PEMODELAN PROSES PENGADAAN BARANG DALAM SUPPLY CHAIN MANAGEMENT RUMAH SAKIT UMUM STUDI KASUS: RS ADVENT BANDUNG LAPORAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai syarat kelulusan tingkat sarjana oleh : Ratna Ekasari Prihandini / 13504043 PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2008
Lembar Pengesahan Program Studi Sarjana Informatika PEMODELAN PROSES PENGADAAN BARANG DALAM SUPPLY CHAIN MANAGEMENT RUMAH SAKIT UMUM STUDI KASUS: RS ADVENT BANDUNG Tugas Akhir Program Studi Sarjana Informatika ITB Oleh Ratna Ekasari Prihandini / 13504043 Telah disetujui dan disahkan sebagai laporan tugas akhir di Bandung, pada tanggal 1 Juli 2008 Pembimbing Ir. Kridanto Surendro, MSc. Ph.D NIP. 131933281
ABSTRAK Saat ini persaingan antar perusahaan telah bergeser dari persaingan produksi menjadi persaingan jaringan. Maka, tak heran jika perusahaan mulai berebut untuk masuk pasar baru atau mengefisiensikan biaya produksi dengan cara mengefektifkan jaringan supply chain mereka. Hal ini terjadi baik di perusahaan jasa maupun manufaktur. Rumah sakit sebagai salah satu perusahaan jasa memiliki ciri khas yang cukup berbeda dengan manufaktur. Persoalan jaringan supply chain ini sangat penting dalam mendukung bisnis rumah sakit. Ketersediaan barang di rumah sakit akan menentukan kecepatan dan ketepatan pelayanan. Supply chain management rumah sakit sangat menarik dikaji karena memiliki keragaman kebutuhan tinggi, belum ada best practise, dan teknologi yang digunakan untuk menjalankannya pun masih per telepon. Untuk menjawab persoalan diatas maka dirancang proses bisnis SCM yang cocok untuk rumah sakit dengan menggunakan SCOR Framework dan bentuk aplikasi yang sesuai. SCOR Framework merupakan single framework yang berisi proses-proses dalam SCM yang dapat digunakan oleh perancang untuk menyusun proses bisnis SCM yang sesuai dengan strategi perusahaan. Sebelum perancangan, dilakukan analisis terhadap lingkup bisnis dari perusahaan terlebih dahulu dan aliran informasi yang diperlukan. Selanjutnya, dilakukan pemetaan tiap proses terhadap pelaku dan perancangan aplikasi didasarkan pada hasil dari level 4-6 dari SCOR Framework dengan metodologi pembangunan perangkat lunak Rational Unified Process. Pada tugas akhir ini, dirancang proses bisnis SCM rumah sakit umum yang sesuai dengan kasus yang terjadi pada RS Advent Bandung. Identifikasi dilakukan terhadap dasar dari penentuan strategi SCM yaitu histori transaksi tahun sebelumnya. Bentuk strategi SCM yang tepat yaitu responsif, sedangkan pengelompokkan barang yang tepat berdasarkan sifat barang dan waktu kebutuhan barang datang. Arsitektur aplikasi yang dapat digunakan yaitu web, desktop, atau service based. Penggunaan arsitektur web based paling mungkin diimplementasikan saat ini karena dari sisi pemasok, banyak pemasok yang belum memiliki infrastruktur teknologi informasi. Keberadaan teknologi informasi yang dapat menyambungkan rumah sakit dengan pemasok mengurangi tingkat kesalahan komunikasi dan mempercepat proses pengadaan barang. kata kunci : supply chain management, rumah sakit, SCOR Framework iii
