1 PETUNJUK TEKNIS MONEV PENDATAAN 10 PROGRAM PKK LATAR BELAKANG Perkembangan dan teknologi yang terjadi dewasa ini, telah banyak memberikan kontribusi positif terhadap perubahan pola pikir dan kegiatan masyarakat yang berorientasi kepada kemudahan dan transparansi dalam melaksanakan berbagai kegiatan, baik swasta maupun pemerintah serta kegiatan lainnya yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi. Dengan semakin cepatnya kemajuan teknologi informasi pada saat sekarang, kebutuhan akan adanya infomasi sudah tidak dapat dihindari. Informasi merupakan syarat utama bagi pekembangan Institusi di masa depan, karena sumber daya tanpa didukung oleh informasi yang baik tidak akan pernah memberikan hasil yang optimal. Selain itu informasi juga dapat memberikan dampak yang besar terhadap efisiensi dan efektifitas penggunaan sumber daya lainnya. Selain itu perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini tidak menutup kemungkinan setiap instutisi atau stakeholder bahkan individu dapat melakukan akses data yang diinginkan hanya dengan komputer sederhana dan sarana komunikasi dimana saja baik dalam keadaan berhenti maupun bergerak. PKK yang merupakan institusi yang sangat erat hubungannya dengan sistem pemerintahan maupun masyarakat memandang, perkembangan teknologi informasi dan komunikasi berimplikasi sangat luas terhadap kinerja kelembagaan, penyediaan data dan informasi dalam penunjang kebijakan serta pembangunan daerah, sehingga Institusi PKK perlu meningkatkan diri menjadi TP PKK Masa depan yang lebih Professional, Accountable, Transparan dan Independent. Professional merupakan ciri dari sebuah institusi yang siap untuk memberikan informasi kepada masyarakat atau institusi lainnya secara optimal baik dari sisi kecepatan dan ketepatan data sesuai kebutuhan. Sehingga mampu mendorong kebijakan-kebijakan pemerintah khususnya yang bersentuhan langsung pada masyarakat lebih optimal
Accountable, menjadi syarat bagi sebuah intitusi dalam melaksanakan kegiatannya secara tertib administratif, dalam hal ini ketepatan data yang disajikan memberikan informasi yang lebih akurat. Transparan adalah trend dalam era keterbukaan sebuah sistem yang dilakukan dalam pengelolaan data masyarakat maupun institusi terkait lainnya sehingga data-data yang disajikan dapat dengan mudah di kotrol secara langsung oleh lembaga atau institusi yang berkepentingan. Dengan ketiga sifat tersebut serta adanya sarana dan prasarana Sistem Informasi yang mendukung, diharapkan TP-PKK kedepan merupakan sebuah entity yang mandiri (Independent). KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Pada prinsipnya Sistem Informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan masukan-masukan yang bermanfaat bagi penggunanya, atau dengan kata lain Sebuah sistem terintegrasi untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Jadi Sistem Informasi Manajemen ini adalah sebuah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk pengambil keputusan guna mendukung operasi-operasi dan pembuatan keputusan yang diperlukan oleh semua tingkatan manajerial dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen juga dapat diartikan sebagai Sistem formal dan Informal yang menyediakan informasi yang lalu, saat ini dan diperkirakan yang akan datang. Data masukan yang diberikan berupa data transaksi yang telah diproses, beberapa data yang asli, model-model pengolahan data. Hasil dari proses pengolahan data tersebut adalah berupa pembuatan laporan-laporan yang ringkas, keputusan-keputusan yang rutin atau Informasi-informasi sesuai dengan masukan yang diberikan. Untuk menghasilkan konsep dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang terpadu dan terintegrasi, baik dari sisi kelembagaan, sumber daya manusia, keterkaitan dengan database, maupun akomodasi terhadap berbagai jenis data yang diperlukan, maka sistem yang akan dikembangkan haruslah mendukung dan memberi payung bagi kelembagaan dan pengembangan sistem informasi yang berkaitan secara langsung ataupun tak langsung terhadap manajemen 2
3 organisasi dan institusi terkait lainnya. Melalui pengembangan SIM yang terpadu dan terintegrasi ini diharapkan dapat ditetapkan mekanisme yang baku terhadap manajemen organisasi terutama terhadap keterkaitan fungsional antara unit kerja, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas kinerja dengan dukungan informasi yang lebih cepat dan akurat, khususnya dalam rangka penyelenggaraan pelayanan terhadap Pelaku / Pelaksana Kegiatan 10 Program PKK baik di tingkat pusat maupun daerah serta kepentingan masyarakat berdasarkan prinsip-prinsip keterbukaan dan tanggungjawab serta sebagai bahan evaluasi kegiatan dan pengambilan kebijakan. MANAJEMEN PENGOLAHAN DATA DAN INFORMASI Dalam proses pengolahan data, SIM PKK pada tahap pertama dilakukan secara Semi Online dimana proses pengumpulan data dilakukan mulai dari Kelompok dasawisma hingga kecamatan dilakukan secara manual dan dari tingkatan Kabupaten/kota dilakukan secara Online dimana pada tiap tiap tingkatan telah ditunjuk satu orang sebagai walidata sebagai penanggungjawab keabsahan data yang akan dilaporkan. Pada tingkatan Kelompok Dasawisma dalam proses pengumpulan data menggunakan instrumen data primer yang merupakan data kuisioner yang langsung diisi atau dengan model interview dengan warga binaa, yang selanjutnya direkap pada tabel hasil rakernas VI PKK yang telah disempurnakan. Pada tingkatan Kelompok Tingkat RT, pengisian tabel dilakukan dengan menggunakan instrumen tabel rekapitulasi dari Tabel rekap kelompok dasawisma dan data skunder yang sekiranya belum ada pada tabel rekapitulasi dasawisma.
4 Untuk tingkatan yang lebih tinggi selanjutnya menggunakan metode yang sama yakni menggunakan instrumen tabel rekapitulasi pada tabel rekap satu tingkatan dibawahnya hingga pada tingkatan TP-PKK Kecamatan, yang pada akhirnya pada tingkat Kabupaten/Kota dilakukan entry data rekapitulasi dari Tabel rekap tingkat kecamatan secara Online.
DIAGRAM KONTEK SIM PKK 5
6 CARA PENGISIAN DATA Dalam pengisian data SIM PKK mengacu pada dua instrumen yaitu data primer warga binaan TP PKK serta Tabel rekapitulasi hasil rakernas IV PKK yang telah disempurnakan (terlampir) LAMPIRAN