BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) bukan suatu hal baru untuk diketahui, namun SIM merupakan penerapan teknologi informasi di dalam organisasi atau perusahaan dalam proses bisnis. Menurut Pangestu (2003, 9), SIM adalah kumpulan dari interaksi sistemsistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. Sistem informasi manajemen menurut Gordon B. Davis dalam Jogiyanto (2001,14), Sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi". Sedangkan menurut Kumorotomo dan Agus (1998, 13), SIM ialah suatu sistem yang disediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Berdasarkan uraian di atas diketahui bahwa SIM adalah kumpulan sari interaksi sistem/manusia yang mengumpulkan dan mengelola data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. 2.2. Penerapan Sistem Informasi Manajemen Pada Perpustakaan Penerapan SIM pada perpustakaan dilakukan demi memberikan pelayanan terbaik kepada pengguna. Penerapan SIM pada perpustakaan didukung oleh 5
perangkat lunak yang disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan. Menurut Saputra (2010), penerapan sistem informasi manajemen pada perpustakaan memerlukan software (perangkat lunak) yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Perangkat lunak yang akan di gunakan harus yang bermanfaat, ekonomis, handal, kapasitas, sederhana, fleksibel dan user friendly. Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan perpustakaan dapat mempermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem informasi manajemen perpustakaan. Kebutuhan perpustakaan terhadap teknologi informasi sangat berhubungan erat dengan peran perpustakaan sebagai pondasi dan kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi, ilmu pengetahuan, dan kebudayaan yang terus kian berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan manusia akan informasi. Perkembangan teknologi informasi yang pesat perlu dimanfaatkan dengan baik dalam pengembangan sistem manajemen perpustakaan. Adapun tujuan dari dikembangkannya teknologi informasi perpustakaan sesuai dengan buku yang dikarang oleh Supriyanto dan Husin (2008, 23), Tujuan penerapan TI adalah untuk otomasi kerja perpustakaan yang pada dasarnya adalah membantu semua pekerjaan dan kegiatan perpustakaan lebih mudah dan cepat. Dalam penerapannya di perpustakaan, menurut Bryson (1990), Manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian. 6
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa penerapan sistem informasi manajemen pada perpustakaan untuk otomasi kerja perpustakaan yang memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, aplikasi perangkat lunak dan sumber dana dengan memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian. 2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Sistem informasi manajemen perpustakaan merupakan bagian yang tidak dapat terpisah dari perpustakaan karena, dengan adanya SIM maka perpustakaan dapat dikelola dengan baik. Menurut Harefa (2009, 12), SIM Perpustakaan ialah sebuah proses pengolahan dengan bantuan teknologi informasi (TI). Sistem informasi manajemen perpustakaan memanfaatkan TI untuk kegiatan-kegiatan perpustakaan dan mengubah sistem perpustakaan manual menjadi sistem terkomputerisasi. Sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Royandiah (2007), Suatu sistem yang memberikan kemudahan bagi manusia berupa data atau informasi yang berhubungan dengan tugas operasional suatu perpustakaan. Sistem informasi manajemen mendukung aktivitas manusia dalam lingkungan organisasi seperti perpustakaan dengan menyajikan suatu data secara efektif dalam waktu yang singkat sehingga memudahkan pengambilan keputusan bagi kepala perpustakaan. Sejalan dengan Royandiah sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Hakam (2006), adalah Bisnis (business process) yang ada di perpustakaan, yang terintegrasi mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Sistem ini disesuaikan dengan kebutuhan-kebutuhan dari bagian-bagian yang ada di perpustakaan. 7
Dari pernyataan di atas bahwa sistem informasi manajemen perpustakaan dapat memberikan kemudahan bagi pustakawan untuk melakukan tugas-tugas operasional dalam perpustakaan karena sudah terintegrasi dan terkomputerisasi. 2.2.2. Perangkat Lunak Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Menurut Saputra (2010), Penerapan sistem informasi manajemen pada perpustakaan Diperlukan software (perangkat lunak) yang dirancang khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Perangkat lunak yang akan di gunakan harus yang bermanfaat, ekonomis, handal, kapasitas, sederhana, fleksibel dan user friendly. Penerapan teknologi sistem informasi dalam perkembangan perpustakaan dapat mempermudahkan pustakawan dalam mengelola sistem dalam perpustakaan. Menurut Sutanta (2005, 20), Perangkat lunak adalah serangkaian instruksi dengan aturan tertentu untuk mengatur operasi perangkat keras. Sejalan dengan pendapat Sutanta, Komorotomo dan Margono (1999, 35), mendefenisikan bahwa Perangkat lunak adalah serangkaian instruksi yang dapat dipahami oleh perangkat keras pengolah data atau komputer sehingga perangkat keras itu dapat melaksanakan pemrosesan data sesuai dengan yang dikehendaki. Berdasarkan pendapat di atas, maka perangkat lunak yang digunakan dalam SIM Perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan mempermudah pustakawan dalam mengelolanya. 8
