KERAGAAN PENGETAHUAN PENGELOLA PERPUSTAKAAN LINGKUP BADAN LITBANG PERTANIAN DALAM APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI

Transkripsi

1 KERAGAAN PENGETAHUAN PENGELOLA PERPUSTAKAAN LINGKUP BADAN LITBANG PERTANIAN DALAM APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI Retno Sri Hartati Mulyandari dan Etty Andriaty Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian, Jalan Ir. H. Juanda No. 20, Bogor ABSTRAK Perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi memerlukan dukungan tenaga profesional yang memahami cara pengelolaan teknologi tersebut. Pengkajian bertujuan untuk mengetahui kemampuan dan pengetahuan awal pengelola perpustakaan yang menjadi peserta pelatihan peningkatan kapasitas sumber daya perpustakaan digital pada unit kerja/ unit pelaksana teknis (UK/UPT) lingkup Badan Litbang Pertanian. Metode pengkajian adalah pretest terhadap tingkat pengetahuan 121 peserta pelatihan yang berasal dari 58 UK/UPT mengenai materi pelatihan, yaitu instalasi jaringan, konfigurasi jaringan, konfigurasi server, manajemen user and sharing folder, aplikasi WINISIS dan Bibliotheca berbasis jaringan, digitasi dokumen, serta aplikasi perangkat lunak IGLOO. Hasil pretest menunjukkan 80% peserta tidak pernah melakukan instalasi jaringan, 58,68% belum pernah melaksanakan konfigurasi jaringan, 63,64% belum pernah melakukan konfigurasi server, dan 50,41% belum memahami pengelolaan user and sharing folder. Sebanyak 62% dan 39,67% peserta masing-masing telah mengetahui perangkat lunak WINISIS dan Bibliotheca, namun 68,75% peserta belum memahami konfigurasi kedua perangkat lunak tersebut. Sebanyak 7,44% peserta telah memahami IGLOO baru dan 60,71% belum pernah melakukan digitasi dokumen. ABSTRACTS The capability of IAARD library managers in application of information technology Information and communication technology based libraries need supporting from professional human resources who are able to manage the technology. This study aimed at revealing the initial knowledge of 121 participants of training on digital library capacity who came from 58 working units of the Indonesian Agency for Agricultural Research and Development (IAARD). The method used was a pretest on knowledge of participants on network instalation, network configuration, server configuration, user and sharing folder management, network based WINISIS and Bibliotheca application, document digitation, and IGLOO software application. The results showed that the participants had never dial network instalation (80%), network configuration (58,68%), server configuration (63,64%), and 50,41% had not yet understood user and sharing folder management. But 62% and 39,67% among them had known WINISIS and Bibliotheca software, respectively, though they did not understand configuration of the both software. While 7,44% had already known new IGLOO, but 60,71% had never done document digitation. Keywords: Information technology; digital library; human resources development PENDAHULUAN Kegiatan penelitian dan pengkajian memerlukan dukungan informasi yang memadai serta ketersediaan sarana dan prasarana yang memudahkan informasi tersebut diakses oleh peneliti, perekayasa, dan pengguna dari dan di mana saja serta kapan saja. Permasalahan yang dihadapi peneliti, perekayasa, penyuluh, dan pengguna lain dalam mendapatkan dan menyampaikan informasi iptek pertanian dan informasi bidang terkait adalah: (1) terbatasnya sarana dan prasarana komunikasi elektronis, (2) kurangnya ketersediaan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, (3) sistem