LAPORAN AUDIT INTERNAL ISO 9001:2008 DI BALAI VETERINER LAMPUNG Tanggal 7-8 Juli 2014 KEMENTERIAN PERTANIAN DIREKTORAT JENDERAL PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN BALAI VETERINER LAMPUNG 2014
KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT Pelaksanaan Audit Internal ISO 9001:2008 di Balai Veteriner Lampung telah selesai dilaksanakan, semua hasil Audit Internal ISO 9001:2008 di Balai Veteriner Lampung dituangkan dalam laporan ini. Kami menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih belum sempurna, oleh karena itu kami mohon maklum dan masukan konstruktif untuk perbaikan laporan ini maupun untuk perbaikan di tahun-tahun yang akan dating. Semoga laporan hasil kegiatan ini dapat menjadi salah satu bahan perbaikan pelaksanaan Audit Internal ISO 9001:2008 di Balai Veteriner Lampung di waktu selanjutnya dan bermanfaat bagi kita semua. Bandar Lampung, Juli 2014 Panitia Audit Internal ISO 9001:2008 Drh. Enny Saswiyanti,M.Si NIP. 19770901 200112 2 001
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Sistem manajemen mutu penting untuk meningkatkan persaingan dan kepercayaan masyarakat terhadap instansi atau perusahaan di era globalisasi saat ini. Tata kelola pemerintahan yang sesuai dengan tuntutantuntutan baru dari stakeholder berupa komitmen untuk meningkatkan mutu, reformasi birokrasi, pedoman kerja yang transparan, standar etika dan jaminan akuntabilitas publik. Untuk menjawab kebutuhan pelayanan publik ini maka sistem tata kelola pemerintahan yang mendukung peningkatan fungsi dan kinerja diperlukan. Sistem manajemen mutu berdasarkan SNI ISO 9001:2008 merupakan salah satu sistem yang biasa digunakan sebagai standarisasi pelayanan terhadap publik. ISO 9001:2008 adalah serangkaian standar yang memberikan panduan dan kriteria untuk sistem manajemen mutu. Sistem ini meliputi pedoman, prosedur dan instruksi kerja yang menggambarkan proses dalam organisasi. Dengan adanya sistem manajemen mutu ini maka diharapkan : - Kepercayaan pelanggan meningkat - Citra dan daya saing institusi meningkat - Produktivitas, efisiensi dan efektifitas operasional meningkat sehingga memperkecil pemborosan biaya akibat kegagalan mencapai mutu produk yang ditetapkan. - Moral karyawan akan meingkatkan karena sistem kerja yang baik dan konsisten.
Balai Veteriner Lampung sebagai Laboratorium penguji telah mendapat sertifikat ISO 9001 : 2008 oleh mutu certification in international tahun 2013. Oleh karena itu diperlukan audit internal sebagai kendali untuk menilai bahwa sistem mutu telah diterapkan secara berkesinambungan dan konsisten. B. MAKSUD DAN TUJUAN Adapun maksud dan tujuan kegiatan ini adalah : - Menilai penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008; - Menilai kesiapan sertifikasi sistem manajemen mutu sesuai ISO 9001 : 2008.
