KAJIAN DAYA GUNA PANGKALAN DATA ELEKTRONIS. Etty Andriaty, Hendrawaty, dan Akhmad Syaikhu HS

KAJIAN DAYA GUNA PANGKALAN DATA ELEKTRONIS Etty Andriaty, Hendrawaty, dan Akhmad Syaikhu HS Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian Jalan Ir. H. Juanda No. 20 Bogor 16122 ABSTRAK Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi membawa dampak besar terhadap bidang perpustakaan. Salah satunya adalah tersedianya pangkalan data elektronis yang memuat informasi yang dibutuhkan oleh peneliti dan dapat diakses baik secara off-line maupun on-line. Pengkajian ini bertujuan untuk mengetahui pemanfaatan informasi yang bersumber pada sarana otomasi elektronis off-line dan on-line yang dilayankan Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA). Pengkajian dilaksanakan pada bulan Oktober 2006 dengan menggunakan metode accidental sampling pada 21 responden. Aspek yang dikaji meliputi sumber informasi, cara penelusuran, subjek dan subsektor yang diminati, persepsi responden terhadap jurnal elektronis, pemanfaatan informasi yang diperoleh, dan masalah yang dihadapi. Hasil pengkajian menunjukkan bahwa CD-ROM TEEAL merupakan sumber informasi yang paling diminati responden. Penelusuran secara on-line lebih disukai dibanding off-line. Subsektor yang paling diminati adalah hortikultura dengan subjek budi daya dan hama penyakit. Responden merasa puas dengan informasi yang diperoleh dari CD-ROM TEEAL dan ProQuest. Informasi yang diperoleh dimanfaatkan untuk mengikuti perkembangan dan menambah ilmu. Masalah utama yang dihadapi responden adalah kesulitan akses, biaya mahal, dan waktu akses terbatas. ABSTRACT Assessment on Electronic Databases efficiency Information and communication technology development brings wide impacts on human life, including the library activities like providing electronic information databases which are suitable for and needed by users, especially the researchers, and either could be accessed through off-line or on-line. This study was carried out in October 2006 to find out how far and effective is the kind information used by the Indonesian Center for Agricultural Library and Technology Dissemination users. Accidental sampling method was used in disseminating questionnaires to 21 respondents. The aspects studied were information sources, searching system, interested subjects and subsectors, respondent perception on electronic journal, obtained information utilization, and problems and constraints faced by users. The results showed that information contained in CD-ROM TEEAL was the most interested by users, and on-line searching was more favored than off-line. The most favored subsector was horticulture, and the subjects were farming and pests and diseases. Respondents were satisfied getting information from CD-ROM TEEAL and ProQuest. The obtained information was used to follow scientific development and to improve their knowledge. The problems and constraints faced by respondents were accessibility cost highness and limited time. Keywords: Information technology, electronic journal, information retrieval, perception PENDAHULUAN Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi membawa dampak besar terhadap bidang perpustakaan. Perpustakaan harus mereposisi kembali peran dan fungsinya dalam menunjang kebutuhan informasi agar dapat memberikan pelayanan prima kepada pengguna (Tresnawan 2004). Upaya memberikan pelayanan prima ditempuh melalui berbagai cara, di antaranya perbaikan sarana pencari informasi (information retrieval