Secara umum, perangkat lunak aplikasi perpustakaan dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu perangkat lunak komersial dan perangkat lunak gratis. 1. Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software) Perangkat Lunak Komersial (Commercial Software) menurut Sonhaji (2012), Perangkat lunak hak beli, karena mempunyai hak cipta. Setiap orang yang bermaksud menginstalnya harus membelinya. Jika tidak membayar berarti melakukan pembajakan. Perangkat lunak ini juga disertai lisensi yang melarang pembeli menyalin perangkat lunak untuk diberikan kepada orang lain ataupun untuk dijual kembali. Perangkat lunak komersial terdiri atas beberapa jenis, antara lain adalah: a. NCI BookMan. b. Dynix. c. IBRA Advance. 2. Perangkat Lunak Gratis Perangkat Lunak Gratis menurut Sonhaji (2012), Perangkat lunak yang digunakan tanpa perlu membayar sama sekali. Perangkat lunak tanpa kode sumber dan bebas digunakan oleh siapa saja tanpa perlu membayar. Perangkat lunak gratis terdiri atas beberapa jenis, antara lain adalah: a. Senayan. b. Athenaeum Light. c. Igloo d. X-Igloo e. OpenBiblio f. PhpMyLibrary Menurut Salmi (2012) dalam pemilihan harus mempertimbangkan kriteria sebagai berikut: 1. Kegunaan Fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktunya dan relevan untuk proses pengambilan keputusan. 2. Ekonomis Biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan perangkat lunak sesuai dengan hasil yang didapatkan 3. Kehandalan Mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekwensi besar dan terus menerus. 4. Kapasitas 9
Mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat 5. Sederhana Menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna 6. Fleksibel Dapat diaplikasikan dibeberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut. Dalam memilih perangkat lunak, ada banyak faktor dan kriteria yang sebaiknya dipertimbangkan oleh perpustakaan. Menurut Tedd (1993, 101-102) ada 5 (lima) faktor dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, yaitu: 1. Faktor Umum Ada sejumlah faktor umum yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perangkat lunak antara lain pengalaman perpustakaan lain yang pernah menggunakan perangkat lunak tersebut. Untuk ini perlu dilakukan kunjungan ke perpustakaan yang telah menggunakannya kemudian melakukan studi dan diskusi mendalam tentang cara kerja dan peralatan sistem tersebut. Jika ini tidak dapat dilakukan karena lokasi yang berjauhan, maka dapat dilakukan melalui komunikasi lain seperti suratmenyurat untuk mengetahui keberadaan perangkat lunak tersebut. Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan perangkat lunak yang akan dibeli tersebut jauh lebih penting, dari pada pengalaman yang dikemukakan oleh vendor atau supplier, sebab apa yang dikemukakan vendor atau supplier biasanya banyak berimplikasi kepada konsep pemasaran yaitu promosi terhadap produknya. 2. Faktor Teknis Ada beberapa faktor teknis yang perlu diperhatikan dalam memilih perangkat lunak, yaitu (1) apakah perangkat lunak tersebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan dalam waktu yang tepat, (2) apakah perangkat lunak tersebut dapat dijalankan pada perangkat keras (hardware) yang tersedia, (3) apakah perangkat lunak tersebut dapat dijalankan pada sistem operasi yang tersedia, (4) batasan data, berapa jumlah records, besaran file, jumlah fields, besaran fields, besaran records dan sebagainya, (5) bagaimana kemudahan menggunakan perangkat lunak tersebut, dan (6) faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam perangkat lunak. 3. Faktor Pendukung 10
