4 BAB II LANDASAN TEORI A. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem, Informasi, dan Data Akuntan, dan pakar ekonomi telah mengembangkan konsep dan istilah sistem, informasi dan data menurut pendapat mereka masing-masing. Maka untuk lebih memperjelas pengertian sistem, penulis kemukakan beberapa pendapat dari para ahli ekonomi. Hall (2001:5) menyatakan Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan Mulyadi (2001 : 2) menyatakan Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah komponenkomponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan, sasaran bersama.
5 Menurut Hall (2007:1) informasi adalah fakta yang menyebabkan penggunanya melakukan tindakan yang tidak akan dapat dilakukannya, atau tidak dilakukannya, jika tidak ada fakta tersebut. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2005:431) informasi adalah data yang telah diproses dan diatur ke dalam bentuk output yang memiliki arti bagi orang yang menerimanya. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk sehingga berguna bagi manusia. Menurut Hall (2001:14) data adalah fakta, yang dapat atau tidak dapat diproses (disunting, dirangkum atau diperbaiki) dan tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2005:425) data merupakan karakter-karakter yang diterima sebagai input dalam sistem informasi, untuk disimpan dan diproses lebih lanjut. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah sekumpulan data yang memiliki karakter-karakter tertentu dan dapat atau tidak dapat diproses. 2. Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall (2001:7) sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2005:457) sistem informasi adalah cara teratur untuk mengumpulkan, memproses, mengelola, dan melaporkan informasi agar organisasi dapat mencapai tujuan dan sasarannya.
6 Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling berhubungan yang diorganisasikan untuk menunjang pemakainya. 3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Romney dan Steinbart (2006:6), mendefinisikan sistem informasi akuntansi adalah cara teratur untuk mengumpulkan, memproses, mengelola, dan melaporkan informasi agar organisasi dapat mencapai tujuan dan sasarannya. Sedangkan menurut Zaki (2000:4) sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, menganalisis, dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan, baik kepada pihak-pihak luar, seperti pajak, investor, dan kreditor, maupun pihak-pihak dalam perusahaan, terutama manajer. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sekelompok organisasi yang bertanggung jawab untuk mengolah data informasi keuangan. B. Gaji Menurut Mulyadi (2001: 373) gaji umumnya merupakan pembayaran atau penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan. Gaji adalah balas jasa
7 yang diterima pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu (Kamus Besar Bahasa Indonesia (2003:327). Maka dapat disimpulkan bahwa gaji adalah pembayaran yang diterima pekerja yang dibayar dalam bentuk uang per bulan. C. Sistem Akuntansi Penggajian Sistem akuntansi penggajian adalah fungsi, dokumen, catatan, dan sistem pengendalian intern yang digunakan untuk kepentingan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja (Mulyadi, 2001 : 373). 1. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah: a. Dokumen pendukung perubahan gaji Berupa surat-surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, pemindahan, penurunan pangkat, dan sebagainya. b. Kartu jam kerja Digunakan untuk mencatat jam kerja setiap karyawan di perusahaan. c. Daftar gaji Berisi jumlah gaji setiap karyawan dikurangin potongan-potongan berupa PPh 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain. d. Rekap daftar gaji Merupakan ringkasan gaji yang dibuat berdasarkan daftar gaji. e. Amplop gaji
8 Amplop gaji berisi informasi mengenai nama karyawan, no identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan. f. Bukti kas keluar Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji. 2. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah: a. Jurnal Untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data yang lainnya. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal penjualan, jurnal umum, dan jurnal pembelian. b. Buku besar Terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. c. Kartu penghasilan karyawan Untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. 3. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem penggajian yaitu: a. Personalia
9 Bertangung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, pemberhentian karyawan. b. Supervisor Bertanggung jawab untuk menyiapkan SK pengangkatan, dan skedul kerja karyawan. c. Bagian gaji Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. d. Bagian akuntansi Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji. e. Bagian keuangan Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. 4. Unsur pengendalian penggajian yang digunakan yaitu: a. Organisasi 1) Fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji. Dengan dipisahkannya kedua fungsi tersebut maka hasil perhitungan gaji
10 yang dilakukan oleh fungsi pembuat daftar gaji dicek ketelitian dan keandalannya oleh fungsi keuangan sebelum gaji dibayar kepada karyawan. 2) Fungsi pencatatan waktu kerja harus terpisah dari fungsi operasi. Untuk menjamin keandalan data waktu kerja karyawan, pencatatan waktu kerja tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1) Setiap orang yang tercatat namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan yang ditandatangani oleh direktur utama. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadi pembayaran gaji kepada orang yang tidak berhak untuk menerimanya. 2) Setiap perubahan gaji karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan. Hal ini untuk menjamin keandalan data gaji setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan dan harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 3) Setiap potongan atas gaji selain dari PPh karyawan harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. Agar data gaji yang tercantum dalam daftar gaji dapat diandalkan.
