ISU-ISU PRESERVASI DIGITAL DAN STRATEGI PRESERVASI SUMBER-SUMBER INFORMASI DIGITAL Wira Puji Hendarwati Mahasiswa Pasca Sarjana Manajemen Informasi dan Perpustakaan UGM Yogyakarta E-mail: irra2011@gmail.com Abstrak: Saat ini manusia hidup di dalam era digital dimana hampir seluruh kebutuhan informasi mereka dapat diakses melalui teknologi digital. Pertumbuhan yang pesat dalam produksi informasi berbasis elektronik telah melahirkan ungkapan digital library. Dalam kaitannya dengan perkembangan konsep perpustakaan digital, pelestarian pun menjadi hal yang semakin diperhatikan. Sifat-sifat objek digital menyebabkan kegiatan pelestarian semakin perlu mendapat perhatian khusus. Kegiatan pelestarian ini menjadi mutlak terutama mengingat pertumbuhan produk digital yang amat pesat. Dalam konteks ini maka semua jenis pelestarian termasuk pelestarian digital, adalah kegiatan yang terencana dan terkelola untuk menjaga isi/kandungan dari sebuah dokumen digital agar sebuah objek digital dapat terus dipakai selama mungkin. Pelestarian digital mempunyai karakteristik khusus yang membedakannya dengan pelestarian non digital. Dalam hal ini terdapat beberapa strategi untuk melakukan preservasi digital agar dalam pelaksanaannya dapat mempertimbangkan resiko-resiko yang harus dihadapi. Kata kunci: Perpustakaan digital, preservasi digital. I. PENDAHULUAN Salah satu isu penting dalam dunia perpustakaan di era informasi ini adalah isu tentang pelestarian digital (digital preservation). Perpustakaan sebagai institusi yang melakukan kegiatan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian, dan penyebaran pengetahuan dan budaya, berperan penting dalam melakukan pelestarian digital. Apalagi bila sebagian atau seluruh koleksi perpustakaan tersedia dalam format digital, maka kegiatan melestarikan materi digital menjadi suatu hal yang tak dapat dihindari lagi atau menjadi suatu keharusan. Hal itu karena menyangkut keberadaan dan keberlangsungan nilai-nilai informasi. Sebuah informasi menjadi bernilai apabila mudah dicari dan ditemukan kembali. Pelestarian materi digital dimaksudkan agar informasi yang tersimpan dalam format digital dapat diakses dengan mudah dan tersedia dalam jangka waktu yang selama-lamanya Perpustakaan digital adalah suatu lingkungan perpustakaan di mana berbagai objek informasi (dokumen,images, suara dan video-clips) disimpan dan diakses dalam bentuk elektronik. Objek tersebut terekam dalam berbagai jenis media computer termasuk CD. Namun dengan media tempat menyimpan informasi digital bisa mengalami kerusakan. Perangkat keras dan lunak seringkali sudah ketinggalan zaman tanpa disadari. Karena itu perlu diperhatikan manajemen daur hidup (lifecycle management) koleksi digital yang disimpan. Salah satu cara yang dilakukan adalah dengan melakukan pelestarian terhadap koleksi digital ini. Pelestarian teknologi, migration, emulation, refreshing, digital archeologi dan mengubah data digital menjadi data analog adalah strategi yang biasa diambil oleh perpustakaan guna melestarikan koleksi digitalnya. Namun demikian perlu perencanaan yang matang dan mengetahui segala kelebihan dan kekurangan dari cara-cara tersebut sehingga dapat disesuaikan dengan keadaan perpustakaan tersebut. II. PEMBAHASAN 1. Perpustakaan Digital Istilah perpustakaan digital adalah terjemahan langsung dari digital libraries. Salah satu definisi yang dikutip dari Digital Library Federation dalam Pendit (2008:3) yang berbunyi: 129
