1. BAB I PENDAHULUAN

1. BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penggunaan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) pada era digital saat ini tidak dapat terelakkan lagi. Perkembangan teknologi yang sangat cepat menuntut masyarakat di seluruh dunia untuk selalu mengikutinya. Namun percepatan tersebut belum diimbangi dengan percepatan kinerja pegawai di suatu organisasi, terutama organisasi pemerintah. Menurut Indrajit [1] pemanfaatan TIK dalam lembaga pemerintahan (penerapan e-government) akan memberikan sejumlah manfaat. Manfaat yang pertama adalah meningkatkan kualitas pelayanan pemerintah kepada masyarakat. Manfaat kedua memperbaiki proses transparansi dan akuntabilitas penyelenggara pemerintahan. Manfaat yang ketiga adalah mengurangi biaya transaksi, komunikasi, dan interaksi dalam proses pemerintahan. Dan manfaat yang terakhir, menciptakan masyarakat berbasis komunitas informasi yang berkualitas. Mengetahui manfaat yang cukup besar dari penerapan e-government, banyak negara berlomba-lomba untuk mengimplementasikannya dalam sistem pemerintahan, walaupun dengan prioritas masing-masing. Beberapa negara tersebut antara lain: Amerika Serikat, Kanada, Inggris, Australia, Swedia, Italia, Yordania, India, Singapura, Thailand, dan Malaysia. Salah satu prioritas dalam menerapkan e-government adalah implementasi sistem e-office (electronic office) yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja pegawai melalui TIK. Dengan menggunakan sistem tersebut, pegawai dapat menjalankan tugas dan pekerjaannya dengan lebih efisien dan efektif. Hal ini dapat mendukung percepatan reformasi birokrasi melalui penerapan e-government dalam mewujudkan good corporate governance. Implementasi sistem e-office di lingkungan pemerintah telah dilakukan di berbagai negara. Pemerintah Malaysia membuat sebuah pilot project yang bernama GOE (Generic Office Environment) untuk meningkatkan produktivitas menggunakan manajemen informasi, komunikasi, dan kolaborasi dengan 1

menyediakan lingkungan kantor elektronis yang terintegrasi dan terdistribusi [1]. Sedangkan Pemerintah Taiwan telah melakukan pertukaran dokumen secara elektronis sehingga dapat menekan waktu pengiriman dan biaya pembuatan dokumen. Kota Salatiga merupakan salah satu dari 35 Kabupaten / Kota di Provinsi Jawa Tengah yang terdiri dari 4 Kecamatan dan 23 Kelurahan. Keseluruhan instansi, baik Dinas, Badan, Kantor, Kecamatan, dan Kelurahan sudah terhubung dalam sebuah jaringan. Namun kondisi saat ini, jaringan belum digunakan secara optimal karena digunakan sebatas untuk akses internet. Potensi dan peluang yang dapat dikembangkan dari keberadaan jaringan tersebut antara lain adalah penggunaan sistem e-office yang digunakan untuk kegiatan operasional administrasi perkantoran, seperti surat-menyurat, disposisi, dan tindak lanjut. Sistem e-office diperlukan Pemerintah Kota Salatiga karena kondisi yang ada sekarang dimana kegiatan surat-menyurat masih dilakukan secara manual, memiliki beberapa kekurangan. Proses pembuatan konsep surat yang berjenjang membuat pemborosan kertas, karena surat harus direvisi dan dicetak ulang hingga disetujui oleh pimpinan untuk dikirimkan. Distribusi surat juga membutuhkan waktu dan tenaga untuk menyampaikan ke instansi tujuan. Pendistribusian secara manual juga dapat mengakibatkan surat tidak sampai, hilang, dan tidak terkelola dengan baik. Disamping kurang efisien seperti disebutkan diatas, operasional surat-menyurat secara manual juga membuat pimpinan kesulitan untuk melakukan penelusuran surat dan mengetahui sejauh mana disposisi ditindaklanjuti oleh bawahannya. Hal tersebut membuat kontrol terhadap surat dan aktivitas yang menyertainya sulit dilakukan dan membutuhkan waktu yang lama. Melalui sistem e-office yang akan dikembangkan, pembuatan konsep surat dapat mengurangi penggunaan kertas karena surat dibuat secara elektronis dan terekam dalam database sehingga tidak membutuhkan surat tercetak. Surat yang sudah disetujui oleh pimpinan dapat didistribusikan dengan cepat oleh Tata Usaha melalui sistem dan secara otomatis akan terkirim ke instansi tujuan. Sistem e- office juga dirancang untuk mengirimkan e-mail notifikasi kepada instansi tujuan, sehingga pengelola surat di instansi tujuan dapat segera mengetahui jika ada surat 2