11 4) Kartu jam kerja harus diotorisasi oleh supervisor supaya data waktu kerja karyawan tepat dan dapat dijadikan sebagai dasar penghitungan gaji. 5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan. 6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 7) Bukti kas keluar untuk pembayar gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 8) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji. c. Praktik yang sehat 1) Pemasukan kartu jam kerja ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 2) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 3) Perhitungan PPh karyawan direkonsiliasi oleh catatan penghasilan karyawan. 4) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
12 5. Sistem pengendalian intern Pengendalian internal yang menurut The Committee of Sponsoring Organization (COSO) yang dikutip oleh Bodnar dan Hopwood (2001:182) adalah sebagai berikut: Internal control is process effected by an entity s board of director, management, and other personal designed to provide reasonable aaurance regarding achievement of objectives in the following categories: reliability of financial reporting, effectiveness and efficiency of operation, and compliance with applicable laws and regulations. Jadi pengendalian intern adalah proses yang dapat dipengaruhi manajemen dan karyawan dalam menyediakan secara layak suatu kepastian mengenai prestasi yang diperoleh secara objektif dalam penerapannya tentang bagian laporan keuangan yang dapat dipercaya, diterapkannya efisiensi dan efektivitas dalam kegiatan operasional perusahaan dan diterapkannya peraturan dan hukum yang berlaku agar ditaati oleh semua pihak.
13 Gambar 2.1 Bagan Alir Prosedur Penggajian Berbasis Manual Sumber: Krismiaji, 2002: 394
14 6. Prosedur Penggajian Manual Bagian Personalia Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian ini menyaring dan mengangkat karyawan. Hasil dari proses ini adalah surat pengangkatan karyawan baru, yang akan didistribusikan sebagai berikut: a. Lembar ke 1 diserahkan ke karyawan yang bersangkutan b. Lembar ke 2 diserahkan ke bagian gaji c. Lembar ke 3 diserahkan ke pneyelia atasan langsungnya d. Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad bersama-sama dengan surat lamaran kerja dan referensi diarsipkan urut abjad. Supervisor/penyelia Setelah menerima tembusan surat pengangkatan karyawan baru, penyelia menyiapkan skedul kerja untuk karyawan baru dan memberikan beban pekerjaan kepada karyawan baru. Menjelang tanggal pembayaran gaji, bagian ini memeriksa tiket kerja dan kartu jam kerja. Setelah diperiksa, kartu jam kerja diteruskan ke bagian gaji, sedangkan tiket kerja diserahkan ke bagian akuntansi biaya. Karyawan baru Setelah menerima surat pengangkatan, karyawan baru akan memperoleh skedul kerja dari atasan langsungnya. Jumlah jam kerja dan jam hadir karyawan
15 akan direkap dalam kartu jam kerja dan tiket kerja yang akan diserahkan ke atasan langsungnya. Bagian Gaji Bagian gaji menerima tembusan surat pengangkatan pegawai baru, selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk membuat catatan gaji kumulatif, yang sementara akan diarsipkan urut abjad. Bagian ini juga menerima kartu jam kerja dari atasan langsung karyawan. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membuat daftar gaji sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut: a. Lembar ke 1 diserahkan ke bagian keuangan b. Lembar ke 2 diserahkan ke bagian akuntansi Selanjutnya bagian ini akan melakukan hal-hal sebagai berikut: a. Mengarsipkan kartu jam kerja urut abjad b. Memperbaharui catatan gaji kumulatif c. Mengarsipkan catatan gaji kumulatif urut abjad Bagian Keuangan Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian ini membuat cek transfer gaji untuk mengisi rekening gaji di bank dan bukti setor bank, dan menyetorkannya ke bank. Bagian ini juga membuat dan menandatangani cek gaji serta membayarkannya kepada karyawan.
16 Bagian Akuntansi Setelah menerima tembusan bukti setor bank dari bank, bagian akuntansi kemudian mencocokkan tembusan bukti setor tersebut dengan daftar gaji dan mengarispkannya urut tanggal. Kegiatan terakhir, bagian akuntansi akan membuat jurnal pembayaran gaji dan memposting ke rekening buku besar.
17 Gambar 2.2 Bagan Alir Prosedur Penggajian Berbasis Komputer Sumber: Krismiaji, 2002 : 397
18 7. Prosedur Penggajian Sistem Komputer Bagian Gaji Bagian gaji menerima kartu jam kerja dan tiket jam kerja dari berbagai departemen. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membandingkan kedua dokumen ini, memasukkan data gaji ke komputer, dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut urut waktu. Departemen Pengolahan Data Setelah menerima input data gaji, bagian ini akan menjalankan program pengurutan data. Hasilnya adalah data yang telah urut. Selanjutnya, bagian ini menjalankan program pembuatan cek dengan menggunakan file induk penggajian dan file buku besar. Keluaran dari proses ini adalah: a. Cek gaji yang akan diserahkan ke departemen keuangan (kasir) b. Berbagai macam laporan periodic yang akan diserahkan ke berbagai departemen c. Daftar gaji yang akan diserahkan ke bagian utang. Bagian Utang Bagian ini menerima daftar gaji dari departemen pengolahan data. Atas dasar daftar gaji tersebut, bagian utang akan memberikan otorisasi dan membuat voucher. Selanjutnya voucher dan daftar gaji diserahkan ke kasir.