pelayanan yang masih konvensional, dan (4) terbatasnya pengelola informasi yang memiliki keahlian dalam sistem informasi dan aplikasi teknologi informasi (TI). Salah satu fungsi utama perpustakaan menurut Rusmana (1998) adalah pengemasan dan penyebaran informasi, bukan penciptaan informasi. Dengan demikian, sumber daya manusia (SDM) yang profesional dan mampu mengemas informasi sudah selayaknya dimiliki oleh perpustakaan. Kedatangan pengguna ke perpustakaan merupakan bagian dari orientasinya dalam mencari informasi (Darmono 2001). Oleh karena itu, kesiapan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan mempengaruhi perilaku pengguna informasi. Kemampuan memenuhi informasi yang dibutuhkan pengguna, pengelolaan informasi yang baik, serta pelayanan yang prima merupakan produk perpustakaan yang dapat ditawarkan kepada pengguna. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 17, Nomor 1,

2 Pengembangan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi (TIK) merupakan salah satu jawaban dalam memenuhi kebutuhan pengguna saat ini. Selain harus menyediakan informasi dalam format digital yang dapat diakses secara offline, perpustakaan juga harus dapat diakses secara online baik melalui intranet maupun internet. Pemanfaatan TIK akan mendorong terciptanya kerja sama dalam sistem jaringan informasi, baik pada lingkup penelitian pertanian maupun subjek lain yang relevan. Sejalan dengan pesatnya perkembangan teknologi dan informasi diperlukan tenaga pengelola perpustakaan yang profesional untuk menangani sumber daya informasi, infrastruktur TIK, serta pelayanan informasi kepada pengguna. Febrian (2007) menyatakan bahwa SDM yang menangani TIK tidak harus memiliki gelar sarjana atau diploma jurusan informatika, tetapi yang penting dapat memahami dan menerapkan TIK dalam bidangnya. Keahlian dan keterampilan dalam bidang TIK dapat diperoleh melalui pelatihan dan magang pada instansi terkait yang telah menerapkan TIK. Materi pelatihan dan magang yang sejalan dengan pengembangan perpustakaan digital meliputi struktur pangkalan data, metadata yang akan digunakan, strategi dan teknik penelusuran secara online (Setiarso 2006), serta pengelolaan jaringan. Agar hasil penelitian dan pengembangan Badan Litbang Pertanian dapat dimanfaatkan oleh masyarakat maka perpustakaan pada unit kerja/unit pelaksana teknis (UK/UPT) perlu lebih diberdayakan. Salah satu indikator meningkatnya peran perpustakaan dalam mendukung kegiatan pengelolaan dan penyebaran informasi iptek pertanian adalah memadainya kapasitas pengelola perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi dengan mengaplikasikan TIK. Hasil kajian Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) terhadap sumber daya perpustakaan (SDM, infrastruktur, sumber daya informasi, kerja sama perpustakaan, sistem layanan, dan tata letak perpustakaan) menunjukkan bahwa pada umumnya kualitas dan kuantitas SDM perpustakaan belum memadai (Suryantini dan Maksum 2007). Sejalan dengan hasil kajian tersebut, terutama yang berkaitan dengan kualitas SDM perpustakaan, perlu dilakukan pengkajian lanjutan mengenai kapasitas pengelola perpustakaan UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian sehubungan dengan dilaksanakannya pembangunan perpustakaan digital mulai tahun Pengkajian bertujuan untuk mengetahui kemampuan awal pengelola perpustakaan UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian dan harapan mereka dalam pembangunan perpustakaan digital di instansi masing-masing. METODE