KATA PENGANTAR Alhamdulillaahirabbil aalaamin, segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah S.W.T., yang dengan rahmat dan kasih sayang-nya telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. Selama melaksanakan Tugas Akhir, penulis banyak mendapatkan ilmu, dukungan, dan pengalaman yang sangat berharga dari berbagai pihak, sehingga Penulis bermaksud menyampaikan ucapan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada : 1. Bapak Teguh Priyono dan Ibu Raharjani yang senantiasa merawat, mendoakan, dan mendukung baik moral maupun materi kepada penulis. Terima kasih atas kasih sayangnya, maaf penulis banyak lalai. Semoga Bapak/Ibu selalu dalam lindungan-nya. 2. Bapak Ir. Kridanto Surendro, MSc. Ph.D, selaku dosen pembimbing Tugas Akhir atas ide, arahan, bimbingan, dan banyak pelajaran berharga kepada penulis. 3. Ibu Dra. Christine Suryadi, M.T, selaku dosen penguji selama Tugas Akhir berlangsung atas masukan dan kesediaan waktunya dalam sidang proposal hingga sidang akhir. 4. Ibu Dr. Eng. Ayu Purwarianti S.T., M.T., selaku dosen penguji pada sidang akhir atas waktu dan kesediaannya serta masukan bagi perbaikan diri penulis. 5. Seluruh staf dosen pengajar dan tata usaha yang telah membantu perkuliahan penulis. 6. RS Advent Bandung, Humas RS Advent Bapak Very Ngantung dan Kepala Bendahara Material Bapak Yudi, atas arahan, bimbingan, dan kesempatan observasi selama penulisan Tugas Akhir. Staf Bendahara Material, Ibu Ambar, Mas Eko, Pak Cucuk, Pak Voiske, Pak Heru, Pak Sahrul, Pak de, Mas Yayan, dan Almarhum Pak Suhandi, atas bantuan, kekeluargaan, dan keceriaan selama observasi. 7. Segenap keluarga besar Semondo dan Pare, Almarhumah Djum Supartiwi yang telah merawat penulis dari bayi. Almarhum Soemardjono, Mbah Putri Mustakimah, Pak de Soebagio, Pak de Catur, Almarhum Pak de Said dan Ibu Endah Amani sekeluarga yang telah merawat penulis semasa remaja, mendukung moral dan materi serta mendorong penulis untuk maju. iv
8. Ibu Suhannah sekeluarga, atas kesempatan tempat tinggal dan perawatan selama waktu awal penulis berada di Bandung. Bapak/Ibu Narto atas perawatan selama kos. 9. Rahardian Adi Wicaksono, atas permainan gitarnya, curahan hati, dan kesabarannya selama ditinggal penulis. Semoga apa yang penulis lakukan bisa menjadi contoh baik bagimu untuk meraih cita-cita. For you, a thousand times. 10. Satriyo Wicaksono, atas setiap detik waktunya menemani, menyemangati, mendoakan, rela menjadi sasaran kemarahan serta sabar menanti penulis. It s my turn, waiting you. 11. Mbak Ervin, Mbak Rini, dan sepupu-sepupu serta ponakanku yang selalu menjadi inspirasi, terima kasih atas kebersamaannya. luph u my lovely sist 12. Santi, Bunga, dan Mbak Niska yang selalu menjadi teman setia di kala susah dan senang, penuh pengertian, dan keceriaan dalam keseharian penulis. Anaz, Farid, dan Yanu yang selalu bersedia jadi ojek dan sumber hiburan. 13. Mas Tiko, atas akses gratis, contoh-contoh semangat juangnya, ilmu, dan nasehat serta bantuannya. 