Faktor pendukung yang perlu diketahui dan dievaluasi dalam memilih perangkat lunak, antara lain menyangkut dokumentasi untuk pedoman instalasi, petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya. Selain itu perlu diketahui, apakah vendor menyediakan bantuan untuk memasang perangkat lunak, pelatihan dan modifikasi sistem (upgrade) sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru dari perangkat lunak tersebut. Perlu juga diketahui apakah ada organisasi pengguna (user group) untuk perangkat lunak tersebut.biasanya perangkat lunak yang baik, memunculkan user group sebagai wadah tukar-menukar pengalaman menggunakannya. Biasanya user group ini menerbitkan newsletter secara berkala, dan ada kalanya menyelenggarakan seminar dan kegiatan lainnya. 4. Faktor Biaya Faktor penting yang menjadi pertimbangan adalah harga dari perangkat lunak yang akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu perangkat lunak harus dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya. Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganyapun cenderung menjadi semakin mahal. Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan kemampuan anggaran perpustakaan. 5. Faktor Hukum Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli perangkat lunak ialah faktor hukum. Hal penting yang perlu diketahui dalam faktor hukum adalah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian perangkat lunak tersebut. Biasanya jaminan dalam membeli perangkat lunak selalu ada, akan tetapi tenggang waktu jaminan tersebut dapat berbeda satu dengan lainnya. Berkenaan dengan jaminan ini, hal lain yang perlu diperhatikan ialah pengesahan kontrak, baik kontrak pembelian sistem dan kontrak pemeliharaan sistem. Berdasarkan uraian di atas, maka dalam pemilihan perangkat lunak yang gratis ataupun berbayar disesuaikan dengan kriteria dan faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan perangkat lunak. 2.2.3. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Sistem informasi manajemen perpustakaan adalah sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam perpustakaan. 11
Menurut Ishak (2008, 89), manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan diantaranya adalah: 1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna. 3. Meningkatkan citra perpustakaan. 4. Pengembangan infrastruktur, nasional, regional, dan global. Menurut Supriyadi (2013), Manfaat sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi. 2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis. 3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif. 4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi. 5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi. 6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru. 7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem. 8. Dalam organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. Dari pendapat di atas bahwa manfaat sistem informasi manajemen perpustakaan ialah efisiensi, layanan yang lebih baik, meningkatkan citra perpustakaan dan pengembangan infrastruktur. 2.2.4. Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Fitur-fitur sistem informasi manajemen perpustakaan menurut Wahono (2006), Harus mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari otentikasi sistem, menu utama, administrasi, security dan pembatasan akses, 12
pengadaan, pengolahan, penelusuran, manajemen anggota, sirkulasi dan pelaporan. 1. Otentikasi Sistem. Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan adalah sesuai dengan yang ada di database. 2. Menu Utama. Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran, anggota dan sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan security. 3. Administrasi, Security dan Pembatasan Akses. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user, mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga mengelola dan mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan. 4. Pengadaan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan permintaan, pemesanan dan pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan. 5. Pengolahan Bahan Pustaka. Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database, penelusuran status buku yang diproses, pemasukan cover buku/nomer barcode, pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number). 6. Penelusuran Bahan Pustaka. Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang penting dalam dunia perpustakaan. 7. Manajemen Anggota dan Sirkulasi. Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengautomasinya. 8. Pelaporan (Reporting). Sistem reporting yang memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameter-parameter yang dapat kita atur. Berdasarkan pendapat di atas bahwasanya fitur-fitur SIM Perpustakaan harus dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan itu sendiri. 2.3. Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan 2.3.1. Pengadaan Pengadaan bahan pustaka merupakan ikon penting dalam penyelenggaraan perpustakaan. Kegiatan pengadaan (acquisition) menurut Siregar (1997, 4), 13