Digital libraries are organizations that provide the resources, including the specialized staff, to select, structure, offer intellectual access to, interpret, distribute, preserve the integrity of, and ensure the persistence over time of collections of digital works so that they are readily and economically available for use by a defined community or set of communities. (Perpustakaan digital adalah berbagai organisasi yang menyediakan sumberdaya, termasuk pegawai yang terlatih khusus, untuk memilih, mengatur, menawarkan akses, memahami, menyebarkan, menjaga integritas, dan memastikan keutuhan karya digital, sedemikian rupa sehingga koleksi tersedia dan terjangkau secara ekonomis oleh sebuah atau sekumpulan komunitas yang membutuhkannya). Definisi di atas menegaskan bahwa perpustakaan digital sesungguhnya merupakan upaya yang terorganisir dalam memanfaatkan teknologi yang ada bagi keperluan masyarakat penggunanya. Perpustakaan yang handal di masa depan adalah perpustakaan yang memiliki kemampuan akses terhadap teknologi. Dalam hal ini, perpustakan digital merupakan perpustakaan yang dimotori oleh keunggulan teknologi. Sistem dan manajemennya telah didukung oleh teknologi serta koleksikoleksinya berupa teknologi digital Preservasi terhadap koleksi-koleksi digital sangat mudah dan cepat dilakukan selama pustakawan yang bersangkutan memiliki kualifikasi yang memenuhi prinsipprinsip bersyaratkan untuk pustakawan digital. Keandalan pustakawan tersebut akan menjadi barometer perwujudan digital library yang dapat menjadi model dari suatu perpustakaan alternative pada masa mendatang 2. Preservasi Digital Pelestarian materi digital berbeda dengan pelestarian bahan pustaka tercetak. Kandungan informasi pada bahan pustaka tercetak dapat dilestarikan dengan merawat fisik kertas dan kemasannya, sedangkan informasi digital tidak saja melekat pada objek fisiknya, tetapi juga merupakan sesuatu yang harus dijalankan dengan memakai suatu perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Dengan demikian, pelestarian materi digital tidak semata-mata dengan cara melestarikan objek fisiknya, tetapi juga dengan cara menjamin penggunaan mesin dalam ruang waktu yang sepanjang mungkin. Beberapa hal yang mendorong perlunya melakukan pelestarian materi digital adalah : 1. Informasi dalam bentuk materi digital sulit bertahan dalam jangka waktu lama. Hal itu disebabkan karena: a. Kadaluarsanya perangkat lunak dan perangkat keras yang dipakai untuk membaca materi digital karena perkembangan teknologi yang pesat. b. Kerusakan mekanis pada perangkat keras. c. Serangan virus dan hacker. 2. Materi digital bila hilang, terjadi secara tiba-tiba tanpa ada warning sebelumnya dan hilangnya materi digital tanpa bekas (permanently). 3. Masalah-masalah yang berkaitan dengan keotentikan (authenticity) naskah dan hak cipta (authorship) materi digital lebih kompleks dibandingkan dengan bahan pustaka tercetak karena materi mudah diubah oleh siapa saja dan dapat dicopy secara luas. 3. Karakteristik Utama Preservasi Digital Preservasi digital merupakan kegiatan yang terencana dan terkelola untuk memastikan agar sebuah objek informasi digital tidak mengalami kerusakan sehingga dapat diakses dalam jangka waktu yang panjang. Lavoie dan Dempsey (2004) dalam Pendit (2009:111) merumuskan pelestarian digital sebagai kegiatan yang memiliki 13 karakteristik, yaitu: 130
1. Terus menerus Jika pelestarian buku seringkali dilakukan pada satu titik waktu tertentu dalam siklus hidup buku itu, maka pelestarian digital dilakukan sejak sebuah objek disimpan. Dengan kata lain, pelestarian digital lebih tepat dilihat sebagai proses terus menerus, sehingga kadang tak ada bedanya dengan kegiatan rutin. 2. Konsensus Diperlukan keputusan dan kepastian tentang apa dan bagaimana pelestarian terhadap suatu objek dilakukan. Pelestarian tak dapat diseragamkan untuk semua objek. Dalam lingkungan digital, keputusan ini tak hanya menyangkut nilai kandungan sebuah objek, namun juga kadar kualitas objek tesebut. 3. Berbagi tanggungjawab Sama dengan pelestarian di dunia non-digital, pelestarian memerlukan pembagian tanggungjawab, khususnya menyangkut upaya memastikan bahwa sebuah objek dapat bertahan hidup selama mungkin. Dalam dunia digital pun harus ada tanggungjawab di pihak produsen objek digital, setidaknya dalam memastikan integritas objek tersebut, atau dalam berbagi sumberdaya seandainya sebuah objek digital memerlukan program-program khusus untuk menghidupkannya. 