masuk melalui berbagai perangkat yang terhubung dengan internet. Penelusuran surat juga dapat dilakukan dengan cepat sehingga disposisi dan tindak lanjut dapat ditelusur dengan mudah melalui sistem e-office. Sistem e-office yang dibutuhkan akan dikembangkan oleh penulis dengan bantuan tim yang terdiri dari Bagian dan Subbagian dibawah koordinasi Asisten Administrasi, yaitu Bagian Organisasi dan Kepegawaian, Subbagian Tata Usaha dan Sandi Telekomunikasi pada Bagian Umum, Subbagian Tata Laksana, dan Kepala Subbagian Dokumentasi, Publikasi, dan Pengelolaan Data Elektronik. Tim tersebut bergabung dalam FGD (Focus Group Discussion) yang akan melakukan evaluasi dan pengujian sistem sebelum sistem diimplementasikan. 1.2. Perumusan masalah Berdasarkan kondisi yang sudah diuraikan dalam Subbab 1.1, maka inti permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Proses surat-menyurat masih dilakukan secara manual, sehingga dapat menyebabkan hilangnya surat, terlambatnya distribusi surat, dan penggunaan kertas yang terlalu banyak. 2. Disposisi masih dilakukan secara manual melalui lembar disposisi, sehingga pimpinan tidak mengetahui seberapa jauh tindak lanjut yang dikerjakan oleh penerima disposisi. 3. Pemanfaatan jaringan komputer masih sebatas untuk akses internet dan penggunaan e-mail resmi pemerintah yang digunakan sebatas untuk komunikasi dengan instansi di luar Pemerintah Kota Salatiga. 1.3. Keaslian penelitian Puslitbang Jalan dan Jembatan (Pusjatan) Kementerian Pekerjaan Umum telah menerapkan sistem e-office dengan batasan penyimpanan dokumen secara online dan pengiriman memo dinas [2]. Penelitian lain mengenai e-office terbatas pada lingkup kerja masing-masing, seperti seperti di Jurusan Teknik Elektro Universitas Gadjah Mada Yogyakarta [3], dan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY [4]. 3

Penelitian yang dilakukan oleh Suharno dengan judul Pengembangan Solusi Pemanfaatan Teknologi Informasi yang Berkelanjutan oleh Pegawai Negeri Sipil Daerah (Studi Kasus Kantaya di Pemerintah Kabupaten Sragen) bertujuan untuk memanfaatkan Kantaya yang dikembangkan oleh Pusat Pengkajian dan Penerapan Teknologi Informasi dan Elektronika (P3TIE) [5]. Sedangkan SALEO (Salatiga Electronic Office) adalah sistem administrasi perkantoran secara elektronis yang dikembangkan oleh Subbagian DPPDE pada Bagian Humas Setda Kota Salatiga untuk mendukung kinerja di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga, khususnya dalam operasional surat-menyurat, disposisi, dan tindak lanjut. Hartono dalam penelitiannya yang berjudul Perancangan dan Pembuatan Prototype Aplikasi Surat Menyurat Elektronik di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta mengembangkan TNDE (Tata Naskah Dinas Elektronik) dengan menggunakan SMS sebagai notifikasi surat [6]. Tesis ini merupakan penelitian untuk mengembangkan sistem yang mampu memenuhi kebutuhan kegiatan surat-menyurat di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga. Penelitian yang dilakukan terdahulu kurang mampu untuk memenuhi kebutuhan Pemerintah Kota Salatiga sehingga di dalam penelitian ini, sistem pengelolaan surat-menyurat disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan pemerintahan setempat. SALEO mengintegrasikan e-mail resmi pemerintah sebagai otentikasi dan notifikasi adanya surat, disposisi, dan tindak lanjut yang dikirimkan ke dalam sistem. Beberapa alasan penggunaan e-mail resmi pemerintah sebagai otentikasi dan notifikasi SALEO adalah: 1. Hampir tidak ada biaya untuk mengirimkan e-mail dari sisi server sehingga dapat menghemat biaya dibandingkan dengan SMS yang harus menyediakan biaya pulsa. 2. Setiap PNS mendapatkan akun e-mail resmi pribadi dengan format namadepan.namabelakang@salatigakota.go.id, contoh: budi.haryanto@ salatigakota.go.id. Akun ini dapat digunakan sebagai otentikasi dalam sistem SALEO. 3. Mewujudkan SSO (Single Sign On) untuk setiap sistem yang telah 4

dikembangkan di Pemerintah Kota Salatiga. 4. Mengoptimalkan penggunaan e-mail resmi pemerintah untuk kegiatan perkantoran secara internal. 5. Pengiriman e-mail dilakukan secara otomatis maupun dijadwalkan dengan menggunakan fasilitas Task Scheduler dari Microsoft Windows. 1.4. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah merancang dan mengimplementasikan sistem aplikasi perkantoran elektronis bernama SALEO (Salatiga Electronic Office) yang dibutuhkan oleh Pemerintah Kota Salatiga untuk mengatasi masalah efisiensi waktu, biaya, dan tenaga dalam proses pembuatan, distribusi, dan pengelolaan surat. 1.5. Manfaat Penelitian Keberadaan SALEO dapat menjadi sebuah acuan dalam pengembangan sistem manajemen perkantoran secara elektronis, khususnya di lingkungan Pemerintah Daerah. Tugas pimpinan tertinggi pimpinan pemerintahan daerah (Bupati, Walikota, atau Gubernur) dapat dipermudah dengan menggunakan sistem e-office, karena dapat melakukan disposisi secara online dan mengetahui laporan tindak lanjut yang dikerjakan bawahannya. SALEO diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga sehingga dapat meningkatkan layanan pada masyarakat dan pada akhirnya dapat mewujudkan good corporate governance. 5