Semua kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya kegiatan pengecekan bibliografi (pre-order bibliographic checking) yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka, pemerosesan faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan. Fungsi utama dari sistem pengadaan menurut Siregar (1997, 5) yaitu Pemilihan, pengecekan bibliografi (bibliographic checking), pemesanan dan penerimaan bahan pustaka baru. 1. Pemilihan. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan atau pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penerbit atau katalog penjual buku. 2. Pengecekan Bibliografi. Pengecekan bibliografi dilakukan oleh asisten pustakawan. Kartu-kartu pilihan diverifikasi dengan cara mencocokkan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata. Asisten pustakawan membuat catatan (nota) yang dianggap perlu pada kartu, untuk memberitahu pustakawan bahwa suatu bahan pustaka yang dipilih telah terdapatdalam salah satu dari ketiga file tersebut. Setelah melakukan pengecekan asisten pustakawan kemudian mengembalikan kartu-kartu tersebut kepada pustakawan. 3. Pemesanan. Proses pemesanan dimulai dengan menerima kartu-kartu pilihan dari prosedur pemilihan. Seorang asisten pustakawan kemudian mensortir kartu-kartu tersebut sesuai dengan urutan prioritas. Kartu-kartu tersebut dibagi ke dalam dua kelompok sesuai dengan dana yang tersedia. Kelompok yang pertama mendapat prioritas untuk dipesan diketik ke dalam bentuk daftar dan selanjutnya di pesan. 4. Penerimaan dan Pengajuan Tuntutan. Bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasanya diterima bersamaan. Seorang asisten pustakawan melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokkan faktur dengan mencocokkannya dengan daftar pesanan. Setelah itu, ia mencocokkan faktur dengan bahan-bahan pustaka yang diterima. Dari uraian di atas diketahui pengadaan adalah kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka dan dalam meningkatkan mutu koleksi bahan 14
pustaka dilakukan pemilihan, pengecekan bibliografi, pemesanan, penerimaan dan pengajuan tuntutan di dalam suatu perpustakaan. 2.3.2. Pengatalogan Menurut Siregar (1997, 4), Semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan catalog yang digunakan sebagai sarana temu-balik koleksi perpustakaan. Fungsi utama pengatalogan menurut Siregar (1997, 10), mencakup pembuatan kartu-kartu katalog (pengatalogan dan pengklasifikasian) dan penyiapan fisik (penyelesaian akhir) bahan-bahan pustaka yang baru diterima. 1. Proses Pengatalogan Bahan pustaka dan kartu pilihan diterima dari seksi pengadaan. Kataloger memeriksa bahan dan kartu. Jika bahan tersebut merupakan eksemplar tambahan, kataloger member catatan sebagai tambahan pada kartu katalog yang sudah ada. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik. Jika bahan tersebut adalah suatu judul baru kataloger melakukan proses pengatalogan dengan menggunakan alat bantu pengatalogan seperti AACR dan LCSH. Ia kemudian membuat konsep kartu katalog dasar. Bahan tersebut kemudian diteruskan ke prosedur pengklasifikasian. 2. Pengklasifikasian Bahan pustaka yang merupakan judul baru diterima dari prosedur pengatalogan. Klasifikator melakukan proses pengklasifikasian dengan alat-alat bantu seperti DDC atau UDC. Nomor klasifikasi yang sesuai diberikan pada bahan tersebut. Klasifikator kemudian melengkapi nomor panggil (call number) dengan tanda-tanda lainnya seperti tiga huruf petama dari nama keluarga (surename) pengarang dan huruf pertama dari judul dan tanda kelompok koleksi. Bahan tersebut dengan konsep kartu katalog didalamnya, kemudian diteruskan ke prosedur penyiapan fisik. 3. Penyiapan Fisik Prosedur penyiapan fisik terdiri dari dua kegiatan utama yaitu pembuatan katalog dan label-label. Kegiatan pertama dimulai dengan pengetikan informasi yang terdapat dalam konsep kartu katalog ke dalam kartu-kartu standar, biasanya menggunakan lembar stensil dan alat duplikator. Sejumlah kartu entri tambahan kemudian dihasilkan dari kartu-kartu standar tersebut. Kegiatan kedua adalah mempersiapkan label-label untuk setiap bahan pustaka baru. Kegiatan ini juga mencakup bahan pustaka yang diterima dari penjilidan. Label diketik, termasuk label untuk punggung, kartu buku dan kantong buku. Bahan-bahan tersebut kemudian 15
diteruskan ke sirkulasi untuk dipamerkan atau disusun di dalam rak koleksi perpustakaan. Dari pernyataan di atas bahwa dalam pengatalogan mencakup pengatalogan dan pengklasifikasian dan penyiapan fisik akhir bahan pustaka. 2.3.3. Pengawasan Sirkulasi Manajemen sirkulasi adalah suatu upaya perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, serta pengendalian kegiatan suatu urutan kerja pada setiap kegiatan sirkulasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan pelayanan sirkulasi yang ada pada perpustakaan yaitu: 1. Memungkinkan pengguna memanfaatkan bahan pustaka dengan cepat dan tepat. 2. Mengetahui data kuantitatif dari kegiatan pada bagian pelayanan sirkulasi dengan mengetahui bahan pustaka yang dipinjam dan siapa yang meminjam. 3. Terjaminnya bahan pustaka yang dipinjam Fungsi-fungsi sistem pengawasan sirkulasi menurut Siregar (1997, 33), mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman. 2. Sistem dapat memproses pengembalian. 3. Sistem dapat memproses perpanjangan. 4. Sistem dapat memproses denda. 5. Sistem dapat memproses reservasi. 6. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk satu malam. 7. Sistem dapat memelihara file anggota. 8. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan. 9. Sistem harus mampu untuk membuat peringatan untuk keterlambatan dan penagihan. 10. Sistem harus mampu untuk menghasilkan Surat Keterangan Bebas dari Tagihan Perpustakaan (SKBP) berdasarkan permintaan. 11. Sistem mampu menghasilkan laporan dan statistik. 16