4. Melalui seleksi Pelestarian harus dibedakan dari semata-mata menyimpan apapun yang dapat disimpan. Dalam era digital yang ditandai dengan kelimpahruahan dan dinamika, seleksi seksama terhadap objek mana yang perlu dilestarikan dan mana yang tidak perlu, menjadi sangat penting. 5. Dapat didanai Biar bagaimana pun, pelestarian digital menimbulkan ongkos tambahan yang tidak sedikit. Banyak institusi atau badan pemerintah yang belum apaapa sudah khawatir membayangkan jumlah dana yang diperlukan. Salah satu sumber kekhawatiran ini biasanya adalah justru karena institusi atau badan pemerintah itu belum mempunyai cara yang paling tepatuntuk memprediksi ongkos pelestarian digital. 6. Kegiatan koperatif Pelestarian digital dilakukan sebagai bagian dari kerjasama lintas lembaga, lintas daerah, dan bahkan lintas negara. Kenyataan bahwa objek digital yang akan dilestarikan juga seringkali menjadi bagian dari internet yang tak mengenal batas negara, menambah kuat alasan untuk melakukan kegiatan pelestarian secara bersama-sama 7. Memerlukan legalitas Objek digital sering menimbulkan perdebatan tentang kepentingan individual dan kepentingan umum yang lebih besar, maka perlu disiapkan terkait dengan hak cipta dalam hal ini perlu negosiasi antara pihak perpustakaan dengan penulis, sehingga kegiatan akan dapat dilakukan secara legal. 8. Berpencar Kegiatan preservasi digital dapat dilakukan secara terpencar terutama terkait dengan tanggungjawab dan kerjasama lembaga. Sebuah institusi juga dapat membayar pihak luar (contracting out) untuk melakukan kegiatan yang membutuhkan banyak pekerja tetapi hanya dalam jangka waktu tertentu. 9. Berdampingan Pelestarian digital tak selalu harus dilihat sebagai kegiatan yang terlepas sama sekali dari aktivitas sebuah institusi informasi yang masih mempunyai sejumlah besar koleksi non-digital. Pelestarian digital dapat berjalan berdampingan dengan kegiatan yang lain. 10. Terukur dan benar Pada awalnya, karena perkembangan teknologi yang amat cepat, banyak 131
institusi menggunakan strategi trial-anderror, tetapi sejalan dengan waktu mulai ada silang pengalaman dan kesempatan bench-marking. Beruntunglah perpustakaan di negara-negara yang memiliki pemerintahan yang serius memperhatikan pelestarian digital, dan yang akhirnya melaksanakan sebuah upaya terkoordinasi antar lembaga. 11. Melahirkan bisnis baru Di era digital, sumberdaya yang diperlukan untuk melakukan pelestarian seringkali berada di luar jangkauan institusi-institusi sehingga memunculkan bisnis yang melibatkan penjaja (vendor) khusus bidang pelestarian. 12. Sebagai salah satu pilihan Materi atau objek yang born-digital seringkali memang tidak memberikan pilihan lain selain dilestarikan sebagai objek digital. Namun juga ada materi digital yang mungkin lebih baik dilestarikan dalam bentuk analog. Pada prakteknya, jika objek digital terlalu riskan untuk disimpan dalam bentuk digital, banyak institusi yang memutuskan untuk membuat bentuk analognya. 13. Kepentingan umum Salah satu keuntungan dari pelestarian digital yang dikombinasikan dengan keterbukaan akses adalah dalam hal potensi pemanfaatannya bersama secara meluas dengan biaya minimal. Digitasi buku tercetak ke dalam bentuk digital akan menjadikannya sebagai benda eksklusifyang hanya dapat dibaca dengan mengunjungi perpustakaan yang menyimpannya. Dalam bentuk objek digital akan menyebabkan benda tersebut milik umum dalam arti yang sesungguhnya, terutama jika ia tersedia lewat internet dan mudah diakses dari mana saja. 4. Strategi Preservasi Digital Untuk menyelamatkan nilai informasi agar dapat dimanfaatkan dalam waktu yang relatif lebih lama lagi dan terhindar dari kerusakan terhadap koleksi digital, ada beberapa strategi pelestarian digital, antara lain: 1. Technology Preservation Pelestarian teknologi merupakan