tools), penyusunan koleksi secara sistematis dan teratur agar mudah digunakan pengguna, serta penyusunan tata ruang yang nyaman dan menarik. Dalam hal isi (content) informasi, yang secara esensial dibutuhkan pengguna dan sejalan dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, upaya memberikan informasi secara cepat, tepat subjek, dan tepat waktu ditempuh dengan mengubah materi informasi tercetak ke elektronis. Perubahan media cetak ke media elektronis tidak mengubah jenis atau bentuk penyajian informasi; tetap berupa teks atau berbentuk bibliografis dengan sistem penyampaian atau penyaluran seperti yang biasa dila- Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 1, 2007 11

kukan. Pengguna datang ke perpustakaan untuk mencari informasi (off-line), atau mengajukan permintaan melalui saluran komunikasi tanpa harus datang ke perpustakaan (on-line). Salah satu sumber informasi yang banyak ditransfer ke media elektronis adalah jurnal ilmiah. Jurnal ilmiah merupakan sumber informasi yang penting bagi peneliti untuk meningkatkan kualitas tulisan atau laporan hasil penelitian. Walaupun sumber informasi tercetak tetap ada yang menggunakannya, pengguna yang menginginkan informasi secara cepat, ringkas, atau lengkap dalam waktu singkat menuntut ketersediaan informasi dalam format media elektronis. Dampak jurnal elektronis terhadap perilaku peneliti dan ilmuwan lain dalam mencari informasi telah banyak diteliti. Jette dan Seiden (2004) menyimpulkan bahwa jurnal elektronis sangat bermanfaat bagi peneliti karena dapat diakses langsung dari tempat bekerja serta tersedia fasilitas untuk download artikel. Menurut Galvin (2004), jika artikel jurnal tercetak hanya dapat menyajikan simpulan atau riset statis maka jurnal elektronis mampu menyajikan link hypertext ke beberapa volume dari penelitian yang berkaitan atau bahkan ke sumbersumber multimedia. Bagi perpustakaan, jurnal elektronis merupakan salah satu solusi mengatasi mahalnya harga majalah yang mengakibatkan jurnal-jurnal penting harus dihentikan langganannya. Jurnal elektronis adalah suatu majalah dalam bentuk digital yang diterbitkan dan di-upload di internet atau www. Proses editorial jurnal elektronis tidak berbeda dengan jurnal tercetak. Naskah atau artikel dikirim oleh peneliti (penulis), kemudian dievaluasi oleh mitra bestari yang tergabung dalam dewan redaksi untuk menentukan kelayakan naskah diterbitkan. Yang membedakan hanyalah medianya (Llewellyn 2002) dan rentetan penanganan dan cara pelayanannya di perpustakaan. Internet berperan sebagai salah satu media untuk mengarsipkan jurnal elektronis dan berbagi (sharing) informasi melalui pangkalan data bibliografis dan fulltext, direktori, daftar isi jurnal, laporan, data, katalog perpustakaan, dan lain-lain. Jurnal elektronis yang dimuat di internet memungkinkan pengguna melihat-lihat (browsing) isinya, seperti halnya pengguna melihat-lihat jurnal tercetak di perpustakaan sebelum memutuskan untuk membacanya. Browsing dapat dilakukan secara hierarkis. Pengguna mengawalinya dari suatu menu jurnal ke nomor (issue) jurnal tersebut, kemudian ke daftar isinya. Browsing dapat pula dilakukan secara lateral, yang memungkinkan pengguna menemukan suatu issue, artikel atau volume ke issue, artikel atau volume berikutnya atau sebelumnya (Barber 2004). CD-ROM, DVD-ROM, dan sumber on-line lainnya seperti pangkalan data bibliografis dan full-text sudah banyak tersedia di beberapa perpustakaan. Beberapa koleksi digital full-text yang tersedia dalam bentuk CD- ROM adalah