Pengkajian kapasitas pengelola perpustakaan UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian dalam aplikasi TIK dilakukan terhadap peserta pelatihan peningkatan kapasitas pengelola perpustakaan digital yang dilaksanakan di PUSTAKA pada bulan Februari-Maret 2008, yang terdiri atas dua angkatan. Responden sebanyak 121 orang yang berasal dari 57 UK/UPT, masing-masing terdiri atas satu orang pengelola jaringan informasi dan satu orang pengelola informasi atau pangkalan data. Ruang lingkup pengkajian adalah keragaan pengetahuan responden di bidang TIK dalam mendukung pengelolaan dan pelayanan perpustakaan, yang meliputi pengetahuan tentang instalasi jaringan, konfigurasi jaringan, konfigurasi server, manajemen user and sharing folder, aplikasi WINISIS dan Bibliotheca berbasis jaringan, digitasi dokumen, serta aplikasi perangkat lunak IGLOO. HASIL DAN PEMBAHASAN Koleksi informasi perpustakaan digital adalah buku (tulisan), gambar, dan suara dalam bentuk file elektronis dan didistribusikan dengan menggunakan protokol elektronis melalui jaringan komputer (Wahono 2006b). Pengelola perpustakaan digital selain harus memiliki kemampuan dalam sistem informasi, juga dituntut mampu mengelola jaringan agar dapat menyiapkan informasi untuk melayani pengguna yang meminta informasi melalui jaringan. Berdasarkan hasil pretest diketahui bahwa sebagian besar (66,12%) peserta pelatihan tidak pernah melakukan kegiatan instalasi jaringan (Tabel 1), sedang 12,40% yang sering melakukan instalasi jaringan merupakan staf pengelola jaringan di tempat kerjanya. Rendahnya keterampilan sebagian besar pengelola perpustakaan dalam instalasi jaringan dapat dipahami mengingat terbatasnya sarana dan prasarana yang tersedia untuk mendukung kegiatan tersebut. Sebagian besar (58,68%) responden menyatakan belum pernah melakukan konfigurasi jaringan (Tabel 2) karena masih terbatasnya kegiatan pengembangan jaringan informasi di UK/UPT. Sebagian kecil peserta 30 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 17, Nomor 1, 2008

3 Tabel 1. Intensitas peserta peningkatan kapasitas pengelola informasi dalam instalasi jaringan. Intensitas Jumlah % Sering 15 12,40 Kadang 7 5,79 Jarang 9 7,44 Tidak pernah 80 66,12 Tidak menjawab 10 8,26 Tabel 3. Pemahaman peserta peningkatan kapasitas pengelola informasi dalam pengelolaan user and sharing folder. Tingkat pemahaman Jumlah % Sangat paham 3 2,48 Paham 16 13,22 Agak paham 32 26,45 Tidak paham 61 50,41 Tabel 2. Intensitas peserta peningkatan kapasitas pengelola informasi dalam konfigurasi jaringan dan server. Intensitas Konfigurasi jaringan Konfigurasi server Jumlah % Jumlah % Sering 13 10,74 2 1,65 Kadang 13 10, ,40 Jarang 15 12, ,88 Tidak pernah 71 58, ,64 9 7, ,00 (masing-masing 10,74%) menyatakan sering dan kadang melaksanakan kegiatan konfigurasi jaringan untuk mendukung koneksi jaringan di UK/UPT, atau pernah melakukan konfigurasi jaringan pada saat mendapatkan pelatihan aplikasi TI sebelumnya. Server merupakan piranti khusus dalam jaringan komputer yang berfungsi sebagai penyimpan dan pengatur lalu lintas data serta resource sharing. Masih banyak UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian, terutama yang berlokasi di daerah, belum memiliki server yang memadai. Akibatnya, sebagian besar peserta (63,64%) tidak pernah melakukan konfigurasi server (Tabel 2). Berkaitan dengan pemahaman dalam pengelolaan user and sharing folder, separuh peserta pelatihan (50,41%) belum mengetahuinya, sementara 13,22% lainnya menyatakan paham tentang hal tersebut (Tabel 