tindakan pemeliharaan terhadap hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) yang mendukung sumber daya (koleksi) digital untuk membaca atau menjalankan sebuah objek digital. Terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan dari cara ini. Kelebihan yang didapatkan diantaranya pertama, dengan meyimpan perangkat keras dan perangkat lunak aslinya, maka tampilannya akan sama dengan dokumen aslinya. Kedua, pelestarian teknologi merupakan solusi pelestarian yang praktis dalam jangka pendek. Ketiga, dengan pelestarian teknologi, kebutuhan untuk mengimplementasikan strategi pelestarian lainnya dapat ditunda. Selain kelebihan-kelebihan yang telah disebutkan, strategi ini juga memiliki kelemahan. Karena merupakan strategi dalam jangka pendek maka diperlukan tindak yang berkelanjutan. 2. Refreshing Perawatan dengan mencermati usia media sehingga perlu pemindahan data dari media yang satu ke media lainnya. Tujuan utama dari refresing ini adalah untuk menciptakan koleksi digital yang sifatnya stabil. Kelebihan dari strategi ini adalah mudah diterapkan dan resiko kehilangan data dalam proses pemindahan data sangat kecil. 3. Migration & Reformatting Mengubah konfigurasi data digital tanpa mengubah kandungan isi intelektualnya. Strategi migrasi memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Beberapa kelebihan strategi migrasi tersebut antara lain pertama, perpustakaan tidak perlu meyimpan aplikasi originalnya. Kedua, memungkinkan manajemen dan perawatan secara aktif. Ketiga, format 132
standar menawarkan akses yang stabil dan berkelanjutan. Keempat, dengan strategi migrasi isi intelektual dari koleksi digital ini dapat dilestarikan. Adapun kelemahan-kelemahan strategi ini adalah diperlukannya perawatan secara berkelanjutan seiring dengan perkembangan teknologi sehingga menghabiskan banyak biaya. 4. Emulation Proses penyegaran di lingkungan sistem. Artinya secara teoritis dapat dilakukan pembuatan ulang secara berkala terhadap program computer tertentu agar dapat terus membaca data digital yang terekam dalam berbagai format dari berbagai versi. Kelebihan strategi ini antara lain pertama, menjaga tampilan seperti pada dokumen aslinya. Kedua, merupakan strategi jangka panjang, sehingga tidak perlu campur tangan langsung dari staf perpustakaan. Ketiga, dapat diterapkan secara terpisah untuk seluruh koleksi digital. Sedangkan kelemahan strategi emulasi ini pertama, perangkat lunak emulasi (emulator) membutuhkan biaya yang cukup mahal. Kedua, dalam menciptakan spesifikasi emulator sangat kompleks sehingga dapat menyulitkan staf perpustakaan. Ketiga, informasi yang harus dilestarikan menjadi lebih banyak. Keempat, karena berbentuk perangkat lunak terdapat kemungkinan perangkat lunak tersebut akan mengalami ketertinggalan teknologi. 5. Digital Archeology Menyelamatkan isi dokumen yang tersimpan dalam media penyimpanan ataupun perangkat keras dan perangkat lunak yang sudah rusak, sehingga isi dokumen tersebut tetap dapat digunakan. Strategi ini merupakan strategi dengan biaya yang rendah tetapi memiliki resiko yang tinggi, karena dengan hanya memperbaharui media penyimpanannya terdapat kemungkinan data tersebut tidak akan terbaca ketika perpustakaan telah menggunakan teknologi yang baru. 6. Mengubah data digital menjadi analog Materi digital yang sulit diselamatkan dengan semua cara yang disebutkan di atas. Berbeda dengan koleksi dalam bentuk analog yang lebih berusia panjang dan memiliki daya tahan lama, koleksi digital mempuyai kelemahan berupa sifat rapuh dan tidak tahan lama. Untuk mempertahankan koleksi digital agar dapat diakses oleh pengguna, koleksi digital dapat dialihbentukkan ke dalam media analog. Selain dialihkan ke dalam bentuk mikrofilm, strategi ini dapat dilakukan dengan membuat printout atau mencetak kembali dokumen yang telah didigitalisasi. 