14. DjamThree, Mita, Mia, Moren, Anda, dan Jimmy atas kekompakkannya dan seluruh warga IF 2004, staf dosen pengajar, dan tata usaha yang telah membantu perkuliahan penulis. Sahabat SMU, Fatim, Nisa, dan Uun yang selalu ada meski kita jauh. 15. Teman-teman laboratorium SI, Pradita, Lafra, Hanin, Deasy, Lely, Ratih, Willy, Teh Icha, Mas Hervin, Mas Ayub, Adhi, Laris, Vinta, Bayu, Asisten 2002, serta sesama pejuang TA di SI. 16. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa laporan tugas akhir ini masih memiliki banyak kekurangan. Untuk itu, Penulis terbuka terhadap saran dan kritik untuk perbaikan. Bandung, 1 Juli 2008 Penulis v
DAFTAR ISI Lembar Pengesahan... ii ABSTRAK... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vi DAFTAR GAMBAR... ix DAFTAR TABEL... x DAFTAR SIMBOL... xi BAB I PENDAHULUAN... I-1 1.1. Latar Belakang... I-1 1.2. Rumusan Masalah... I-2 1.3. Tujuan... I-3 1.4. Batasan Masalah... I-3 1.5. Metodologi... I-4 1.6. Sistematika Pembahasan... I-4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... II-1 2.1. Proses Bisnis Supply chain management... II-1 2.1.1. Proses Bisnis... II-1 2.1.2. Supply chain management... II-3 2.1.3. Klasifikasi Barang... II-10 2.2. SCOR Framework... II-11 2.3. Rational Unified Process... II-13 BAB III ANALISIS... III-1 3.1. Proses Bisnis SCM Rumah Sakit Umum... III-1 3.1.1. Strategi Operasional dan SCM Rumah Sakit Umum... III-2 3.1.2. Faktor-faktor Penentu Bentuk SCM Rumah Sakit... III-3 3.1.3. Pelaku SCM Rumah Sakit... III-6 3.1.4. Hubungan Rumah Sakit dengan Jaringan Distribusi Obat... III-7 3.1.5. Proses Bisnis SCM Rumah Sakit... III-9 3.1.6. Klasifikasi Barang... III-11 3.2. Studi Kasus Pembelian Barang RS Advent Bandung... III-12 3.2.1. Dekomposisi Proses Pembelian... III-13 vi
3.2.2. Efisiensi dan Efektivitas Proses Pembelian... III-14 3.2.3. Persoalan-persoalan dalam Proses Pembelian... III-16 3.2.4. Identifikasi Kebutuhan Proses untuk Pelaku SCM... III-18 BAB IV PERANCANGAN... IV-1 4.1. Proses Bisnis Pengadaan Barang... IV-1 4.1.1. Business Scope SCM Rumah Sakit Umum... IV-1 4.1.2. Alur Global Proses Pengadaan Barang... IV-5 4.2. Pemodelan Proses dengan SCOR Framework... IV-10 4.3. Perancangan Aplikasi... IV-14 4.3.1. Arsitektur Aplikasi... IV-14 4.3.2. Kebutuhan Fungsional dan Nonfungsional Aplikasi... IV-18 BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN... V-1 5.1. Implementasi Perangkat Lunak... V-1 5.1.1. Lingkungan Implementasi... V-1 5.1.2. Batasan Implementasi... V-1 5.1.3. Implementasi Data... V-1 5.2. Pengujian Perangkat Lunak... V-5 5.3. Pengujian Proses... V-5 BAB VI PENUTUP... VI-1 5.1. Kesimpulan... VI-1 5.2. Saran... VI-1 DAFTAR REFERENSI... xii DAFTAR PUSTAKA... xiii DAFTAR GAMBAR LAMPIRAN... xiv DAFTAR TABEL LAMPIRAN... xvi Lampiran A Struktur Organisasi... A-1 Lampiran B Pemodelan Pembelian Barang dengan IDEF 0... B-1 B.1 Level 0... B-1 B.2 Level 1... B-2 Lampiran C Data Operasional Pembelian... C-1 Lampiran D Pemodelan Proses dengan SCOR Framework... D-1 D.1 Level 3... D-1 D.1.1 Level 4 dan 5... D-3 Lampiran E Pemodelan Aplikasi... E-1 vii
