BAB I PENDAHULUAN Pada Bab I dari laporan Tugas Akhir ini diuraikan latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, dan metodologi pelaksanaan Tugas Akhir. I.1 Latar Belakang Persaingan bisnis dan perubahan yang semakin cepat mendorong industri saat ini untuk memiliki kemampuan bereaksi dengan cepat terhadap perubahan tersebut. Pihak manajemen dituntut untuk lebih berkonsentrasi pada semua aspek operasi perusahaan, termasuk produksi barang dan pengirimannya, penjualan, pemasaran dan fungsi penunjang lainnya. Untuk menangani tanggung jawab tersebut, perusahaan akan memanfaakan seefektif mungkin data dan laporan keuangannya. Data dan laporan keuangan perusahaan terkait dengan akuntansi keuangan yang dilakukannya. Akuntansi keuangan merupakan sistem yang menyimpan transaksi bisnis dan dapat menjelaskan kejadian pada bisnis tersebut, melalui laporan-laporan keuangan. Namun, tujuan dari akuntansi ini tidak hanya terbatas pada menyimpan transaksi dan membuat laporan keuangan, tetapi juga dapat dimanfaatkan sebagai informasi yang mendukung keputusan bagi para stakeholder-nya [NAC04]. Pada organisasi nirlaba terdapat beberapa perbedaan dengan organisasi bisnis pada umumnya, yaitu cara organisasi mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas operasinya. Sumber daya didapat dari sumbangan anggota/nonanggota yang tidak mengharapkan imbalan apapun, dengan kata lain tidak ada pembagian keuntungan perusahaan, seperti dividend pada organisasi bisnis pada umumnya [PSA03]. Stakeholder merupakan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap kondisi perusahaan. Dalam hal ini, pihak yang memanfaatkan informasi analisis keuangan perusahaan yaitu manajemen dan investor (penyumbang dana untuk definisi nirlaba). Terdapat 2 sudut I-1
I-2 pandang terhadap analisis data keuangan perusahaan dilihat dari penggunanya [BOW90]: 1. Analisis Internal Analisis ini dilakukan oleh divisi akuntansi dan keuangan perusahaan. Analisis ini mampu memberikan gambaran kinerja saat ini, prediksi masa depan perusahaan dan mampu memberikan analisis kekuatan dan kelemahan perusahaan dengan akurat. 2. Analisis Eksternal Analisis ini biasanya dilakukan oleh pihak di luar perusahaan untuk melihat kinerja perusahaan yang dibutuhkan sebagai panduan investasi bagi investor atau menjadi syarat untuk pemberian kredit. Beberapa perusahaan membatasi informasi yang diberikan sebatas yang dibutuhkan eksternal stakeholder tersebut. Pada organisasi nirlaba penyumbang dana menilai kinerja organisasi dengan analisis ini. Analisis keuangan dilakukan dengan membandingkan data yang didapat dari laporanlaporan keuangan. Analis keuangan bertugas untuk memilih data-data yang diperbandingkan yang dapat memberikan informasi yang berarti atas kondisi perusahaan. Pada organisasi nirlaba terdapat 3 laporan keuangan, antara lain [PSA03]: 1. Laporan Posisi Keuangan, dimanfaatkan untuk menilai: a. Kemampuan organisasi untuk memberikan jasanya secara berkelanjutan. b. Likuiditas, fleksibilitas keuangan, kemampuan memenuhi kewajiban dan kebutuhan pendanaan eksternal. 2. Laporan Aktivitas, dimanfaatkan untuk menilai: a. Kinerja perusahaan dalam satu periode; b. Upaya, kemampuan dan kesinambungan organisasi dalam memberikan jasa; c. Pelaksanaan tanggung jawab dan kinerja manajemen 3. Laporan Arus Kas Laporan ini menyediakan informasi tentang penerimaan dan pengeluaran kas dalam satu periode. Laporan keuangan pada organisasi nirlaba dapat dimanfaatkan untuk menilai [PTK04]: 1. jasa yang diberikan organisasi dan kemampuannya untuk terus memberikan jasa 2. cara manajer melaksanakan tanggung jawab dan aspek kinerja manajerialnya
I-3 Gambar I-1 menunjukkan posisi sistem ini dalam siklus akuntansi [WEY02]. Prepare an Adjusted Trial Balance Prepare Financial Statement Journalize, Post Closing Entries Prepare a Post-closing Trial Balance Posisi Sistem ini Analyze Business Transaction Journalize, Post Adjusting Entries Prepare a Trial Balance Post to Ledger Account Journalize The Transaction Gambar I-1 Siklus Akuntansi [WEY02] I.2 Rumusan Masalah Laporan keuangan perusahaan merupakan data rangkuman dari transaksi yang dilakukan perusahaan, namun bagaimana perusahaan dapat memanfaatkan data laporan keuangannya untuk lebih mengefisienkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan dan memberikan informasi yang dapat dimanfaatkan pihak manajemen dan investor perusahaan tersebut. Terkait dengan organisasi nirlaba dengan kebutuhan analisis keuangan yang berbeda dengan organisasi bisnis, bagaimana proses analisis yang dilakukan terhadap data laporan keuangan sehingga dapat dimanfaatkan untuk menilai: jasa yang diberikan organisasi dan kemampuannya untuk terus memberikan jasa; cara manajer melaksanakan tanggung jawab dan aspek kinerja manajerialnya I.3 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan tugas akhir ini adalah : 1. Mengembangkan model analisis keuangan yang dapat memberikan informasi dibutuhkan pihak manajemen dan investor perusahaan, khususnya pada organisasi nirlaba.