Semua kegiatan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaknya pelayanan sirkulasi disusun dan dikoordinir dengan baik sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Perpanjangan 5. Penagihan 6. Pemberian sanksi 7. Bebas pustaka 8. Statistik pengunjung 2.3.3.1. Keanggotaan Perpustakaan menentukan siapa saja yang berhak menjadi anggota perpustakaan dan syarat-syarat apa saja yang harus dipenuhi untuk mendaftarkan diri menjadi anggota. Menurut Sulistyo-Basuki (1991, 257), Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka dia harus mengisi formulir keanggotaan, maka dikembalikan kepada petugas sirkulasi disertai dengan kelengkapan lainnya. Kelengkapan keanggotaan tergantung kepada kebijakan masing-masing perpustakaan, ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan fotocopy tanda pengenal. 2.3.3.2. Peminjaman Menurut Rahayuningsih (2007, 96), Layanan peminjaman merupakan salah satu kegiatan utama dalam sirkulasi. Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Menurut Syihabuddin (2007, 224), Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan adalah koleksi yang berupa buku. Dalam proses peminjaman perlu dilakukan pencatatan agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah 17
dikontrol, pengguna koleksi mudah diketahui dan batas waktu pengembalian mudah diprediksi. 2.3.3.3. Pengembalian Bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya.pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing perpustakaan. Petugas harus melihat keadaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang dimiliki perpustakaan. Menurut Rahayuningsih (2007, 96), Pengembalian adalah kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna telah mengembalikan koleksi yang dipinjamnya. 2.3.3.4. Perpanjangan Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk memperpanjang peminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Rahayuningsih (2007, 96), Memperpanjang masa pinjam adalah kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam sesuai kurun waktu yang ditentukan dan biasanya perpanjangan koleksi dilakukan satu kali periode peminjaman. 18
2.3.3.5. Penagihan Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman. Menurut Rahayuningsih (2007, 96), Kegiatan penagihan adalah pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam karena telah melampaui batas waktu peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan, misalnya penagihan pertama dilakukan tiga hari setelah keterlambatan, penagihan kedua dilakukan dua minggu setelah keterlambatan, dan penagihan ketiga dilakukan sebualan setelah keterlambatan. 2.3.3.6. Pemberian Sanksi Pemberian sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut. Sanksi yang akan diberikan kepada setiap pengguna yang melakukan pelanggaran-pelanggaran seperti: 1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan. 2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak. 3. Membawa bahan perpustakaan dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar. 4. Menghilangkan bahan perpustakaan. 5. Melanggar tata tertib perpustakaan. 19
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 83), dinyatakan ada beberapa jenis sanksi yang akan dikenakan kepada pengguna antara lain: 1. Denda. 2. Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu. 3. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajarmengajar. Sanksi yang diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan perpustakaan hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan juga dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan yang lain. Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran ialah sebagai berikut: 1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna. 2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya. 3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan. 4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut. Dengan adanya prosedur pemberian sanksi di atas maka pengguna harus berkewajiban menjaga kedisiplinan dan ketaatan kepada peraturan. Pemberian sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin para pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan seadil-adilnya di antara para pengguna, terutama kalau koleksi perpustakaan masih sedikit. 20
