. - Delay diakibatkan karena adanya perbedaan tempat dan waktu dengan pihak-pihak yang terkait sehingga contohnya untuk pengiriman materi gambar produk tidak selalu lancar dari calon peserta. - Usulan perbaikan untuk meminimalkan delay adalah dengan berinisiatif untuk mencari sendiri materi yang dibutuhkan. 5.4 Rekomendasi Perbaikan Efektifitas tindakan perbaikan yang dipilih dan akan dilakukan sangat bergantung pada hasil mapping dan proses analisa. Proses identifikasi, mapping dan analisa secara detail yang sudah dilakukan dengan menggunakan metode VALSAT akan sangat menentukan efektifitas dari langkah perbaikan yang direkomendasikan. Dari hasil VSM dan PAM maka berikut dapat dibuat rekomendasi perbaikan secara terperinci 5.4.1 Rekomendasi Perbaikan untuk Waste Yang Ada Berdasarkan hasil analisa Process Activity Mapping (PAM), kegiatan transportasi, inspeksi dan waktu menunggu adalah kegiatan-kegiatan yang memunculkan waste yang harus diminimalisir sehingga proses produksi materi promosi show preview kedepannya dapat lebih baik, efisien dan efektif. Untuk waste yang terjadi pada kegiatan transportasi selain terdapat pemborosan waktu, terdapat juga pemborosan biaya yang timbul. Untuk itu rekomendasi perbaikan yang bisa dilakukan adalah salah satunya dengan mencari alternatif dari cara yang dilakukan selama ini seperti pada proses pengiriman materi ke supplier dapat juga 118
dilakukan dengan via email sehingga dapat mempercepat waktu pengiriman dan menghemat biaya bahan bakar. Strategi promosi dengan mengirimkan materi cetak show preview juga dapat digantikan dengan mengirimkan materi tersebut secara digital atau mengunggah (upload) materi tersebut di website sehingga calon peserta dapat dengan mudah mengunduh (download) file show preview tersebut. Hal ini juga dapat menekan biaya produksi cetak, sehingga tidak perlu mencetak materi show preview terlalu banyak. Kemudian untuk proses inspeksi, waste yang dapat ditekan adalah dengan membuat kesepakatan baru dengan pihak supplier dalam hal ini vendor percetakan untuk lebih memperhatikan kualitas produksi mereka sehingga hasil yang dikirmkan kepada PT ECMI Indonesia adalah sudah dalam keadaan baik secara keseluruhan. Sehingga tidak perlu mengirim staff dari ECMI untuk memantau kegiatan produksi cetak dan pengecekan materi show preview tidak perlu lagi dilakukan karena setelah ada kesepakatan baru maka materi cetak show preview yang terkirim sudah melewati proses shortir dari pihak percetakan. Proses delay dari hasil analisa Process Activity Mapping (PAM), adalah proses yang seharusnya tidak perlu terjadi. Namun dalam situasi nyata dilapangan proses ini sulit untuk dihindari, contohnya pada proses menunggu kiriman materi produk dari calon peserta pameran, hal ini sebenarnya dapat disiasati dengan mencari informasi dari calon peserta tersebut tentang produk yang akan diberikan. Biasanya pihak calon peserta tidak memiliki waktu ataupun sarana yang memadai dalam memenuhi permintaan gambar tersebut, maka pihak penyelenggara dapat berinisiatif mencari informasi tentang produk tersebut dan membantunya mencari di internet. Sehingga waktu menunggu dapat dikurangi. Kasus lainnya adalah proses menunggu persetujuan desain, hal ini sulit 119
dihindari karena memang sudah menjadi prosedur tetap didalam perusahaan bahwa proses persetujuan desain perlu dilakukan untuk menjamin hasil desain telah sesuai dengan konsep yang disepakati. 120
Gambar 5.1 Future State Value Stream Mapping Proses produksi materi promosi Show Preview pameran MTT expo 2013 121