ANALYSIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGONTROLAN DISTRIBUSI BARANG PADA DEPARTEMEN PEMASARAN PT. MUTIARA TIMUR NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh M. Tahir 08.11.2458 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS DISTRIBUTION OF CONTROL DEPARTMENT OF MARKETING PT. MUTIARA TIMUR ANALYSIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGONTROLAN DISTRIBUSI BARANG PADA DEPARTEMEN PEMASARAN PT. MUTIARA TIMUR M. Tahir Ema Utami Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT PT. Eastern Pearl which is a company engaged in the distribution of goods that require management to marketing data processing, presentation of information, and a means of transaction activity within the company. In the presentation as well as data processing errors often occur because it is done manually, spilling some of the data, accuracy employees (Human Error) so the company gets the loss in transactions in goods distribution marketing. By using PIECES analysis (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency and Service), feasibility analysis system, which was made a special application that made use of computerized Visual Basic dot net 2005 with Microsoft Access 2007 database, and the use of multiuser applications and easy to do. With the new computerized system, all activities within the company, data processing, data presentation, report generation. Can be done with a fast, accurate, timely, and efficient, and minimize any mistakes employees. However, applications created are still many shortcomings and can be implemented again to study next. Keywords: Visual Basic dot Net 2005, Microsoft Access 2007, Management Systems, Multiuser, Information.
1. Pendahuluan Semakin berkembangnya kemajuan teknologi khususnya pada bidang komputer sehingga pada era sekarang ini komputer bukan lagi merupakan hal yang asing bagi masyarakat. Hal ini dapat dilihat dengan semakin banyaknya sekolah-sekolah maupun lembaga lembaga baik instansi negeri maupun swasta yang menawarkan jasa untuk mendidik seseorang menjadi tenaga - tenaga yang terampil dan profesional. Dengan berkembangnya teknologi dibidang komputer, tidak sedikit masyarakat menggunakan teknologi ini untuk mencari sebuah kesuksesan baik dibidang ilmu pengetahuan maupun dibidang bisnis, misalnya dengan adanya berbagai macam berdirinya warung internet yang merupakan gudang informasi sehingga semua masyarakat dari kalangan muda hingga kalangan tua, sudah banyak menggunakan teknologi komputer. sehingga teknologi komputer merupakan hal yang sangat menarik untuk mencari berbagai informasi di seluruh belahan dunia. Kebutuhan informasi pada suatu perusahaan atau instansi merupakan suatu hal yang sangat penting karena informasi berhubungan dengan pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi bentuk yang sangat berarti dan bermamfaat bagi si penerima dalam pengambilan keputusan saat ini atau masa yang akan datang. Jadi informasi dapat merupakan hal baru bagi si penerima dan munkin dapat diperbaharui serta memberikan tambahan bagi informasi yang sudah ada. Dari hal tersebut dapat dikatakan bahwa informasi mempunyai fungsi untuk menambah pengetahuan, mengurangi ketidakpastian dan sebagai pengambil keputusan. 2. Landasan Teori Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna untuk mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau peralatan dan mengikuti serangkaian langkah perumusan atau pola tertentu untuk mengubah data tersebut menjadi bentuk, susunan, sifat, atau isinya menjadi lebih berguna 1. 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem merupakan kumpulan dari beberapa elemen atau komponen komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu yang sama 2. 1 Moekijat, R. 1996. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung: CV.Remaja Karya. Hal. 9 2 Jogiyanto, H. M. 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur, Yogyakarta: Andi Offset. Hal.7
Ada dua pendekatan dalam mendefiniskan suatu sistem yaitu 3 : a. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, yang didefinisikan sebagai berikut: Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sistem tertentu. b. Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya yang didefinisikan sebagai berikut: Suatu sistem adalah kumpul dari elemen elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai sistem atau karakteristik Sistem/ Elemen Sistem yaitu 4 : a. Komponen Sistem (System Components) b. Batas Sistem (Boundary) c. Lingkungan Sistem (Environment) d. Penghubung / Antar muka (Interface). e. Masukan (Input) f. Pengolahan (processing) g. Keluaran (Output) h. Sasaran (Objectives) dan Tujuan (Goal) i. Kendali (Control) 2.3 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. (Erwan Arbie, 2000, 6) 5. Kualitas informasi tergantung 4 hal yaitu 6 : 1. Akurat (Accurate) 3 Mahyuzir, Tavri D. 1997. Analisis dan perancangan system pengolahan data. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. 4 Sutanta, Edhi. 2003. Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta: Graha Ilmu. 5 E., Arbie. 2000. Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ke-7, Jilid 1,Jakarta: Bina Alumni Indonesia. 6 Jogiyanto, H. M. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur. Yogyakarta: Andi Offset.