3). Pemahaman terhadap pengelolaan user and sharing folder sangat penting bagi pustakawan dan petugas perpustakaan agar dapat melayani pengguna secara cepat dan efisien. Otomasi perpustakaan tidak terlepas dari aplikasi perangkat lunak yang sesuai untuk mendukung kelancaran tugas pengelola perpustakaan berbasis elektronis. Salah satu perangkat lunak yang digunakan perpustakaan lingkup Badan Litbang Pertanian adalah WINISIS yang dapat diperoleh secara gratis dari United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). Rushendi dan Kusmayadi (2007) menyatakan bahwa WINISIS memiliki kelemahan bila digunakan sebagai perangkat lunak Online Public Access Catalogue (OPAC), yaitu keamanan datanya kurang terjamin. Untuk itu perlu digunakan perangkat lunak tambahan Bibliotheca yang dikembangkan oleh PUSTAKA. Perangkat lunak ini berperan sebagai perantara (interface) antara pengguna dan pangkalan data WINISIS. Pengelola perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian perlu memahami dan mampu mengaplikasikan perangkat lunak WINISIS dan Bibliotheca demi terwujudnya perpustakaan digital di UK/UPT. Secara umum, 62% peserta pelatihan menyatakan paham bahkan beberapa di antaranya sudah mulai mengaplikasikan program WINISIS. Pengetahuan WINISIS diperoleh dari pelatihan aplikasi TI dalam pengelolaan perpustakaan. Tabel 4 menunjukkan separuh peserta pelatihan (52,07%) menyatakan tidak memahami perangkat lunak Bibliotheca, tetapi 39,6% di antaranya menyatakan telah paham dan sisanya tidak menjawab. Besarnya persentase peserta yang tidak memahami implementasi perangkat lunak Bibliotheca antara lain disebabkan perangkat lunak tersebut relatif baru sehingga belum banyak yang menggunakannya. Salah satu aplikasi perangkat lunak WINISIS yaitu untuk menyimpan pangkalan data katalog. Berkaitan dengan pengetahuan dan pemahaman pemasukan data dalam pangkalan data katalog, baru sebagian kecil peserta (19,01%) yang menyatakan sering melakukannya dan 43,80% peserta tidak pernah melakukannya (Tabel 5) karena terbatasnya sarana yang tersedia, meskipun mereka telah mengetahui program WINISIS dari kegiatan pelatihan yang pernah diikuti. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 17, Nomor 1,

4 Tabel 4. Pemahaman peserta peningkatan kapasitas pengelola informasi terhadap perangkat lunak WINISIS dan Bibliotheca. Tingkat WINISIS Bibliotheca pemahaman Jumlah % Jumlah % Sangat paham 1 0,83 0 0,00 Paham 41 33, ,83 Agak paham 34 28, ,83 Tidak paham 36 29, , , ,00 Tabel 5. Keragaan pengetahuan peserta peningkatan kapasitas pengelola informasi dalam entri data katalog dengan WINISIS. Frekuensi Jumlah % Sering 23 19,01 Kadang 22 18,18 Jarang 14 11,57 Tidak pernah 53 43,80 Tingkat pemahaman peserta terhadap konfigurasi WINISIS dan Bibliotheca juga sangat terbatas. Hal ini terlihat dari besarnya persentase peserta (68,75%) yang belum memahami konfigurasi kedua perangkat lunak tersebut (Tabel 6). Keadaan tersebut disebabkan prosedur konfigurasi WINISIS dan Bibliotheca cukup rumit serta Bibliotheca masih tergolong baru. Perpustakaan digital memiliki keunggulan dalam kecepatan akses karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (Yudhanto 2007). Salah satu ciri perpustakaan digital adalah koleksi tercetak mulai dialihmediakan ke bentuk elektronis melalui proses digitasi sehingga tidak memakan tempat dan lebih mudah ditemukan kembali (Wahono 2006a). Berkaitan dengan intensitas dalam digitasi informasi iptek pertanian, sebagian besar peserta (60,71%) menyatakan tidak pernah melakukan