ADINIS, IEEE/IEE, Electronic Library (IEL), dan ABI/INFORM (Mulla 2006). Untuk bidang pertanian, salah satunya adalah The Essential Electronic Agriculture Library (TEEAL). Di samping dalam bentuk CD- ROM, ada pula beberapa pangkalan data on-line melalui situs web. Salah satunya adalah ProQuest yang dapat dilanggan perpustakaan untuk meningkatkan jumlah dan mutu koleksi sekaligus memperkuat pelayanan informasi. CD-ROM TEEAL merupakan basis data artikel lengkap hasil penelitian pertanian produk Cornell University, terdiri atas satu keping CD-ROM indeks dan 426 keping CD-ROM yang berisi artikel lengkap. Pangkalan data ini mencakup 141 judul majalah yang terbit mulai tahun 1993 hingga 2005. Mulai tahun 2005, TEEAL tidak lagi dikemas dalam CD-ROM, tetapi dalam media external hardisk dengan fasilitas Local Area Network (LAN), sehingga namanya pun berubah menjadi LAN-TEEAL. ProQuest merupakan jurnal elektronik produk University Microfilms, AnnArbor, Michigan, dapat diakses secara on-line, memuat artikel lengkap dari 238 judul jurnal yang terbit di Amerika Serikat, Kanada, dan negara lainnya. Seluruh artikel ditampilkan dalam format ASCII full-text, full-image, dan grafik. ProQuest memiliki beberapa pangkalan data yang dapat dilanggan untuk diakses pengguna. Pangkalan data tersebut terbagi dalam beberapa subjek, antara lain sosial ekonomi, lingkungan, kesehatan, humaniora, pertanian, teknologi, politik, agama, industri, dan hukum. Sesuai dengan tugas dan fungsi PUSTAKA maka pangkalan data yang dilanggan adalah yang berkaitan dengan pertanian, yaitu Pro- Quest Agricultural Journals. Pengkajian ini bertujuan untuk mengetahui pemanfaatan informasi yang bersumber pada sarana otomasi elektronis off-line dan on-line. Sumber informasi off-line meliputi CD-ROM TEEAL, disket atau CD data, CD interaktif, dan CD Kumpulan Berita Indonesia (KBI), yaitu kliping elektronis dari 22 judul surat kabar nasional dan daerah. Sumber informasi on-line meliputi ProQuest dan situs PUSTAKA. 12 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 1, 2007

METODE Penelitian dilaksanakan dengan menggunakan metode accidental sampling. Responden adalah pengguna yang berkunjung ke PUSTAKA dan bermaksud mencari informasi dengan menggunakan sumber informasi elektronis serta beberapa responden dari luar. Pengumpulan data dilakukan pada bulan Oktober 2006. Kuesioner disebarkan ke 25 responden, namun yang mengembalikannya hanya 21 orang, yang terdiri atas peneliti 10 orang, penyuluh 3 orang, dosen 1 orang, mahasiswa 5 orang, dan lainnya 2 orang. Aspek yang dikaji meliputi sumber informasi, cara menelusur, subjek dan subsektor yang diminati, persepsi responden terhadap jurnal elektronis, pemanfaatan informasi yang diperoleh, dan masalah yang dihadapi dalam akses informasi. HASIL DAN PEMBAHASAN Sebagai perpustakaan yang bertugas melayani kebutuhan pengguna akan informasi pertanian, PUSTAKA dituntut untuk menyediakan informasi, terutama informasi mutakhir yang relevan dengan kegiatan pembangunan pertanian umumnya, dan khususnya kegiatan penelitian. Informasi tersebut harus dapat diakses secara cepat dan sesuai dengan tuntutan peneliti di mana pun mereka berada. Jenis informasi mutakhir umumnya tersedia dalam jurnal ilmiah, yang berupa artikel-artikel hasil penelitian terbaru. Jenis jurnal yang dapat diakses secara cepat adalah jurnal elektronis. Kesesuaian informasi yang diperoleh bergantung pada pangkalan data yang tersedia dan keberhasilan penelusuran informasi. Jenis Pangkalan Data Sumber Informasi Beberapa