I-4 2. Mengembangkan sistem informasi yang mampu melakukan analisis data laporan keuangan sehingga dapat memberikan informasi kinerja perusahaan. 3. Membangun prototype sistem informasi penganalisis data laporan keuangan. I.4 Batasan Masalah Hasil analisis yang dilakukan sistem ini merupakan analisis yang dapat memberikan informasi kinerja perusahaan berdasarkan data laporan keuangannya, sehingga pada tugas akhir ini masukan yang diterima sistem adalah data laporan keuangan yang diasumsikan data tersebut telah tersedia dan siap diolah. Organisasi yang dijadikan sumber penelitian tugas akhir ini adalah organisasi nirlaba, sehingga terdapat beberapa perbedaan dengan organisasi bisnis pada umumnya. Selain itu, setelah melakukan analisis kebutuhan dalam manajemen keuangan dikembangkan prototype aplikasi sebagai model yang merepresentasikan hasil analisis tersebut. Metode analisis yang dilakukan terhadap laporan keuangan adalah metode rasio, adapun pemanfaatan rasio-rasio keuangan sebatas yang dibutuhkan dan relevan untuk organisasi nirlaba yang menjadi objek penelitian dari tugas akhir ini. I.5 Metodologi Dalam pengerjaan tugas akhir ini dilakukan metode pengembangan sistem iteratif, karena batasan pengerjaan sebatas hanya pada prototype aplikasi, maka proses pengembangan melalui tahapan-tahapan pengembangan perangkat lunak secara bertahap. Tahapan yang dilalui antara lain: 1. Analisis Proses ini dilakukan untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan dalam manajemen keuangan organisasi nirlaba yang informasi hasil analisis tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang membutuhkannya. Proses-proses yang dilakukan pada tahap ini antara lain: a. Studi Literatur Studi literatur dilakukan pada buku-buku referensi tentang akuntansi dan manajemen keuangan. Disamping itu, juga dilakukan studi terhadap beberapa jurnal yang berkaitan dengan manajemen pada organisasi nirlaba. Kemudian
I-5 dikombinasikan dengan pengetahuan dan referensi kuliah tentang analisis dan pengembangan sistem informasi. b. Wawancara Wawancara dilakukan khususnya kepada para staff pada rektorat keuangan ITB BHMN khususnya mengenai proses akuntansi di ITB BHMN. Wawancara dilakukan mengenai sistem keuangan, proses akuntansi, proses pembuatan laporan keuangan dan kebutuhan informasi keuangan di ITB BMHN. c. Pengamatan dan Pengambilan Contoh Uji Pengamatan dilakukan untuk mendapatkan data sebenarnya yang selanjutnya dilakukan implementasi dari hasil analisis. Beberapa data terkait dengan laporan keuangan ITB BHMN diperoleh dari tahun 2006-2007. Laporan keuangan dari beberapa organisasi lainnya sebagai pembanding juga diperoleh untuk tahun-tahun pengamatan tersebut. Organisasi pembanding tersebut mencakup beberapa institusi pendidikan nirlaba dari beberapa negara. 2. Perancangan Perancangan terhadap analisis dilakukan untuk mempermudah dalam pengimplementasiannya pada prototype aplikasi dengan melakukan perincian dari proses-proses yang dapat dilakukan oleh sistem. Proses-proses yang dilakukan pada tahap ini antara lain: a. Perancangan Global (peracangan konseptual dan global) Perancangan global ini dilakukan dengan melanjutkan hasil dari pemodelan analisis, karena diagram UML seperti diagram usecase dan diagram kelas dapat menggambarkan konseptual sistem dan kelakuannya secara global atau pada tingkat yang lebih tinggi/umum. b. Perancangan Teknis, mencakup: 1) Perancangan masukan dan keluaran sistem. 2) Perancangan antarmuka. 3) Perancangan basis data. 3. Implementasi Dilakukan pengimplementasian terhadap hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan sebelumnya dalam bentuk suatu prototype aplikasi. Proses analisis dan perancangan dengan metode yang berorientasi objek dapat dimanfaatkan untuk proses implementasi yang juga berorientasi objek.