kegiatan tersebut (Tabel 7). Selain belum memahami prosedur digitasi informasi dan undang-undang atau peraturan hak cipta, peserta belum melakukan kegiatan digitasi karena di tempat kerja mereka belum tersedia sarana digitasi (scanner). Data yang tersimpan dalam pangkalan data WINISIS perlu diakses secara online agar pengguna yang berada di luar PUSTAKA dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Program yang dapat digunakan untuk mengakses informasi pada pangkalan data WINISIS adalah IGLOO yang merupakan aplikasi berbasis web untuk membaca pangkalan data berbasis ISIS. Sebagian besar peserta (65,29%) belum memahami IGLOO (Tabel 8), terutama yang belum pernah mengikuti pelatihan aplikasi TI bidang perpustakaan. Tingginya persentase peserta yang belum memahami aplikasi IGLOO berdampak pada besarnya persentase peserta (74,38%) yang belum memahami aplikasi transaksi informasi melalui IGLOO (Tabel 9). Intensitas awal peserta dalam peningkatan kapasitas pengelola informasi dalam melakukan konfigurasi IGLOO (Tabel 10) juga sangat rendah, yang ditunjukkan oleh tingginya persentase peserta (76,03%) yang belum pernah melakukan konfigurasi IGLOO. Tabel 6. Pemahaman peserta peningkatan kapasitas pengelola informasi dalam melakukan konfigurasi WINISIS dan Bibliotheca. Tingkat Jumlah % pemahaman Sangat paham 0 0,00 Paham 10 8,93 Agak paham 20 17,86 Tidak paham 77 68,75 Tidak menjawab 5 4,46 Jumlah ,00 Tabel 7. Intensitas awal peserta peningkatan kapasitas pengelola informasi dalam melakukan proses digitasi. Intensitas Jumlah % Sering 8 7,14 Kadang 21 18,75 Jarang 14 12,50 Tidak pernah 68 60,71 Tidak menjawab 1 0,89 Jumlah ,00 Tabel 8. Pemahaman awal peserta peningkatan kapasitas pengelola informasi terhadap IGLOO. Tingkat pemahaman Jumlah % Sangat paham 2 1,65 Paham 16 13,22 Agak paham 15 12,40 Tidak paham 79 65,29 32 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 17, Nomor 1, 2008

5 Tabel 9. Pemahaman peserta peningkatan kapasitas pengelola informasi dalam aplikasi transaksi informasi melalui IGLOO. Tingkat pemahaman Jumlah % Sangat paham 2 1,65 Paham 7 5,79 Agak paham 13 10,74 Tidak paham 90 74,38 Tabel 10. Intensitas awal peserta peningkatan kapasitas pengelola informasi dalam melakukan konfigurasi perangkat lunak IGLOO. Intensitas Jumlah % Sering 2 1,65 Kadang 6 4,96 Jarang 12 9,92 Tidak pernah 92 76,03 Tabel 11. Materi dan metode pelatihan yang diperlukan pengelola perpustakaan UK/UPT Badan Litbang Pertanian. Materi Metode Aplikasi pengelolaan dan Workshop dan magang pemanfaatan teknologi informasi berbasis web Pengembangan jaringan Pelatihan dan magang informasi Pengembangan situs Pelatihan, magang, dan Pengembangan pangkalan Pelatihan, magang, dan data Aplikasi Bibliotec Pelatihan, magang, dan Aplikasi Igloo Pelatihan, magang, dan Alih media koleksi Pelatihan, magang, dan Otomasi perpustakaan Workshop dan Aplikasi perpustakaan Pelatihan, magang, dan berbasis web Aplikasi WINISIS Pelatihan dan magang Materi dan Metode Pelatihan SDM perpustakaan merupakan komponen penting dalam kegiatan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Untuk meningkatkan kemampuan dan mempersiapkan tenaga pengelola yang kompeten, PUSTAKA telah melaksanakan berbagai kegiatan pelatihan bagi tenaga pengelola perpustakaan serta pembinaan perpustakaan. Materi yang diberikan meliputi pengenalan program WINISIS, pengembangan pangkalan data, pemasukan data, pemanfaatan pangkalan data dalam penyusunan publikasi bibliografis, pengenalan otomasi layanan perpustakaan, penelusuran informasi secara