2. Tepat Waktu (Timelines). 3. Relevan (Relevance) 4. Lengkap (Complete) 2.4 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya.(tafri D. Muhyuzir,2001, 8) 7. 2.5 Konsep Dalam Basis Data Menurut Fathansyah (1999), basis data terdiri dari dua kata yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan sebagai markas atau gedung, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangakan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia ( pegawai, pembeli, pelanggan ), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasi 8. 2.6 Sistem Manajemen Basis Data Sistem Manajemna Basis Bata (Database Management system-dbms) merupakan sistem piranti lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang bisa diakses oleh penggunan.program pengguna mengirimkan permintaan data kepada DBMS, yang mengesahkan dan mengotorisasi akses ke basis data, sesuai dengan tingkat otoritas pengguna 9. 2.7 Analisis Sistem Analisis Sistem merupakan pengurain dari sisem informasi yang utuh kedalam bagian komponen komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permaslahan permasalahan, kesempatan kesempatan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya 10. 7 Mahyuzir, T.D. 2001. Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. 8 Fathansyah. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika Bandung. 9 Emilin. 2000. "Sistem Informatika Akutansi II. Jakarta: Salemba Empat. Hal 6-7. 10 Jogiyanto, H.M. 2001. Analisis dan disain Sistem Informasi. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.
3. ANALISIS (Proses Penelitian) 3.1 Memahami Kerja Dari Sistem yang Ada Berikut ini kinerja sistem yang ada: 1. Barang yang masuk maupun keluar baik itu melalui proses pembelian, maupun penjualan akan dicatat secara manual oleh pekerja. 2. Kemudian hasil pendataan akan diserahkan kepada pengelolah data yang akan diproses menggunakan komputer memakai MS. Exel 3. Pengolahan data selesai, maka akan dibuat sebuah data pertanggung - jawaban kepada pihak atasan berupa laporan (pihak manajemen), dalam pembuat laporan ini menggunakan MS.Word 3.2 Analisis yang Dilakukan 3.2.1 Analisis PIECES a. Analisis Kinerja (Performance) Masalah kinerja pada perusahaan PT.Mutiara Timur dapat dikatakan belum stabil, berikut analisisnya: 1. Analisis kinerja system lama adalah : a. Pelayanan transaksi jual beli memerlukan rata rata waktu 10-45 menit bahkan lebih dan dirasakan sangatlah lama. b. Dalam pembuatan laporan secara manual memakan waktu 1-3 hari penuh bahkan lebih sangat lama dan rawan adanya kesalahan. 2. Analisis kinerja sistem baru adalah : - Dimana sistem yang baru menggunakan sistem yang berbasis komputer, yaitu menggunakan perangkat lunak (software) untuk proses adaministrasi secara otomatis dan mudah dalam waktu yang tidak begitu lama. b. Analisis Information (Information) 1. Analisis Informasi system lama: a. Informasi tidak akurat: informasi yang disampaikan masih memiliki tingkat kesalahan yang besar, karena masih diperoleh dari proses secara manual. b. Informasi tidak relevan: misalnya informasi yang dibuat atau disajikan berupa laporan transaksi, maka harus menyalin dari data/arsip yang ada.