BAB II MATERI DAN METODE A. METODE Metode yang dilakukan adalah audit dokumen dan audit lapangan untuk melihat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008. B. JADWAL (Terlampir) C. AUDITOR 1. drh. Enny Saswiyanti,M.Si () 2. Drh. Suryantana 3. drh. Tri Guntoro 4. Drh. Syarifah Alawiyah 5. Drh.Eko Agus Srihanto,M.Sc 6. Drh.Gunawan Setiaji 7. Rachmad Santoso 8. Tri Haryani,SE
BAB III KEGIATAN A. PESERTA Peserta dari kegiatan ini terdiri dari : 1. Personil Inti : 31 orang 2. Personil pendukung : 9 orang 3. Karyawan/karyawati : 20 orang 60 orang B. PELAKSANAAN Pelaksanaan dilakukan di Balai Veteriner Lampung (Laboratorium dan administrasi) C. HASIL KEGIATAN Audit internal telah dilaksanakan di Balai Veteriner Lampung pada tanggal 7-8 Juli 2014 mencakup seluruh ruang lingkup ISO 9001 : 2008 dan diluar ruang lingkup. Balai telah melaksanakan ISO 9001 : 2008 sehingga secara sistem sudah berjalan dengan baik kegiatan pengujian di dalam dan luar ruang lingkup ISO 9001 : 2008. Secara garis besar hasil audit internal : Sub Bagian Tata Usaha Kepegawaian SOP belum lengkap contoh : SOP pengumpulan DUPAK SOP untuk cuti tidak ditempelkan atau diedarkan Dokumen aktif tidak terlindungi contoh : tidak ditempatkan didalam lemari/rak Evaluasi hasil pelatihan pegawai belum dilakukan Keuangan Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Kurangnya pemahaman visi, misi Perencanaan ROPAK belum selesai terkendala peta dan segera didistribusikan Anjab, ABK dan SKP belum di pasang SOP tidak terdokumentasi
Pelayanan Teknis Informasi Veteriner Laboratorium Kesmavet Laboratorium Virologi Lab. Bakteriologi Lab. Patologi BMN Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barang tahun berikutnya tidak berjalan Kegiatan internal untuk laporan pembelian barang dan bahan tidak disampaikan ke BMN Buku penerima barang tidak ada tanda tangan penerima Barang yang rusak tidak diberi label Alat tidak masuk ke inventaris BMN Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat membuat laporan dari bulan Januari 2014 Overlap pengambilan sampel di RPH Belum membuat rekap tentang kendali pengujian Masih ada pengujian lebih dari janji (30 hari) untuk active servis (E 30) LP03 dari Januari-Mei tidak ada notes (tulisan informasi tidak boleh digandakan) Labeling kalibrasi alat hilang Pemahaman penggunaan angka koreksi kalibrasi masih sangat kurang Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang Uraian tugas penguji belum ada Kaji ulang permintaan tidak berjalan Pengujian yang lebih dari klausul perjanjian terutama untuk cemaran mikroba (E30) Keterlambatan pengujian ELISA melebihi klausul (1 bulan) Kaji ulang permintaan tidak berjalan Laporan untuk E30 bulanan belum dibuat Metode uji tidak lengkap : metode uji untuk Campilhobacter belum ada Angka koreksi kalibrasi belum digunakan pengukuran : belum ditempel pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup Berita acara pemindahan dokumen kadaluarsa kebagian arsip belum ditanda tangani : Berita Acara pemindahan arsip diatas tahun 2011 Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Stock bahan tidak tersedia
Lab. Bioteknologi Lab. Parasitologi Masih ditemukan lama waktu pengujian yang tidak sesuai janji layanan (30 hari) Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia dan Elisa Toxoplasma belum ada Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran : belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup Anjab, ABK dan SKP belum ada dimeja kerja pegawai
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil kegiatan audit ISO 9001:2008, maka diperoleh beberapa simpulan dan saran sebagai berikut : 1. Seluruh hasil kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik ; 2. Sistem manajemen mutu telah berjalan baik laboratorium maupun administrasi dan harus ditingkatkan lagi terutama terkait pelayanan diluar ruang lingkup ISO 9001:2008; 3. Komunikasi dan koordinasi internal perlu ditingkatkan lagi agar sistem dapat berjalan lebih baik; 4. Keterlibatan pegawai dan pemahaman akan kebijakan mutu perlu ditingkatkan lagi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
BAB IV PENUTUP Demikian laporan kegiatan Audit Internal ISO 9001:2008 Tahun 2014, semoga isi laporan ini bisa menjadi masukan untuk perbaikan dan peningkatan berkelanjutan pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu di Balai Veteriner Lampung. Bandar Lampung, Juli 2014 Panitia Audit Internal ISO 9001:2008 Drh. Enny Saswiyanti,M.Si NIP. 19770901 200112 2 001
9 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Lab. Bakteriologi Metode uji tidak lengkap : metode uji untuk Campilhobacter belum ada akan segera dibuat 2 hari Angka koreksi kalibrasi belum digunakan pengukuran : akan segera ditempel 2 hari belum ditempel pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup Berita acara pemindahan dokumen kadaluarsa kebagian segera di tandatangani 2 hari arsip belum ditanda tangani : Berita Acara pemindahan arsip diatas tahun 2011 - Metode uji tidak lengkap : metode uji untuk Campilhobacter belum ada - Angka koreksi kalibrasi belum digunakan pengukuran : belum ditempel pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup - Berita acara pemindahan dokumen kadaluarsa kebagian arsip belum ditanda tangani : Berita Acara pemindahan arsip diatas tahun 2011