2.3.3.7. Bebas Pustaka Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka setiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain seperti pengguna yang akan dipindah ke lembaga pendidikan yang lain atau bagi staf pengajar yang kan pensiun akan diperlukan keterangan bebas pinjam pustaka. Bagi pengguna, keterangan bebas pinjaman diperlukan untuk: 1. Ujian akhir. 2. Yudisium. 3. Penerimaan ijazah. 4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 84), prosedur bebas pinjaman adalah sebagai berikut: 1. Pengguna yang membutuhkan keterangan Bebas Pinjaman menyerahkan tanda pengenal. 2. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanggal pengenal. 3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam. 4. Kartu pinjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel Bebas pinjaman. 5. Petugas mengisi tanda bukti Bebas pinjaman dengan identitas pengguna. Menurut Lasa (2007, 171), untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum 2.3.3.8. Statistik Pengunjung Setiap perpustakaan selayaknya mengumpulkan dan statistik sebagai bahan informasi bagi kemajuan perpustakaan yang bersangkutan. Untuk mendapat gambaran mengenai aktivitas dan kesibukan bagian pelayanan kepada pengunjung perlu dikupulkan data tentang pekerjaan dibagian ini. Pada setiap harinya 21
pengunjung diruang baca, jumlah bahan pustaka yang dipinjam, dan jumlah anggota baru dicatat pada tabel statistik harian, dan pada akhir bulan data statistik harian ini dikumpulkan dan diisi pada statistik bulanan. Menurut Rahayuningsih (2007, 98), Statistik pengunjung adalah kegiatan pengumpulan data kegiatan sirkulasi sebagai bahan untuk melihat keadaan dan perkembangan perpustakaan. Statistik yang dikerjakan meliputi data pengunjung, keanggotaan, jumlah peminjam, koleksi yang dipinjam, dan koleksi yang dikembalikan. Fungsi statistik pengunjung adalah: 1. Menyusun laporan tahunan perpustakaan. 2. Menyusun rencana kegiatan perpustakaan. 3. Menyajikan tingkat keberhasilan perpustakaan kepada lembaga dan pengguna. 4. Memperkuat alasan dalam penambahan anggaran dan tenaga. Menurut Syihabuddin (2007, 224), Pustakawan menggunakan statistik untuk berbagai keperluan, yaitu untuk menyusun laporan tahunan, mengukur efisiensi berbagai bagian perpustakaan, menyusun rencana dan jasa perpustakaan, memperkuat alasan dalam menunjang penambahan anggaran dan tenaga, serta menyajikan keberhasilan perpustakaan pada pengguna dan pimpinan. Dari uraian-uraian di atas diketahui bahwa pengawasan sirkulasi meliputi Keanggotaan peminjaman, pengembalian, perpanjangan, penagihan, pemberian sanksi, bebas pustaka, dan statistik pengunjung. 2.3.4. Pengawasan Serial Kegiatan pengawasan serial (serial control) menurut Siregar (1997, 4), Semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan 22
dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claims), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial. Berdasarkan pendapat di atas, semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claims), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial. 2.3.5. Katalog Talian Katalog talian merupakan sistem temu kembali informasi berbasis komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusur koleksi suatu perpustakaan. Menurut Siregar (1997, 5), Katalog talian (online public access catalogue = OPAC) adalah penyediaan fasilitas temu-balik koleksi perpustakaan melalui terminal komputer untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan. Berdasarkan pernyataan di atas, mengataka bahwa OPAC adalah suatu alat bantu bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi di perpustakaan dan sarana untuk memeriksa status bahan pustaka. 2.3.6. Statistik Kegiatan statistik menurut Hasugian (2009, 171), Pencatatan kuantitas pekerjaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka, jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian, dan sebagainya. 2.4. Kerangka PIECES ( framework ) Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan kerangka PIECES (performance, 23
Information, economy, Control, eficiency dan Services). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja. (Al-Fatta 2007, 51). Adapun beberapa indikator yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah adalah sebagai berikut: 1. Kinerja (Performance) Menurut definisi konseptual, kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). a. Jumlah Produksi jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang jumlah kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian kerja tertentu dalam satuan orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk memproses 1 bahan pustaka yang masuk kepada perpustakaan dibutuhkan berapa jam sehingga siap untuk dilayankan kepada pengguna. Kemudian hal ini dianalisis apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau perlu ada peningkatan kinerja. b. Waktu Tanggap penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respons ke transaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang waktu respons yang terjadi ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga transaksi tersebut direspons untuk diproses. Misalnya jika pengguna ingin mencari buku, berapa lama menggunakan sistem informasi perpustakaan untuk menentukan apakah buku tersebut ada / tidak dan dipinjam. 2. Informasi (Information) Agar informasi dapat mempunyai manfaat dalam proses pengambilan keputusan, informasi harus mempunyai kualitas dan nilai. Menurut Jogiyanto (2005), Kriteria kualitas informasi adalah : a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. b. Tepat waktu (timeliness), berrti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. 24
c. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. 3. Ekonomi (Economy) Analisis ini dilakukan untuk mengetahui apakah suatu sistem itu tepat diterapkan pada suatu lembaga informasi khususnya perpustakaan dilihat dari segi financial dan biaya yang dikeluarkan. Hal ini sangat penting karena untuk menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat ditingkatkan manfaatnya (nilai gunanya) atau diturunkan biaya penyelenggaraannya. Untuk sebuah perpustakaan yang berorientasi non provit-oriented maka penghitungan biaya pada sistem informasi menurut Al-Fatta (2007, 53), yang digunakan yaitu: a. Biaya tidak diketahui. b. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber. c. Biaya terlalu tinggi. 4. Pengendalian (Control) Dalam suatu sistem perlu diadakan sebuah kontrol atau pengendalian agar sistem itu berjalan dengan baik. Analisa ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana pengendalian yang dilakukan agar sistem tersebut berjalan dengan baik. Sebuah sistem perlu dilakukan kontrol yang baik pula dalam upaya untuk memberikan rasa aman dan nyaman kepada pengguna ketika menggunakan sistem tersebut. Dalam penelitian ini peneliti ingin menguji sistem informasi manajemen perpustakaan dengan hal-hal yang mungkin terjadi seperti dibawah ini. Pengendalian terlalu lemah, yaitu: a. Input data tidak diedit dengan cukup. b. Kejahatan terhadap data. c. Etika dilanggar pada data atau informasi mengacu pada data atau informasi yang mencapai orang-orang yang tidak mempunyai wewenang. d. Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file atau database-database yang berbeda. e. Peraturan atau panduan privasi dilanggar (atau dapat dilanggar) f. Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak) g. Error pembuatan keputusan terjadi Pengendalian berlebihan, yaitu: a. Red tape (prosedur) birokratis memperlamban sistem b. Pengendalian mengganggu para pelanggan atau karyawan c. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan 5. Efisiensi (Eficiency) Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya pada bab informasi, di mana data yang secara berlebihan dimasukkan dan diproses juga informasi yang dihasilkan secara berlebihan akan membuat sistem tidak efisien dalam 25
penggunaan sumberdaya. Sumberdaya dapat berupa sumberdaya prosesor, memory, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang efisiensi proses sistem yang berlangsung, seberapa efisien proses yang dilakukan oleh sistem tersebut, bagaimana proses efisiensinya, dan dampak yang ditimbulkan oleh sistem saat ini. Inefisiensi sistem yang berlangsung dapat berupa : a. Data secara berlebihan dimasukan atau disalin b. Data secara berlebihan diproses c. Informasi secara berlebihan dihasilkan 6. Layanan (Services) Menilai apakah prosedur yang ada saat ini masih dapat diperbaiki kemampuannya untuk mencapai peningkatan kualitas layanan. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Sederetan kelemahan layanan sistem telah teridentifikasi di bawah ini, kemudian dideskripsikan juga penyebab kelemahan sistem tersebut, dan dampak yang ditimbulkan ketika hal tersebut terjadi. Berikut ini kelemahan layanan sistem yang teridentifikasi : a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat. b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten. c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya. d. Sistem tidak mudah dipelajari. e. Sistem tidak mudah digunakan. f. Sistem canggung untuk digunakan. g. Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru atau tidak umum. h. Sistem tidak fleksibel untuk berubah. i. Sistem tidak kompatibel dengan sistem-sistem lain. Hubungan dengan Sistem Informasi Manajemen dengan kerangka PIECES menurut Al Fatta (2007, 62), kerangka PIECES menitikberatkan pada bagaimana mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada Sistem Informasi Manajemen. Untuk mempermudah cara melakukannya, ditawarkan cara analisis dengan kerangka PIECES yang menguraikan kedalam 6 fokus yaitu kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan layanan. Hasilnya adalah dokumen kelemahan SIM dan akan menjadi rekomendasi untuk perbaikan-perbaikan yang harus dibuat pada SIM yang akan dikembangkan. 26