pangkalan data otomasi disediakan PUSTAKA, baik yang dapat diakses secara on-line maupun off-line. Pangkalan data yang dapat diakses secara on-line yaitu ProQuest dan situs PUSTAKA, sedangkan yang dapat diakses secara off-line adalah CD-ROM TEEAL, disket atau CD, CD interaktif, CD Kumpulan Berita Indonesia (surat kabar dan majalah), serta media lainnya. Pangkalan data yang memuat jurnal ilmiah adalah ProQuest, situs PUSTAKA, CD-ROM TEEAL, dan CD versi elektronis jurnal ilmiah hasil pembelian maupun hadiah dari instansi lain. Dari seluruh pangkalan data yang ada, yang paling diminati responden adalah CD-ROM TEEAL (11 responden) diikuti ProQuest (10 responden) dan CD interaktif (9 responden). Hal ini dimungkinkan karena sebagian besar responden yang berhasil dijaring adalah peneliti yang datang ke perpustakan dan memerlukan informasi dari jurnal ilmiah yang dimuat pada CD-ROM TEEAL dan ProQuest. Tampilan Jurnal Elektronis Jurnal elektronis dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk, yaitu teks lengkap (full-text), bibliografi dilengkapi dengan abstrak, dan tampilan bibliografis saja sedangkan teks lengkap terdapat pada jurnal tercetak. Hasil penelitian menunjukkan, 20 orang responden (95,24%) menyukai jurnal dalam bentuk full-text. Hal ini karena penelusuran melalui pangkalan data bibliografis memerlukan waktu yang lebih lama karena informasi lengkapnya perlu dicari di ruang koleksi. Penelusuran pada pangkalan data jurnal full-text memungkinkan responden langsung mendapatkannya, membacanya bahkan mencetak atau mendownload informasi yang diperoleh. Cara Penelusuran Penelusuran secara on-line lebih disukai responden dibanding secara off-line, terbukti 9 responden menyatakan sangat sering dan 12 responden sering menelusur melalui sarana on-line. Tingginya frekuensi penelusuran secara on-line menunjukkan bahwa selain akan mendapatkan jurnal ilmiah dari ProQuest, responden dapat memperoleh informasi dari jurnal elektronis pada situs lainnya, seperti situs PUSTAKA dan Directory of Open Access Journals (DOAJ). Subsektor dan Subjek yang Diminati Pembagian subsektor dan subjek ditentukan berdasarkan bidang yang dikaji oleh unit kerja lingkup Badan Litbang Pertanian ditambah subsektor perikanan. Subsektor yang paling diminati responden adalah hortikultura, dan subjek yang paling diminati adalah budi daya dan hama penyakit (Tabel 1). Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 1, 2007 13

Tabel 1. Subsektor dan subjek yang diminati responden. Subsektor/subjek Jumlah Persentase Subsektor Tanaman pangan 8 38,09 Tanaman perkebunan 3 14,28 Hortikultura 9 42,87 Peternakan 5 23,81 Perikanan 1 4,76 Lainnya 4 19,05 Subjek Tanah dan agroklimat 3 14,28 Budi daya 9 42,87 Pemuliaan 6 28,57 Alsintan 1 4,76 Hama penyakit 9 42,87 Sosial ekonomi 6 28,57 Pascapanen 5 23,81 Koperpusdokinfo 1 4,76 Lainnya 2 9,52 Tabel 2. Kepuasan responden terhadap jurnal elektronis. Tingkat kepuasan Sumber informasi jurnal elektronis Situs CD ROM ProQuest PUSTAKA TEEAL Sangat puas 1 2 2 Puas 5 10 6 Cukup puas 8 3 7 Kurang puas 4 0 1 Tidak puas 1 0 0 Tabel 3. Keterpenuhan kebutuhan informasi dari jurnal elektronis. Tingkat keterpenuhan Situs PUSTAKA Sumber informasi ProQuest CD-ROM TEEAL Sangat terpenuhi 1 0 2 Terpenuhi 3 7 9 Cukup terpenuhi 10 3 7 Kurang terpenuhi 3 1 1 Tidak terpenuhi 1 0 0 Persepsi Responden terhadap Jurnal Elektronis Pengguna mengharapkan memperoleh informasi secara cepat, tepat, sesuai, dan mutakhir untuk memenuhi kebutuhannya. Delapan responden menyatakan situs