10 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Lab. Patologi Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan Segera membuat catatan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada 2 hari Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Segera mencetak Anjab,ABK dan SKP 2 hari Stock bahan tidak tersedia pengendalian hama tikus 2 hari - Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada - Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik - Stock bahan tidak tersedia
4 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN BMN Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barangsetiap akhir tahun dari masing-masing lab. tahun berikutnya tidak berjalan menginformasikan permintaan Kegiatan internal untuk laporan pembelian barang dan menginformasikan permintaan bahan tidak disampaikan ke BMN Buku penerima barang tidak ada tanda tangan penerima Meminta tanda tangan ke penerima barang Barang yang rusak tidak diberi label segera diberi label Alat tidak masuk ke inventaris BMN - Barang yang rusak tidak diberi label - Alat tidak masuk ke inventaris BMN - Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barang tahun berikutnya tidak berjalan
6 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Infovet Belum membuat rekap tentang kendali pengujian Rentang kendali pengujian akan dibuat Masih ada pengujian lebih dari janji (30 hari) untuk 7 hari active servis (E 30) LP03 dari Januari-Mei tidak ada notes (tulisan informasi tulisan notes di LP03 sudah ditambahkan tidak boleh digandakan) - Belum membuat rekap tentang kendali pengujian - Masih ada pengujian lebih dari janji (30 hari) untuk active servis (E 30)
1 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Kepegawaian SOP belum lengkap contoh : SOP pengumpulan DUPAK Akan segera dibuat SOP 7 hari SOP untuk cuti tidak ditempelkan atau diedarkan Dokumen aktif tidak terlindungi contoh : tidak ditempatkan didalam lemari/rak Evaluasi hasil pelatihan pegawai belum dilakukan SOP cuti akan segera di edarkan Akan disediakan lemari/rak Akan segera dilakukan evaluasi 7 hari 1 bulan 7 hari 2 - SOP belum lengkap contoh : SOP pengumpulan DUPAK - SOP untuk cuti tidak ditempelkan atau diedarkan
7 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Lab. Kesmavet Labeling kalibrasi alat hilang Segera ditindak lanjuti Pemahaman penggunaan angka koreksi kalibrasi masih segera diadakan sosialisasi 7 hari sangat kurang Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang Uraian tugas penguji belum ada Akan segera di letakkan dimeja 7 hari Kaji ulang permintaan tidak berjalan Pengujian yang lebih dari klausul perjanjian terutama untuk cemaran mikroba (E30) - Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang - Kaji ulang permintaan tidak berjalan
2 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Keuangan Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Segera mencetak dan meletakkan dimeja 7 hari Kurangnya pemahaman visi, misi Memahami visi, misi - Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik - Kurangnya pemahaman visi, misi
12 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Lab. Parasitologi Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia dan Elisa Toxoplasma belum ada akan segera di serahkan dan didokumentasikan Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran : akan segera di tempel 2 hari belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam lingkup Anjab, ABK dan SKP belum ada dimeja kerja pegawai akan segera diletakkan dimeja 2 hari - Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia dan Elisa Toxoplasma belum ada - Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran : belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup - Anjab, ABK dan SKP belum ada dimeja kerja pegawai
10 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Lab. Patologi Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan Segera membuat catatan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada 2 hari Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Segera mencetak Anjab,ABK dan SKP 2 hari Stock bahan tidak tersedia pengendalian hama tikus 2 hari - Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada - Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik - Stock bahan tidak tersedia
5 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Pelayanan Teknis Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat membuat laporan dari bulan Januari 2014 Membuat rekap pemberitahuan kepada personil yang terlambat membuat laporan 7 hari Overlap pengambilan sampel di RPH Petugas lebih teliti dan diverifikasi oleh Kasi Yan - Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat membuat laporan dari bulan Januari 2014 - Overlap pengambilan sampel di RPH
2 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Keuangan Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Segera mencetak dan meletakkan dimeja 7 hari Kurangnya pemahaman visi, misi Memahami visi, misi - Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik - Kurangnya pemahaman visi, misi
8 NCR TANGGAL TERBIT UNIT KERJA KETIDAKSESUAIAN TINDAKAN PERBAIKAN Lab. Virologi Keterlambatan pengujian ELISA melebihi klausul (1 bulan) segera diadakan Kaji ulang permintaan tidak berjalan Laporan untuk E30 bulanan belum dibuat segera dibuat 7 hari - Keterlambatan pengujian ELISA melebihi klausul (1 bulan) - Kaji ulang permintaan tidak berjalan - Laporan untuk E30 bulanan belum dibuat