E.1 Skenario... E-1 E.2 Diagram Kelas Analisis dan Sequence Diagram Analisis... E-14 E.3 Diagram Kelas dan Sekuensial Perancangan... E-24 E.4 Skenario Pengujian... E-33 viii
DAFTAR GAMBAR Gambar II-1 Value Chain Porter Framework... II-2 Gambar II-2 Pemodelan Proses dengan IDEF0... II-2 Gambar II-3 Hierarki Proses dalam IDEF0... II-3 Gambar II-4 Lapisan Supply chain management... II-4 Gambar II-5 Struktur Organisasi Supply chain management... II-6 Gambar II-6 Proses Perancangan Teknologi Informasi untuk SCM... II-9 Gambar II-7 Kesesuaian Klasifikasi Barang dengan Strategi SCM... II-11 Gambar II-8 Supply chain management pada SCOR Framework... II-12 Gambar II-9 Model RUP Gabungan UML dan Process... II-14 Gambar II-10 Aktivitas-aktivitas Inkremental untuk Tiap Fase RUP... II-14 Gambar III-1 Value chain dalam Rumah Sakit... III-1 Gambar III-2 Struktur Organisasi Berdasarkan Proses... III-6 Gambar III-3 Distribusi Obat di Indonesia... III-8 Gambar III-4 Infrastruktur Teknologi Informasi SCM RS Advent... III-11 Gambar III-5 Pemetaan Kelompok Barang terhadap Strategi... III-12 Gambar IV-1 Aliran Informasi Pembelian pada Business Scope Lama... IV-2 Gambar IV-2 Aliran Informasi Pembelian pada Business Scope Baru... IV-3 Gambar IV-3 Aliran Informasi Pengembalian Barang Lama... IV-4 Gambar IV-4 Aliran Informasi Pengembalian Baru... IV-5 Gambar IV-5 Pemetaan Proses SCOR Framework Level 1... IV-10 Gambar IV-6 Pemetaan Proses pada SCOR Framework Level 2... IV-12 Gambar IV-7 Pemetaan Proses Bisnis pada Level 3 dengan Enable... IV-13 Gambar IV-8 Aliran Informasi pada Single Application... IV-14 Gambar IV-9 Arsitektur Single Application... IV-15 Gambar IV-10 Bentuk Integrasi Sistem N-to-N... IV-16 Gambar IV-11 Arsitektur Integrasi Sistem dengan SOA... IV-17 Gambar IV-12 Diagram Use Case SCM Rumah Sakit... IV-20 Gambar V-1 Diagram Fisik Prototipe... V-2 ix
DAFTAR TABEL Tabel II-1 Pengertian Supply chain management... II-4 Tabel II-2 Strategi Bisnis dan SCM... II-5 Tabel II-3 Strategi Supply chain management... II-7 Tabel II-4 Jenis Strategi Operasional dan Penentuan Strategi SCM... II-7 Tabel II-5 Perbandingan Klasifikasi Barang... II-10 Tabel III-1 Pemetaan Proses dalam SCM terhadap Pelaku... III-9 Tabel III-2 Metrik Level 1 dari SCOR Framework... III-14 Tabel III-3 Persoalan dalam SCM RS Advent Bandung... III-17 Tabel III-4 Identifikasi Pelaku, Peran, dan Aktivitas... III-19 Tabel III-5 Unit di Rumah Sakit... III-22 Tabel IV-1 Alur Proses Pembelian... IV-9 Tabel IV-2 Kebutuhan Fungsional Aplikasi Pembelian... IV-19 Tabel IV-3 Kebutuhan Non Fungsional Aplikasi SCM... IV-19 Tabel V-1 Implementasi Data dari Proses SCM... V-3 Tabel V-2 Status Hasil Implementasi dan Pengujian Fitur Fungsional... V-5 Tabel V-3 ASME Diagram Proses Pengadaan Barang Saat Ini... V-7 Tabel V-4 ASME Diagram Proses Pengadaan Barang Perancangan... V-8 x
DAFTAR SIMBOL No Simbol Keterangan 1. V Proses yang memberikan nilai tambah 2. Proses yang tidak memberikan nilai tambah 3. Pemeriksaan 4. Pengiriman 5. Waktu tunggu (proses menunggu) 6. Penyimpanan 7. Use case 8. Aktor xi