I-6 4. Pengujian dan Evaluasi Proses ini dilakukan untuk menilai kebenaran dan ketepatan dari prototipe perangkat lunak hasil implementasi. Gambar I-2 menunjukkan tahapan dalam metodologi. Gambar I-2 Aliran Metodologi Pengembangan Sistem Pada Tugas Akhir ini dikembangkan sebuah sistem informasi, maka proses analisis dan perancangan dilakukan terhadap sistem informasi secara umum kemudian menspesifikasikannya pada analisis dan perancangan perangkat lunak yang merupakan bagian dari sistem informasi ini. Sebagai batasan dari tugas akhir ini, implementasi sistem dibatasi pada pembangunan prototype sistem informasi tersebut sehingga implementasi sistem pada lingkungan organisasi di luar cakupan dari Tugas Akhir ini. I.6 Pendekatan Pengembangan Pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan sistem ini adalah sebagai berikut: 1. Pendekatan sistem (systems approach) Dengan pendekatan ini, sistem informasi keuangan dipandang sebagai suatu kesatuan yang utuh terintegrasi dengan semua kegiatan-kegiatan lain di dalam
I-7 perusahaan, selain itu pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya memperhatikan sasaran dari sistem informasi saja. Dari sudut pandang sistem, program aplikasi menjadi bagian dari sistem. 2. Pendekatan moduler (modular approach) Dengan pendekatan ini, proses pengembangan sistem informasi keuangan yang cukup rumit dipecah-pecah menjadi bagian modul-modul yang lebih sederhana. Sebagai akibatnya, tiap-tiap modul dapat dikembangkan dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang direncanakan, mudah dipahami dan mudah dipelihara. 3. Pendekatan berkembang (evolutionary approach) Kebutuhan informasi strategis sifatnya dinamis dan cepat berkembang, seiring dengan perkembangan organisasi. Hal ini menyebabkan sistem informasi keuangan yang dikembangkan tidak bisa dibuat hanya untuk menangani kebutuhan informasi saat ini, namun dibuat sedemikian sehingga dapat mengakomodasi perkembangan kebutuhan maupun perubahan kebijakan organisasi di masa yang akan datang. I.7 Sistematika Pembahasan Bab I Pendahuluan: Bab ini berisi latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, metodologi, pendekatan pengembangan dan sistematika pembahasan Bab II Kajian Pustaka: Bab ini berisi kajian pustaka yang digunakan dalam pelaksanaan Tugas Akhir Bab III Analisis Sistem dan Perangkat Lunak: Bab ini berisi hasil analisis sistem dan perangkat lunak Bab IV Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak: Bab ini berisi hasil rancangan sistem dan perangkat lunak Bab V Implementasi Pengembangan Perangkat Lunak: Bab ini berisi penjelasan mengenai proses implementasi hasil perancangan ke dalam bentuk kode program Bab VI Pengujian dan Evaluasi: Bab ini berisi proses pengujian prototype perangkat lunak hasil implementasi Bab VII Penutup: Bab ini berisi kesimpulan mengenai topik Tugas Akhir dan saran-saran yang diberikan untuk perbaikan di masa mendatang.