c. Informasi tidak tepat waktu: waktu yang dibutuhkan dalam menyampaikan hasil laporan memerlukan waktu 1-3 hari terhitung dari saat laporan diminta. 2. Analisis informasi sistem baru yang dilakukan adalah : Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi maka proses informansi akan berlangsung cepat, tepat waktu, akurat, dan relevan. c. Analisi Ekonomi ( Economy ) Dalam analisis ekonomi terkait langsung dengan masalah biaya. 1. Adapun analisis ekonomis sistem lama adalah: Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis, dan lainnya untuk proses pengolahan data dan laporan serta dalam penyimnan dokumen hasil olahan data sangatlah boros karena jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi dan harus diulangin dengan mengganti dengan yang baru. 2. Analisis ekonomi sistem baru yaitu : Dengan adanya sistem baru ini, maka dapat meminimalisir akan pemborosan dalam menggunakan kertas ataupun alat tulis lainnya, karea data yang sudah diolah telah tersimpan dengan rapi dan aman pada komputer, dan apabila terjadi kesalahan dalam data maka merubahnya hanya dengan otomatis menghapus tanpa harus membuang buang kertas. d. Analisis Kendali (Control) 1. Dalam analisi kendali sistem lama adalah : Kontrol terhadap dokumen adanya kekurang telitian sehingga sering kali terjadi kesama data dan kesalahan data khususnya dalam proses pendataan (pengolahan data), hal ini dikarenakan proses yang masih manual maka tingkat kesalah dalam operasi masih sangat tinggi. 2. Analisis kendali sistem baru : Dalam sistem baru ini dengan sistem yang berbasis komputerisasi akan memudahkan dalam mengontrol dan ketelitian sehingga kamungkinan terjadi kesalahan akan dapat ditekan. e. Analisis Efisiensi ( Efficiency) 1. Pada analisi efisiensi sistem lama : Adanya pemborosan waktu, sumber daya manusia (tenaga kerja/personil), dan pemborosan dalam peralatan.
2. Analisis efisiens sistem baru : Dengan sistem komputerisasi maka waktu yang dilakukan dalam pengolahan data akan lebih cepat, sehingga tidak membuat para karyawan merasa jenuh, sehingga meminimalisir segala penggunaan peralatan yang lama yang masih manual. f. Analisis Pelayanan (Service) 1. Analisis pelayanan sistem lama adalah : Para konsumen dan supplier harus menunggu lama dalam proses transaksi yang dilakukan perusahaan, dikarenakan pendataan yang bersifat manual. 2. Analisis pelayanan sistem baru adalah : Waktu yang digunakan dalam peroses transaksi akan lebih cepat dan tidak harus menunggu berjam jam lamanya bahkan berhari hari, sehingga memudahkan pelayang yang baik untuk para pelanggan dan supplier. 3.2.2 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan meliputi beberapa segi kelayakan. Antara lain : a. Kelayakan Hukum Kelayakan hukum dalam perancangn sistem baru ini merupakan peraturan penggunaan sistem agar tidak melanggar etika dan hukum. Tentulah disini adalah penggunaan perangkat lunak yang original. Berdasarkan urain kebutuhan perangkat lunak sistem dinyatakan layak dari segi hukum karena pengguanaan perangkat lunak program yang original baik untuk bahasa pemrograman yang digunakan maupun sistem operasi yang digunakan. b. Kelayakan Teknologi Dalam kelayakan ini, sesuai dasar penawaran yang telah dilakukan, bahwa teknologi yang diberikan sudah memenuhi syarat, hal ini dibuktikan dengan digunakannya perangkat keras yang berspesifikasi yang semestinya dan perangkat lunak dengan teknologi pendukung yang memiliki keunggulan sebanding. c. Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi dalam penerapannya selalu berhubungan dengan masalah biaya, yaitu seberapa besar biaya yang akan digunakan dengan harapan agar memperoleh manfaat yang lebih besar dari pengembangan sistem tersebut. Sehingga untuk menerpakan sistem yang baru ini haruslah
