1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dunia bisnis dewasa ini mengalami tekanan-tekanan yang sangat berat. Persaingan bisnis yang semakin ketat membuat perusahaan bisnis meningkatkan atau bahkan mengubah strateginya supaya lebih unggul dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya. Suatu perusahaan bisnis harus terus melakukan perbaikan antara strategi, proses bisnis, dan teknologi informasi untuk mencapai suatu keselarasan dari ketiga unsur tersebut demi meraih dan mempertahankan keunggulan daya saing yang dimiliki perusahaan. Pesatnya perkembangan teknologi informasi telah membantu perusahaan untuk menunjang proses bisnisnya sehingga mengharapkan tercapainya strategi yang telah ditentukan oleh perusahaan. TI/SI saat ini telah menjadi kebutuhan dan menjadi keunggulan tersendiri bagi perusahaan dalam menjalankan praktik bisnisnya. PT. ASD merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pemasaran produk-produk dan jasa-jasa pelayanan kepada pelanggan yang berkualitas tinggi dalam lingkungan global. Perusahaan ini mulai berdiri di Indonesia pada 12 April 1971. Sampai saat ini PT. ASD sudah mengeluarkan banyak produk yang berkualitas dan mendapatkan tempat tersendiri di hati para konsumennya. Bagi PT. ASD kepuasan pelanggan adalah segalanya dan mutlak harus selalu ditingkatkan. Perusahaan harus melakukan inovasi terhadap produk dan pelayanan terhadap konsumen, serta menyelaraskan antara strategi, proses bisnis, dan teknologi di dalam perusahaan agar tetap seimbang untuk tetap unggul dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya. Menurut Pereirra & Sousa (2005) keselarasan antara IT dan bisnis proses merupakan hal yang penting di dalam organisasi. Keselarasan mempunyai tujuan untuk memberikan ukuran yang lebih baik dalam merumuskan, memahami, menganalisa dan mengevaluasi organisasi dari sudut pandang sistem informasi dan karena hal itulah maka digunakan konsep enterprise architecture. Enterprise architecture atau EA dapat menambah nilai tambah kepada perusahaan. Hal ini diperkuat oleh studi yang dilakukan oleh Tamm, Seddon, Shanks, dan Reynolds (2011) EA Benefit Model berpendapat bahwa dengan melalui peningkatan di dalam penyelarasan organisasi, ketersediaan informasi, pelengkapan sumber daya, dan portofolio optimatisasi sumber daya dapat membuat EA mengarah kepada keuntungan perusahaan. Di 1
dalam keuntungan yang dihasilkan diantaranya biaya yang lebih rendah, fleksibilitas strategi yang lebih tinggi, dan platform operasi yang lebih dapat dihandalkan. 2 Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi adalah gabungan dari aktifitas pengembangan sistem dan teknologi informasi serta perencanaan strategi bisnis sehingga menghasilkan perpaduan yang sangat menguntungkan untuk meningkatkan proses bisnis dan kegiatan secara keseluruhan di perusahaan tersebut. Proses pengambilan keputusan menjadi kegiatan yang sangat penting di dalam perusahaan. Kegiatan ini merupakan kegiatan yang menjadi titik apakah perusahaan akan mampu bertahan menghadapi persaingan dengan kompetitornya. Bohanec dan Rajkovic (1990) menjelaskan bahwa decision making merupakan proses memilih pilihan tertentu dari beberapa kemungkinan yang tersedia. Pilihan atau alternatif ini merupakan objek atau tindakan yang mempunyai kesamaan, seperti sistem komputer yang berbeda, perbedaan orang-orang yang melamar pekerjaan tertentu atau strategi investasi yang berbeda. Di dalam PT. ASD terdapat divisi yang bertugas khusus untuk menangani proses pengambilan keputusan untuk membantu divisi lain mengintegrasikan strateginya demi tercapainya tujuan dari strategi perusahaan. Menurut Dahria (2011) dalam jurnalnya expert system adalah sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia kedalam komputer agar komputer dapat menyelesaikan masalah seperti yang biasa dilakukan oleh para ahli. Dengan expert system, orang awam pun dapat menyelesaikan masalah yang cukup rumit yang sebenarnya hanya dapat diselesaikan dengan bantuan para ahli. Berdasarkan penelitian yang dilakukan Daniel & Virginia (2010) bahwa dalam membangun sebuah sistem pakar, dibutuhkan proses akuisisi pengetahuan, yaitu proses mengambil pengetahuan dari pakar untuk direpresentasikan ke dalam sistem komputer. Dengan alasan tersebut maka diusulkan penerapan expert system untuk memudahkan divisi corporate planning yang bertugas membuat strategi dan mencari solusi dari suatu masalah yang terjadi. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka kami selaku mahasiswa Universitas Bina Nusantara tertarik untuk menyusun penelitian yang berjudul Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Pada PT. ASD Dengan Menggunakan Metode Enterprise Architecture untuk mengangkat manfaat penerapan perencanaan sistem dan teknologi informasi pada PT. ASD.