PUSTAKA lambat diakses, dan 8 responden lainnya menyatakan cukup cepat. Pangkalan data yang lebih cepat diakses adalah CD-ROM TEEAL (11 responden) dan Pro- Quest (4 responden). Ketepatan materi yang diperoleh sangat penting bagi pengguna perpustakaan. Informasi yang tepat berarti informasi tersebut relevan dengan masalah yang dicari. Dari hasil penelitian, 11 responden menyatakan materi yang diperoleh dari CD-ROM TEEAL tepat dengan kebutuhannya, dan 9 responden juga menyatakan ProQuest tepat dengan kebutuhannya. Tujuh responden memperoleh informasi yang tepat dari situs PUSTAKA. Sepuluh responden menyatakan informasi dari ProQuest sesuai dengan yang dicari, dan 8 responden memilih CD-ROM TEEAL karena lebih sesuai. Dengan demikian, kepuasan responden dapat dipenuhi oleh CD-ROM TEEAL dan ProQuest (Tabel 2). Responden merasa cukup terpenuhi kebutuhannya dengan mencari informasi melalui situs PUSTAKA, dan terpenuhi pula melalui ProQuest dan TEEAL (Tabel 3). Kemutakhiran informasi yang diperoleh sangat penting bagi peneliti, karena penelitian perlu didukung oleh informasi terbaru yang relevan. Hasil penelitian menunjukkan 11 responden menyatakan informasi yang diperoleh dari ProQuest paling mutakhir, dan 12 responden menyatakan informasi dalam TEEAL cukup mutakhir. Informasi dalam ProQuest lebih mutakhir karena pangkalan data tersebut memuat jurnal-jurnal terbaru untuk subjek tertentu, bahkan judul-judul artikel yang akan terbit beberapa waktu yang akan datang pun telah ditampilkan dalam daftar isi. Pemanfaatan Informasi Tujuan pengguna mencari informasi beragam, antara lain untuk mengikuti perkembangan ilmiah, menambah pengetahuan, menyusun bahan seminar atau lokakarya, menyusun materi penyuluhan, memecahkan masalah, komplementasi, serta menyusun proposal atau menulis artikel (Tabel 4). Dari berbagai tujuan tersebut, keperluan untuk mengikuti perkembangan ilmiah paling banyak diungkapkan oleh responden. Hal ini karena responden 14 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 1, 2007

Tabel 4. Pemanfaatan informasi yang diperoleh dari jurnal elektronis. Pemanfaatan informasi Jumlah responden Mengikuti perkembangan ilmiah 11 Menambah pengetahuan 7 Menyusun bahan seminar/lokakarya 4 Menyusun materi penyuluhan 3 Memecahkan masalah 4 Komplementasi 5 Menyusun proposal 5 Menyusun artikel 5 Lain lain 3 Tabel 5. Masalah yang dihadapi responden dalam memanfaatkan jurnal elektronis. Masalah Jumlah responden Sistem rumit 3 Kesulitan akses 7 Petugas layanan kurang kooperatif 0 Biaya mahal 5 Fasilitas tidak memadai 1 Waktu terbatas 5 SOP tidak jelas 2 umumnya adalah ilmuwan atau mahasiswa sehingga perlu terus mengikuti perkembangan ilmu. Masalah yang Dihadapi PUSTAKA telah mengembangkan jurnal elektronis sekitar lima tahun, terutama yang tercakup dalam situs PUSTAKA, CD-ROM TEEAL dan ProQuest dilanggan sejak tahun 2001. Dalam memanfaatkan pangkalan data tersebut, pengguna maupun pustakawan menghadapi beberapa masalah, antara lain: (1) sistemnya rumit, (2) akses masih sulit, (3) biaya mahal, (4) fasilitas kurang memadai, (5) waktu akses terbatas, dan 6) standard operational procedures (SOP) tidak jelas. Tabel 5 memperlihatkan pendapat responden terhadap masalah yang mereka hadapi dalam memanfaatkan jurnal elektronis yang tersedia di PUSTAKA. Masalah yang paling menonjol adalah kesulitan akses, biaya mahal, dan waktu akses terbatas. Kesulitan akses kemungkinan disebabkan pengguna kurang memahami cara penelusuran bila mereka melakukan penelusuran dari tempat kerja