dilakukkan dengan pertimbangan yang matang sebelumnya sehingga sistem ini dapat dipastikan layak atau tidak. Apabila dilihat dari sisi mamfaatnya yang sangat besar maka sistem baru ini layak untuk diterapakan. d. Kelayakan Operasional Pada kelayan opersaional dalam sistem yang baru ini adalah layak untuk dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumberdaya yang ada untuk menjalankan sistem baru tersebut secara optimal, dan kemampuan sistem untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat, akurat dan relevan serta kemampuan pengendalian operasi dari sistem, sehingg akan lebih efisien dan tentunya akan dapat menjaga keamanan data. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan No. Hasil penelitian bahwa ditemukan beberapa penyebab masalah sebagai berikut: Pengidentifikasian Masalah 1. Pengolahan data 2. Pencarian data 3. Pendataan data 4. Data laporan Penyebab Secara manual, Keterbatasan Software yang digunakan, dan belum adanya sistem aplikasi computer secara khusus Masalah yang Timbul Memerlukan waktu lama 25-45 menit Penyimpanan data dalam satu tempat dan tercecer Kesulitan pendataan dantidak adanya pengotomatisan perhitungan dalam transaksi jual beli Menggunakan waktu lama 1-3 hari 5. Kesalahan Karyawan (Human error) Ketelitian karyawan Dalam pengolahan data dan pembayaran (Uang) Hasil Pembahasannya adalah: dengan menggunakan aplikasi yang telah dibuat peneliti maka segala yang berkaitan dengan pengolahan data, pencarian data, pendataan data, pembuatan data laporan, dan kesalahan karyawa dapat dipermudahkan dan dapat diminimalisir seminimal mungkin. Misalnya dalam pengolahan data yang menggunakan waktu yang cukup lama kira kira 25 45 menitan dapat diminimalisir dengan hanya 2-5 menit. Begitu juga dalam pengolahan data lainnya.
5. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan skripsi ini, dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu: 1. Dengan adanya sistem aplikasi ini maka pengolahan data pada perusahaan yang dahulu menggunakan aplikasi secara sederhana dan dilakukan secara manual maka dengan sistem ini, dalam pengolahan data dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tepat, teratur, dan jelas. 2. Aplikasi yang telah dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu kinerja bagi perusahaan dibidang pendistribusian barang secara komputerisasi. Sehingga dapat memudahkan dalam manajemen perusahaan khususnya dalam pendistribusian barang. 3. Dengan adanya sistem ini maka memudahkan dalam pembuatan laporan atau hasil dari transaksi dalam perusahaan serta dapat dilampirkan dalam bentuk lembaran yang dilakukan secara komputerisasi. Sehingga laporan data semua hasil transaksi didalam perusahaan dapat tersaji secara akurat, efektif, dan dapat dipertanggung jawabkan. DAFTAR PUSTAKA E., Arbie. 2000. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-7. Jilid 1. Jakarta: Bina Alumni Indonesia. Emilin. 2000. "Sistem Informatika Akutansi II. Jakarta: Salemba Empat. Hal 6-7 Fathansyah. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika Bandung. Jogiyanto, H. M. 2001. Analisis dan disain Sistem Informasi. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Jogiyanto, H. M. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur. Yogyakarta: Andi Offset. Hal.7 Mahyuzir, Tavri D. 1997. Analisis dan perancangan system pengolahan data. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Mahyuzir, T.D. 2001. Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Moekijat, R. 1996. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung: CV.Remaja Karya. Hal. 9 Sutanta, Edhi. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.