5. Resiko Preservasi Digital Dalam kegiatan pelestarian digital, untuk memastikan sebuah objek berada dalam keadaan baik selama mungkin, ada 2 hal yang harus dipastikan, yaitu: 1. Media penampungnya harus tahan lama (CD-ROM, tape, disk) 2. Format isi atau informasi juga harus tahan lama, dalam arti terus dapat dibaca(pdf, TIFF, JPEG). Setiap kegiatan pelestarian digital harus mengandung tata cara dan mekanisme untuk menguji aspek ketahanan. Pada dasarnya, mekanisme dan seleksi ini juga memperhitungkan risiko kerusakan yang harus dihadapi setiap kegiatan pelestarian digital. Di dalam INFORM (Investigation of FOrmat based on Risk Management) menyebutkan 6 resiko yang harus dipertimbangkan dalam preservasi digital: 1. Resiko yang disebabkan spesifikasi format objek digital itu sendiri, termasuk algoritme kompresi, dan kondisinya sebagai format proprietary (tertutup, hanya dapat dibaca oleh program tertentu), kemungkinan isinya diacak atau disembunyikan (melalui encryption), dan sebagainya. 2. Resiko yang disebabkan karakter perangkat lunak untuk membaca objek 133
digital, termasuk dalam hal ini sistem operasi, program aplikasi khusus, perangkat lunak khusus, program migrasi, dan sebagainya. 3. Resiko yang ditimbulkan oleh komponen perangkat keras, termasuk jenis medianya (CD, DVD, magnetic disk, tape, WORM), perangkat CPU, I/O cards,dan perangkat pendukung lainnya. 4. Resiko yang ditimbulkan oleh hubungan antara resiko-resiko yang disebutkan di atas dengan kelembagaan tertentu,misalnya pemilik objek digital, penjaja (vendor) perangkat lunak dank eras, komunitas, dan sebagainya. 5. Resiko yang muncul dari pangkalan data digital itu sendiri dari segi arsitektur, proses kerja, sistem pengorganisasian, dan sebagainya. 6. Resiko yang terjadi dalam proses migrasi atau transformasi objek digital, baik yang bersifat mekanis maupun administratif. III. KESIMPULAN Setelah masalah-masalah yang berkaitan dengan preservasi digital dikumpulkan dan satu persatu dicari solusinya, mungkin hasil paling berarti dari preservasi digital adalah berkolaborasi dengan World Wide Web karena dengan membuka duniadunia yang selama ini tersembunyi, akan memberikan banyak informasi bagi sejarawan, ahli genealogi, ilmuwan, pengarang, musikus dan videografer hari ini dan esok Kegiatan preservasi digital sebenarnya adalah memastikan informasi yang tersimpan dalam media digital tersebut tetap dapat diakses oleh siapapun yang memerlukannya baik di masa kini ataupun di masa yang akan datang. IV. DAFTAR PUSTAKA. Daryono. 2011. Preservasi Perpustakan Digital (Kelebihan dan Kekurangan Cara Preservasi Digital).http://daryono.staff.uns. ac.id/2011/12/08/preservasi-perpustakaandigital-kelebihan-dan-kekurangan-carapreservasi-digital-4/. Diakses tanggal 16 Desember 2013 Ismayati, Nita. 2011. Pelestarian Materi Digital (Digital Preservation). http://nitaismayati. blogspot.com/p/pelestarian-materi-digitaldigital.html?m=1. Diakses tanggal 22 Desember 2013 Pendit, Putu Laxman.2007. Perpustakaan Digital: Perspektif Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta: CV.Sagung Seto Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri Pendit, Putu Laxman.2009. Perpustakaan Digital: Kesinambungan & Dinamika. Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri Sari Ramadhaniati, Resti.2012. Preservasi Digital Terhadap Koleksi Naskah dan Buku Lama di Ruang Naskah Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia.www.lontar.ui.ac. id/file?file=digital/20308413-s42514- Preservasi digital.pdf. Diakses tanggal 21 Desember 2013. Sitam,Nasirullah. 2011.Preservasi Koleksi Tercetak dan Digital. http://www.alusyogya.org/2011/12/ preservasi-koleksi-tercetak-dan-digital. html?m=1. Diakses tanggal 22 Desember 2013 Perpustakaan yang telah mengambil keputusan untuk melakukan preservasi digital seharusnya mempertimbangkan resiko untuk setiap format digital yang hendak dilestarikan, sebab setiap format langsung berkaitan dengan perangkat lunak dan perangkat keras yang menjalankannya. 134