atau lainnya. Jika akses dilakukan di PUSTAKA, mereka tidak mendapatkan masalah karena dapat dibantu oleh pustakawan. Biaya akses dan biaya pencetakan/download dibebankan kepada pengguna karena meskipun fasilitas yang digunakan milik pemerintah, tetap diminta pertanggungjawaban penggunaannya. Biaya terutama dikenakan untuk pengguna umum, sedangkan bagi peneliti Badan Litbang Pertanian yang membawa surat keterangan dari instansi yang bersangkutan diberi keringanan biaya atau bahkan dibebaskan. Biaya ini sebenarnya cukup murah karena dapat dikompensasi dengan ketepatan dan kecepatan memperoleh informasi yang dibutuhkan. Masalah terbatasnya waktu akses dinyatakan oleh pengguna yang melakukan akses dari ruang pelayanan PUSTAKA, karena dibatasi oleh jam kerja perpustakaan yaitu pukul 08.00-16.00. Kurang tepatnya penggunaan kata-kata kunci juga akan memperlama proses pencarian informasi. KESIMPULAN Dari seluruh pangkalan data yang dimiliki PUSTAKA, CD-ROM TEEAL paling banyak diminati (11 responden), diikuti ProQuest (10 responden) dan CD interaktif (9 responden). Jurnal elektronis full-text paling diminati responden (95,24%). Penelusuran secara on-line lebih disukai dibanding penelusuran off-line. Subsektor yang paling diminati responden adalah tanaman hortikultura, dengan subjek budi daya dan hama penyakit. Materi yang diperoleh dari CD-ROM TEEAL, ProQuest dan situs PUSTAKA tepat memenuhi kebutuhan responden. Kesesuaian dan kepuasan responden diperoleh dengan mengakses CD-ROM TEEAL dan ProQuest. Informasi yang paling mutakhir diperoleh dari ProQuest dan dimanfaatkan terutama untuk mengikuti perkembangan dan menambah ilmu. Masalah dalam pemanfaatan pangkalan data tersebut adalah kesulitan akses, biaya mahal, dan waktu akses terbatas. DAFTAR PUSTAKA Barber, D. 2004. Electronic publishing: a guide to electronic journal archives. On-line Journal of Issues in Nursing, 5(11) manuscript 7. [Available at: http://www.nursing world.org/ojin/topic 11/tpc11-7.htm]. [5 Desember 2006]. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 1, 2007 15

Galvin, J. 2004. The next step in scholarly communication is the traditional journal dead? Electronic Journal of Academic and Special Librarianship 5(1) 13 p. [Avai. at: http://southernlibrarianship.icaap.org/content/ vol.5no1/ galvinj01.htm]. [5 Desember 2006]. Jette, H. and P. Seiden. 2004. My e-journal - exploring the usefulness of personalized access to scholarly articles and services. Information Research 9(3): 1-21. [Available at: http://informationr.net/ir/9-3/paper181. html]. [20 Juni 2005]. Llewellyn, R.D., L.J. Pellack, and D.D. Shonrock. 2002. The use of electronic-only journals in scientific research. Issues in Science and Technology Librarianship, (Summer) p. 1-16. [Available at:http://www. istl.org/02-summer/internet.html]. [20 Juni 2004]. Mulla, K.R. 2006. E-resources and services in engineering college libraries: a case study. Electronic Journal of Academic and Special Librarianship 7(3): 1-10. [Available at: http://southernlibrarianship.icaap.org/content/ v07n01/mulla_ k01. htm]. [6 Desember 2006]. Tresnawan, A.D. 2004. Jurnal elektronik: berbagi pengalaman proses berlangganan jurnal on-line di UPT Perpustakaan UNISBA. Makalah disampaikan pada acara Silaturahmi dan Seminar Sehari Kiat Sukses Mengembangkan Perpustakaan, IPI Cabang Bandung dan UPT Perpustakaan ITB, 29 Desember 2004. [Available at: http://ipi.or.id/materi/ipi-kiat.doc]. [19 Desember 2006]. 16 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 1, 2007