3 1.2 Ruang Lingkup Untuk dapat dilakukan penelitian yang lebih spesifik dan mendalam, maka penelitian ini difokuskan pada : 1. Analisis strategi baik internal dan eksternal perusahaan. 2. Analisis mengenai keselarasan antara strategi, proses bisnis, dan teknologi informasi perusahaan. 3. Ruang lingkup penelitian ini dibatasi pada corporate planning saja. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yaitu : 1. Menganalisis proses bisnis dan SI/TI yang digunakan dalam perusahaan sudahkah mendukung strategi bisnis yang ada saat ini telah memenuhi kebutuhan user. 2. Menyusun strategi baru dengan menggunakan enterprise architecture pada PT. ASD untuk mencapai tujuan dari perencanaan bisnis di dalam perusahaan. 3. Mengusulkan strategi SI/TI untuk menjawab permasalahan yang ada pada PT. ASD. Manfaat perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yaitu : 1.1. Manfaat bagi PT. ASD yaitu : a. Mengetahui kekuatan dan kelemahan baik internal maupun eksternal perusahaan. b. Memberikan saran dan rekomendasi kepada perusahaan untuk memperbaiki kekurangan yang ada baik dari segi strategi, proses bisnis, atau teknologi informasi. 1.2. Manfaat bagi peneliti yaitu : a. Meningkatkan kemampuan untuk melihat permasalahan yang terjadi dalam sebuah perusahaan.
4 b. Meningkatkan kemampuan untuk menemukan dan memecahkan suatu masalah yang ada dengan perencanaan strategis yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. 1.3. Manfaat bagi akademik yaitu : a. Menjadi referensi bagi institusi akademik untuk penelitian lanjutan. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi : a. Metode Pengumpulan Data 1. Studi kepustakaan Membaca bahan bahan kuliah, buku buku, serta penelitian penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi yang diperlukan untuk menulis dan menyusun skripsi. 2. Survey Dalam survey, dikumpulkan data di lapangan terhadap PT. ASD. Untuk memperoleh data serta informasi yang dibutuhkan dengan melakukan pengumpulan dokumen dokumen terkait dengan proses bisnis serta wawancara kepada pihak terkait di PT. ASD. 3. Wawancara Metode ini dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung yang berkaitan dengan garis-garis masalah perushaan. Teknik wawancara dilakukan secara tidak terstruktur dengan melakukan wawancara terhadap pihak-pihak terkait. b. Metode Analisis Metode analisis yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. PEST Analysis 2. Porter Analysis
5 3. Value Shop 4. Strategic Goals & Initiatives (S-1) Strategic Plan (S-2) SWOT Analysis (S-3) Concept of Operations Scenario (S-4) Concept of Operations Diagram (S-5) Balanced Scorecard 5. Business Products & Services (B-1) Business Plan (B-3) Swim Lane Process Diagram (B-4) Business Process/Service Model (B-5) Business Process/Product Matrix (B-6) Use Case Narrative & Diagram 6. Data & Information (D-1) Knowledge Management Plan (D-3) Object State-Transition Diagram (D-5) Logical Data Model (D-7) Activity/Entity (CRUD) Matrix (D-8) Data Dictionary/Object Library 7. Systems & Applications (SA-1) System Interface Diagram (SA-2) System Communication Description (SA-4) System Data Flow Diagram (SA-7) System Performance Matrix (SA-8) System Evolution Diagram 8. Networks & Infrastructure (NI-1) Network Connectivity Diagram 9. Security (SP-1) Security and Privacy Plan
6 (SP-5) Disaster Recovery Procedures 10. Standards (ST-1) Technical Standards Profile (ST-2) Technology Forecast 11. Workforce (W-1) Workforce Plan (W-2) Organization Chart (W-3) Knowledge and Skills Profile 1.5 Sistematika Penulisan Penyusunan penelitian ini terdiri dari beberapa bab dan sub-bab yang memaparkan tentang landasan teori, analisa perancangan, aplikasi proses bisnis, sistematika penulisan dijabarkan sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini akan menjelaskan secara singkat tentang latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat, serta metodologi dan sistematika penulisan yang digunakan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini akan menjelaskan tentang teori-teori yang digunakan sebagai landasan untuk penulisan dan pemecahan masalah. BAB 3 ANALISIS ARSITEKTUR YANG SEDANG BERJALAN DAN PERENCANAA MANAJEMEN Bab ini akan menjelaskan gambaran umum perusahaan seperti struktur organisasi, ruang lingkup, gambaran umum persaingan bisnis, proses bisnis yang sedang berjalan, analisis lingkungan internal perusahaan, analisis lingkungan internal IS/IT, serta analisis lingkungan eksternal IS/IT. Dan juga menjelaskan mengenai gambaran transisi dari keadaan perusahaan pada saat ini menuju keadaan perusahaan dimasa yang akan datang.
7 BAB 4 REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI Bab ini menguraikan mengenai perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang diusulkan, yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk memperoleh solusi yang tepat terhadap masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan dari data yang di dapat dari bab-bab sebelumnya, serta saran-saran dari penulis untuk penulisan lebih lanjut.