online ke pangkalan data jurnal elektronis (ProQuest dan Science Direct), serta program IGLOO. Hingga kini belum semua pengelola perpustakaan memperoleh pelatihan karena keterbatasan anggaran, baik untuk melaksanakan pelatihan maupun pembinaan. Kondisi ini juga mengakibatkan rendahnya kapasitas sebagian besar pengelola perpustakaan dan informasi dalam mengaplikasikan TI untuk pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Berdasarkan hasil kajian, diperoleh data tentang materi pelatihan peningkatan kapasitas pengelola perpustakaan dan informasi lingkup Badan Litbang Pertanian. Sebagian besar materi pelatihan yang dibutuhkan adalah mengenai pengelolaan jaringan informasi, pengembangan situs, dan aplikasi IGLOO (Tabel 11). Selain kegiatan peningkatan kapasitas, peserta pelatihan mengharapkan PUSTAKA secara berkesinambungan melakukan pembinaan, baik langsung maupun tidak langsung melalui sarana komunikasi elektronis yang tersedia. KESIMPULAN DAN SARAN Hasil pretest tentang pengetahuan peserta pelatihan peningkatan kapasitas sumber daya perpustakaan UK/ UPT lingkup Badan Litbang Pertanian dalam aplikasi TIK menunjukkan bahwa pengetahuan sebagian besar pengelola perpustakaan masih rendah. Lebih dari 60% peserta tidak mengetahui aplikasi teknologi informasi untuk mendukung pengelolaan dan layanan perpustakaan. Aplikasi WINISIS dianggap yang termudah yang pernah dilaksanakan oleh pengelola perpustakaan/ informasi, walaupun jumlah pengelola yang belum mengetahui WINISIS juga masih cukup besar (52,07%). Hal ini antara lain disebabkan belum tersedianya sarana pendukung aplikasi teknologi informasi. Beberapa peserta yang telah memahami salah satu jenis aplikasi teknologi informasi belum secara langsung dapat mengaplikasikan ilmu/keterampilan yang diperoleh dari Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 17, Nomor 1,

6 pelatihan karena belum tersedianya sarana pendukung. Implementasi perpustakaan digital di UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian serta penyediaan sarana yang memadai diharapkan dapat mengatasi kendala ini. DAFTAR PUSTAKA Darmono Kebutuhan dan perilaku pencari informasi penunjang studi mahasiswa pascasarjana: Studi kasus di dua perguruan tinggi penyelenggara program pascasarjana di Malang. Buletin FKP2T 6(1-2): Febrian, J Kondisi SDM teknologi informasi. /artikel.total.or.id/artikel. php?id=1143&judul= kondisi %20SDM%20Teknologi%20Informasi. [18 April 2008]. Rushendi dan E. Kusmayadi Kajian otomasi perpustakaan Balai Penelitian Tanaman Obat dan Aromatik. Jurnal Perpustakaan Pertanian 16(1): Rusmana, A Peran informasi dalam era globalisasi sebuah strategi menyongsong information free market. Dalam E. Koswara (Ed.). Dinamika Informasi Era Global. Bandung: Remaja Rosdakarya. Setiarso, B Roadmap perpustakaan digital iptek /09/19/roadmap-perpustakaan-digital-iptek/. [18 April 2008]. Suryantini, H. dan Maksum Laporan Akhir Kegiatan Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Perpustakaan. Bogor: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Wahono, R.S. 2006a. Melihat proyek perpustakaan digital. [20 April 2008]. Wahono, R.S. 2006b. Teknologi informasi untuk perpustakaan: perpustakaan digital dan sistem otomasi perpustakaan. teknologi-informasi-untuk-perpustakaanperpustakaan-digital-dan-sistem-otomasiperpustakaan/. [20 April 2008). Yudhanto, Y Menggagas perpustakaan digital. /ilmukomputer.com/2007/06/06/menggagasperpustakaan-digital/. [20 April 2008]. 34 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 17, Nomor 1, 2008