19 Kasir Bagian ini mula-mula menerima cek gaji. Selanjutnya bagian ini juga menerima voucher dan daftar gaji, kemudian memeriksa dan menandatangan cek dan memberi tanda lunas voucher. Kemudian kasir akan mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut sebagai berikut: a. Daftar gaji diserahkan ke bagian gaji b. Voucher diserahkan ke bagian akuntansi c. Cek gaji didistribusikan kepada karyawan d. Cek transfer gaji dan diserahkan ke bank Bagian Gaji Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian gaji akan mencocokkan dengan arsip kartu jam kerja dan tiket jam kerja. Selanjutnya dokumen-dokumen tersebut diarsipkan urut tanggal.
21 8. Diagram Arus Data Penggajian Personalia Menyiapkan dan menyerahkan ke departemen pembayan gaji berbagai formulir kegiatan personal. Dokumen-dokumen tersebut mengidentifikasi para pegawai yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk mencerminkan perubahan dalam tarif pembayaran per jam, pengurangan gaji, dan klasifikasi pekerjaan. Departemen Produksi Menyiapkan 2 jenis catatan waktu yaitu: kartu pekerjaan, dan kartu waktu. Di dalam kartu pekerjaan (job ticket) berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerja di setiap pekerjaan produksi. Dokumen-dokumen ini dikirim ke bagian akuntansi biaya (siklus konversi), di mana dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu (time card) berisi total waktu pekerja di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke pembayaran gaji untuk perhitungan jumlah cek pembayaran. Para pegawai menempatkan time cardnya dalam jam khusus yang mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan. Mereka clock out pada saat makan siang dan pada akhir waktu kerja. Para akhir minggu supervisor memeriksa time card, menandatanganinya, dan mengirimkannya ke departemen pembayaran gaji.
22 Departemen Akuntansi Biaya Menggunakan job ticket untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkumkan dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen buku besar umum. Departemen Pembayaran Gaji Menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Petugas administrasi dari departemen ini melakukan pekerjaan sebagai berikut: a. Menyiapkan daftar gaji (payroll register) yang menunjukkan pembayaran kotor, pengurangan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih. b. Memasukkan informasi di atas ke catatan pembayaran gaji pegawai (employee payroll records). c. Menyiapkan cek pembayaran untuk para pegawai. d. Mengirimkan cek pembayaran ke bagian pengeluaran kas dan satu salinan daftar gaji ke bagian utang dagang. e. Menyimpan time card, formulir kegiatan personel, dan salinan daftar gaji. Departemen Utang Dagang Memeriksa register gaji untuk kebenarannya dan menyiapkan dua salinan voucher pengeluaran kas sejumlah gaji. Satu salinan bersama dengan daftar gaji
23 dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum. Jurnalnya yaitu: Biaya gaji xxx PPH xxx Hutang gaji xxx Departemen Pengeluaran Kas Manajer bagian pengeluaran kas menerima cek-cek pembayaran gaji kemudian menandatanganinya, lalu mengirim cek-cek pembayaran gaji tersebut ke pusat pembayaran untuk didistribusikan ke para pegawai. Petugas administrasi menerima voucher pengeluaran kas dan daftar gaji. Satu cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan didepositkan ke akun dana gaji (payroll imprest account), Cek pembayaran tersebut ditarik dari akun ini yang digunakan hanya untuk pembayaran gaji. Dana-dana tersebut ditransfer dari akun kas umum ke akun dana gaji sebelum cek pembayaran dapat ditunaikan. Petugas mengirimkan salinan cek dengan voucher pengeluaran kas dan daftar gaji ke departemen utang dagang. Jurnalnya yaitu: Hutang gaji xxx Kas xxx Departemen Buku Besar Umum Menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan voucher pengeluaran kas dari utang dagang. Voucher pengeluaran kas menunjukkan total jumlah gaji terutang dan rinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.
24 Dokumen yang diperlukan yaitu sebagai berikut: a. Kartu waktu Berisi total waktu pekerja di tempat kerja b. Kartu pekerjaan berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerja di setiap pekerjaan produksi. c. Daftar gaji Berisi pembayaran kotor, pengurangan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih. d. Voucher pengeluaran kas Berisi total jumlah gaji terutang dan rinciannya ke dalam kas, utang pajak dan pengurangan lainnya.